1. Boardletter 2020 gemeente Papendrecht.pdf

T: +31 (0)10 24 24 600 E: rotterdam@bdo.nl www.bdo.nl

BDO Audit & Assurance B.V. K.P. van der Mandelelaan 40, 3062 MB Rotterdam Nederland

VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad van de Gemeente Papendrecht T.a.v. mevrouw C.G.M. Bus Postbus 11 3350 AA PAPENDRECHT

Rotterdam, 29 januari 2021 Betreft: Boardletter interim-controle 2020 Kenmerk: MS/RA21-18

Geachte mevrouw Bus, In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij de interim-controle uitgevoerd. Met deze brief geven wij u inzicht in de hoofdlijnen van onze bevindingen en observaties. Een interim-controle is gericht op het inzicht verkrijgen in de effectiviteit en toetsbaarheid van de interne beheersomgeving en mondt uit in aanbevelingen ten behoeve van het management ter optimalisatie van de interne beheersomgeving. Wij geven dan ook geen oordeel over de kwaliteit van de interne organisatie op zichzelf. Coronacrisis Het jaar 2020 heeft met name in het teken gestaan van de Corona-pandemie. Dit heeft zowel van de ambtelijke organisatie als van u als toezichthoudend orgaan aanpassingen gevraagd. Het vele thuiswerken en vergaderen via online middelen geeft een andere dynamiek en heeft ook haar beperkingen. Daarnaast dicteert deze situatie veel bestuurlijke agenda’s en overleggen. Tijdens de interim-controle hebben wij de gevolgen van Corona voor de jaarrekening 2020 beoordeeld. Uit onze interim controle blijkt dat de informatievoorziening vanuit het college aan de raad frequent plaatsvindt via een wekelijkse raadsinformatiebrief met de ontwikkelingen. Binnen de organisatie is een coronawerkgroep in het leven geroepen die vakteams ondersteunt bij de Corona gerelateerde vragen en verzoeken die binnen komen bij de gemeente.

Financiële verantwoording over de impact van Coronamaatregelen en gevolgen hiervan vindt met name plaats via de concernrapportages en de kadernota. Naast inrichting van de informatievoorziening en de vertaling hiervan naar de inkomsten en uitgaven van de gemeente, hebben wij nog enkele andere gebieden onder de aandacht gebracht bij het college. Wij hebben het volgende geadviseerd: • Na te gaan wat het effect van Corona is op de interne beheersing en de VIC inzake de uitgaven en inkomsten, met name gezien het vele op afstand werken. • Niet alleen om de effecten van Corona op programma’s en taken te analyseren, maar ook op belangrijke balansposities en het weerstandvermogen. Rechtmatigheidsverantwoording Behandeling van de wet stond gepland voor december, maar is inmiddels verplaatst naar begin 2021, waarna de wet nog door de Eerste Kamer goedgekeurd moet worden. Ondanks het aftreden van het Kabinet is deze wetgeving niet als controversieel verklaard. Invoering in 2021 ligt dan nog steeds in de lijn der verwachting. Wij adviseren het College en de ambtelijke organisatie alle nodige voorbereidingen te treffen in dit kader en ook de raad hier in mee te nemen in de aanloop naar de benodigde besluitvorming. Statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 17171186. BDO Audit & Assurance B.V.

is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam “BDO” optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

1 | nieuwe perspectieven

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Met de invoering wordt het college immers expliciet zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheids-verantwoording door een (onderbouwde) mededeling te doen omtrent de naleving van de geldende wet- en regelgeving. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie. Wij verwachten dat dit een aanzienlijke uitdaging wordt, maar naar onze mening ook een kans biedt voor de organisatie en de interne beheersing. Uit de notitie van de commissie BBV hierover blijkt dat er een standaard model van de verklaring komt. Belangrijke aspecten zijn dat de rechtmatigheid wordt beperkt tot drie rechtmatigheidsaspecten, de gemeenteraad de tolerantiegrenzen kan bepalen (tot 3%) en dat bevindingen moeten worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. De commissie BADO komt naar verwachting ook nog met een nadere uitwerking en toelichting. BDO ziet de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording als een kans om de controlerende rol van de gemeenteraad te versterken en te investeren in een verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering.

Het gaat daarbij om fundamentele vragen als: • Op welke onderwerpen en met welke diepgang wilt u kaders stellen en controleren? • In hoeverre werkt het college rechtmatig en/of bent u in control? • In hoeverre is uw bedrijfsvoering, interne controle en IT beheer op orde en wat is ervoor nodig om daar te komen? • En misschien wel de moeilijkste vraag van allemaal: wat zijn de ambities van het college en uw raad en is uw huidige organisatie in staat om aan die doelen en verwachtingen te voldoen? De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent niet dat er minder rechtmatigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, maar dat het college deze zelfstandig/intern moet inrichten, uitvoeren, controleren en rapporteren. Als accountant zullen wij die werkzaamheden vervolgens toetsen, teneinde te kunnen vaststellen en verklaren dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouw beeld geeft. In het kader van onze natuurlijke adviesfunctie denken wij met uw organisatie mee over het in kaart brengen van de stappen die moeten worden doorlopen om deze afwegingen en overwegingen op procesniveau en per risico expliciet te maken en vast te leggen. Dit kan leiden tot aanscherping van de procesgang in de lijnorganisatie en/of tot meer focus vanuit de VIC op specifieke processen en risico’s.

Belangrijkste aandachtsgebieden Onze bevindingen zijn overwegend gelijk aan voorgaand jaar, wat mede samenhangt met de andere prioriteiten die de Corona-pandemie met zich meebracht. Er is vooral sprake van aandachtspunten op het gebied van de zichtbaarheid en toetsbaarheid van de interne beheershandelingen. Deze liggen verder in het bijzonder op de vlakken van: • Preventieve beheersing ten aanzien van voldoen aan EU Aanbestedingsregels, o.a. door gebruik te maken van een contractregistratie en monitoring. • Het in de lijn beter borgen van het documenteren van de prestatielevering. • Vastlegging van de procesgang en eenduidige werkinstructies waarbij ook borging plaatsvindt van controletechnische functiescheiding in de relevante processen. • Het actueel houden en gebruiken van de frauderisicoanalyse de bepaling van te nemen maatregelen onderkende risico’s te mitigeren. Mede door de coronacrisis heeft de organisatie een focus in prioritering moeten maken waardoor niet alle verbeterpunten ten aanzien van de processen ter hand zijn genomen. Dit is gezien de huidige situatie een logisch gevolg.

2 | nieuwe perspectieven

Wel zijn er enkele belangrijke stappen in processen zichtbaar: • Er worden periodiek budgetgesprekken met budgethouders gehouden waarbij alle uitputtingen van budgetten worden besproken. Dit verbetert de interne beheersing van de organisatie zodat mogelijke tussentijdse bijsturing mogelijk is (correcties kunnen eerder in het proces gerealiseerd worden). • Al het vastgoed en de bijbehorende activiteiten zoals verhuur is onder gebracht op één afdeling. Ook dit komt de beheersing van de organisatie ten goede. De afdeling is bezig om verbeteringen in de processen (uniformiteit) door te voeren: • Helaas voldoet de contracten module van de leverancier van de grootboekadministratie niet aan de verwachtingen van de gemeente, waardoor de pilot met deze applicatie is gestopt. De gemeente is nu bezig om een verplichtingenadministratie op te zetten en zal in 2021 blijven kijken naar andere mogelijkheden voor een contractenregister. • Enkele bevindingen die wij aan de organisatie hebben gemeld inzake de verstrekking van omgevingsvergunningen worden direct opgepakt, aanpassingen in het proces zijn nu onderhanden en zullen op korte termijn tot verbetering moeten leiden. • Verbijzonderde interne controle werkzaamheden worden volgens plan uitgevoerd en worden nauwkeurig vastgelegd. Er vindt een gedegen evaluatie van bevindingen plaats.

De gemeente heeft een bewuste keuze gemaakt om te kiezen voor een VIC die op output controleert. Dit houdt in dat transacties ‘gegevensgericht’ gecontroleerd worden waarbij met name aan de hand van brondocumentatie (zoals inkomende facturen, afgesloten contracten, verstrekte vergunningen etc.) wordt vastgesteld dat volgens de geldende wet- en regelgeving is gehandeld. Dit is een bewuste keuze van de organisatie. Dit kan ook betekenen dat rechtmatigheidsfouten zoals onrechtmatige aanbestedingen niet meer achteraf gecorrigeerd kunnen worden. Veel gemeenten van uw omvang maken deze keuze. Wij adviseren u voor de significante processen (processen waarvoor de kans groter is dat zich een grote fout voordoet) te overwegen deze interne beheersing wel op te stellen en in de processen te implementeren. Dit geldt dan met name voor grondexploitaties, memoriaalboekingen en mogelijke onderkende frauderisico’s. Ter afsluiting Ondanks dat in het kader van de jaarrekeningcontrole op dit moment geen sprake is van een voldoende toetsbare interne beheersomgeving is goed zicht op de interne aandachtspunten vanuit de VIC-werkzaamheden. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance namens deze,

w.g. C.M. Steehouwer MSc RA

3 | nieuwe perspectieven