20210111 ABZ Notitie ondersteuning raad huisvesting VO-scholen.pdf

Notitie ondersteuning raad traject Huisvesting VOscholen Van:

Fractievoorzitters

Aan:

Commissie ABZ 11 januari 2021

Betreft:

Ondersteuning raad traject Huisvesting VO-scholen

Inleiding Het fractievoorzittersoverleg heeft de griffier verzocht enkele opties op papier te zetten m.b.t. de inzet van een onafhankelijk (financieel) deskundige om de raad te begeleiden in het besluitvormingstraject VO-scholen. Deze notitie voorziet daarin. De notitie is conform afspraak afgestemd met enkele afgevaardigden uit de raad (Rens van Hal, Derya Karso, José van der Tak en Pieter-Jan den Dekker). Deze notitie wordt consulterend besproken in de commissie ABZ van 11 januari a.s. Toelichting Het traject om te komen tot een toekomstbestendige huisvesting voor de VO-scholen in Papendrecht loopt al enkele jaren. Het betreft een groot project met een groot financieel en maatschappelijk belang, waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn. Momenteel wordt gewerkt aan een haalbaarheidsonderzoek. Naar aanleiding daarvan worden keuzes en kaders van de raad gevraagd wat betreft het beschikbare budget, de scope, (kwaliteits)ambities en de fasering van het project. Om goede kaders te kunnen stellen en te kunnen controleren is het belangrijk dat het proces helder is en dat de raad tijdig over de juiste informatie beschikt. Tegelijkertijd is de constatering dat veel van de informatie complex en technisch van aard is, zeker voor wat betreft de financiële aspecten.

Vandaar dat in het fractievoorzittersoverleg door de ChristenUnie de suggestie is gedaan om onafhankelijke en deskundige ondersteuning in te schakelen, zowel op het onderwerp financieel management van het bouwproces als op de financiële impact voor de gemeentelijke (meerjaren)begroting en de resterende beleids- en investeringsruimte. Het fractievoorzittersoverleg heeft aan de griffie gevraagd om de mogelijkheden op een rijtje te zetten. Dit is gecombineerd met een concept taakomschrijving voor deze deskundigen. Voorstel Voor het (financieel) management van het bouwproces door een deskundige onderwijshuisvesting stellen wij de volgende taakomschrijving voor:  Geef in een beeldvormende startbijeenkomst een toelichting aan de gemeenteraad over het verloop van complexe ontwikkel- en bouwprocessen. Hoe verlopen deze processen doorgaans, wat zijn de kritische momenten in het proces waarin de gemeenteraad kan sturen op het financiële eindresultaat, op welke wijze kunnen financiële risico's optimaal worden beheerst en welke eisen stelt dat aan de procesvoering. Hierbij worden de beschikbare documenten, zoals routekaart en gemeentelijke visie betrokken en kunnen aandachtspunten meegegeven worden voor het vervolg.  Lever een second opinion op de momenten dat de gemeenteraad besluiten moet nemen.

Vooralsnog gaan wij er van uit dat de gemeente een besluit zal nemen en voorbereidings- of uitvoeringskredieten beschikbaar zal stellen bij (eerst voorbereidings- en later uitvoeringskrediet)

o Het haalbaarheidsonderzoek  akkoord o.m. fasering, ontwerpen binnen kaders o Het definitief ontwerp  akkoord aanbesteden Deze second opinions hebben als doel de raad te informeren (kennis verhogen), de voorstellen te toetsen en de raad daarover te adviseren. De second opinions hebben betrekking op de hoogte van de raming van de investeringskosten, de risico's voor de komende fasen en de wijze waarop de risico's kunnen worden beheerst. Voor de deskundige voor de financiële impact voor de gemeentelijke (meerjaren)begroting stellen wij de volgende taakomschrijving voor:  Breng op basis van het haalbaarheidsonderzoek de financiële consequenties voor de gemeentebegroting voor de komende 20 jaar in beeld in samenhang met overige benodigde investeringen zoals in maatschappelijk vastgoed en/of kapitaalgoederen, aanpassingen POschoolgebouwen en aardgasvrij 2050  Actualiseer deze consequenties op het moment dat zich grote wijzigingen in het bedrag voor de investeringskosten voordoen. Voorlopige kostenraming: Zie voor de raming van de bedragen de niet-openbare bijlage. -

Inzet financieel onderwijshuisvesting bouwkostenmanager Inzet deskundige financiële impact meerjarenbegroting

ca. xxxxxxxx euro ca. xxxxxxxx euro

De helft hiervan kan gedekt worden uit het reguliere budget van de raad. De vraag is of het hele bedrag in 2021 benodigd is, de inzet is mede afhankelijk van de fasering van het project. In het kader van de 1e concernrapportage kan desgewenst extra budget worden voorgelegd.

Betrekken college/ambtelijke organisatie: Het fractievoorzittersoverleg heeft meegegeven het college/ambtelijke organisatie mee te nemen in de plannen van de raad. Gelet hierop is de concept-notitie ter informatie toegestuurd aan de ambtelijke organisatie en is er gelegenheid gegeven tot een feitencheck. De definitieve notitie zal ter informatie aan het college worden gezonden met een uitnodiging om te reageren. De reactie kan bij de behandeling van het memo in de commissie ABZ op 11 januari a.s. worden betrokken. De bestuurlijke reactie is naar verwachting op 24 december beschikbaar.

Voorstel vervolgstappen -

11 januari 2021: consulterende bespreking notitie in commissie ABZ (Keuze voor ABZ gelet op de vraag die voorligt en het budgetrecht van de raad); Desgewenst raadsbesluit 21 januari 2021; Half januari – begin februari: offertetrajecten door griffie samen met begeleidingsgroep, bestaande uit de 4 raadsleden die input hebben gegeven op deze notitie; 4 maart 2021: beeldvormende bijeenkomst toelichting extern deskundige raad op proces bouwprojectmanagement in commissie Samenleving; 1 april 2021: Toelichting stand van zaken Haalbaarheidsonderzoek door projectleider in commissie Samenleving; Rond de zomer 2021 beoordeling en 1 e terugkoppeling externe deskundigen naar aanleiding van haalbaarheidsonderzoek;

-

September2021 Raadsbesluit n.a.v. Haalbaarheidsonderzoek; September/oktober 2021 vervolgproces bepalen aan de hand van actuele planning/fasering naar aanleiding van het Haalbaarheidsonderzoek.

Aansturing externe deskundigen De griffier is eerste aanspreekpunt en zorgt samen met een ambtelijke aanspreekpunt voor de aanlevering van de relevante informatie en regelt de facilitaire zaken. De begeleidingsgroep adviseert wanneer inhoudelijke keuzes binnen de kaders van de opdracht aan de orde zijn. Keuzes buiten de kaders van de opdracht worden voorzien van een advies van de begeleidingsgroep aan de commissie Samenleving voorgelegd.

VRAAG: Akkoord met het in deze notitie voorgestelde traject? Welke aandachtpunten wilt u meegeven?