18. Concept Begroting BOVL 2025.pdf

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BUREAU OPENBARE VERLICHTING LEK-MERWEDE

Programmabegroting 2025 Definitief Opgesteld door M.D.(Rien) Bal MBA 14-03-2024

Bureau Openbare Verlichting Lek-Merwede Ambachtsstraat 1E ▪ 3371 XA Hardinxveld-Giessendam ▪ www.bureau-ovl.nl ▪ 0184-630708

Inhoud 1.

Inleiding........................................................................................................................................... 2

2.

Programmabegroting...................................................................................................................... 4 2.1.

Basispakket ............................................................................................................................. 4

2.1.1. 2.2.

Dienstencatalogus - Pluspakket ............................................................................................. 5

2.2.1.

3.

Algemeen ........................................................................................................................ 5

2.2.2.

Wat gaan we daarvoor doen .............................................................................................. 6

2.3.

Overzicht van de algemene dekkingsmiddelen ..................................................................... 7

2.4.

Overzicht van kosten van overhead ....................................................................................... 7

2.5.

Het bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting en onvoorzien ............................ 7

Paragrafen ....................................................................................................................................... 8 3.1.

4.

Wat willen we bereiken.................................................................................................. 4

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 8

3.1.1.

Algemeen ........................................................................................................................ 8

3.1.2.

Risico-overzicht ............................................................................................................... 9

3.1.3.

Risico – beschrijving ........................................................................................................ 9

3.2.

Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 10

3.3.

Financiering ........................................................................................................................... 11

3.4.

Structurele bijdrage per gemeente ...................................................................................... 11

Financiële Begroting ..................................................................................................................... 13 4.1.

Uitgangspunten opstellen financiële begroting 2025 ......................................................... 14

4.2.

Toelichting op de begroting.................................................................................................. 14

4.3.

Geraamde incidentele baten en lasten per programma ..................................................... 15

4.4.

Financiële positie .................................................................................................................. 15

4.5.

Overzicht beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen reserves ......................... 15

4.6.

Investeringen 2025 ............................................................................................................... 15

5.

Overzicht van de materiele vaste activa met economisch nut ................................................... 16

6.

Ontwerpbesluit ............................................................................................................................. 17

Pagina 1 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

1. Inleiding Algemeen Kerntaak van Bureau OVL is het uitvoeren van het beheer van de openbare verlichting en de centrale aansturing en bewaking op de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden hieraan. Bureau OVL voert in opdracht projecten voor de gemeenten uit. De taken bestaan concreet uit beheer en onderhoud en het uitvoeren van projecten. Beleid In april 2022 is CityTec na een Europese Aanbesteding gestart met het uitvoeren van storingsherstel en calamiteitendienstverlening. Projecten werden middels minicompetities op de markt gezet. In 2023 is er ook via een Europese aanbesteding een raamovereenkomst “Uitvoering projecten” aanbesteed. Op 1 juni 2023 is door de gemeenten de gunning verleend aan CityTec. CityTec beheert nu beide raamovereenkomsten. Dit heeft een efficiënte en effectieve uitwerking op de communicatie en de samenwerking voor, tijdens en na de uitvoering. Met de laatste aanbesteding is er een einde gekomen aan een langdurige periode van voorfinanciering door Bureau OVL van projectmaterialen en projectaannemers. In het nieuwe contract is geregeld dat de aannemer rechtstreeks in opdracht van de gemeenten de inkoop en uitvoering realiseert voor de uitvoering van projecten. De betalingen zullen ook rechtstreeks, onder de paraplu van de raamovereenkomst, door de gemeenten worden gedaan aan de contractaannemer.

Deelprojecten hoeven hierdoor niet meer separaat worden aanbesteed. In 2023 is er een herziene Dienstverleningsovereenkomst opgesteld, inclusief een dienstencatalogus pluspakket. De voorgaande DVO stamde uit de tijd van de oprichting van Bureau OVL in 2011 en is daarna nooit aangepast. De tekst is geheel herzien, doch passend binnen statutaire teksten van de Gemeenschappelijke Regeling. Een juridische redactie heeft hierop plaatsgevonden. Met de opstelling van beide documenten is er ook getracht er een dynamisch geheel van te maken, jaarlijks te evalueren en waar noodzakelijk aan te passen aan de actualiteit. Hiermee is er een heldere scheiding gelegd tussen het DVO pakket en het DVO+ pakket. De herziene DVO is door alle gemeenten ondertekend. Alle activiteiten vanuit Bureau OVL die niet vallen onder de DVO worden separaat geoffreerd en afgerekend na opdracht. Doordat gemeenten steeds meer gaan werken met de Raamovereenkomst Uitvoering Projecten OV krijgt het projectteam meer stabiliteit in het beheersen van het proces van projectcoördinatie in voorbereiding, begeleiding en toezicht op de uitvoering. Daardoor is een duidelijke budgetbewaking voor kosten en opbrengsten beheersbaar geworden.

De eigen exploitatie van het projectteam kan beter worden afgestemd, doordat omzet makkelijker is te prognosticeren en via declarabiliteit van de medewerkers bij de gemeenten worden afgedekt. Hierdoor ontstaat er ruimte bij de projectorganisatie voor onder meer het geven van adviezen en het maken van keuzes op het gebied van grootschalige vervanging en uitbreiding van de openbare verlichting. In de programmabegroting zijn de producten 'projecten' en 'de standaard dienstverleningsovereenkomst' nadrukkelijk van elkaar gescheiden. Door aan de financiële administratie een projectadministratie te koppelen kan zowel op proces als op geldstromen worden gestuurd. Financieel Voor 2024 is naar aanleiding van de overeenkomst tussen werkgevers VNG en WSGO en de bonden een flinke looncompensatie afgesproken. Dit betekent voor Bureau OVL voor een loonsomstijging vanaf 1 januari van 4,75% en vanaf 1 oktober nogmaals een stijging van 1,25%. De CAO- afspraak loopt tot 1 juni 2025. Daarnaast is er extra ruimte gecreëerd voor een toezichthouder projecten. Pagina 2 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Er is ook indexering op de indirecte kosten toegepast, conform de financiële verordening. Op verzoek van het bestuur wordt er verder vorm gegeven aan de organisatie en realisatie van Installatie Verantwoordelijkheid binnen Bureau OVL. De kosten die gemoeid zijn met het opzetten van een IV organisatie is voor 2025 begroot op € 32.500, -. Verwacht wordt dat voor de begroting 2025 de bijdrage per lichtobject niet verder zal stijgen. De prijs per object blijft voor 2025 vastgesteld op € 12,10. Begrotingsopbouw De structuur van de begroting sluit aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en is ten opzichte van de afgelopen jaren, naar aanleiding van de recente wijzigingen conform de hernieuwde BBV standaarden, aangepast. Bureau OVL heeft één programma, twee producten en een financiële begroting. Een bijlage als genoemd in het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Hoofdstuk 1, artikel 7 lid 3c met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld ontbreekt in de begroting, omdat Bureau OVL in één taakveld opereert. Tevens ontbreekt in het programmaplan de koppeling naar de beleidsindicatoren. Bureau OVL is namelijk niet makkelijk in te passen in één van de voorgeschreven taakvelden welke het ministerie BZK aangeeft. De beste match heeft de GR met het taakveld verkeer en vervoer.

Ten aanzien van het taakveld verkeer en vervoer zijn de hierbij aangegeven beleidsindicatoren niet van toepassing op de werkzaamheden welke de GR uitvoert. Derhalve zijn geen beleidsindicatoren opgenomen, maar is hiermee wel een korte uiteenzetting gemaakt omtrent het taakveld. Ontwikkelingen Het in 2024 voortgezette verbetertraject zal leiden dat er voor 2025 een goede structuur is neergezet, waardoor de samenwerking tussen Bureau-OVL, de gemeenten en de aannemer een dynamisch geheel kan zijn. Deze samenwerking wordt gekenmerkt door de beheersbare processen, tevreden opdrachtgevers én inwoners. Samenwerken naar een nieuwe, stabiele basis is een gezamenlijk belang. Door een onderlinge, open communicatie tussen beheerders en medewerkers van Bureau-OVL werken we aan een gezamenlijke doelstelling, verbeteren van de dienstverlening, rust en consolidatie. De komende jaren zal de focus zeker liggen bij het ver-LED-den van het complete areaal wat in beheer is bij Bureau OVL. De verwachting is dan ook dat storingen aan lichtobjecten drastisch zal afnemen. Overeenkomsten met netbeheerder Stedin In 2017 is voor elke gemeente de nieuwe uitgebreide 16c overeenkomst afgesloten met Stedin.

Met deze overeenkomst kunnen opdrachten voor het uitwisselen, het verplaatsen, het tijdelijk verwijderen en het definitief verwijderen van lichtmasten door Bureau OVL direct aan de aannemer gegeven worden zonder tussenkomst van de netbeheerder. De voorbereiding van de 16c activiteiten moeten net als het toezicht op de werkzaamheden uitgevoerd worden door medewerkers van Bureau OVL. De medewerkers van Bureau OVL krijgen voortdurend instructie op de actuele ontwikkelingen binnen Stedin. Bureau OVL is ook vertegenwoordigd in het BuRoDAS 1overleg en heeft periodiek op management niveau contact met de verschillende diensten van de netbeheerder Stedin en de collega-managers uit Drechtsteden, Rotterdam en Amersfoort. Daarnaast is Bureau OVL namens de gemeenten aangesloten bij het IGOV (Inter Gemeentelijk Overleg Openbare Verlichting) als onderdeel van de stichting Openbare Verlichting Nederland. (OVLNL.NL)

1

Is een gemeentelijk overleg tussen Bureau-OVL, Rotterdam, Drechtsteden, Amersfoort met Stedin. Pagina 3 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Risico De ontwikkeling qua mondiale onrust zorgt voor veel onzekerheid. Gevolgen hiervan die weerslag kunnen hebben op de uitvoering en leveranties (levertijden en stijgende materiaalprijzen) kunnen slecht worden ingeschat. In 2024 is door de contractaannemer per 1 januari het eerst een indexering toegepast op de raamovereenkomst. Het is de contractaannemer contractueel toegestaan om materialen en loonkosten te indexeren. Loonkosten een maal per jaar, materialen twee maal per jaar. Dit heeft direct gevolgen op de budgetten van de beheerders.

2. Programmabegroting 2.1. Basispakket De gemeente is als beheerder verantwoordelijk voor het goed en veilig functioneren van de openbare verlichting. Bureau OVL voert deze taken voor de gemeenten uit. Voor het kunnen uitvoeren van deze beheertaak moeten een aantal werkzaamheden worden verricht. Het doel is dat het beheer en onderhoud van het areaal van de openbare verlichting in de gemeente effectief en efficiënt verloopt.

2.1.1. Wat willen we bereiken Algemeen Bureau OVL verricht verschillende takken van beheer. Deze kunnen worden verdeeld in strategisch beheer, operationeel beheer en onderhoud. Deze taken liggen vast in een hiertoe afgesloten dienstverleningsovereenkomst (DVO). Strategisch beheer Strategisch beheer betreft het bepalen van lange termijndoelen voor de openbare verlichting en het implementeren daarvan op een effectieve en efficiënte wijze. De gemeente bepaalt zelf haar beleid De gemeente stelt zelf haar beleidsdoelen vast. Het is aan de gemeente om een beleids-, beheer- en vervangingsplan op te stellen. Daarin legt de gemeente de gewenste materialisatie en kwaliteit, de programmering en monitoring vast. Bureau OVL ondersteunt de gemeente daarbij Bureau OVL ondersteunt de gemeente bij de voorbereiding van de onder artikel 3.1.1. bedoelde activiteiten met haar deskundigheid. Zij geeft daarbij invulling aan haar rol om als kennis- en adviescentrum (zoals bedoeld in artikel 2.1.6.) te functioneren voor de gemeente. Kennis- en Adviescentrum Bureau OVL volgt vanuit haar functie als kennis- en adviescentrum de ontwikkelingen op het gebied van openbare verlichting zoals duurzaamheid, circulariteit en connectiviteit en stelt haar kennis en data beschikbaar aan de gemeente.

Indien de deelnemende gemeenten gezamenlijk een beleidsonderwerp aan de basistaken willen toevoegen verzorgt Bureau OVL de voorbereiding daarvan.

Overleggen en Contacten Bureau OVL onderhoudt contacten met de gemeenten Amersfoort, Dordrecht en Rotterdam in een overlegorgaan waarin zij gezamenlijk met netbeheerder Stedin alle voorkomende lopende en Pagina 4 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

toekomstige zaken bespreken teneinde de samenwerking bij het beheer en onderhoud van de verlichtingsobjecten te optimaliseren. Bureau OVL onderhoudt binnen haar werkgebied contacten met overheidsinstanties zoals Omgevingsdiensten, Provincies en Waterschappen. Daarnaast strekken de contacten zich ook uit tot regionale en landelijke organen op het gebied van openbare verlichting. Operationeel beheer Het operationeel beheer heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: 1. Het beheer van alle verlichtingsobjecten. 2. De directievoering op werkzaamheden door contractpartijen. 3. Het laten uitvoeren van schouwen. 4. Het behandelen en afhandelen van storingen en schades. 5. Het verzorgen van de energie-opgave naar de netbeheerder. 6. Het initiëren van vervangingsinvesteringen. 7. Het in opdracht geven van 16c werkzaamheden en het begeleiden hiervan. 8. Het coördineren van bodemonderzoeken en bodemrapportages. Onderhoud Het preventief onderhoud is er op gericht de openbare verlichting in goed functionerende staat te houden. Vanuit de dienstencatalogus pluspakket kunnen de onderstaande diensten worden afgenomen: 1. Preventieve vervanging van lampen, maar dit wordt steeds minder in verband met ver-LED-den van het complete areaal. 2. Het schoonmaak van de armaturen, de nieuwe modellen vervuilen erg sterk door spinraggen. 3. Schilderen van de masten. 4.

Vervanging van masten en armaturen (incidenteel) Het correctief onderhoud is gericht op het na storing of schade weer snel en effectief laten functioneren van individuele verlichtingsobjecten, betrekking hebbend op: 1. Meldingen en storingen. 2. Inspecties 3. Schades 4. Klachten In 2022 is er via een Europese aanbesteding een onderhoudsaannemer gecontracteerd voor storing en schade herstel. Bureau OVL bewaakt de gestelde reparatietermijn van vijf werkdagen en de hieruit voortvloeiende vervangingstermijn van 20 dagen na storingsherstel. Hiervoor is een code roodregeling van toepassing. Bureau OVL zorgt voor het beheer, bewaakt de kwaliteit van de werkzaamheden die door derden worden uitgevoerd en controleert voor gemeenten de inkoopfacturen. De budgetbewaking voor energie en onderhoud blijft bij de gemeenten.

2.2. Dienstencatalogus - Pluspakket 2.2.1. Algemeen In de Gemeenschappelijk Regeling Bureau Openbare Verlichting (GR OVL) is in artikel 3, lid 2 onder a t/m f beschreven wat de basistaken van Bureau Openbare Verlichting (Bureau OVL) zijn. Deze taken zijn voor alle deelnemende gemeenten gelijk. Op grond van artikel 3, lid 3 van de GR OVL is haar dienstverlening voor de basistaken nader omschreven in een met iedere gemeente afgesloten Dienstverleningsovereenkomst Basispakket.

Pagina 5 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Volgens artikel 3, lid 4 van de GR OVL zij ook als taak: “het verlenen van aanvullende diensten aan één, meer of alle gemeenten op het gebied van het beheren en in stand houden van de openbare verlichting, zoals het voorbereiden, coördineren, optreden als projectleider bij renovaties, reconstructies en projecten” Deze taken – plustaken - zijn, zoals uit de tekst blijkt, facultatief. Iedere gemeente bepaalt zelf of zij een dergelijke taak onderbrengt bij Bureau OVL of niet. Een beschrijving van de plustaken treft u aan in deze ‘Dienstencatalogus Pluspakket’

2.2.2. Wat gaan we daarvoor doen De plustaken in delegatie De gemeente heeft door vaststelling van de GR OVL haar bevoegdheden en taken zoals beschreven in artikel 3, lid 1 en 2 – de basistaken - in delegatie overgedragen aan het bestuur van bureau OVL. Dat betekent dat het bestuur van Bureau OVL niet alleen de bevoegdheid tot maar ook de verantwoordelijkheid heeft voor het uitvoeren van de basistaken. Krachtens artikel 5, lid 2 van de GR OVL dragen de gemeenten, evenals voor de basistaken, de bevoegdheid tot en de verantwoordelijk voor het uitvoeren van de in opdracht gegeven plustaken over aan Bureau OVL. De plustaken De plustaken vallen uiteen in twee categorieën. De eerste categorie betreft: - Preventief onderhoud - Lichtberekeningen - Beleids-, beheer- en uitvoeringsplannen De tweede categorie betreft: - Projecten. Te weten vervangings-, uitbreidings- en reconstructieprojecten. Voor alle plustaken geldt dat Bureau OVL alle mutaties die daaruit voortvloeien verwerkt in het beheersysteem.

De eerste categorie Voor diensten die onder de eerste categorie vallen kunnen gemeenten per geval en op ieder moment beslissen of zij die al dan niet afnemen bij Bureau OVL. Preventief onderhoud Onder preventief onderhoud wordt verstaan: alle routinematige activiteiten die worden uitgevoerd om de kans op uitval van de openbare verlichting te verkleinen. Preventief onderhoud is dus naar haar aard gericht op het voorkomen van gebreken aan het verlichtingsobject die de goede werking zou kunnen verstoren. De werkzaamheden zijn dus niet een reactie op een melding of klacht maar vloeien voort uit waarneming of ouderdom. De gemeente bepaalt zelf of zij preventief onderhoud wil toepassen. Het plannen, voorbereiden en begeleiden van preventief onderhoud kan daarom via het pluspakket worden ondergebracht bij Bureau OVL Het preventief onderhoud omvat de volgende taken: - Schouwen - Remplaceren Pagina 6 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

- Schilderen - Schoonmaken Lichtberekeningen Veelal zal een lichtberekening onderdeel zijn van een andere plustaak. Waar dat niet het geval is kan Bureau OVL separaat een lichtberekening verzorgen. Beleids-, Beheer- en uitvoeringsplannen Het verzorgen van een beleidsplan openbare verlichting, het daarop gebaseerde beheerplan en een uitvoeringsplan. Indien gewenst kunnen de onderdelen ook afzonderlijk worden afgenomen. De tweede categorie Diensten die onder de tweede categorie vallen kunnen alleen worden afgenomen als gemeenten zich vooraf hebben verbonden aan de aanbesteding van die diensten middels een raamovereenkomst (projectenbestek) met een bepaalde looptijd. Gemeenten die niet deelnemen aan de aanbesteding kunnen hun projectopdrachten dus niet onderbrengen bij Bureau OVL. De raamovereenkomst wordt door Bureau OVL voorbereid en aanbesteed namens de deelnemende gemeenten. De definitieve gunningsbrief wordt door alle deelnemende gemeenten ondertekend. Er ontstaat dus een overeenkomst tussen de winnende inschrijver en de gemeente. Werkzaamheden (het project) die vallen onder de reikwijdte van de raamovereenkomst worden door de gemeente zelf in opdracht gegeven. Het project wordt door de opdrachtnemer rechtstreeks afgerekend met de betreffende gemeente.

De gemeente is verplicht met Bureau OVL een contract af te sluiten voor de projectbegeleiding van en directievoering over het project. Er ontstaan derhalve per project twee opdrachten. Tussen gemeente en winnende inschrijver voor de uitvoering van het project en tussen gemeente en Bureau OVL voor de projectbegeleiding en de directievoering. Bureau OVL voert projectorganisatie, directievoering e toezicht uit op zowel vervangings-, uitbreidings- als reconstructieprojecten.

2.3. Overzicht van de algemene dekkingsmiddelen In de begroting over 2025 is geen overzicht van de algemene dekkingsmiddelen opgenomen, omdat deze niet van toepassing zijn op Bureau OVL. OVL heft namelijk geen lokale heffingen, heeft geen algemene uitkering uit het Gemeentefonds, keert geen dividend uit aan haar deelnemers, heeft geen saldo van de financieringsfunctie en heeft geen overige algemene dekkingsmiddelen waar een bestedingsdoel aan is gekoppeld.

2.4. Overzicht van kosten van overhead Bureau OVL kan een groot deel van haar kosten direct scharen onder het primaire proces waarin zij zich bevindt. Dit geldt echter niet voor de kosten van overhead die in mindere mate toe te rekenen zijn aan het primaire proces. Kosten van overhead worden toegekend aan de activiteiten (Beheer & Projecten), waarbij de interne afspraak geldt dat 12% van de projectenomzet als overheadkosten wordt toegekend aan het Projectendeel.

2.5. Het bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting en onvoorzien Bureau OVL is belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Na overleg met de Belastingdienst heeft de Belastingdienst bevestigd dat Bureau OVL een vrijstelling voor de vennootschapsbelasting Pagina 7 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

kan toepassen. Aan deze vrijstelling zijn voorwaarden verbonden. Voor 2025 wordt verwacht dat de vrijstelling kan worden toegepast. Derhalve is geen verschuldigde vennootschapsbelasting in de begroting opgenomen.

3.

Paragrafen

3.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3.1.1.

Algemeen

In de financiële verordening is in artikel 11, lid 1 opgenomen, dat het gewenste weerstandsvermogen in de vorm van een algemene reserve, 30% dient te bedragen van het totaal aan gemeentelijke bijdragen per lichtobject over het jaar t-1 afgerond naar boven op eenheden van € 1.000, -. Over het jaar 2024 (jaar t-1) is de bedoelde gemeentelijke bijdrage geraamd op € 611.788, -. Het gewenst weerstandsvermogen per ultimo van het boekjaar bedraagt dan € 184.000, -. Het werkelijke weerstandsvermogen in de vorm van de algemene reserve is € 157.000, -. Daarmee is het gewenste niveau nog niet bereikt maar is het weerstandsvermogen wel voldoende om de gekwantificeerde risico’s, zoals opgenomen in het risico-overzicht hierna, vrijwel geheel af te dekken. Blijkens artikel 11, lid 2 van de financiële verordening dient het bepaalde weerstandsvermogen ter dekking van de: - Algemene risico’s - Risico’s als gevolg van ziekteverzuim en overige personele verplichtingen - Risico’s in verband met projectmatige activiteiten - Interne financiering van investeringen Het werkelijke weerstandsvermogen moet voldoende zijn om die optredende risico’s, voorover die niet afgedekt zijn door voorzieningen of verzekeringen, op te vangen. Om hier inzicht in te krijgen zijn de risico’s in onderstaande tabel benoemd en gekwantificeerd.

Vervolgens is een inschatting gemaakt van de financiële invloed (impact) die een risico kan hebben op de exploitatie. Tenslotte zijn de risico’s beoordeeld op de kans van optreden en ingedeeld in risicoklassen. Om de impact te bepalen is uitgegaan van de percentages 10, 25 en 50. Voor de risicoanalyse zijn 3 risicoklassen gehanteerd en wel 80%, 50% en 25%.

Pagina 8 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

3.1.2. Risico-overzicht Risico

Bedrag

Impact 80%

Ontstaan van vacatures Achterblijvende omzet plustaken Dekkingsverlies op overhead Ziekteverzuim en personele verplichtingen

Interne financiering investeringen Algemene risico's

631.000 362.000 43.440 50.000

25% 50% 50% 25%

20.000 20.000

Kans 50%

Totaal 25%

78.875 45.250 5.430 3.125

78.875 45.250 5.430 3.125 132.680 20.000 20.000

Totaal

172.680

Beschikbaar weerstandsvermogen

156.406

Tekort aan weerstandsvermogen

16.274

3.1.3. Risico – beschrijving Ontstaan van vacatures De grootste kostencomponent is de personeelskosten. Het belangrijkste risico is het niet kunnen invullen van vacatures als die ontstaan. De arbeidsmarkt is van dien aard dat invulling van een vacature zondermeer niet vanzelfsprekend is. Het risico bestaat dat genoegen moet worden genomen met een medewerker die (nog) niet over de juiste competenties beschikt. Dat kan een risico vormen voor de kwaliteit van de dienstverlening. Wanneer de vacature noodgedwongen moet worden ingevuld met inhuur kan in financiële zin een risico optreden. Uitgegaan is van het geraamde bedrag aan personeelskosten in 2024 en een impact van 25%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 50%. Achterblijvende omzet plustaken De gemeenten zijn niet verplicht plustaken af te nemen. Het risico bestaat dat de geraamde omzet niet wordt gerealiseerd. Indien dat zich voordoet ontstaat een dekkingstekort op de personeelskosten. Uitgegaan is van de geraamde omzet 2024 en een impact van 50%. De kans dat het risico zich voordoet wordt geschat op 25%. Dekkingsverlies op overhead De plustaken dragen bij aan dekking van de overhead. De bijdrage bedraagt 12% van die omzet. Het risico is gerelateerd aan het vorige item. De impact en de kans zijn derhalve ook respectievelijk 50% en 25%.

Ziekteverzuim en personele verplichtingen Kosten van ziekteverzuim en doorlopende personele verplichtingen zijn een regulier bedrijfsrisico. Dit risico wordt ingeschat op € 50.000 met een impact en kans van beide 25%.

Pagina 9 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Interne financiering investeringen Bureau OVL beschikt niet over kredietfaciliteiten. Investeringen moeten daardoor met eigen middelen gefinancierd worden. Er wordt rekening gehouden met een jaarlijks benodigd bedrag van € 20.000. Algemene risico’s Voor restrisico’s die zich kunnen voordoen wordt een bedrag aangehouden van € 20.000.

3.2. Bedrijfsvoering Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de wijze waarop Bureau OVL gedurende een bepaalde periode als interne organisatie functioneert. Voor 2025 kan dit worden opgedeeld in verschillende zaken. Personeel De vaste personele bezetting bestaat naar verwachting op 1 januari 2025 uit 6 fte met 7 personen. Werkvoorbereider beheer 0,67 fte Adm. werkvoorbereider 1,00 fte Beheerder / werkvoorbereider 0,67 fte Toezicht / directievoerder beheer 1,00 fte Projectvoorbereiding – coördinatie projecten 1,00 fte Directievoerder 0,67 fte Algemeen manager 1,00 fte Buiten de vaste bezetting worden in 2025 externe krachten voor Projecten (directievoering, projectmanagement) ingehuurd. Er wordt gestreefd om begin 2025 een extra directievoerder te hebben aangetrokken voor de begeleiding van de projecten in uitvoering. Tot op heden is het nog niet gelukt aan deze vacature invulling te geven. Personeelszaken worden begeleid door een HR adviseur. Zij begeleidt de medewerkers van Bureau OVL in hun performance, na de toetreding en deelname aan de WSGO, cao-SGO en IKB. Er zijn voor de medewerkers nieuwe arbeidscontracten en functiebeschrijvingen opgesteld, digitale dossiers aangemaakt en een goede personeelsgesprek-cyclus ingevoerd. Het functiehuis Bureau OVL wordt in samenwerking met het adviesbureau Leeuwendaal rond medio 2024 vastgesteld.

Voor de indeling worden de HR21 normfuncties toegepast.(VNG standaardisering) Huisvesting Bureau OVL is gehuisvest in een gehuurd kantoorgebouw aan de Ambachtsstraat in HardinxveldGiessendam. De inrichting van de werkplekken wordt in 2024 aangepast conform de geldende Arbonormen. De locatie bestaat uit een algemene kantoorruimte, een kantoor voor de leidinggevende, een vergaderruimte, een kleine keuken en toiletruimten. Financiële administratie De financiële administratie wordt na een gehouden meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd door Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V. Deze organisatie zorgt ook voor de jaarlijkse financiële controle van de boekhouding. Sinds 1 januari 2024 is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de controle van de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening. In 2023 zijn alle statutaire documenten, stammend uit de tijd van de oprichting (2011) herzien en aangepast op de vigerende wet- en regelgeving. De herziene GR is aangepast naar nieuwe wet- en regelgeving en in 2024 vastgesteld.

Pagina 10 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Automatisering Bureau OVL maakt gebruik van een toekomstbestendig ICT-systeem. Dit systeem heeft in 2022 een upgrading ondergaan. Het systeem wordt actueel gehouden door de firma PROXSYS, zij zorgen voor de juiste en tijdige upgrading van het systeem. Er zijn beveiligingstools ingebracht die er voor zorgen dat het systeem beveiligd is tegen de zgn. hackers. Met deze stap is het ook mogelijk geworden om het gemeentelijk meldsysteem te koppelen aan het Beheersysteem MOON. De uitwisseling van persoonsgegevens is binnen het nieuwe systeem beveiligd. Voor het uitwisselen van persoonsgegevens in de koppeling MOON/FIXI is tussen de gemeenten en Bureau OVL een verwerkersovereenkomst gesloten. De gemeenten Gorinchem, Hardinxveld-Giessendam en HendrikIdo-Ambacht zijn met deze koppeling verbonden aan Bureau OVL. Deze koppelingen zijn in 2023 geactiveerd. De ervaringen zijn positief. Andere gemeenten onderzoeken nog of het mogelijk is om hun meldsysteem ook te koppelen aan MOON. Bestuurlijk Het Algemeen Bestuur zal in 2025 twee keer bijeenkomen. Het Dagelijks Bestuur naar verwachting vier keer. De voorzitter zal maandelijks een voortgangsgesprek met de algemeen manager voeren. De personele en financiële zaken komen aan de orde, alsmede de bedrijfsvoering en de afstemming met de aannemer en netbeheerder Stedin. Ook de voortgang van projecten en het beheer worden besproken.

3.3. Financiering De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van de financiële positie en de hieraan verbonden risico’s, alsmede het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden en de financiële geldstromen. Meer concreet gaat het om financiering van de uitvoering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen, waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet, en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 15 maart 2023 is het financieringsstatuut vastgesteld. Alle financiële transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. De wetgeving over schatkistbankieren is voor Bureau OVL niet van toepassing omdat het onder de financiële limiet voor verplicht schatkistbankieren zit. Gelet op de lage rentevergoeding van de Staat is schatkist-bankieren geen optie. Ook in 2025 zullen de financieringsactiviteiten van Bureau OVL vergelijkbaar zijn met situatie vóór medio 2020.

De huidige aannemer koopt levert zelf materialen in en doet dus de voorfinanciering van de materialen en rekent deze rechtstreeks af met de gemeenten. Bureau-OVL hoeft niet meer voor te financieren op inkoop van materialen en uitvoering van werken. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van € 300.000. Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van een kredietfaciliteit en vaste geldleningen o/g en u/g is het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde.

3.4. Structurele bijdrage per gemeente In onderstaand schema zijn de structurele bijdragen per gemeente weergegeven.

Pagina 11 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Aantal objecten 2024 Gorinchem 8.058 Hardinxveld-Giessendam 3.444 Hendrik-Ido-Ambacht 7.697 Molenlanden 10.587 Papendrecht 6.620 Vijfheerenlanden 14.155

Kosten 2024 (aant. * € 12,10) € 97.501,80 € 41.672,40 € 93.133,70 € 128.102,70 € 80.102,00 € 171.275,50

Totaal

€

Gemeente

50.561

toename 2025 Kosten 2025 t.o.v. 2024 (aant. * € 12,10) € 97.501,80 € € 41.672,40 € € 94.803,50 € 1.669,80 € 130.208,10 € 2.105,40 € 80.452,90 € 350,90 € 172.461,30 € 1.185,80 € 51.000 € 617.100,00 € 5.311,90

Aantal objecten 2025 8.058 3.444 7.835 10.761 6.649 14.253

611.788,10

Pagina 12 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Programmabegroting 2025 e.v. 608.110 €

976.580 € 2.996 €

1.755.097 € 53.796 €

945 €

€

Resultaat

126.370 €

18.260 €

53.300 €

33.700 €

631.450 €

48.500 €

65.000 €

979.576 €

1.582.265 €

127.244 €

16.388 €

46.389 €

33.882 €

578.428 €

38.459 €

914.307 €

1.808.893 €

Bureau Openbare Verlichting 2.600 €

1.000.800 €

132.400 €

16.500 €

54.300 €

37.900 €

653.400 €

48.800 €

57.500 €

1.003.400 €

2025

2024

€

126.200 €

16.500 €

50.355 €

35.130 €

584.300 €

61.500 €

708.280 €

1.583.210 €

Begroting totaal

Begroting totaal

2023

617.100,00 €

12,10 €

51.000

Rekening

Totaal: Lasten

€

€

€

€

€

€

€

2023

617.100 €

12,10 €

51.000

€

#

608.473 €

12,10 €

50.287

Totaal: Algemene kosten

Algemene kosten

Totaal: Afschrijvingen

Afschrijvingen

Totaal: Beheerslasten

Beheerslasten

Totaal: Huisvestingskosten

Huisvestingskosten

Totaal: Personeelslasten

Personeelslasten

Totaal: Beheerkosten

Beheerkosten

Totaal: Projectkosten

Projectkosten

Lasten

Totaal: Baten

Baten

€

Bijdrage Gemeenten

12,10 €

50.257

Herziene begroting Budget

€

#

Staat van baten en lasten

€

2.000 €

666.400 €

92.200 €

16.500 €

54.300 €

37.900 €

416.700 €

48.800 €

-

668.400 €

Begroting basis 2025

617.100,00

12,10

51.000 €

€

€

€

€

€

600 €

334.400 €

40.200 €

-

-

-

236.700 €

-

57.500 €

335.000 €

Begroting DVO+ 2025

Pakket

Plus

2.600 €

1.000.800 €

132.400 €

16.500 €

54.300 €

37.900 €

653.400 €

48.800 €

57.500 €

2.600 €

1.000.800 €

132.400 €

16.500 €

54.300 €

37.900 €

653.400 €

48.800 €

57.500 €

1.003.400 €

2.600

1.000.800

132.400

16.500

54.300

37.900

653.400

48.800

57.500

1.003.400

2028

2027

1.003.400 €

Begroting totaal

Begroting totaal

617.100,00

12,10

51.000

2026

617.100,00 €

12,10 €

51.000

Begroting totaal

617.100,00 €

12,10 €

51.000

4. Financiële Begroting

Pagina 13 van 17

4.1. Uitgangspunten opstellen financiële begroting 2025 De begroting is samengesteld op basis van de uitgangspunten zoals die zijn opgenomen in de financiële verordening. Daarin is onder andere het volgende opgenomen: “De lasten voor het basispakket (exclusief personeelslasten) worden jaarlijks geïndexeerd met het inflatiepercentage (jaarmutatie CPI, volgens de meest recente reeks, van t-2) doch met niet meer dan de werkelijk te verwachten kosten. De personeelslasten worden aangepast met de verwachte loonkostenstijging op grond van de geldende CAO”. Het te hanteren inflatiepercentage bedraagt 3 %. De kostenstijging leidt in de begroting 2025 ten opzichte van de primaire begroting 2024 niet tot een verhoging van de bijdrage per lichtpunt Daarmee is de kostenstijging in beide opzichten binnen het financiële kader gebleven.

4.2. Toelichting op de begroting Gemeentelijke bijdrage per lichtpunt Het gemeentelijke voorschot per lichtpunt bedraagt € 12,10. In de begroting is uitgegaan van 51.000 aansluitingen. Een groei van 1% t.o.v. 2024. Dit in verband met het gereed komen van enkele projecten. Projecten Met de gunning van de raamovereenkomst “uitvoering projecten” is er een einde gekomen aan de voorfinancierende tol van Bureau OVL. De geldstroom die via de boeken van Bureau OVL liep is opgedroogd. Op grond van realisatie in achterliggende jaren en de verwachting voor de komende jaren wordt een voorzichtige ambitie van de omzet begroot. Er zal vooral gestuurd worden op het verhogen van de declarabiliteit van de projectmedewerkers. We gaan er vanuit dat gemeenten de projecten via de raamovereenkomst laten lopen, waarbij zij zelf de opdracht verstrekken en de betalingen doen. Bureau OVL heeft in de projectensfeer dan een rol van Projectcoördinator ten behoeve van de voorbereiding, directievoering & toezicht en de installatieverantwoordelijkheid. Personeelslasten Bij Bureau OVL zijn zeven medewerkers in vaste dienst. De pensioenlasten zijn gebaseerd op de premiepercentages van het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds. Omdat Bureau OVL geen eigen risicodrager is, zijn de sociale lasten inclusief de premies voor WW, WIA, WAO e.d.

De medewerkers maken deel uit van de cao-SGO en maken gebruik van het personeelshandboek van de Gemeente Vijfheerenlanden. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zullen op basis van indexering stijgen. Er is uitgegaan van een stijging van 3 % t.o.v. 2024. Beheerlasten De totale beheerlasten zullen ten opzichte van 2024 nagenoeg gelijk blijven. Dit als gevolg dat het storing- en calamiteiten bestek op een goede manier wordt uitgevoerd door de contractaannemer. Facturen van leveranties en uitvoeringskosten worden na goedkeuring door Bureau OVL direct door de opdrachtgever betaald. Declarabele uren vanuit de dienstencatalogus pluspakket worden in rekening gebracht voor extra diensten boven op het basispakket. Afschrijvingen: De uitsplitsing van de afschrijvingen en het verloop van de boekwaarden staan in bijlage 1.

Pagina 14 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Algemene kosten: De algemene kosten zijn ten opzichte van 2024 met een stijging begroot van 1,5%. Er is een post opgenomen voor advisering op zowel financieel- als op HR vlak. Wet en regelgeving zijn de laatste jaren aangescherpt en ingevoerd. Conform de herziene regelgeving op accountancy is er een intern controller aangesteld door het bestuur die aan de accountant rapporteert op rechtmatigheid. Bureau OVL zal geen ongebreidelde expansie nastreven in 2025, maar zal wel steeds meer en nadrukkelijker communiceren met in- en externe stakeholders.

4.3. Geraamde incidentele baten en lasten per programma Er zijn geen incidentele baten en lasten in de begroting opgenomen.

4.4. Financiële positie De financiële positie van Bureau OVL blijkt uit de jaarrekening 2023 Doordat de materiaalinkopen voor de projecten niet meer via Bureau OVL zullen lopen, is de kans op een liquide probleem sterk gereduceerd. Bureau OVL zal de factuurstroom bewaken van betalingen per lichtobject en de optimalisatie van het factureren van declarabele uren.

4.5. Overzicht beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen reserves Bureau OVL heeft geen beoogde structurele toevoegingen en/of onttrekkingen aan de diverse reserves. Derhalve is hiervoor geen overzicht opgenomen in de begroting over 2025.

4.6. Investeringen 2025 Er zijn geen te verwachten investeringen in 2025 meegenomen. Een overzicht van materiele vaste activa met economisch nut is als bijlage toegevoegd.

Pagina 15 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting

Programmabegroting 2025 e.v. 19.150

apr-20

feb-21 jan-22 mrt-22 mrt-22 mei-22 aug-22 aug-22 nov-22 dec-22

Beheerpakket MOON implementatie

Kantoorautomatisering 8x Elitebook HP Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys Elitebook (Notebook 15") Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys HP Zbook Firefly 15 G8 Proxsys (upgrading ICT systeem) Proxsys (upgrading ICT systeem)

7.306

7.308

14.614

8.307

22.921

669 9.305

669 32.226

6.869 16.462

7.538 48.688

30.166 51.342

-

11.230 16.388

18.936 34.954

37.704 100.030

-

35.000

65.030

TOTAAL MATERIËLE VASTE ACTIVA

-

-

-

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

37.704

-

-

Totaal kantoorautomatisering

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

-

-

669 0 0 0 0 0 0 0 0

0

669 -

-

2008 107 300 124 845 1313 401 851 920

957

2.677 107 300 124 845 1.313 401 851 920

957

7.363 3.393 3.200 1.325 5.155 4.562 1.398 1.930 1.840

18.193

-

-

2.008 1.167 1.167 483 2.000 1.958 600 927 920

3.830

5.355 2.226 2.033 842 3.155 2.604 798 1.003 920

14.363

10.040 3.500 3.500 1.449 6.000 5.875 1.799 2.781 2.760

19.150

-

-

7.306 7.308 14.614

7.308

21.922

7.308

29.230

7.308

36.538

-

-

-

-

36.538

-

-

-

35.000

306 2.000 5.000 308 2000 5000

614 4.000 10.000

308 2000 5000

922 6.000 15.000

308 2000 5000

1.230 8.000 20.000

308 2000 5000

1.538 10.000 25.000

-

-

-

-

-

-

1.538 10.000 25.000

0 0 0

Boekw. 31-dec €

-

-

Afschr. 2028 €

10.040 3.500 3.500 1.449 6.000 5.875 1.799 2.781 2.760

20 33 33 33 33 33 33 33 33

20

1.538

Totaal kantoorinrichting

10.000 25.000

1.538

Kantoorinrichting Schetsontwerp kantoorinrichting Bureaustoelen Herinrichting kantoorruimte

20 20 20

-

999

999

1.328

2.327

1.328

3.655

2.983

-

1.328

1.655

6.638

-

-

6.638

Totaal kantoorinventaris

dec-23 jun-24 jun-24

-

0 908 91

908 91

Boekw. 31-dec €

137 1090 101

Afschr. 2027 €

137 1.998 192

Boekw. 31-dec €

137 1090 101

Afschr. 2026 €

274 3.088 293

Boekw. 31-dec €

411 2.362 210

Afschr. 2025 €

-

Boekwaarde 31-12-2024 €

137 1.090 101

t/m 2024 €

274 1.272 109

t/m 2023 €

685 5.450 503

t/m 2024 €

-

20 20 20

%

-

jan-22 okt-22 nov-22

Jaar

Afschrijvingen desinvesteringen regulier 2024 2023 2024 € €

685 5.450 503

Kantoorinventaris Siemens (koffiezetapparaat) Albeka - bureaustoelen Trust Iris (conference camera)

Omschrijving

Aanschaffingswaarden investe- desinvesteringen ringen 2024 2024 t/m 2023 € € €

5. Overzicht van de materiele vaste activa met economisch nut

Bureau Openbare Verlichting

Pagina 16 van 17

6. Ontwerpbesluit AB Bureau OVL : 10 juli 2024 Agendapunt : Nummer : 2024-003 Onderwerp:

Programmabegroting 2025 e.v.

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting besluit: - De programmabegroting 2025 vast te stellen; - Het voorschot per lichtmast voor 2025 aan te houden op € 12,10

Aldus besloten in de algemeen bestuur vergadering, gehouden op 10 juli 2024

Besloten op 10 juli 2024

De secretaris

De voorzitter

M.D. Bal

T. Meijdam

Pagina 17 van 17

Programmabegroting 2025 e.v.

Bureau Openbare Verlichting