26-02-24.13 Kaderstellend document Raadsrapporteurs Overbetuwe 3.0

Kaderstellend document Raadsrapporteurs en Verbonden Partijen Gemeente Overbetuwe 3.0 Nummer: 12288

Algemeen kader Doel

•

Rol raadsrapporteurs

• • • • • •

Rol raadsrapporteurcoördinator

• • • • • • • •

Relevante betrokkenen (alle communicatie in samenwerking met / via griffie)

• • • • • •

Ambitie verantwoordelijkheden per geprioriteerde GR

• •

meer grip op de samenwerking ten bate van kaderstellende en controlerende rol van Gemeenteraad Overbetuwe (verder: Raad) met name wat betreft Gemeenschappelijke Regelingen (verder: GR-en) en eventueel andere thema’s, door het zoeken van verbinding met alle betrokkenen om informatie op te halen, te delen en verdieping te zoeken; breed informeren raad om de raad (beter) in positie te brengen. contactpersoon/aanspreekpunt voor en vertegenwoordiging van raad voor alle betrokken partijen (zie relevante betrokkenen); rapporteur in de raad als signaleringsfunctie bij relevante informatie over afwijkingen of ontwikkelingen voor een specifiek(e) GR en/of thema; bruggenbouwer naar andere deelnemende raden om standpunten gezamenlijk naar voren te brengen waar mogelijk (pragmatisch) samen te werken; inhoudelijke voorbereiding en agenderen van besluiten met betrekking tot en besluitvorming binnen de GR-en is en blijft de verantwoordelijkheid van het gemeentelijk lid Algemeen Bestuur (AB); in samenwerking gezamenlijk eigenaar van het functioneren van de raadsrapporteurs met inzet van een raadsrapporteurcoördinator.

in samenwerking met raadsrapporteurs, ambtelijk contactpersoon verbonden partijen en griffie uitvoering geven aan de algemene activiteiten van raadsrapporteurs; voorstellen doen voor gezamenlijke bijeenkomsten voor kennisuitwisseling/evaluatie; zorgdragen voor (verbetering van) efficiënt verloop van het raadsrapporteurschap; initiëren van en invulling geven aan en faciliteren van gezamenlijke bijeenkomsten; voorbereiden evaluaties, inclusief prioritering (inhoudelijk & proces); voorstellen doen m.b.t. start, gebruik en verder exploreren van methode Duisenberg1; voorstellen doen voor politieke avonden, in geval van evaluaties & prioritering en evt. overige zaken; initiatief nemen om politieke avonden al dan niet in samenwerking met de raadsrapporteurs voor te bereiden (inhoudelijk & proces). raads- en burgerraadsleden Overbetuwe; verbonden Partij; portefeuillehouder/lid AB vanuit Overbetuwe; ambtelijke contactpersoon Overbetuwe verbonden partij; inwoners Gemeente Overbetuwe en deelnemende (buur)gemeenten; raads- en burgerraadsleden deelnemende (buur)gemeenten al dan niet via griffie van deelnemende (buur)gemeenten.

proactief eigen opdracht(en) formuleren of organiseren en aan de raad voorstellen, waar mogelijk en/of nodig; proactief ophalen en uitwisselen van informatie bij/tussen relevante betrokkenen al dan niet middels een (gezamenlijk) overleg of via de website van de verbonden partij (AB-stukken) en raad;

1 Zie voetnoot 4

1

•

• • • •

•

Functioneren raadsrapporteurs

• • •

• Algemene activiteiten raadsrapporteurs

•

vroegtijdig delen van informatie met raads- en burgerraadsleden/fracties. In samenwerking met ambtelijk contactpersoon verbonden partij en/of thema agenderen en voorbereiden van onderwerpen ter bespreking tijdens Politieke avonden als die voor de raad als geheel van belang zijn, bijvoorbeeld bij afwijkingen of nieuwe beleidsontwikkelingen, zodat het gemeentelijk AB-lid input van de raad tijdig kan meenemen dan wel dat het raadsstandpunt bekend is voordat (een wijziging in) de regionale beleidscyclus of het afstemmingsproces aanvangt2; initiëren en intern afstemmen van Overbetuwse raadsstandpunten en (concept)zienswijzen en waar mogelijk voornoemde afstemmen met de raad(sleden) van deelnemende (buur)gemeenten; informatie op verzoek van individuele raads- en burgerraadsleden/fracties naar de gehele raad terugkoppelen; stroomlijnen van processen rondom relevante informatievoorziening, bijvoorbeeld met betrekking tot wijzigingen dan wel jaarstukken in samenwerking met de Griffie; instellen van een structureel kaderstellend en controlerend debat (kan voor meerdere GR-en en/of thema’s, in samenwerking met andere raadsrapporteurs) volgens reguliere P&C-cyclus; kaderstellend voor de begroting en controlerend na de jaarrekening3; na bovengenoemd debat, informatie analyseren op relevantie, uitvoeren van een cyclische analyse rondom de begroting en jaarrekening aan de hand van de methode

Duisenberg4 bestaande uit zes hoofdvragen: 1. Wat is het beleid van de GR op hoofdlijnen? 2. Welke doelen zijn gepland/behaald? 3. Welke prestaties zijn gepland/geleverd? 4. Wat gaat het kosten/heeft het gekost? 5. Wat is het oordeel over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? 6. Welke conclusies en aanbevelingen heb ik als raadsrapporteur aan de raad? invoeren en gebruik van methode Duisenberg voor geprioriteerde GRen en/of thema’s; kennisuitwisseling: twee keer per jaar en in het jaar van evaluatie & prioritering drie- à viermaal per jaar; bij stemming/besluiten in bijeenkomsten van officieel ingestelde organen wordt de raad vooraf tijdig geïnformeerd. Afhankelijk van de vergaderplanning, via inspreken tijdens de raadsvergadering bij agendapunt ‘verbonden partijen’ of via email aan de gehele raad via de griffie en/of rechtstreeks aan de fractievoorzitters. Informatie betreft korte beschrijving te nemen besluit(en) en het voorgenomen besluit/standpunt van de raadsrapporteurs namens de raad van Overbetuwe; terugkoppeling raad minimaal eenmaal per kwartaal per geprioriteerde GR en/of thema (aanlevering vindt achteraf plaats).

initiëren van / verzoeken om (structureel) overleg met raadsrapporteurs van andere GR-en en/of thema’s over de invulling en uitvoering raadsrapporteurschap, bijvoorbeeld om te inspireren en te verbeteren, al dan niet in officieuze of ook officiële (bijv. RTG) vergaderingen; evenals in samenwerking met andere relevante

2 Zie essay “Grip op samenwerking in de praktijk, lessen en best practises uit gemeenten” van Berenschot en

Proof adviseurs, pagina 12. 3 Zie essay “Grip op samenwerking in de praktijk, lessen en best practises uit gemeenten” van Berenschot en Proof adviseurs, pagina 13. 4 Voor de methode Duisenberg zie https://vng.nl/artikelen/methode-duisenberg-raadsrapporteurs-hetexperimenterenwaard, https://vng.nl/nieuws/raadsrapporteur-versterkt-positie-raad-op-jeugdzorg, https://gelderlandacademie.nl/2019/11/28/je-gaat-er-nog-steeds-over/

2

•

• •

stakeholders, zoals mensen vanuit de GR-en en deelnemende (buur)gemeenten; voorbereiden van periodieke evaluatie en prioritering(skaders) van GR-en en/of thema’s voor inzet raadrapporteurs in de volgende termijn in samenwerking met ambtelijk contactpersoon verbonden partijen en griffie, en in afstemming met de benoemde raadsrapporteurs; doorlopend vormgeven en verbeteren van samenwerking raadsrapporteurs met griffie; ad hoc terugkoppeling geven aan de raad tijdens de maandelijkse raadsvergadering.

Algemeen proces Evaluatie & prioritering inzet raadsrapporteurs

• • • •

• Criteria voor prioritering GR

• • • • • •

Benoeming raadsrapporteur

• • •

Benoeming raadsrapporteurcoördinator Termijn binnen één raadsperiode

• •

Tijdsbesteding

• •

• • •

in de raadsvergadering in februari waarin de raadsperiode eindigt; de evaluatie betreft de inzet van raadsrapporteurs zoals vastgelegd in dit document en kan leiden tot concrete verbetervoorstellen en/of aanpassingen van het geheel of afzonderlijke onderdelen; de prioritering voor inzet raadsrapporteurs bevat een onderbouwd voorstel van GR-en en/of thema’s waarvoor wordt voorgesteld om raadsrapporteurs te benoemen; via een voorbereidende vergadering één maand voor de raadsvergadering, op basis van een raadsvoorstel door de raadsrapporteurs in samenwerking met de Griffie en Raadsrapporteurcoördinator. Tussentijds instellen van raadsrapporteurs voor een aanvullende en/of andere dan een eerder geprioriteerde GR is op ieder moment mogelijk op basis van een onderbouwd voorstel. financiële bijdrage gemeente; afvaardiging namens gemeente gevraagd; impact op de gemeente; risico’s; trends & ontwikkelingen; inbreng raad, college en ambtelijke organisatie (vrije invulling, bijvoorbeeld via eventuele enquête, rondetafelgesprek of anderszins). 2 raadsrapporteurs per verbonden partij en/of thema met uitzondering van GR-en waarvoor een afwijkende afvaardiging wordt gevraagd5; 3 raadsrapporteurs voor de Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen; bij voorkeur één raads- of burgerraadslid6 vanuit de coalitie en één raads- of burgerraadslid vanuit de oppositie.

één raads- of burgerraadslid; proces benoeming is gelijk aan die van raadsrapporteurs (inventarisatie door de Griffie gevolgd door benoeming etc.). 4 jaar (volledige raadsperiode); mogelijkheid tot een herbenoeming in een nieuwe raadsperiode; rotatie van raadsrapporteurs en/of GR-en is wenselijk i.v.m. kennisspreiding van GR-en in de raad en het voorkomen van tunnelvisie. afhankelijk van de GR en/of thema; naar inzicht en mogelijkheden van individuele raadsrapporteurs.

5 Niet voor elke verbonden partij hoeft een raadsrapporteur aangewezen te worden en sommige GR-en stellen voorwaarden

aan het aantal afvaardigingen namens een raad, zoals de Euregio Rijn-Waal die een primaire afvaardiging van twee raadsleden vraagt, aangevuld door benoemingen vooraf van vaste vervangers. Zie essay “Grip op samenwerking in de praktijk, lessen en best practises uit gemeenten” van Berenschot en Proof adviseurs, pagina 12. 6 Met uitzondering van GR-en waarvoor is vastgesteld dat alleen raadsleden kunnen deelnemen aan officieel ingestelde organen (zoals bijvoorbeeld de Euregio Rijn-Waal; en de Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen volgens reglement van orde regioagendacommissie d.d. 8 maart 2021).

3

Vergoeding

•

Proces benoeming

• •

uitvoering als integraal onderdeel van de verantwoordelijkheden raadsen burgerraadsleden zonder separate (financiële) vergoeding. voorstel van kandidaten geïnventariseerd door de griffie in samenwerking met raadsrapporteurcoördinator; benoeming vier jaar in eerste vergadering van nieuwe raadsperiode voor de GR-en en/of thema’s die op basis van de evaluatie en het prioriteringsvoorstel van de voorgaande raad in februari zijn voorgesteld.

4