20210301 Presentatie Boardletter en rechtmatigheidsverantwoording Papendrecht.pdf

Boardletter en rechtmatigheidsverantwoording Papendrecht Wat hebben wij gerapporteerd en wat komt er op u af?

1 maart 2021

Belangrijkste punten uit boardletter Observaties en aanbevelingen Algemeen beeld 

Stappen gezet in de organisatie, prioritering nodig gebleken vanwege corona

Belangrijkste bevindingen 

Preventieve beheersing naleving EU Aanbestedingswet



Beter borgen in de lijnorganisatie van controle op prestatielevering inkoop



Vastleggen procesgang van de relevante processen en borging functiescheiding in de processen



Actueel houden en toepassen van de frauderisicoanalyse

Corona impact 

In de organisatie is een coronawerkgroep ingesteld ter ondersteuning van vakteams



Aanbeveling: de VIC inzetten om verhoogde risico’s in de interne beheersing a.g.v. corona te ondervangen



Aanbeveling: de financiële impact op balansposities in kaart te brengen (vorderingen, verbonden partijen)

Toegroeien naar rechtmatigheidsverantwoording 

Geadviseerd stappen te zetten, eerste overleggen gevoerd om tot helder proces te komen

Rechtmatigheidsverantwoording (stand van zaken) Model 1 Min. BZK heeft laten weten dat het wetsvoorstel waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, niet-controversieel is verklaard door de Kamer. Dat betekent dat de invoering in 2021 daadwerkelijk een feit zal gaan worden. Ingangsdatum nog onbekend. Commissie BBV 

Model tekst en toelichting: Rechtmatigheid · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)



Consultatie notitie Rechtmatigheidsverantwoording · Commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)

NBA / SDO 

NBA – SDO reactie op de Consultatie notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de comm

Commissie BADO 

Notitie Rechtmatigheidsverantwoording | Brochure | Rijksoverheid.nl

VNG/IPO 

VNG-IPO Handreiking rechtmatigheidsverantwoording | VNG

Varianten Model 1 RV als verantwoordingsdocument De rechtmatigheidsverantwoording wordt samengesteld vanuit een onderliggende rechtmatigheidsadministratie. Model 2 RV als rapportage naar aanleiding van intern onderzoek De rechtmatigheidsverantwoording geeft de uitkomsten weer van de door het college ingestelde (verbijzonderde) interne controle. In de praktijk verwachten we een mix van beide.

Rechtmatigheidsverantwoording – model 1 Gemeenteraad is kaderstellend: 1. Vaststellen normenkader, 2. Verantwoordingsgrens 0% - 3% 3. Rapporteringtolerantie paragraaf bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording college

Registratie onrechtmatigheden

College geeft daarnaast een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering.

De rechtmatigheidsverantwoording omvat de bewuste keuzes en onbewuste maar wel bekende onrechtmatigheden plus de status van verbeteracties.

Verbijzonderde interne controle

1. Controle van de volledigheid van de registratie onrechtmatigheden 2. Risico- en procesanalyse. Klankbord voor het lijnmanagement

Sluitend interne control-framework

AO/IB in de lijnorganisatie

Primair ligt de verantwoordelijkheid voor de registratie van onrechtmatigheden bij het lijnmanagement. Dit vraagt om een cultuuromslag: fouten maken mag, signaleren = leren. Verantwoordelijkheid MT wordt ondersteund vanuit ondersteunde specialistische functies (financieel, juridisch, fiscaal enz. ).

Rechtmatigheidsverantwoording – model 2 Gemeenteraad is kaderstellend: 1. Vaststellen normenkader, 2. Verantwoordingsgrens 0% - 3% 3. Nauwkeurigheid intern onderzoek (Materialiteit 1% en betrouwbaarheid 95%) 4. Rapporteringtolerantie paragraaf bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording college

Verbijzonderde interne controle

AO/IB in de lijnorganisatie

Sluitend interne control-framework

College geeft daarnaast een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering.

Controle (achteraf, detectief) van de relevante significante financiële stromen op basis van een risicoanalyse en vastgesteld controleplan.

De verantwoordelijkheid voor de primaire registratie om een interne controle mogelijke te maken ligt bij het lijnmanagement al dan niet ondersteunt door specialistische functies (financieel, juridisch, fiscaal enz. ).

Welke acties zijn concreet te ondernemen Door de gemeenteraad vast te stellen: 1. Het normenkader. 2. De verantwoordingsgrens tussen de 0% - 3%. 3. De Materialiteit (1%) en betrouwbaarheid (95%) t.b.v. eventueel uit te voeren intern onderzoek (nauwkeurigheid). 4. De rapporteringtolerantie t.b.v. paragraaf bedrijfsvoering. College verantwoordelijk, organisatie voert uit: 1.

Opstellen van een risicoanalyse ten aanzien van mogelijke onrechtmatigheden voor wat betreft relevante significante financiële stromen.

2.

Opstellen van het interne controleplan 2021 aansluitend op de geïdentificeerde risico’s.

3.

Vaststellen van de planning en de (tussentijdse) rapportages van de uitgevoerde interne controle. Wat betekent dit voor uw formatie?

4.

Monitoren van de voortgang om verrassingen te voorkomen.

Zijn uw vragen beantwoord? Bedankt voor uw aandacht