2. Reactie college op Boardletter 2020 aangepast getekend.pdf

Aan de gemeenteraad datum behandeld door ons kenmerk doorkiesnummer Onderwerp

28 januari 2021 S. Brouwer 2020-0176417 6242 Zienswijze college op Boardletter 2020.

Geachte mevrouw, heer,

Jaarlijks geeft de accountant met de Boardletter inzicht in ontwikkelingen die actueel zijn of op gemeenten afkomen. Ook wordt inzicht gegeven in de bevindingen uit de uitgevoerde interim controle over dat jaar. Deze controle is niet oordeelsvormend maar om het management handvatten aan te dragen om zo de interne beheersomgeving verder te verbeteren. De samenwerking en afstemming met de accountant verloopt prettig en is constructief. Een goed voorbeeld hiervan is de startbijeenkomst interim controle voor betrokken medewerkers die samen met BDO is georganiseerd. Ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen die spelen zijn de effecten van COVID-19 op en voor de gemeenten en de aankomende verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar het college. De invoeringsdatum is, zeker gezien het demissionaire kabinet, nog niet definitief. Dit neemt niet weg dat de interne controle hierop moet worden afgestemd. Daarnaast meldt BDO in haar benchmark Nederlandse gemeenten 2021 dat de financiële situatie van gemeenten onhoudbaar dreigt te worden. Er zijn oplopende tekorten en de weerstandscapaciteit van gemeenten neemt af. In Papendrecht is, mede dankzij de verkoop van Eneco voldoende weerstandscapaciteit aanwezig. Echter zal deze zonder maatregelen ook terug gaan lopen gezien het meerjarenbeeld van onze begroting. Geadviseerd wordt om zero based te gaan begroten.

Met het lopende ombuigingenproces is breed naar de begroting gekeken, waarbij op onderdelen door teams budgetten opnieuw zijn opgebouwd. Nu de begroting 2022 volledig opnieuw opbouwen is hierdoor niet aan de orde. Ook wordt geadviseerd het risicomanagement te structuren en minder versnipperd te organiseren. Risicomanagement is onderdeel van onze reguliere P&C cyclus, waarbij integraal wordt gekeken naar lokale risico's en risico's bij verbonden partijen. Dit wordt gecoördineerd vanuit team Financiën en getoetst door de concerncontroller. Het in kaart brengen, kwantificeren en mitigeren van risico's wordt organisatiebreed opgepakt. In 2021 zullen we in afstemming met BDO kijken waar deze werkwijze verbeterd en verbreed kan worden. Interne beheersing De gemeente hanteert een hybridevorm van interne beheersing. Er is bij processen sprake van zichtbare controle momenten (zoals het bestelproces en factuurafwikkeling), maar er is ook sprake van minder "harde" controles (zoals werken met (onder)mandaat) gebaseerd op vertrouwen in en de professionaliteit van medewerkers. Dit maakt dat we als organisatie snel kunnen acteren waar dat kan, en minder flexibel kunnen zijn wanneer het proces met bijbehorend risico erom vraagt. Deze werkwijze sluit alleen minder goed aan op te visie van de accountant, waarbij procesgerichte controle gebaseerd op hard controls uitgangspunt is.

Wel geeft de accountant aan dat onze handelingswijze niet ongebruikelijk is en bij veel andere gemeenten ook wordt toegepast.

Het is goed te lezen dat bij een aantal processen belangrijke stappen zijn gezet. De boardletter 2020 maakt echter ook duidelijk dat verdere verbetering van de interne beheersing om aandacht vraagt. Dit gericht op de komende rechtmatigheidsverantwoording door het college en het meer zichtbaar maken van controlehandelingen wanneer een significant procesrisico aanwezig is. Aandachtsgebieden 2021 Het naleven van de Europese aanbestedingsregels (Aanbestedingsrechtmatigheid) blijft een aandachtspunt. De in 2020 uitgevoerde pilot contractmanagement heeft helaas voor de korte termijn niet tot het gewenste resultaat geleid. Zowel de faciliteiten bij het SCD als de applicatie zelf zijn op dit moment nog niet passend om een nieuwe werkwijze door te voeren. Samen met het SCD wordt in 2021 verder gewerkt dit op te lossen. Uitgangspunt hierbij blijft eenvoudige en eenduidige registratie en makkelijk te ontsluiten (contract)informatie. Daarnaast wordt samen met bureau inkoop van het SCD een inkoopplan opgesteld voor 2021/2022. Hierbij wordt een structurele oplossing gezocht voor leveranties en diensten waarbij de gemeente qua omzet tegen de Europese aanbestedingsgrenzen aanzit. Het borgen en documenteren van prestatielevering is ook een aandachtspunt. Binnen de huidige afspraken kan het voorkomen dat medewerkers naast de bestelling ook de prestatielevering accorderen.

Overigens niet zonder de definitieve goedkeuring door de budgethouder (vier-ogen-principe). Dit wordt momenteel, vanuit doelmatigheid, niet bij alle leveringen gedocumenteerd. Wij vertrouwen hierbij op de professionaliteit van medewerkers. In 2021 worden de meer risicovolle transacties geïnventariseerd en zal betere vastlegging worden voorgeschreven. In de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording zullen we mede op basis van de frauderisicoanalyse de meest risicovolle (significante) processen in kaart brengen en waar nodig de procesgang aanpassen. Het advies om meer te werken met werkinstructies zullen wij daarin meenemen. Wij gaan ervanuit dat de organisatie in staat is om, samen met de accountant, te komen tot een optimale interne beheersing passend bij de omvang en kwaliteit van onze organisatie. De beschikbaarheid van capaciteit en middelen zal mede bepalend zijn voor het ambitieniveau en de doorlooptijd die nodig is daar te komen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Papendrecht, de secretaris, de burgemeester,

J.M. Ansems

A.J. Moerkerke