202005 Evaluatie van tien jaar rekenkameronderzoek in Papendrecht.pdf

5.3

Toonzetting raadsbesprekingen Uit een aantal raads(commissie)verslagen blijkt de waardering van raadsleden voor de onderzoeksrapporten. Over het onderzoek naar het sociaal domein zegt een raadslid het een prima onderzoek te vinden en dat de aanbevelingen worden onderschreven. Een ander raadslid noemt het een zinvol onderzoek met heldere conclusies een aanbevelingen. 10 In de raadscommissie waarin het rapport over toezicht en handhaving wordt besproken vallen eveneens lovende woorden. 11 In het rapport over verzelfstandigingen wordt door verschillende raadsleden gesproken over ‘een gedegen rapport’. 12 In de overige raadsverslagen staan geen uitspraken van raadsleden over hun oordeel over een rapport.

5.4

Aanbevelingen De vijf bestudeerde rekenkameronderzoeken mondden uit in gemiddeld bijna zes aanbevelingen. De aanbevelingen per onderzoek zijn weergegeven in bijlage 4. In sommige onderzoeken worden aanbevelingen gericht aan hetzij de raad hetzij het college, in sommige aan 10

Raadvergadering van 13 oktober 2016.

11 Commissievergadering ABZ 19 juni 2017. 12 Raadvergadering van 8 oktober 2015.

23

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

beide en in sommige aan geen van beide in het bijzonder. Een rode draad in de aanbevelingen is dat de beleidscyclus zou moeten worden vervolmaakt (met onderdelen als het opstellen van beleid met concrete doelen en een uitvoeringsplan, uitvoering, informatievoorziening, evaluatie/doeltreffendheid). De aanbevelingen zijn doorgaans compact en niet samengesteld uit meerdere subaanbevelingen, maar niet altijd concreet. De aanbevelingen geven aan ‘wat’ er zou moeten veranderen en het is vervolgens aan de geadresseerde om uit te werken ‘hoe’ dat in de praktijk vorm zou moeten krijgen. Een uitzondering op de laatste twee rode draden is de volgende aanbeveling over het sociaal domein. 1.

Stel een werkgroep in met deelnemers uit de gemeente, het wijkteam, het jeugdteam, Drechtsteden en de GR DG&JZHZ met als taken:  Het onderzoeken welke informatie en gegevens beschikbaar zijn om de raad op hoofdlijnen te informeren over de uitvoering van de transities en belangrijkste ontwikkelingen hierin;  Het ontwerpen van een monitor waarin de beschikbare gegevens worden geordend op een aggregatieniveau waarmee de raad in staat wordt gesteld zijn kaderstellende en controlerende functie naar behoren uit te oefenen;  Het maken van een stappenplan waarin wordt geschetst op welke wijze ontbrekende informatie in de toekomst wordt verzameld en geordend;  Ervoor zorgen dat in de monitoring voor Papendrecht relevante informatie uit de samenwerkingsverbanden is opgenomen. Betrek daarbij ook nadrukkelijk de lokale informatie over de uitvoering binnen het sociaal domein door de lokale organisaties, zoals tenminste het CJC en het sociaal wijkteam;  Het afstemmen van de inhoud, frequentie en vormgeving van de monitoring/rapportage (met een vertegenwoordiger van de raad);  Het regelmatig bespreken met de deelnemende gemeente op basis van monitorgegevens van de samenwerkingsorganisaties welke lokale aanpak effectief heeft bijgedragen aan het voorkomen van – minder doelmatige en doeltreffende – maatwerkoplossingen.

Dit om een beeld te krijgen van de diverse aangesloten gemeenten in de organisatie van de algemene en collectieve voorzieningen, en van de effectiviteit ervan. En kan er van elkaar worden geleerd. Bezie op welke wijze ‘best practices’ kunnen worden benut en gedeeld door de eigen gemeente.

5.5 5.5.1.

De opvolging van de aanbevelingen Inleiding Op 12 mei 2011 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin werd verzocht dat het college een keer per jaar een overzicht aan de raad verstrekt van de doorwerking van de aanbevelingen uit de rekenkameronderzoeken. Ruim vier jaar later, op 29 september 2015, heeft het college een dergelijk overzicht verstrekt. Concrete aanleiding was een verzoek van de D66-fractie in een zgn. art 40-vraag. Gevraagd werd om ‘een informatiebrief met daarin de voortgang van de uitvoering en doorwerking van de door de raad overgenomen aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten van de afgelopen vijf jaar’. Na 2015 is geen nieuw overzicht meer verstrekt. In de raadsbesluiten naar aanleiding van de rekenkameronderzoeken wordt het college steeds de opdracht gegeven de raad binnen zes maanden te informeren over de genomen en nog te nemen acties naar aanleiding van de aanbevelingen. Daar is vooralsnog geen opvolging aan gegeven. In de raadsvergadering van 29 juni 2017 waarin onder meer het rekenkameronderzoek naar toezicht en handhaving is besproken wordt gerefereerd aan de motie uit 2011 en wordt de vraag gesteld waarom aan deze motie geen vervolg was gegeven. Daarbij werd dus voorbij gegaan aan de raadsbrief uit 2015.

24

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

In een raadsbesluit worden altijd met een standaardformulering alle conclusies en aanbevelingen door de raad onderschreven. 5.5.2.

5.5.3.

Aanbevelingen per rapport Hierna wordt per onderzoek ingegaan op de mate van opvolging van de aanbevelingen. De werkwijze was als volgt. Aan de contactpersonen binnen het ambtelijk apparaat is per aanbeveling gevraagd onderbouwd aan te geven hoe er opvolging aan is gegeven. Deze onderbouwingen zijn namens de rekenkamercommissie getoetst op aannemelijkheid door Pro Facto. Documenten waarnaar ter onderbouwing is verwezen, zijn bestudeerd. Op basis hiervan is beoordeeld in hoeverre een aanbeveling daadwerkelijk is opgevolgd. In een aantal gevallen is de gevraagde (nadere) onderbouwing niet geleverd en kon geen oordeel worden gegeven of een aanbeveling is opgevolgd. Re-integratie BESTUURLIJKE REACTIE In overeenstemming met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie zullen nadere wensen vanuit de gemeenteraad betreffende de verantwoordingsinformatie worden meegenomen.

REACTIE COLLEGE IN DE RAAD Ten aanzien van de motie merkt hij [de portefeuillehouder] op dat, als de raad de aanbevelingen overneemt, het uiteraard ook geldt voor het college. Hij zegt toe dat het college dat herkenbaar zal doen bij de stukken in het kader van de Planning en Controlcyclus, die aan de raad wordt aangeboden. Wethouder Nieuwstraten antwoordt (…), dat een en ander herkenbaar opgenomen zal worden in de werkwijze van de Planning en Controlcyclus.

De opvolging van de aanbevelingen in dat onderzoek kwam aan de orde in het hiervoor genoemde overzicht uit 2015 van het college. Voor het huidige onderzoek is behoudens één kleine aanvulling geen nieuwe informatie aangedragen. Een voorbeeld ter illustratie zoals uitgevraagd en ingevuld in 2020. AANBEVELING

INDIEN (DEELS) OPGEVOLGD, GRAAG ONDERBOUWEN HOE

(INDIEN MOGELIJK OOK MET DOCUMENTEN).

INDIEN NIET (VOLLEDIG) OPGEVOLGD, GRAAG DE REDEN(EN) DAARVAN BESCHRIJVEN.

Laat een evaluatie onderzoek van de SDD door een onafhankelijke partij uitvoeren. Betrek in een dergelijk onderzoek ook de vraag naar prestaties op het gebied van het re-integratiebeleid.

Reactie college september 2015: ‘Dit gebeurt continu binnen de Drechtsteden. De SDD neemt deel aan benchmarkonderzoeken, maar laat ook zelf onderzoeken naar haar eigen effectiviteit doen.’

De benchmark- en eigen onderzoeken waarnaar verwezen wordt, zijn opgevraagd maar niet aangeleverd. De toelichting is daarmee erg algemeen en niet onderbouwd. Op basis hiervan is niet objectief te beoordelen of de aanbeveling is opgevolgd. Van vier van de vijf aanbevelingen (waarvan één gericht was aan de raad) is op basis van de beschikbaar gestelde informatie niet vast te stellen in hoeverre ze opgevolgd zijn. Van één aanbeveling is duidelijk dat deze niet is opgevolgd.

25

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

5.5.4.

Verzelfstandigingen BESTUURLIJKE REACTIE ‘Wij ondersteunen al uw aanbevelingen (…). Wij betreuren het wel dat door deze aanbevelingen tenminste de suggestie wordt gewekt dat de genoemde elementen nu nog niet aan de orde zijn. Daar verschillen wij wel van mening over.’

REACTIE COLLEGE IN DE RAAD(SCOMMISSIE) ‘Volgens de portefeuillehouder houdt het aannemen van dit besluit in dat het impact heeft op de verzelfstandiging. Een proces dat gelopen wordt bij het theater en het sportcentrum. In de agenda van januari 2016 is hierin voorzien, maar dat wil niet zeggen dat in dit huis conform wordt gewerkt zoals verwoord in het raadsvoorstel.’

Ondanks de kritische bestuurlijke reactie (zie hiervoor in paragraaf 4.2) worden blijkens de bestuurlijke reactie alle aanbevelingen ‘ondersteund’, met wel de volgende kanttekening: ‘Wij interpreteren de aanbevelingen als welkome aanvulling op de werkwijze die wij al hanteren. Wij betreuren het wel dat door deze aanbevelingen tenminste de suggestie wordt gewekt dat de genoemde elementen nu nog niet aan de orde zijn. Daar verschillen wij van mening over.’ Dat het college van mening was dat al voldaan werd aan de aanbevelingen, is ook terug te zien in de opvolging ervan. Er is wel een nieuw afwegingskader gekomen, als onderdeel van de Nota Verbonden partijen, maar niet zo gedetailleerd als was aanbevolen. Er is ook een raadsbrief ‘Werkwijze projecten’ gekomen waarin de werkwijze rond grote projecten en de controlerende en kaderstellende rol van de raad daarin wordt beschreven, maar ook die bevat niet alle elementen die door de rekenkamercommissie waren aanbevolen. Het college heeft in de jaren na het rekenkameronderzoek het beleid en de werkwijze opnieuw beschreven in een nota Verbonden partijen (vastgesteld twee jaar na het rekenkameronderzoek) en een raadsbrief Werkwijze projecten (vier jaar erna). Daarin heeft het college wel in de geest van de aanbevelingen gehandeld, wellicht mede omdat hij toch al van mening was dat er naar gehandeld werd, maar niet naar de letter.

Nieuwe verzelfstandigingen zijn er de afgelopen jaren niet geweest, dus het nieuwe beleid is nog niet in de praktijk gebracht kunnen worden. 5.5.5.

Sociaal domein BESTUURLIJKE REACTIE 13 Ten aanzien van aanbeveling A: ‘We willen zoveel mogelijk aansluiten bij de al bestaande verantwoordingsmomenten om de administratieve last van professionals te beperken.’ (i.p.v. de wijze van verantwoorden zoals de rekenkamercommissie aanbeveelt). Ten aanzien van aanbeveling B: ‘Bij de transformatie vormt de informatievoorziening (cijfermatig en kwalitatief) een belangrijk aandachtspunt. Op de diverse onderdelen binnen het sociale domein vindt hierover overleg en afstemming plaats. Uw aanbeveling gaat

REACTIE COLLEGE IN DE RAAD(SCOMMISSIE) Ten aanzien van aanbeveling A: ‘De portefeuillehouder heeft ook aangegeven dat de 3d monitor eraan komt. Als vast agendapunt in de commissie is een terugkoppeling van de gemeenschappelijke regeling en met elkaar is de afspraak gemaakt dat daar waar calamiteiten plaatsvinden het college de raad direct informeert. Ten slotte zegt het college toe dat de raad zal worden gefaciliteerd wanneer dat nodig is.’

13 De aanbevelingen zijn in zijn volledigheid opgenomen in bijlage 4.

26

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

echter verder. In de door u aanbevolen werkgroep worden de diverse onderdelen binnen het sociale domein bij elkaar gebracht. Uiteraard is dit het uiteindelijke streven, maar zoals hiervoor aangegeven is hier sprake van een groeimodel om een onoverzichtelijke brei aan gegevens te voorkomen’ Ten aanzien van aanbeveling C: ‘Met ingang van 2016 hebben wij vorm gegeven aan één centrale toegang waarvan zowel het Centrum voor Jeugd en Gezin als het Sociaal Team Papendrecht deel uitmaken.’ Ten aanzien van aanbeveling D: ‘Het Sociaal Team Papendrecht heeft reeds een periodiek overleg opgestart met de SDD – afdelingen Wmo en Budgetadvies en Schuldbemiddeling’

In januari 2016, toen het rekenkamerrapport verscheen, waren de decentralisaties in het sociaal domein net een jaar van kracht. Sindsdien hebben de informatievoorziening en organisatorische invulling overal steeds meer vorm gekregen, zo ook in Papendrecht. Daarmee is een aantal aanbevelingen in de loop van de jaren impliciet opgevolgd, waarbij het aannemelijk is dat dat ook zou zijn gebeurd zonder de aanbevelingen. Een link tussen beleid en resultaten is nog niet helder in de informatievoorziening aan de raad. Dit rapport bevatte verder een uit diverse subaanbevelingen samengestelde, zeer uitvoerige aanbeveling (die in paragraaf 4.2.1 is weergegeven) waarvan de ‘paraplu’ (vorm een werkgroep) niet is opgevolgd maar diverse taken en activiteiten die de werkgroep zou moeten verrichten, wel. Een dergelijke aanbeveling is zo ongericht, veelomvattend en uitwaaierend dat het maar zeer de vraag is of het enige rol heeft gespeeld in de beleidsontwikkeling en –uitvoering in de jaren erna. 5.5.6.

Toezicht en handhaving BESTUURLIJKE REACTIE ‘Wij nemen de door u genoemde conclusies en aanbevelingen over.’

REACTIE COLLEGE IN DE RAAD(SCOMMISSIE) Het college wordt in het raadsverslag geparafraseerd: ‘De problemen worden onderkend en e.e.a. wordt direct opgepakt.’

Het onderzoek over toezicht en handhaving heeft geleid tot een aanbeveling voor de raad en zes voor het college. Vrijwel alle aanbevelingen zijn opgevolgd. De doorwerking van het rapport blijkt ook uit de eerste alinea van het beleidsplan: Dit beleid omvat het domein openbare orde en veiligheid en de fysieke leefomgeving (Wabo). Waar gemeenten vaak nog twee verschillende plannen opstellen, het Integraal Veiligheidsplan en een handhavingsplan Wabo, heeft de gemeente Papendrecht dit geïntegreerd. Dit is mede gedaan op basis van het advies van de rekenkamercommissie (RKC). Bovendien ligt het terrein van openbare orde, veiligheid, overlast, overtredingen bij bouw en openbare ruimte in elkaars verlengde. Het is daarom goed om de probleem- en risico-analyse in de volledige context te

27

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

zien en ook de prioriteiten en aanpak aan elkaar te relateren. Niet alleen wordt het advies van de rekenkamercommissie expliciet genoemd, ook raakt deze alinea precies de kern van de aanbevelingen: zorg voor integraliteit en stel prioriteiten. 5.5.7.

Economisch beleid BESTUURLIJKE REACTIE Wij (…) betrekken uw aanbevelingen bij de beleidskeuzes voor de komende periode.

REACTIE COLLEGE IN DE RAAD (…) Vervolgens wordt er onderling en met de portefeuillehouder van gedachten gewisseld over het voorstel. De volgende zaken komen aan de orde: verbetering doorvertaling regionaal naar lokaal beleid, invulling schakelfunctie, inzet portefeuille, terugkoppeling college, smart, lokale acties, Drechtsteden kompas, samenhang lopende processen en wisselwerking lokale/regionale initiatieven.

Op pagina 34 van de Jaarstukken 2018 staat het volgende: ‘In het tweede kwartaal 2018 is gereageerd op het rapport van de rekenkamercommissie over "Economisch beleid en perspectief gemeente Papendrecht". Op hoofdlijnen zijn de aanbevelingen onderschreven. Er is extra capaciteit gerealiseerd om de aanbevelingen op te volgen. De acties uit het uitvoeringsprogramma economie liepen in 2018 door. Een nieuw plan wordt met inbreng van buiten in 2019 ontwikkeld.’ Dat de aanbevelingen ‘op hoofdlijnen’ zijn onderschreven impliceert dat ze op onderdelen niet zijn onderschreven. Voor één aanbeveling geldt dat in de bestuurlijke reactie is aangegeven een onderzoeksbevinding (en daarop gerichte aanbeveling) niet te delen, namelijk dat een lokale verdiepingsslag in het economisch beleid zou ontbreken. Aan deze aanbeveling is (dus) ook geen verdere uitvoering gegeven. De andere aanbevelingen zijn geheel of deels opgevolgd. Omdat sommige aanbevelingen zich (deels) richtten op de positie van Papendrecht in regionaal verband, heeft de gemeente de realisatie ook niet altijd in eigen hand. 5.5.8.

Overzicht opvolging van aanbevelingen Op basis van bovenstaande luiden onze bevindingen over de opvolging van de 25 aanbevelingen als volgt. TABEL 5.3 OPVOLGING VAN AANBEVELINGEN Aanbevelingen opgevolgd Aanbevelingen deels opgevolgd Aanbevelingen niet opgevolgd Niet vast te stellen

9 5 5 6

28

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

5.6

Conclusie TABEL 5.3 NORMEN TEN AANZIEN VAN HET EFFECT Effect

De toonzetting van de bestuurlijke reacties is positief. De toonzetting van de raad is positief. Aanbevelingen worden in de praktijk gebracht.

De toonzetting van de bestuurlijke reacties was wisselend, maar zeker niet altijd positief. Dat geldt wel voor de toonzettingen in de gemeenteraad. Voor zover de aangeleverde informatie daarin inzicht bood, is het algemene beeld dat de meeste aanbevelingen (groten)deels of helemaal zijn uitgevoerd. Waar de rode draad in de aanbevelingen was dat deze te richtten op het vervolmaken van de beleidscyclus, blijkt dat deze inderdaad vaak verbeterd is. Dat is vooral het geval met het beleid en de informatie over de uitvoering (monitoring). Wat nog vaak lastig blijft is het bepalen van de effecten van het beleid: zijn de beoogde doelstellingen door het beleid gerealiseerd en wat zijn de resultaten van het beleid? Bij het onderzoek over verzelfstandigingen sprak uit de bestuurlijke reactie impliciet dat de opvolging naar de aanbevelingen naar de letter niet zou gebeuren. In algemene zin valt ook op dat het college weinig concreet is hoe en wanneer de aanbevelingen worden opgevolgd en in de praktijk worden gebracht. Bij de vier aanbevelingen over het onderzoek over het sociaal domein geeft het college wel aan hoe ze er uitvoering aan wil geven of wordt de lastige uitvoerbaarheid ervan beschreven. In de overige onderzoeken wordt daar alleen in algemene zin iets over gezegd.

Hoewel bij sommige onderzoeken duidelijk is dat het college niet erg te spreken is over de bevindingen en aanbevelingen, worden aanbevelingen nooit expliciet niet overgenomen door het college.

29

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Bijlage 1 Onderzoeksmethoden

Startbijeenkomst Het onderzoek begon met een startbijeenkomst waarbij de rekenkamercommissie, vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie en de projectleider van dit rekenkameronderzoek aanwezig waren. Deze startbijeenkomst is benut om het doel van het onderzoek toe te lichten en aan te geven wat er van de ambtelijke organisatie wordt gevraagd om het onderzoek mogelijk te maken. De nadruk lag hierbij vooral op het aanleveren van stukken op basis waarvan de doorwerking van eerder rekenkameronderzoek kan worden beoordeeld. Documentstudie De rapporten zijn beoordeeld aan de hand van criteria die in hoofdstuk 3 verder aan de orde komen. Om de mate van doorwerking te kunnen beoordelen is per onderzoek een overzicht van de aanbevelingen gemaakt met daarbij het verzoek aan de ambtelijke organisatie om aan te geven of de aanbevelingen zijn opgevolgd. Daarbij is tevens verzocht om die antwoorden te onderbouwen met documenten. Aan de hand daarvan is beoordeeld en bepaald in hoeverre de aanbevelingen uit de rapporten ook daadwerkelijk zijn opgevolgd. Interviews Voor dit onderzoek zijn vijf interviews gevoerd. Voorafgaand aan de gesprekken is steeds een itemlijst toegestuurd aan de gesprekspartners met daarin de onderwerpen die in het gesprek aan de orde worden gesteld.

In alle gesprekken is steeds ingegaan op de ervaringen met de rekenkamercommissie van Papendrecht, de onderzoeken die zijn uitgevoerd, wat goed gaat en wat er beter kan. Dit waren semi-gestructureerde interviews waarbij de gesprekspartners ook zelf de ruimte hadden om eigen ervaringen en relevantie onderwerpen aan de orde te stellen. Hieronder staat een overzicht van de gevoerde gesprekken:  Groepsgesprek met portefeuillehouders  Twee gesprekken met (oud)secretarissen van de rekenkamercommissie  Groepsgesprek met (oud) interne leden van de rekenkamercommissie  Gesprek met externe leden van de rekenkamercommissie Naderhand is nog één telefonisch interview gehouden met een intern lid van de rekenkamercommissie en een oud-raadslid.

30

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Enquête onder (oud)(duo)raadsleden Met behulp van het secretariaat van de rekenkamercommissie is een enquête uitgezet onder alle (oud)(duo)raadsleden van de gemeente Papendrecht uit de periode 2011 tot heden. De secretaris van de rekenkamercommissie heeft eerst een vooraankondiging verstuurd waarin de enquête werd aangekondigd. Vervolgens is aan 77 personen een persoonlijke uitnodiging verstuurd met daarin een link naar een digitale enquête. Na deze uitnodiging is nog een herinnering verstuurd. Daarna heeft de secretaris van de rekenkamercommissie de enquête nog eens onder de aandacht gebracht met het verzoek deze in te vullen. Er hebben uiteindelijk 23 (oud-)raadsleden de enquête ingevuld. Hiermee komt het responspercentage op dertig procent. In onderstaande tabellen staat informatie over de aard en achtergrond van de respondenten. Van de huidige gemeenteraad hebben elf van de drieëntwintig de enquête ingevuld. Dit responspercentage bedraagt daarmee 48% Oud gemeenteraadslid Huidig gemeenteraadslid Totaal

12 respondenten 11 respondenten 23 respondenten

Coalitiepartij Oppositiepartij Beide Totaal

8 respondenten 9 respondenten 6 respondenten 23 respondenten

31

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Bijlage 2 Deelvragen

Onderzoeksthema 1: het proces 1. Hoe is de keuze van de onderwerpen tot stand gekomen en wat was de rol van de raad daarbij? 2. Hoe is het proces voor de selectie van bureaus voor offertes en de gunning van de opdrachten verlopen? 3. Wat waren de beoogde en uiteindelijke doorlooptijden? Hoe is een eventuele langere doorlooptijd te verklaren? 4. Welke onderzoeksmethoden zijn gebruikt? 5. Hoe is de gemeenteraad in de onderzoeken betrokken? 6. Wat is het oordeel van de gemeenteraad over de onderwerpkeuze in algemene zin door de rekenkamercommissie? 7. Heeft de rekenkamercommissie elk onderzoek na afronding ervan geëvalueerd? Zo ja wat waren daarvan de resultaten? Onderzoeksthema 2: het product 8. Voldoen de onderzoeksrapporten aan de wensen en behoeften van de raadsleden? 9. Hoe kunnen de onderzoeksrapporten kwalitatief worden beoordeeld? Toelichting Als het gaat om de wensen en behoeften van de raadsleden en om de kwaliteit van de rapporten denken we aan de volgende aspecten:     

Leesbaarheid Omvang Relevantie van het onderwerp Relevantie van de aanbevelingen Actualiteit

Onderzoeksthema 3: Effecten 10. Wat was de toonzetting van de bestuurlijke reacties? 11. Zijn aanbevelingen overgenomen door de adressanten en zo nee, waarom niet?

32

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

12. Wat was de toonzetting van de raad bij de presentaties van de onderzoeksresultaten? 13. Wat zijn redenen en verklaringen voor de toonzetting van de reacties? 14. Welke aandacht was er in de (sociale) media? 15. Wat was de doorwerking van de aanbevelingen en hoe kan dit verklaard worden? Onderzoeksthema 4: Lessen voor de toekomst 16. Welke lessen kunnen worden getrokken voor de rekenkamercommissie en de toekomstige invulling ervan?

33

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Bijlage 3 Digitale vragenlijst

Evaluatie rekenkamercommissie Papendrecht De rekenkamercommissie van Papendrecht laat door Pro Facto onderzoek doen naar een vijftal rekenkameronderzoeken die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Daarbij wordt per onderzoek aandacht besteed aan het proces, de onderzoeken zelf en de effecten ervan. De rol die de raad hierbij heeft gespeeld krijgt nadrukkelijk aandacht. Daarnaast wordt de rekenkamercommissie zelf ook geëvalueerd. Het doel van de vragenlijst is om inzicht te krijgen in hoe raadsleden het werk van de rekenkamercommissie en de onderzoeksrapporten beoordelen en om daar met het oog op de toekomst lessen uit te trekken. In deze enquête voor (oud-)raadsleden wordt een aantal vragen gesteld over een vijftal onderzoeksrapporten en wat uw ervaringen als raadslid daarmee zijn (of zijn geweest). Daarnaast wordt een aantal algemene vragen over Papendrechtse rekenkamercommissie aan u voorgelegd. Het invullen van de vragenlijst vraagt ongeveer tien minuten van uw tijd. Uw antwoorden worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld en zullen in het eindrapport niet tot u persoonlijk herleidbaar zijn. U kunt door de vragenlijst navigeren door rechts onderin het scherm de knoppen ‘vorige’ en ‘volgende’ te gebruiken.

Als u vragen heeft over het onderzoek of over de enquête kunt u contact opnemen met Christian Boxum via boxum@pro-facto.nl of 050-3139853 Introductievragen Hieronder volgt een aantal introductievragen Kunt u aangeven welke situatie op u van toepassing is? Kies één van de volgende mogelijkheden: Ik ben oud-gemeenteraadslid van Papendrecht Ik ben huidig gemeenteraadslid van Papendrecht Bent u of was u lid van de coalitie of de oppositie? Kies één van de volgende mogelijkheden: van een coalitiepartij van een oppositiepartij ik heb als raadslid zowel in coalitie als in de oppositie gezeten Hoeveel jaar bent u als raadslid actief (geweest)?

34

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Vul uw antwoord hier in: Wat vindt u in het algemeen van het instrument rekenkamer(commissie) zoals we dat in Nederland kennen? rekenkamer(commissie)s... Kies één van de volgende mogelijkheden: zijn zeer belangrijk voor het goed functioneren van de gemeenteraad zijn belangrijk voor het goed functioneren van de gemeenteraad zijn niet zo belangrijk voor het goed functioneren van de gemeenteraad zijn onbelangrijk voor het goed functioneren van de gemeenteraad Weet niet/geen mening Algemene vragen over de rekenkamercommissie van Papendrecht Hieronder volgt een aantal algemene vragen over de rekenkamercommissie van Papendrecht Wat is uw oordeel over de rekenkamercommissie Papendrecht? De rekenkamercommissie van de gemeente Papendrecht...

Kies één van de volgende mogelijkheden: is zeer belangrijk voor het functioneren van de gemeenteraad is belangrijk voor het functioneren van de gemeenteraad is niet zo belangrijk voor het functioneren van de gemeenteraad is onbelangrijk voor het functioneren van de gemeenteraad Weet niet/geen mening In welke mate helpen en ondersteunen de rekenkameronderzoeken u in uw taken als raadslid? Kies één van de volgende mogelijkheden: In zeer grote mate In grote mate In beperkte mate In zeer beperkte mate Weet niet/geen mening Kunt u aangeven waarom rekenkameronderzoeken u slechts in (zeer) beperkte mate helpen en ondersteunen in uw taken als raadslid? Beantwoord deze vraag alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Antwoord was 'In beperkte mate' of 'In zeer beperkte mate' bij vraag '6 [v6]' (In welke mate helpen en ondersteunen de rekenkameronderzoeken u in uw taken als raadslid?) Vul uw antwoord hier in: Kunt u aangeven in hoeverre u het eens bent met onderstaande stellingen? Kies het toepasselijke antwoord voor elk onderdeel: Zeer eens

Eens

Oneens

De rekenkamercommissie heeft voldoende expertise De rekenkamercommissie heeft voldoen-

35

Zeer eens

on-

Weet niet/geen mening

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Zeer eens

Eens

Oneens

Zeer eens

on-

Weet niet/geen mening

de politieke sensitiviteit De rekenkamercommissie is voldoende onafhankelijk Indien gewenst kunt u hieronder uw antwoord toelichten Vul uw antwoord hier in: De rekenkamercommissie heeft in de afgelopen vijf jaar vijf onderzoeken verricht. Wat vindt u van het aantal onderzoeken dat de rekenkamercommissie doet? De rekenkamercommissie... Kies één van de volgende mogelijkheden: doet te weinig onderzoek doet een reëel aantal onderzoeken heeft onnodig veel onderzoeken gedaan Onderwerpenkeuze en uitvoering Hieronder volgt een aantal vragen over de onderwerpenkeuze van de rekenkamercommissie en de uitvoering van de onderzoeken. Kunt u aangeven in hoeverre u het eens bent met onderstaande stellingen? Kies het toepasselijke antwoord voor elk onderdeel: Zeeree eens

Mee eens

Oneens

Zeer oneens

Ik ben over het algemeen tevreden over de onderwerpen die de rekenkamercommissie onderzoekt De rekenkameronderzoeken sluiten over het algemeen goed aan bij mijn taken als raadslid Indien gewenst kunt u hieronder een toelichting geven op uw antwoord(en). Vul uw antwoord hier in: Vindt u dat de raad voldoende wordt betrokken bij de onderwerpenkeuze voor rekenkameronderzoek? Kies één van de volgende mogelijkheden: Ja Nee Weet niet/geen mening Hoe zou de betrokkenheid van de raad bij de onderwerpkeuze voor rekenkameronderzoek kunnen worden verbeterd?

36

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Beantwoord deze vraag alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Antwoord was 'Nee' bij vraag '13 [v13]' (Vindt u dat de raad voldoende wordt betrokken bij de onderwerpenkeuze voor rekenkameronderzoek?) Vul uw antwoord hier in: Wordt de raad gedurende een onderzoek voldoende betrokken bij de uitvoering? Kies één van de volgende mogelijkheden: Ja Nee Weet niet/geen mening Hoe zou de betrokkenheid van de raad gedurende een onderzoek kunnen worden verbeterd? Beantwoord deze vraag alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Antwoord was 'Nee' bij vraag '15 [v15]' ( Wordt de raad gedurende een onderzoek voldoende betrokken bij de uitvoering? ) Vul uw antwoord hier in: Kunt u aangeven in hoeverre u het eens bent met de volgende stelling? Na afloop worden rekenkameronderzoeken over het algemeen op een aansprekende manier (bijvoorbeeld aan de hand van een presentatie) aan de raad gepresenteerd.

Kies één van de volgende mogelijkheden: Zeer eens Eens Oneens Zeer oneens Weet niet/geen mening Op welke manier zou de presentatie van de onderzoeksresultaten aan de raad na afloop van het onderzoek kunnen worden verbeterd? Beantwoord deze vraag alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Antwoord was 'Oneens' of 'Zeer oneens' bij vraag '17 [v17]' (Kunt u aangeven in hoeverre u het eens bent de volgende stelling? Na afloop worden rekenkameronderzoeken over het algemeen op een aansprekende manier (bijvoorbeeld aan de hand van een presentatie) aan de raad gepresenteerd.) Vul uw antwoord hier in: Heeft u in uw periode als raadslid wel eens een bijdrage geleverd aan de uitvoering van een rekenkameronderzoek, bijvoorbeeld door het geven van een interview, deelname aan een groepsgesprek of het invullen van een (digitale) enquete? Kies één van de volgende mogelijkheden: Ja Nee Waaruit bestond die bijdrage? Beantwoord deze vraag alleen als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Antwoord was 'Ja' bij vraag '19 [v18a]' (Heeft u in uw periode als raadslid wel eens een bijdrage geleverd aan de uitvoering van een rekenkameronderzoek, bijvoorbeeld door het geven van een interview, deelname aan een groepsgesprek of het invullen van een (digitale) enquete? ) Kies één van de volgende mogelijkheden:

37

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Het geven van een interview Deelname aan een groepsgesprek Het invullen van een (digitale) enquête Andere De onderzoeken Voor het rekenkameronderzoek waar deze enquête deel van uitmaakt wordt nu specifiek ingegaan op vijf verschillende rekenkameronderzoeken uit de periode 2011 – 2018. Daarover volgt nu een aantal vragen. Van welke onderstaande onderzoeken bent u inhoudelijk op de hoogte? Re-Integratiebeleid (2011). Dit betrof een onderzoek naar sturing en controle op de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) en de doelmatigheid en doeltreffendheid van het re-integratiebeleid dat de GRD uitvoert namens de gemeente Papendrecht. Verzelfstandigingen (2015). Hierbij is onderzocht op welke wijze het proces is vormgegeven rondom de verzelfstandiging van publieke taken/voorzieningen van de gemeente Papendrecht. Sociaal domein (2016) In dit onderzoek is gekeken naar intergemeentelijke samenwerking in het sociaal domein en in hoeverre de raad in staat is gebruik te maken van haar sturingsmogelijkheden. Toezicht en handhaving (2017). In dit rapport is verslag gedaan van het beleid en de uitvoering van toezicht en handhaving in het fysieke domein en ten aanzien van openbare orde en veiligheid. Economisch beleid (2018).

Hier ging het om een onderzoek naar de economische beleidskeuzes van de gemeente Papendrecht, de toekomstbestendigheid daarvan en welke kansen en bedreigingen er voor de gemeente liggen op economisch gebied. Selecteer alle mogelijkheden: Re-integratiebeleid Verzelfstandigingen Sociaal domein Toezicht en handhaving Economisch beleid

38

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Hieronder volgt een aantal aspecten ten aanzien van het onderzoek naar re-integratiebeleid die u kunt beoordelen met het cijfer 1 t/m 5 (1=negatief, 5=positief) Kies het toepasselijke antwoord voor elk onderdeel:

1

2

3

4

5

Weet niet/geen mening

Leesbaarheid van het rapport Omvang van het rapport Relevantie van het onderwerp Relevantie van de aanbevelingen Hieronder volgt een aantal aspecten ten aanzien van het onderzoek naar verzelfstandigingen die u kunt beoordelen met het cijfer 1 t/m 5 (1=negatief, 5=positief).

Ter afsluiting Hieronder volgt nog een laatste afsluitende vraag. Welke aanbevelingen of suggesties wilt u meegeven ter verdere verbetering van het functioneren en de effectiviteit van de rekenkamercommissie? Vul uw antwoord hier in:

Verzend uw enquête. Bedankt voor uw deelname aan deze enquête.

39

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Bijlage 4: aanbevelingen per onderzoek Re-integratie op afstand (2011)

Laat een evaluatie onderzoek van de SDD door een onafhankelijke partij uitvoeren. Betrek in een dergelijk onderzoek ook de vraag naar prestaties op het gebied van het re-integratiebeleid. Zorg voor meer specifieke verantwoordingsinformatie in de reguliere verantwoordingsdocumenten over het re-integratiebeleid betreffende de effectiviteit van instrumenten, voorzieningen en reintegratiebedrijven. Zorg periodiek voor (minstens tweejaarlijks) uitgebreide informatie over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de SDD voor de gemeente Papendrecht.

Toolkit: toetsingscriteria en rol raad bij verzelfstandigingen in Papendrecht (2015)

Breidt het Papendrechts afwegingskader uit of richt het opnieuw in conform het zeefmodel, zoals dat in een aantal andere gemeenten wordt gehanteerd (best practices). Het zeefmodel is gedetailleerd beschreven in paragraaf 2.2 van het rapport. De beslisstappen worden dan nader omschreven en onderbouwd conform dit zeefmodel. Neem de overwegingen over de vormgeving van het beheer en exploitatie van gemeentelijke voorzieningen mee in het aangepaste of nieuw te ontwikkelen Papendrechts afwegingskader. Houd rekening met toetsingscriteria van de raad en bezie welke van deze criteria alsnog een plek kunnen krijgen in het afwegingskader (naast de punten uit aanbeveling 1 en 2 en dit te bespreken met de raad en bezie of er (mede op basis van bovenstaande punten) nog aanvullingen nodig zijn. Neem goed nota van het Papendrechts stappenplan en maak afspraken tussen college en raad over hoe om te gaan met go/no-go beslissingen na elk van de drie fasen (wie?, wat?, wanneer?, hoe?) in het Papendrechts stappenplan en maak duidelijk onderscheid tussen de drie fasen. Stelt een uiterlijke termijn vast voor de doorlooptijd van elk van de drie fasen in het Papendrechts stappenplan, zonder dat dit ten koste gaat van de zorgvuldigheid. Dit maakt dat het voor de raad duidelijk is wanneer een fase afloopt. De raad kan op die manier zijn controlerende en kaderstellende rol op tijd vervullen.

Houdt in aanvulling daarop elkaar frequent op de hoogte van de vorderingen in het Papendrechts stappenplan, waarbij het college de raad minimaal eens per kwartaal (en bij relevante aanleiding vaker) door middel van een raadsinformatiebrief of anderszins informeert over de voortgang, waardoor de raad zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal kan vervullen. De raad heeft dan de mogelijkheid om op basis daarvan op de hoogte te blijven en eventueel onderwerpen te agenderen in de raadscommissie.

Sturing in het sociaal domein (2016)

Initieer als college een informatiesysteem waarin alle voor de raad relevante gegevens over het sociaal domein op lokaal en regionaal niveau in één rapportage zijn terug te vinden. Leg een duidelijke link tussen beleidsdoelen en prestaties op het niveau van Papendrecht en de doorwerking van de lokale activiteiten naar de maatwerkvoorzieningen. Stel een werkgroep in met deelnemers uit de gemeente, het wijkteam, het jeugdteam, Drechtssteden en de GR DG&JZHZ met als taken:  Het onderzoeken welke informatie en gegevens beschikbaar zijn om de raad op hoofdlijnen te informeren over de uitvoering van de transities en belangrijkste ontwikkelingen hierin;

40

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Het ontwerpen van een monitor waarin de beschikbare gegevens worden geordend op een aggregatieniveau waarmee de raad in staat wordt gesteld zijn kaderstellende en controlerende functie naar behoren uit te oefenen;  Het maken van een stappenplan waarin wordt geschetst op welke wijze ontbrekende informatie in de toekomst wordt verzameld en geordend;  Ervoor zorgen dat in de monitoring voor Papendrecht relevante informatie uit de samenwerkingsverbanden is opgenomen. Betrek daarbij ook nadrukkelijk de lokale informatie over de uitvoering binnen het sociaal domein door de lokale organisaties, zoals tenminste het CJC en het sociaal wijkteam;  Het afstemmen van de inhoud, frequentie en vormgeving van de monitoring/rapportage (met een vertegenwoordiger van de raad);  Het regelmatig bespreken met de deelnemende gemeente op basis van monitorgegevens van de samenwerkingsorganisaties welke lokale aanpak effectief heeft bijgedragen aan het voorkomen van – minder doelmatige en doeltreffende – maatwerkoplossingen. Dit om een beeld te krijgen van de diverse aangesloten gemeenten in de organisatie van de algemene en collectieve voorzieningen, en van de effectiviteit ervan. En kan er van elkaar worden geleerd. Bezie op welke wijze ‘best practices’ kunnen worden benut en gedeeld door de eigen gemeente.

Geef het wijk- en het jeugdteam een duidelijker plaats in de toegang tot maatwerkvoorzieningen. Over de wijze waarop dat gebeurt en met welk resultaat wordt de raad geïnformeerd via de nog te ontwikkelen monitor. Organiseer een vorm van driehoeksoverleg over de lokale uitvoering van de Wmo en de taken in het kader van de Participatiewet, analoog aan de organisatie in het jeugdteam. Hiermee wordt afstemming tussen de uitvoeringsniveaus geoptimaliseerd en krijgt het college direct informatie op uitvoeringsniveau. 

Toezicht en handhaving (2017)

Raad: bepaal de beleidsmatige uitgangspunten en de prioriteiten van het toezichts- en handhavingsbeleid. Zorg voor een sluitende beleidscyclus: stel jaarlijks uitvoeringsprogramma’s op. Monitor het beleid (met een jaarverslag). Formuleer in het beleid duidelijk, concrete doelstellingen waaruit naar voren komt welke ambities het gemeentebestuur zichzelf stelt met toezicht en handhaving. Deze doelstellingen dienen tevens beoordeeld te worden in de beleidsevaluaties. Voer het beleid conform de uitgangspunten uit. Indien er verschillende beleidssporen bestaan voor verschillende domeinen (of onderdelen daarvan) laat deze op een inzichtelijke wijze op elkaar aansluiten. Documenten dienen waar relevant naar elkaar te verwijzen. Stel duidelijk prioriteiten (aan de hand van drie of vijf categorieën). Geef hierbij ook aan bij welke thema’s geen prioriteiten liggen en welke activiteiten uitgevoerd zullen worden bij bepaalde categorieën. Zorg ervoor dat de gestelde prioriteiten en daarvoor benodigde uren/-formatie in overeenstemming zijn met het toegekende aantal uren/ formatie.

Economisch beleid en perspectief gemeente Papendrecht (2018)

Vertaal de groeiagenda 2030 in een verdiepingsslag door naar een geactualiseerd lokaal uitvoeringsprogramma voorzien van SMART-doelen en middelen en leg dit voor aan de gemeenteraad. Richt het lokale uitvoeringsprogramma op die zaken die lokaal opgepakt moeten worden zoals het realiseren van een aantrekkelijk vestigingsklimaat voor jongeren en (hoger opgeleide) werknemers, versterken van de detailhandel en de ruimtelijk inpassing van bedrijvigheid.

41

HET PROCES, DE PRODUCTEN EN DE EFFECTEN VAN REKENKAMERONDERZOEK

Maak afspraken op het niveau van de Drechtsteden wat regionaal aangepakt wordt en voorkom dat regionale maatregelen een opsomming zijn van lokale acties. Vertaal de groeiagenda 2030 in een regionaal actieprogramma en laat de uitvoering ervan over aan de regio. Leg jaarlijks aan de raad verantwoording af over de doelrealisatie van het lokale en regionale uitvoeringsprogramma en geef aan op welke punten de uitvoeringsprogramma’s aangepast of aangescherpt moeten worden. Stuur actief om onderbesteding van middelen te voorkomen. Maak formatieruimte vrij om gemeente Papendrecht als regionale verbinder te positioneren op ambtelijk en bestuurlijk niveau (Papendrecht vormt geen bedreiging voor andere gemeenten in de Drechtsteden en kan vanuit een neutrale positie de belangen van de gemeente behartigen) en lever daarmee een positieve bijdrage aan de onderlinge samenhang in het economisch beleid van de regio. Claim daarmee een positie in de regio waardoor de gemeente optimaal kan profiteren van de regionale samenwerking. Zet in op het behoud van de positie in het Drechtstedenbestuur van de portefeuillehouder economie.

42