25-06-19.21 relevant stuk 2 Evaluatie evenementenbeleid

Evaluatie

Evenementenbeleid Gemeente Overbetuwe Maart 2024

Inhoudsopgave MANAGEMENT SAMENVATTING .....................................................................................................4 1

INLEIDING ..................................................................................................................................6

DOEL, AANLEIDING EN BELEID .................................................................................................................6 DOEL .........................................................................................................................................................6 BELEIDSKADER EN AANLEIDING .......................................................................................................................6 AFBAKENING.......................................................................................................................................7 OPZET ONDERZOEK...............................................................................................................................7 LEESWIJZER.........................................................................................................................................7 2

EVENEMENTENBELEID OVERBETUWE ........................................................................................8

BELEIDSKADER.....................................................................................................................................8 MISSIE EN VISIE ...................................................................................................................................8 KADERS .............................................................................................................................................8 ROL VAN DE GEMEENTE .........................................................................................................................8 FACILITEITEN .......................................................................................................................................9 FINANCIEEL .........................................................................................................................................9 UITVOERINGSBELEID ...........................................................................................................................10 KADERS ...........................................................................................................................................10 ROL VAN DE GEMEENTE........................................................................................................................10 FACILITEITEN

.....................................................................................................................................11 FINANCIËN........................................................................................................................................11 INVLOED CORONA ..............................................................................................................................12 3

BEVINDINGEN ..........................................................................................................................13

3.1

HET EVENEMENTENBELEID ...........................................................................................................13 BELEIDSKADER ...................................................................................................................................13 UITVOERINGSBELEID............................................................................................................................14 3.2 ROL VAN DE GEMEENTE ..............................................................................................................14 3.2.1 VERGUNNINGVERLENING .............................................................................................................14 3.2.2 GELUID ....................................................................................................................................16 3.2.3 TOEZICHT EN HANDHAVING ..........................................................................................................16 3.2.4 COMMUNICATIE EN ORGANISATIE ..................................................................................................17 3.3 FACILITEITEN ............................................................................................................................17 3.4 FINANCIEEL

..............................................................................................................................18 3.5 VRIJWILLIGERS ..........................................................................................................................18 4

CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN..............................................................................................19

CONCLUSIE .......................................................................................................................................19

2

AANBEVELINGEN ................................................................................................................................19 BIJLAGEN .......................................................................................................................................22 1: VERGELIJKING MET ANDERE GEMEENTEN ..........................................................................................22 2 RESULTATEN ENQUÊTE ..................................................................................................................25 3 INTERVIEW VRAGEN ......................................................................................................................33

3

Management samenvatting De gemeente Overbetuwe heeft het evenementenbeleid uit 2013 laten evalueren om te bepalen of het nog effectief is en waar verbeteringen mogelijk zijn. De evaluatie is uitgevoerd in samenwerking met vertegenwoordigers van verenigingen, stichtingen, evenementenorganisatoren, hulpdiensten en de gemeente zelf. Het traject omvatte twaalf interviews met organisatoren en gemeentemedewerkers, aangevuld met telefonische consultaties met vijf organisatoren. Daarnaast werd een digitale enquête verstuurd naar 200 vergunning aanvragers in 2022/2023, waarvan er 61 hebben gereageerd. Conclusie De evaluatie van het evenementenbeleid (2013) van Overbetuwe richtte zich op de werkbaarheid van vergunningprocedures en veiligheidsplannen, met aandacht voor de rol van de gemeente, faciliteiten en financiën. Het beleid draagt bij aan aantrekkelijke en veilige evenementen en de missie, visie, en beleidskaders blijven actueel. Echter, de uitvoering, met name de vergunningaanvraagprocedures en aanvullende documenten, vraagt om verbetering. Aanbevelingen Deze aanbevelingen versterken de rol van de gemeente als facilitator en ondersteunen organisatoren bij de organisatie van veilige, aantrekkelijke evenementen, wat bijdraagt aan de levendigheid in Overbetuwe. Deze aanbevelingen zijn in te delen in vier onderwerpen: Beleids- en uitvoeringskaders  

Wet- en regelgeving: Communiceer actief over wijzigingen om organisatoren up-to-date te houden; Gelijke behandeling: Waarborg gelijkheid bij toewijzing van faciliteiten volgens het uitvoeringskader.

Procedures  

Maak verantwoordelijkheden en procedures duidelijker voor organisatoren en gemeente, en vereenvoudig goedkeuringstrajecten; Duidelijke werkprocessen: Definieer rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente, inclusief taakverdeling tussen teams.

Proces vergunningaanvraag    

Meerjarige vergunningen: Introduceer vergunningen voor meerdere jaren voor jaarlijks terugkerende evenementen om administratieve lasten te verlichten; Vooroverleg: Organiseer verplicht overleg voor risicovolle evenementen met relevante adviseurs; Jaarlijkse evaluaties: Organiseer evaluaties met betrokken partijen om samenwerking te bevorderen en verbeterpunten te identificeren; Formele evaluaties: Evalueer risicovolle evenementen, intern en met organisatoren, om lessen te trekken.

4

Instrumenten  Spreiding werkdruk: Maak een jaarplanning en moedig tijdige vergunningsaanvragen aan;  Digitalisering: Introduceer een digitaal aanvraagformulier met statusupdates, duidelijkheid over type evenement (A, B, of C) en verplichte documenten;  Online gereedschapskist: Bied een hulpmiddel met sjablonen, regels, plattegronden en een stappenplan voor vergunningaanvragen;  (Telefonisch) evenementenspreekuur: Stel een vast moment in voor vragen en verbeter de communicatie;  Telefonische bereikbaarheid van een coördinator: Zorg voor bereikbaarheid tijdens evenementen voor vergunning gerelateerde vragen;  Evenementenkalender: Verplicht aanmelden voor een actueel overzicht en betere planning door hulpdiensten.

5

1

Inleiding

Voor u ligt de rapportage van de evaluatie van het evenementenbeleid van de gemeente Overbetuwe. Deze evaluatie is uitgevoerd in samenspraak met vertegenwoordigers van plaatselijke verenigingen en stichtingen, evenementenorganisatoren, de hulpdiensten/adviserende instanties en de gemeente Overbetuwe.

Doel, aanleiding en beleid Van oudsher zijn evenementen een belangrijk onderdeel van het leven in dorpen en steden. Denk hierbij aan kermissen, braderieën, markten, muziekoptredens, feesten, optochten en sportwedstrijden. Ze dragen bij aan de levendigheid en gezelligheid in een dorp of stad. Sommige evenementen zijn uitgegroeid tot plaatselijke tradities, doordat ze al tientallen jaren georganiseerd worden. Ook dragen evenementen bij aan de lokale economie en bepalen mede het beeld en imago van de kernen. Een keerzijde van evenementen kan zijn dat er overlast ontstaat door bijvoorbeeld geluid of een verminderde bereikbaarheid.

Doel Met het in 2013 opgestelde evenementenbeleid van de gemeente Overbetuwe heeft de gemeente voor ogen om samen met inwoners en organisatoren aantrekkelijke en veilige evenementen mogelijk te maken waarbij afspraken over het faciliteren van evenementen en regels duidelijk zijn. Daarbij werken inwoners en organisatoren samen aan het evenement en zijn zoveel mogelijk zelfredzaam en nemen hun eigen verantwoordelijkheid. De gemeente stimuleert samenwerken en het delen van kennis tussen organisatoren. Deelname aan evenementen verhoogt de kwaliteit van het leven in de Overbetuwse kernen, het vergroot de binding van inwoners en houdt tradities in ere. De gemeente wil in samenwerking met organisatoren van evenementen een gevarieerd evenementenaanbod creëren. De gemeente Overbetuwe heeft deze uitgangspunten in 2013 vertaald naar een beleidskader waarin zij een gemeente zijn met een onderscheidend, gevarieerd aanbod van aansprekende evenementen die een aantrekkingskracht hebben op inwoners en bezoekers. Tevens heeft de gemeente een uitvoeringsbeleid opgesteld waarin de kaders en de spelregels staan waaraan evenementen getoetst kunnen worden.

Beleidskader en aanleiding Het evenementenbeleid is vastgelegd in het beleidskader “van partytent tot mega-event”. Dit beleid geeft inzicht in de huidige situatie en beschrijft de kaders voor evenementen in de gemeente Overbetuwe. Naast een regisserende en stimulerende rol heeft de gemeente ook een faciliterende en controlerende rol bij evenementen in de openbare ruimte. Dit is vastgelegd in het uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Overbetuwe (2018, herzien in 2022) en geeft de beoordelingskaders en spelregels weer voor de (uitvoerings-)praktijk. Beiden documenten hebben hun eigen doel. De aanleiding om het huidige evenementenbeleid te evalueren is gelegen in het aannemen van de motie “vrijwilligers in hun kracht” door de gemeenteraad op 12 juli 2022. Op basis van deze motie heeft de gemeenteraad het college verzocht het huidige evenementenbeleid te evalueren en onderzoek te doen naar de werkbaarheid van de huidige procedure en uitwerking van de vergunningaanvragen en veiligheidsplannen voor vrijwilligers en deze waar mogelijk te optimaliseren.

6

Tevens heeft de gemeente Overbetuwe gevraagd om hierbij speciale aandacht te hebben voor de rol van de gemeente, de faciliteiten en de financiën.

Afbakening De evaluatie betreft het evenementbeleid van de gemeente Overbetuwe. De omschrijving van een evenement in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) luidt: ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Voor bepaalde evenementen is een vergunning verplicht. Een vergunning kan worden geweigerd op basis van het afwegen van weigeringsgronden op het gebied van openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu.

Opzet onderzoek Deze evaluatie is tot stand gekomen in opdracht van de gemeente Overbetuwe. Het resultaat van de evaluatie dient te leiden tot een overzicht van bevindingen omtrent het functioneren van het huidige evenementenbeleid en, indien nodig, tot aanbevelingen ten behoeve van het optimaliseren van het beleid. Als start van het evaluatieonderzoek is het huidige beleid en de totstandkoming daarvan bestudeerd. Tevens is onderzocht hoe een vergunningaanvraag via de website van de gemeente Overbetuwe verloopt. Vervolgens is er een benchmark gedaan door het evenementenbeleid en de vergunningaanvraag van diverse gemeenten met elkaar te vergelijken. Het evaluatietraject bestond verder uit twaalf interviews met evenementenorganisatoren en medewerkers van de gemeente Overbetuwe. Aanvullend heeft er ook een telefonische consultatie plaatsgevonden met vijf evenementenorganisatoren die niet kon deelnemen aan de interviews. Tot slot is er een digitale enquête uitgezet onder personen die in 2022/2023 een evenement hebben georganiseerd in de gemeente Overbetuwe. Deze enquête is door 61 respondenten ingevuld.

Zowel bij de interviews als bij de enquête stonden vragen centraal over de bekendheid en waardering van het huidige beleid, de verantwoordelijkheden, kaders en regels ten behoeve van evenementen en de praktische ervaringen met vergunningverlening, toezicht en handhaving en communicatie. Speciale aandacht werd besteed aan de ondersteuning en stimulering van evenementenorganisatoren, de rol van vrijwilligers en de financiële zelfredzaamheid van organisatoren. Ook werden de effecten van het beleid op openbare veiligheid en orde, de communicatie en organisatie rondom evenementen onderzocht.

Leeswijzer Het voorliggende evaluatierapport beschrijft het huidige beleid en hoe de uitvoering hiervan wordt ervaren door vergunningverlenende, adviserende en handhavende instanties en de evenementenorganisatoren. Dit is gebeurd aan de hand van het doorlopen van het proces van vergunningaanvraag tot aan evaluatie. Input hiervoor is afkomstig van het bureauwerk, de interviews en de enquêtes. Per stap worden de bevindingen gedeeld. De aanbevelingen volgen in een apart hoofdstuk.

7

2

Evenementenbeleid Overbetuwe

Met het in 2013 opgestelde evenementenbeleid van de gemeente Overbetuwe heeft de gemeente voor ogen om samen met inwoners en organisatoren aantrekkelijke en veilige evenementen mogelijk te maken waarbij afspraken over het faciliteren van evenementen en regels duidelijk zijn. Daarbij werken inwoners en organisatoren samen aan het evenement, zijn ze zoveel mogelijk zelfredzaam en nemen hun eigen verantwoordelijkheid. De gemeente stimuleert samenwerken en het delen van kennis tussen organisatoren. Deelname aan evenementen verhoogt de kwaliteit van het leven in de Overbetuwse kernen, het vergroot de binding van inwoners en houdt tradities in ere. De gemeente wil in samenwerking met organisatoren van evenementen een gevarieerd evenementenaanbod creëren. De gemeente Overbetuwe heeft dit vertaald naar een beleidskader en een uitvoeringsbeleid met elk hun eigen doel.

Beleidskader Het beleidskader is opgesteld met als doel de uitgangspunten en het algemene kader voor (de organisatie en uitvoering van) evenementen in de gemeente Overbetuwe vast te stellen. Het beleidsplan bevat dan ook de visie en missie van de gemeente op het gebied van evenementen, met daaraan gekoppeld een strategie: wat wil de gemeente met het beleid bereiken?

Missie en visie De missie geeft aan wat het ideaalbeeld is waar men naar streeft en de visie vertelt wat men als gemeente wil bereiken: Visie: Overbetuwe is een gemeente met een onderscheidend, gevarieerd aanbod van aansprekende evenementen. De evenementen hebben een aantrekkingskracht op inwoners en bezoekers. We streven naar evenementen met een duurzaam karakter die gedragen worden door de Overbetuwse inwoners. De inwoners van de elf kernen herkennen hun eigen dorpsidentiteit in de evenementen. Het dorp en haar bewoners is een belangrijke inspiratiebron voor Overbetuwse evenementen. Deelnemen aan evenementen verhoogt de kwaliteit van het leven in de Overbetuwse kernen. Het vergroot de binding van inwoners en houdt tradities in ere. De gemeente wil in samenwerking met lokale en nietlokale organisatoren van evenementen een gevarieerd evenementenaanbod creëren. Missie: Gezamenlijk met inwoners en organisatoren aantrekkelijke en veilige evenementen mogelijk maken. We maken afspraken over het faciliteren en regels zijn duidelijk. Inwoners en organisatoren werken samen aan het evenement, zijn zoveel mogelijk zelfredzaam en nemen hun eigen verantwoordelijkheid. Wij stimuleren samenwerken en het delen van kennis tussen organisatoren. In 2023 zijn er 185 evenementenvergunningen verleend. 44 evenementen waren vergunningsvrij.

Het grootste deel van de evenementen vond plaats in de woonkernen. Een deel is in Park Lingezegen of andere locaties in het buitengebied georganiseerd.

Kaders Rol van de gemeente De rol van de gemeente bij evenementen is regulerend, faciliterend en initiërend. Dit betekent dat de gemeente verantwoordelijk is voor het vastleggen van bepaalde grenzen waarbinnen evenementen kunnen worden georganiseerd en het toetsen van aanvragen om

8

evenementenvergunningen en daarbij behorende andere vergunningen en ontheffingen aan deze vastgestelde grenzen (reguleren). Daarnaast ondersteunt de gemeente evenementenorganisaties bij het verkrijgen van diverse faciliteiten waaronder dranghekken, kliko's, e.d. (faciliteren). Tot slot neemt de gemeente initiatieven om de onderlinge samenhang van evenementen te versterken en te verbeteren (en eventueel de kwaliteit van evenementen te verhogen) (initiëren). De belangrijkste en meest omvattende rol van de gemeente ligt in het reguleren van evenementen. Daarbij horen onderwerpen als vergunningverlening, openbare orde en veiligheid, geluid, toezicht en handhaving en communicatie en organisatie.

De uitgangspunten ten behoeve van de rol van de gemeente: ❖ Voor iedereen (inwoners, organisatoren en bezoekers van evenementen) is helder binnen welke kaders een evenement georganiseerd mag worden; ❖ Tijdens een evenement is sprake van evenwicht tussen de (toeristische) attractiewaarde van een evenement en de openbare orde en veiligheid, leefbaarheid, milieu en gezondheidszorg; ❖ In het kader van deregulering een aantal vergunningen omzetten in een meldingsplicht; ❖ Evenwicht tussen het beperken van de geluidsoverlast afkomstig van (muziek)evenementen voor omwonenden en de mate waarin het voor organisatoren mogelijk is een aantrekkelijk evenement neer te zetten; ❖ Toezicht op de naleving van vergunningseisen gebeurt op basis van een duidelijk toetsingskader; ❖ Er is voldoende aandacht voor communicatie rondom evenementen. Op het gebied van vergunningverlening zet men in op deregulering door het aantal regels en voorschriften te verminderen en voor sommige evenementen een melding te kunnen doen in plaats van een vergunning aan te vragen.

Faciliteiten De facilitaire ondersteuning van evenementen door de gemeente richt zich op het verzorgen van praktische zaken die eraan bijdragen dat de organisatoren worden ontlast en de drempel om een evenement te organiseren laag blijft. De uitgangspunten ten behoeve van de faciliteiten: ❖ Duidelijk is wat de gemeente faciliteert; ❖ Iedereen kan op dezelfde wijze gebruik maken van de facilitering van de gemeente; ❖ Er is geen onderscheid tussen commerciële, semi-commerciële, en non-profit of maatschappelijk en niet maatschappelijk; ❖ In het kader van de sociaal maatschappelijke visie zijn de organisatoren zelfredzaam en verantwoordelijk op een aantal punten; ❖ Er is aandacht voor duurzaamheid.

Financieel De meeste evenementen in de gemeente Overbetuwe worden georganiseerd door stichtingen en verenigingen zonder winstoogmerk. De drijvende krachten achter deze evenementen zijn vaak vrijwilligers en zij beschikken over het algemeen niet over ruime financiële middelen. Wel investeren zij veel tijd in de organisatie van het evenement en nemen de verantwoordelijkheid om een

9

aantrekkelijk maar vooral ook veilig evenement te organiseren dat aan alle kaders en regels voldoet. De gemeente stelt daar tegenover dat er geen leges worden geheven voor een evenementenvergunning of bij die evenementenvergunning behorende overige ontheffingen en/of vergunningen. Zij maakt daarbij geen onderscheid tussen commerciële, semi-commerciële, nonprofit of maatschappelijk en niet maatschappelijke organisaties. Wel worden er leges geheven als er sprake is van verlening van een ontheffing op grond van de drank- en horecawet, een terrasvergunning op basis van de APV of een loterijvergunning op grond van de wet op de kansspelen. De reden hiervoor is dat de organisator hierdoor inkomsten kan genereren. Dit geldt ook voor precario indien het een uitbreiding van het terras op gemeentegrond betreft. Deze leges worden alleen geheven wanneer de activiteiten niet behoren bij het evenement. De uitgangspunten met betrekking tot de financiën: ❖ Organisatoren van evenementen zijn zoveel mogelijk (financieel) zelfredzaam; ❖ Een organisator ontvangt geen financiële bijdrage voor het evenement; ❖ Het budget voor evenementen vormt de primaire begroting (startpunt het jaar 2014).

Uitvoeringsbeleid In de uitvoeringspraktijk van de gemeente bij evenementen is het van groot belang een eenduidig kader en goede afstemming te hebben, zodat er meer onderlinge samenhang ontstaat in de onderwerpen die met (het organiseren van) evenementen te maken hebben. Het uitvoeringsbeleid bevat de regels op hoofdlijnen voor het organiseren van evenementen die voortvloeien uit het beleidskader. Deze regels hebben als uiteindelijk doel om (de organisatie van) evenementen goed te laten verlopen en om de hinder die het evenement voor omwonenden met zich kan brengen, zo veel mogelijk te beperken.

Kaders rol van de gemeente Bij de verschillende onderwerpen die met het organiseren van een evenement te maken hebben fungeert de gemeente als verantwoordelijk en bevoegd gezag en wel bij de volgende onderwerpen: ❖ vergunningverlening; de gemeente stelt voorwaarden op basis waarvan een evenementenvergunning kan worden verleend. De organisator dient hiervoor een vergunningaanvraag in met, indien gevraagd, de bijbehorende documenten zoals een situatieschets, draaiboek, veiligheidsplan, verkeersplan, geluidsrapport, kopie contract beveiligingsbedrijf, kopie contract geneeskundige voorzieningen, opstellingsplan (braderie/rommelmarkt), routebeschrijving + route kaart; ❖ openbare orde en veiligheid; om een evenement zo veilig en ordelijk mogelijk te laten verlopen stelt de burgemeester voorwaarden aan de organisatie van het betreffende evenement. Dit geldt ook voor het beperken van de overlast. De burgemeester kan zich bij het opstellen van die voorwaarden laten adviseren door de politie, brandweer en de GHOR. Als dat noodzakelijk is kan de burgemeester zich ook door anderen dan deze hulpdiensten laten adviseren; ❖ geluid; op basis van de wet is de gemeente bevoegd om geluid bij een evenement te reguleren door geluidsvoorschriften aan een evenementenvergunning te verbinden;

10

❖ toezicht en handhaving; de gemeente kiest voor een proactieve rol bij het naleven van weten regelgeving door in eerste instantie in te zetten op preventie en toezicht. De gemeente communiceert vooraf helder over prioriteiten, taken en verantwoordelijkheden van de gemeente én van de organisatoren. Dit doet men door tijdig met de organisatoren van evenementen met een verhoogd (veiligheids-)risico in gesprek te gaan tijdens een vooroverleg, handhavend op te treden en het maken van een risico-inventarisatie en risicoanalyse. ❖ communicatie en organisatie: de gemeente biedt informatie over evenement via het digitale loket op de website. Daar is ook een evenementenkalender te vinden waarop evenementen in de gemeente, voor zover aangemeld door de organisator, worden vermeld. Deze evenementenkalender vormt een belangrijk onderdeel in de opzet en afstemming van de werkplanning van zowel de gemeente Overbetuwe als de Politie unit Rivierenland-West.

Faciliteiten In het kader van meer zelfredzaamheid krijgen de organisatoren van evenementen op een aantal punten meer verantwoordelijkheid. In het uitvoeringsbeleid is duidelijk opgeschreven wat de verantwoordelijkheden zijn met betrekking tot de faciliteiten. Voor de organisator zijn dat: eindschoonmaak, huur veegmachine, huur containers, maken en plaatsen tekstborden, kosten storten kliko’s bij werf, huur en aansluiten toiletten en afvoeren en storten van afval bij werf. Voor de gemeente zijn dat: leveren en ophalen dranghekken, plaatsen verkeersborden, openen waterputten/meterkast, bankjes, paaltjes etc. verwijderen, aan- en uitzetten fontein, leveren en ophalen kliko’s, uitspuiten kabelgoten, stroom/ water (uitzondering Winterfestijn) en leveren van vlaggen en masten. Verder wordt aangegeven dat voor sommige evenementen een uitzondering wordt gemaakt met betrekking tot kosten en eindschoonmaak. Dit betreft het storten van restafval van rommelmarkten, het transport en storten van hout voor de Kinderspeelweken en het schoonvegen van de straten van Driel, Oosterhout, Heteren, Herveld en Elst waar de optocht langs is gekomen.

Financiën Op grond van de Legesverordening gemeente Overbetuwe en de bijbehorende tarieventabel, worden er geen leges geheven voor een evenementenvergunning. Ook worden er geen leges geheven voor de bij die evenementenvergunning behorende ontheffingen/vergunningen. Een organisator ontvangt geen (extra) financiële bijdrage van de gemeente voor het organiseren van een evenement. Activiteiten en projecten die voldoen aan de voorwaarden komen in aanmerking voor het Fonds Maatschappelijke Initiatieven.

11

Invloed corona In 2020 en 2021 heeft corona een groot effect gehad op de evenementensector. Het openbare leven stond stil en elkaar ontmoeten kon niet. De impact hiervan was ook duidelijk merkbaar in de gemeente Overbetuwe. In 2020 hebben er 10 evenementen plaatsgevonden. Dit betreft de carnavalsviering bestaande uit optochten en bijbehorende festiviteiten, een hardloopevenement en een circusvoorstelling die net voor het uitbreken van de pandemie plaatsvonden. In 2021 hebben er 45 evenementen plaatsgevonden. In 2022 waren er geen coronamaatregelen meer van kracht en konden er weer evenementen plaatsvinden. In 2022 bleek echter dat Corona ook een groot effect heeft gehad op de Overbetuwse verenigingen. Uit de interviews kwam naar voren dat Corona eraan heeft bijgedragen dat het aantal actieve vrijwilligers is afgenomen en men moeite had, en nog steeds heeft, om nieuwe vrijwilligers enthousiast te maken een actieve bijdrage te leveren.

12

3

Bevindingen

Dit hoofdstuk behandelt de belangrijke bevindingen die we aan de hand van het onderzoek, de interviews en de enquêtes kunnen vaststellen. Dat doen we aan de drie pijlers uit het beleidskader en het uitvoeringsbeleid. Het doel is om in beeld te brengen hoe theorie (het beleid, de informatie op de website of via het omgevingsloket) en praktijk (de aanvraag, de vereiste documenten, de adviezen, het evenement, de evaluatie) bij elkaar komen.

3.1

Het evenementenbeleid

Het evenementenbeleid is in de periode 2012/2013 opgesteld met als doel om uitgangspunten en algemene kaders vast te stellen en daarmee intern als extern duidelijk te hebben waaraan evenementen getoetst kunnen worden. Daarmee heeft de gemeente Overbetuwe een evenementenbeleid dat omschrijft hoe en onder welke voorwaarden evenementen georganiseerd kunnen worden.

beleidskader Uit de interviews komt naar voren dat men vindt dat een deel van het doel, namelijk om met het beleid bij te dragen aan het organiseren van evenementen die passen bij de dorpsidentiteit van de elf kernen, is bereikt en daarmee succesvol is. Dit is af te leiden aan het grote aantal evenementen dat jaarlijks wordt georganiseerd waaronder grote evenementen die al tientallen jaren plaatsvinden in de verschillende kernen van de gemeente Overbetuwe. Het andere deel, heldere kaders en regels die ervoor zorgen dat de drempel voor het organiseren van een evenement, met name voor vrijwilligers, laag is vindt men niet helemaal bereikt. Dit wordt toegelicht in de bevindingen met betrekking tot het uitvoeringsbeleid. De visie zoals beschreven in het beleidskader wordt nog steeds van harte onderschreven, alhoewel men zich wel afvraagt wat er precies wordt verstaan onder een duurzaam karakter. Dit komt niet terug in de uitwerking van het beleid. De missie raakt ook het doel van het beleidskader, namelijk samen met inwoners en organisatoren aantrekkelijke en veilige evenementen mogelijk maken. Daar draagt het beleidskader volgens de geïnterviewden zeker aan bij. De regels en afspraken over faciliteiten worden niet altijd als heel duidelijk ervaren en ook het stimuleren van samenwerking en het delen van kennis wordt door de geïnterviewden niet herkend.

In het beleidskader wordt het digitale programma EvenementAssistent genoemd dat wordt ingevoerd om het digitale proces van vergunningverlening te vereenvoudigen door het ondersteunen van de gemeente, hulp- en adviesdiensten en de veiligheidsregio. Uit de interviews blijkt dat de invoering van het programma helaas is stopgezet vanwege vragen rondom de AVG. Men is ervan overtuigd dat het digitaliseren van het vergunningverleningsproces een vereiste is om het toekomstbestendig te maken en met name om het laagdrempelig te maken voor organisatoren maar ook de werkdruk kan verlagen voor de gemeentelijke organisatie. Het beleidskader is bij veel organisatoren de hebben deelgenomen aan de enquête niet bekend, 74% van de respondenten geeft aan het document niet te kennen.

13

uitvoeringsbeleid Als we verder kijken naar het uitvoeringsbeleid dan zegt 95% bekend te zijn met de voorwaarden voor het organiseren van een evenement, 80% weet wat zij van de gemeente mag verwachten en 98% weet wat zijn/haar verantwoordelijkheden als organisator zijn. Als we verder ingaan op de kaders die gesteld zijn, verdeeld over de drie pijlers krijgen we een beter beeld hoe het uitvoeringsbeleid in de praktijk wordt ervaren.

3.2 Rol van de gemeente 3.2.1 vergunningverlening In het kader van vergunningverlening komt een aantal onderwerpen met grote regelmaat terug in de gesprekken met de gemeentelijke organisatie en de organisatoren. Dit zijn onder andere het ontbreken van heldere informatie op de website over het soort aan te vragen vergunning, het niet digitaal in te vullen aanvraagformulier, de (korte) termijnen bij het aanvragen van de vergunning, het missen van een vast aanspreekpunt bij de gemeente en onduidelijkheid over nieuwe wet- en regelgeving en dus de (nieuwe) voorwaarden waar men aan moet voldoen. Ook komt uit de evaluatie naar voren dat als men eenmaal de weg binnen de gemeente heeft gevonden het contact erg goed is en men zich goed geholpen voelt. Tijdens de interviews is duidelijk gebleken dat de gemeente de dienstverlening hoog in het vaandel heeft staan. In het geval van evenementen betekent dit dat het uitgangspunt is dat alle evenementen door moeten gaan. Men is trots op deze flexibiliteit en dat het door extra inzet lukt om ondanks bijvoorbeeld een late aanvraag, een vergunning af te kunnen geven of toch nog die extra bebording of hekken te kunnen leveren. De keerzijde is dat tijdens de interviews ook vaak is gesproken over de grote inzet die deze dienstverlening vraagt van de betrokken ambtenaren, adviserende instanties en ook van de organisatoren.

Ook is de indruk gegeven dat de afspraken hierover in het beleid steeds minder goed worden nageleefd omdat de indruk is ontstaan dat het toch wel wordt opgelost. Aanvraag Termijnen De vergunningverlening start met het aanvragen van de vergunning door middel van het aanvraagformulier. Het beleid geeft aan wat de termijnen zijn maar het is niet voor iedereen meteen duidelijk of een evenement een A, B of C evenement is en dus aan welke termijn een aanvraag moet voldoen. De werkdruk bij de vergunningverleners is hoog en het inwinnen van adviezen bij collega’s en adviserende instanties kost tijd. De evaluatie leert dat de aanvraagtermijn voor zowel de gemeente als de aanvragers daardoor als kort wordt ervaren. Daarnaast kan men ook spreken van een evenementenseizoen, een periode van april tot oktober waarin het grootste deel van de evenementen plaatsvindt en waarin dus ook de meeste aanvragen behandeld moeten worden. Uit de evaluatie blijkt dat juist in deze periode organisatoren lastig informatie kregen over hun vergunning of dat het erg lang duurde voordat deze werd afgegeven. Ook de communicatie over de status van de aanvraag ontbrak soms. Aanvullende documenten Het doel van de regels omtrent openbare orde en veiligheid is het organiseren van een aantrekkelijk maar vooral veilig evenement dat bijdraagt aan het imago van de gemeente.

Uit de evaluatie komt naar voren dat alle betrokkenen hiernaar streven maar dat de vraag wat daar bij verschillende

14

evenementen precies voor nodig is niet altijd helder. Dit geldt met name bij de jaarlijkse evenementen die van oudsher worden georganiseerd omdat deze eisen, zo blijkt uit de interviews, in de afgelopen jaren zijn veranderd. Dit heeft ertoe geleid dat het veiligheids- of verkeersplan dat eerder werd geaccepteerd nu werd teruggestuurd met het verzoek deze aan te passen. Als voorbeeld wordt de aanwezigheid van EHBO’ers genoemd waar eerst ook BHV’ers voldoende waren of een plattegrond die men eerst met de hand mocht tekenen maar nu met behulp van een professioneel programma gemaakt moet worden. De organisatoren geven aan te snappen dat de veiligheid voorop staat en de wetgeving op dit vlak is veranderd maar dat men ook zoekt naar de, in hun ogen, menselijke maat. Daarbij geven zij aan dat aan deze aanscherpingen ook een kostenplaatje hangt. Eerder hebben we al geconstateerd dat het grootste deel van de evenementen in de gemeente Overbetuwe wordt georganiseerd door stichtingen en verenigingen die werken met vrijwilligers en geen (vaste) inkomsten hebben. Deze kosten kunnen voor deze verenigingen en stichtingen soms een belemmering vormen om een evenement te organiseren. Het is voor dit type evenementenorganisator, bestaande uit stichtingen en verenigingen die werken met vrijwilligers, uitdagend om veranderingen in wet- en regelgeving bij te houden.

De gemeente en de adviserende instanties wordt gevraagd om te streven naar meer eenduidigheid en duidelijkheid in de vereisten om het organiseren van veilige evenementen te faciliteren en organisatoren mee te nemen als de wetgeving op dit vlak verandert. Evenementenoverleg Eén keer per twee weken vindt het evenementenoverleg plaats met ambtenaren, politie, brandweer en de GHOR. In dat overleg worden, als het nodig is, de aanvragen voor een evenementenvergunning besproken. Tevens wordt in dit overleg bepaald voor welke evenementen een vooroverleg met de organisator wordt belegd. Ook wordt dan afgesproken wie verder aan dit overleg deelnemen. Mede op basis van dit overleg wordt bepaald onder welke voorwaarden het betreffende evenement georganiseerd kan worden. Vooroverleg Het vooroverleg wordt gezien als een effectieve manier om adviezen vroegtijdig te integreren en een warmer contact met organisatoren te bevorderen. Echter, door het laat en in sommige gevallen onvolledig indienen van aanvragen in combinatie met een hoge werkdruk is er niet altijd tijd of ruimte voor dit vooroverleg, wat de kwaliteit van de adviezen en de veiligheid van evenementen kan beïnvloeden. Het komt nu voor dat adviserende instanties geen advies meer uit kunnen brengen of dat organisatoren het advies niet (volledig) kunnen opvolgen.

Uit de evaluatie blijkt ook dat het voor organisatoren niet duidelijk is wie het initiatief neemt voor een vooroverleg en of dit verplicht is. De organisatoren die wel een vooroverleg hebben gehad ervaren dit als zeer constructief en helpend. Evaluatie In het evenementenoverleg vindt tevens, als dat nodig is, een evaluatie plaats van het evenement. Zo nodig worden hieraan conclusies en aanbevelingen verbonden en besproken met de organisator. In het huidige beleid staat niet duidelijk benoemd welke evenementen worden geëvalueerd en zo ja hoe evenementen worden geëvalueerd. Uit de interviews en de enquête blijkt dat dit persoonlijke contact, onder andere in de vorm van een vooroverleg of evaluatie, door organisatoren erg gewaardeerd wordt. Het biedt duidelijkheid over de eisen ten behoeve van de vergunning en men ervaart dit als een prettige samenwerking tussen

15

gemeente en organisatie. Het biedt ruimte om mee te denken en inzicht te krijgen in elkaars standpunten. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn verschillende afdelingen betrokken bij het proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving en het faciliteren van evenementen. Zij hebben allemaal vanuit hun eigen vakgebied informatie die bij kan dragen aan de evaluatie van het evenement. De ervaring is dat deze informatie niet altijd wordt gedeeld of wordt opgehaald waardoor waardevolle informatie wordt gemist die bij kan dragen aan het verbeteren van het proces en/of het evenement. Communicatie & ondersteuning Het persoonlijke contact met de betrokken ambtenaren en de adviserende organisaties wordt over het algemeen zeer gewaardeerd. De ervaring is dat als er sprake is van persoonlijk contact door bijvoorbeeld een eerdere aanvraag of (telefonische) kennismaking dit zeker bijdraagt aan het proces. Toch benadrukken respondenten uit de enquête en de geïnterviewden de noodzaak van betere communicatie en meer ondersteuning vanuit de gemeente. Er is behoefte aan meer duidelijkheid over de vereisten voor evenementen, inclusief veiligheids- en verkeersplannen. Een pro-actievere houding en betere begeleiding door de gemeente zou het proces voor organisatoren kunnen vereenvoudigen.

Men mist duidelijkheid over het verloop van de aanvraag, dus of deze goed ontvangen is, wat de status is en wanneer er uitsluitsel gegeven kan worden over de vergunning. De evenementencoördinator wordt zowel in de enquête als tijdens de interviews geprezen om haar rol als het aanspreekpunt en daarmee de spil tussen organisatoren, de vergunningverleners, interneen externe adviseurs. Ook de betrokkenheid bij uitvoering van het evenement door deze regelmatig te bezoeken en bereikbaar te zijn voor vragen tijdens het evenement wordt zeer gewaardeerd. Uit de evaluatie blijkt dat deze rol door een aantal organisatoren in de afgelopen periode is gemist, met name als aanspreekpunt vooraf en tijdens het evenement, maar ook als vraagbaak en verbinder tussen verschillende afdelingen en adviserende instanties.

3.2.2 geluid De geluidsregels maken onderdeel uit van de vergunning en zijn vooral bedoeld om het evenwicht tussen het organiseren van aantrekkelijk evenementen en het beperken van geluidsoverlast afkomstig van evenementen voor omwonenden te bewaren. De evaluatie heeft op dit punt weinig informatie opgeleverd. Het is aannemelijk dat dit komt omdat organisatoren aangeven de regelgeving omtrent geluid te begrijpen en toe te passen. Een bewonerspeiling maakte geen onderdeel uit van het onderzoek.

3.2.3 toezicht en handhaving Het uitvoeringskader stelt dat de organisator verantwoordelijk is om de in de vergunning opgenomen voorschriften en beperkingen na te leven. Als dat niet gebeurt zal de gemeente handhavend optreden. In de praktijk is het niet mogelijk om bij ieder evenement invulling te geven aan de toezichthoudende en handhavende rol en wordt op basis van een vooraf gemaakte risicoinventarisatie en risico-analyse, en zo nodig in overleg met de hulpdiensten, per evenement bepaald op welke wijze het toezicht wordt ingevuld en uitgevoerd. Vanuit de gemeente voeren de BOA’s handhavende taken uit voorafgaand en tijdens evenementen. Zij maken tegenwoordig ook regelmatig onderdeel uit van de vooroverleggen en evaluaties. Dit helpt hen om theorie en praktijk aan elkaar te verbinden.

16

Waar zij in de praktijk tegenaan lopen bij het controleren van de vergunning is dat de regels soms onduidelijk zijn en daardoor niet altijd juist geïnterpreteerd worden door de organisator. Ook komt het voor dat adviezen van de hulpdiensten niet worden opgevolgd of dat plattegronden niet kloppen. In dat geval zou het wenselijk zijn als een coördinator bereikbaar is en uitsluitsel kan geven. Dat is nu (vaak) niet het geval, mede doordat evenementen in het weekend plaatsvinden. Dit bemoeilijkt de taak die de BOA’s hebben en zorgt voor onduidelijkheid en frustratie bij de organisator. Uit de interviews komt ook naar voren dat de handhavers van de gemeente van mening zijn dat zij niet altijd juridisch juist kunnen handelen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de wegsleepregeling en de aankondiging daarvan. De evaluatie laat zien dat organisatoren het als een meerwaarde ervaren als een vertegenwoordiger van de gemeente en/of de hulpdiensten het evenement bezoekt. Dit geldt ook voor de verschillende afdelingen binnen de gemeente die betrokken zijn bij de vergunningverlening van het evenement. Als reden wordt hiervoor gegeven dat dit bijdraagt aan het vergroten van de kennis over het evenement, waarderering voor de organisatie, versterken van de samenwerking tussen betrokken partijen maar met name het bijeenbrengen van theorie en praktijk.

3.2.4 communicatie en organisatie Uit de evaluatie komt naar voren dat de meeste organisatoren hun weg wel weten te vinden op de website en binnen de gemeente en een vast aanspreekpunt zeer waarderen. Wat vaak wordt genoemd is dat het een jaarlijks terugkerend evenement betreft waardoor men ervaring heeft het invullen van het aanvraagformulier en de bijbehorende documenten. Op de vraag of men de informatie op de website duidelijk vond antwoordde 92% van de respondenten positief. Ook was het voor het overgrote deel van de respondenten duidelijk óf en zo ja hoe ze dat moesten doen. Ook het aanvraagformulier werd door 90% van de respondenten als duidelijk omschreven. Toch blijkt zowel uit de enquêteresultaten als de interviews dat organisatoren moeite hebben met het vinden en begrijpen van de informatie over het organiseren van evenementen en het aanvragen van vergunningen op de gemeentelijke website. Dit kan zijn omdat het de eerste keer was dat er een evenementenvergunning werd aangevraagd en men erg moest zoeken naar de juiste informatie, ook vond men het niet duidelijk wat voor vergunning er aangevraagd moest worden. Het niet digitaal kunnen invullen van het document ervaart men als een grote belemmering. Ook geeft men aan dat er veel herhaling zit in de vragen die men moet beantwoorden en men daardoor het idee heeft dubbel werk te doen.

De evenementenkalender blijkt in de praktijk nauwelijks gebruikt te worden. Uit de enquête komt naar voren dat 44% van de organisatoren zich hiervoor heeft aangemeld. Met name de hulpdiensten zien graag een actuele evenementenkalender aangezien zij hier hun werkplanning op baseren. Daarnaast kan de kalender ook dienen als promotiemiddel voor alle openbare evenementen in de gemeente.

3.3

Faciliteiten

Organisatoren zien graag dat de gemeente een faciliterende rol blijft spelen door materiaal te leveren. Faciliteiten beschikbaar stellen wordt hoog gewaardeerd; 90% van de respondenten geeft aan dat het leveren van materiaal bijdraagt aan de organisatie van het evenement. Een deel van de respondenten uit de enquête geeft aan dat het heeft bijgedragen aan de keuze het evenement te organiseren. De verdeling van de verantwoordelijkheden als het gaat om de faciliteiten staat helder omschreven in het uitvoeringsbeleid. Ook de uitzonderingen staan hier duidelijk vermeld. Echter, uit de evaluatie 17

komt naar voren dat gemeentelijke organisatie en de organisatoren ervaren dat deze verantwoordelijkheden niet bij iedereen bekend zijn of worden nageleefd. Enerzijds wordt hiermee voldaan aan het meedenken met de (vaak vrijwillige) organisatie van het evenement maar anderzijds wordt er geen uitvoering gegeven aan de uitgangspunten die gesteld zijn aan het beleid. Samenvattend erkennen organisatoren de waarde van de faciliterende rol van de gemeente Overbetuwe in het evenementenbeleid. Echter, voor het behoud van een gezonde balans en effectieve samenwerking, wordt het belang van duidelijke communicatie over de faciliteiten, de verwachte zelfredzaamheid van organisatoren en het stellen van grenzen aan de ondersteuning benadrukt.

3.4

Financieel

Door de keuze van de gemeente om geen leges te heffen voor de evenementenvergunning en voor de bij die evenementenvergunning behorende ontheffingen/vergunningen wordt de drempel om een evenement te organiseren aanzienlijk verlaagd. 70% van de respondenten heeft aangeven dat het dit er voor hen aan heeft bijgedragen een evenement te organiseren. Het beleid is helder als het gaat om financiële bijdrages aan evenementen. Toch is dit wel iets waarvan een klein deel van de organisatoren aangeven ondersteuning van de gemeente verwachten. Tijdens de interviews kwam naar voren dat dit samenhangt met kosten die een organisatie moet maken ten behoeve van het vergunningentraject. Het gaat hierbij om het aanleveren van tekeningen, het bekostigen van EHBO’ers, verkeersregelaars en beveiligers.

3.5

Vrijwilligers

Er is speciale aandacht gevraagd voor de werkbaarheid van de huidige procedure en uitwerking van de vergunningaanvragen en veiligheidsplannen voor vrijwilligers en deze waar mogelijk te optimaliseren. De enquêteresultaten en interviews onderstrepen dat de evenementen in Overbetuwe in grote mate afhankelijk zijn van stichtingen en verenigingen die (grotendeels) bestaan uit vrijwilligers. Deze vrijwilligers zijn de drijvende kracht achter verschillende (grote) evenementen en steken veel tijd in de organisatie, vaak naast andere verplichtingen. Daarnaast betekent bijvoorbeeld een bestuurswisseling ook dat de persoon die het evenement organiseert het stokje weer overdraagt aan de volgende persoon. Los van een goede overdracht gaat hierbij soms kostbare kennis en ervaring verloren. De procedure voor het aanvragen van een evenementenvergunning is in de afgelopen jaren veranderd. De eisen rondom een evenement zijn aangescherpt met als doel heldere, maar vaak ook strengere, regels om een veilig evenement te organiseren. Denk hierbij aan een digitaal verkeersplan in plaats van een getekende versie of de aanwezigheid van een EHBO’er of beveiliging. In de praktijk betekent dit extra werk voor de organisatie, extra kosten en onduidelijkheid over wat er precies nodig is en waarom. Deze strenge(re) eisen en complexe procedures kunnen demotiverend werken voor deze groep organisatoren.

Zelf geven zij aan met veel enthousiasme evenementen te organiseren en hiermee graag een positieve bijdrage leveren aan het dorpsleven en de aantrekkelijkheid van de gemeente. Zij voelen zich gesteund door de gemeente door het niet heffen van leges en maken graag gebruik van de geboden faciliteiten. Helderheid over (veranderende) regelgeving en ondersteuning bij vergunningenproces draagt bij aan het ontlasten van deze vrijwilligers.

18

4

Conclusie en aanbevelingen

Het doel van de evaluatie is om te bezien of de huidige procedure en uitwerking van de vergunningaanvragen en veiligheidsplannen voor vrijwilligers nog werkbaar is en daar waar er mogelijkheden zijn deze te optimaliseren. Daarbij is ook gekeken naar de rol van de gemeente, de faciliteiten en de financiën.

Conclusie Er kan algemeen geconcludeerd worden dat het huidige evenementenbeleid een positieve bijdrage levert aan het organiseren van aantrekkelijke en veilige evenementen. Op basis van de bevindingen concluderen we tevens dat de missie en visie nog steeds actueel zijn en de uitgangspunten, kaders en regels van het evenementenbeleid hier ook nog steeds een belangrijke bijdrage aan leveren. We concluderen ook dat het uitvoeringsbeleid, en dat met name de procedure ten behoeve van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten zoals een veiligheids- en/of verkeersplan, als onduidelijk wordt ervaren. Daarmee stellen we vast dat het huidige beleidskader volstaat maar dat het nodig is de uitvoering van het beleid, met name de procedure en uitwerking van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten, te optimaliseren.

Aanbevelingen Om deze verbeteringen aan te pakken en de organisatie van aantrekkelijke maar vooral ook veilige evenementen beter te laten verlopen worden de volgende aanbevelingen gedaan: ❖ Strakker naleven van het uitvoeringskader: het is van belang dat de gemeente streeft naar meer duidelijkheid over de verantwoordelijkheden van zowel de organisatoren als de gemeente zelf, zoals verwoord in het uitvoeringskader, en tegelijkertijd de lijnen voor advisering en goedkeuring van evenementenvergunningen strakker en transparanter maakt; ❖ Digitaal aanvraagformulier: een digitaal aanvraagformulier dat online ingevuld kan worden maakt het proces voor het aanvragen van vergunningen eenvoudiger en toegankelijker. Dit zou organisatoren helpen om efficiënter met hun tijd om te gaan en de kans op fouten zoals het niet aanleveren van bijlagen, te verkleinen. Een kans bij het digitaliseren van het aanvraagproces is het weergeven van de status van de aanvraag maar ook dat direct duidelijk is wat voor soort evenement het betreft (A, B of C) en welke documenten er aangeleverd moeten worden; ❖ Een gereedschapskist voor organisatoren: een online gereedschapskist die informatie bevat over procedures, regels, sjablonen en plattegronden zou zeer waardevol kunnen zijn voor evenementenorganisatoren.

Deze gereedschapskist kan helpen verduidelijken wanneer een vergunning nodig is of wanneer een melding volstaat. Een stappenplan door het aanvraagproces kan onderdeel zijn van de gereedschapskist; ❖ Jaarlijkse evaluatie: het houden van jaarlijkse evaluaties met alle betrokken partijen (gemeente, hulpdiensten en organisatoren) biedt de kans om successen te vieren, lessen te trekken uit uitdagingen en concrete acties te plannen voor toekomstige verbeteringen. Deze evaluaties kunnen zich elk jaar op een ander (type) evenement focussen om een breed scala aan ervaringen

19

en inzichten te verzamelen. Hiermee bevordert men ook de gewenste samenwerking en kennisdeling tussen evenementenorganisatoren maar ook tussen organisatoren, de hulpdiensten en de gemeentelijke organisatie. Een uitkomst zou kunnen zijn dat organisatoren gaan samenwerken om kosten voor verkeersregelaars, EHBO’ers en beveiligers te verlagen; ❖ Informatie over wijzigingen in wet- en regelgeving: actieve communicatie over wijzigingen in wet- en regelgeving zorgt ervoor dat organisatoren up-to-date blijven en duidelijkheid hebben over de vereisten en de reden hiervan om aantrekkelijke en veilige evenementen te organiseren; ❖ (Telefonisch) evenementenspreekuur: een vast moment waarop organisatoren terecht kunnen met hun vragen kan veel onduidelijkheid wegnemen en de communicatie tussen de gemeente en organisatoren verbeteren; ❖ Beschrijving werkprocessen: het definiëren van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente, inclusief een heldere taakomschrijving, en een duidelijke taakverdeling tussen de teams vergunningen, verkeer, veiligheid en de werf, zorgt voor efficiëntie en transparantie zowel intern als extern. Dit kan worden vastgelegd in diverse werkprocessen; ❖ Vooroverleg: formaliseer het vooroverleg voor alle risicovolle evenementen en bepaal vooraf welke adviserende instanties hierbij aanwezig moeten zijn.

Dit biedt de mogelijkheid om vooraf vragen te stellen en duidelijkheid te geven over de voorwaarden op basis waarvan het evenement georganiseerd mag worden; ❖ Evaluatie: formaliseer het evalueren van alle risicovolle evenementen, eerst intern en vervolgens met de organisator erbij. Dit biedt de mogelijkheid om van elke evenement te leren. Er zijn in de gemeente relatief veel jaarlijks terugkerende evenementen, waardoor de uitkomst van de evaluatie het volgende jaar kan worden benut; ❖ Meerjarige vergunningen: voor jaarlijks terugkerende evenementen kan het uitgeven van een vergunning voor een periode van bijvoorbeeld vijf jaar, met een meldplicht bij wijzigingen, het administratieve proces voor zowel organisatoren als de gemeente vereenvoudigen; ❖ Spreiden van de werkdruk: wanneer een meerjarige vergunning geen optie is, kan de gemeente organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen aansporen om tijdig een vergunning aan te vragen. Maak een jaarplanning die bijdraagt aan verlichting van de werkdruk voor alle partijen; ❖ Verplicht aanmelden voor de evenementenkalender: dit geeft een actueel overzicht van alle evenementen in de gemeente Overbetuwe voor zowel inwoners als bezoekers en biedt hulpdiensten een overzicht om hun planning op af te stemmen; ❖ Toezien op het gelijkheidsprincipe als het gaat om faciliteiten.

Iedere organisator is gelijk, uitzonderingen staan vermeld in het uitvoeringskader; ❖ Maak afspraken over de telefonische bereikbaarheid van een coördinator om tijdens evenementen vragen over de vergunning te beantwoorden.

20

Deze maatregelen zouden de gemeente Overbetuwe kunnen helpen om een ondersteunende, faciliterende rol te spelen bij de organisatie van evenementen, de last voor organisatoren te verlichten, en bij te dragen aan de levendigheid in de gemeente.

21

Bijlagen 1:

Vergelijking met andere gemeenten

In het kader van de evaluatie is er een vergelijking gemaakt met gemeenten die op basis van inwoneraantallen vergelijkbaar zijn met die van de gemeente Overbetuwe. De geselecteerde gemeenten voor deze vergelijking zijn Noardeast-Fryslân (45.812), Soest (47.439), Tiel (42.604) en West Betuwe (53.720). Noardeast-Fryslân: De aanvraagprocedure voor evenementen binnen de gemeente Noardeast-Fryslân verloopt digitaal via de gemeentelijke website. De procedure maakt onderscheid tussen kleinschalige evenementen, afgehandeld via een melding voor activiteiten tot 150 personen zoals buurtfeesten zonder verkeershinder, en grotere evenementen die volwaardige vergunningen vereisen. Voor kleinschalige evenementen is het proces vereenvoudigd met een formulier, dat ook door de gemeente Dantumadiel wordt gebruikt, compleet met een stap-voor-stap benadering. Ondanks dat er alleen een meldplicht geldt is het wel verplicht dat er 2 EHBO'ers of BHV'ers aanwezig zijn bij een evenement. Bij vragen kan er contact opgenomen worden en biedt de evenementencoördinator ondersteuning per e-mail. Voor volwaardige vergunningen is een zelfbeoordeling vereist om het risiconiveau (A voor laag risico, B of C voor hoger risico) vast te stellen, ondersteund door voorbeelden en de mogelijkheid om bij twijfel contact op te nemen met de coördinator.

Bij deze evenementen wordt de nadruk gelegd op veiligheid, met vereisten voor gecertificeerde beveiliging en EHBO, en plannen voor noodgevallen zoals extreme weersomstandigheden en ontruimingen. Afhankelijk van het evenement worden er ook nog andere formulieren/documenten gevraagd. Dit maakt deze webpagina wel enigszins onoverzichtelijk. Materiaal van de gemeente zoals hekken is beschikbaar voor evenementen met een vergunning, maar niet voor meldingen. Dit materiaal moet zelf opgehaald worden. Ten slotte biedt de website ook een sectie met advies om evenementen duurzamer en toegankelijker te maken. Schagen De aanvraagprocedure via de gemeentelijke website van Schagen maakt onderscheid tussen een melding en een vergunning, met strengere voorwaarden voor een melding in vergelijking met Noardeast-Fryslân. Bijvoorbeeld, bijeenkomsten mogen niet meer dan 100 personen omvatten, er zijn strikte tijdslimieten voor muziek, en objecten mogen niet groter zijn dan 20m². Voor vergunningen wordt het risiconiveau beoordeeld; voor een laag risico is een aanvraagtermijn van 8 weken nodig, terwijl voor hoger risico een aanlooptijd van 19 tot 25 weken vereist is, wat vergelijkbaar is met de procedure voor een omgevingsvergunning. Verder ook hier aangegeven wat er bij een aanvraag voor vergunning benodigd is, waarbij bijvoorbeeld ook verwezen wordt naar het de VRNHN.

Er worden doorgaans geen leges geheven op vergunningaanvragen, behalve voor specifieke evenementen zoals markten of als extra regelgeving van toepassing is (bijvoorbeeld verkeersmaatregelen of alcoholwetgeving). 'Meerjarige evenementen' hebben een aparte vermelding; bezitters van zo'n vergunning kunnen volstaan met een melding voor vervolgevenementen.

22

De aanvraagtijd staat echter onder druk; het proces vereist authenticatie via DigiD of eHerkenning en elke pagina moet binnen 15 minuten ingevuld zijn, wat niet vooraf in te zien is zonder in te loggen. Hoewel er een checklist wordt gegeven, kan dit toch voor uitdagingen zorgen. Indien men niet binnen de gestelde tijd de pagina invult, wordt de sessie beëindigd en moet het proces opnieuw gestart worden. De gemeente hanteert een evenementenkalender waarvoor evenementen voor 2024 aangemeld moeten worden tussen 1 september en 1 oktober 2023; dit legt druk op het ambtelijke apparaat en biedt weinig ruimte voor spontane evenementen. De aanvraagvelden bevatten specifieke vragen over leeftijdsgroepen, verwacht aantal bezoekers versus deelnemers, en details over veiligheid, EHBO, verkeersmaatregelen, en verkoopactiviteiten. Bij bevestiging van objecten moet het soort object gespecificeerd worden, wat de procedure gestructureerd doet aanvoelen, hoewel de tijdslimiet druk oplegt. Na invulling kan er een voorbeeldweergave van de aanvraag getoond worden, maar zonder officiële inzending via DigiD kan het proces niet voltooid worden. Soest In Soest wordt ook een duidelijk onderscheid gemaakt tussen een melding en een vergunning voor evenementen. Meldingen hebben strakke tijdrestricties, waarbij activiteiten doordeweeks beperkt zijn tot de uren tussen 09:00 en 18:00 uur.

De formulering lijkt op een "negatief imperatief" met instructies zoals 'u plaatst geen objecten' en 'u draait geen muziek'. Er lijkt verwarring te bestaan omtrent verkeersregelgeving; als een evenement niet op de openbare weg plaatsvindt maar wel een wegafsluiting noodzakelijk is, dan is een tijdelijk verkeersbesluit vereist. Voldoet het evenement niet aan de gestelde voorwaarden voor een melding, dan is een vergunning nodig en dient deze minimaal 16 weken voor het evenement te worden aangevraagd, ook via DigiD. Het invullen van het meldingsformulier is gebruikersvriendelijk en snel, met opvolgvragen die afhangen van eerdere antwoorden, zoals bij wegafsluitingen. Voor het aanvragen van een vergunning moet ook via DigiD ingelogd worden, waarna er mogelijk een stap volgt om namens een vereniging of stichting aan te vragen. Afhankelijk van de gegeven antwoorden kunnen er specifieke vervolgvragen gesteld worden, die soms als ongewoon kunnen worden ervaren, zoals de vereiste voor parkeerplaatsen. Voor het doen van een melding worden kosten in rekening gebracht van €43,20 en de prijs voor een vergunning varieert, wat onzekerheid met zich meebrengt. Daarnaast kunnen dranghekken gehuurd worden voor €1,13 per stuk, exclusief de kosten voor transport van €72,60, wat Soest tot een relatief dure gemeente maakt voor evenementenorganisatoren.

Op de algemene evenementenpagina wordt verwezen naar een goed bijgehouden evenementenkalender. Ook is er een sectie over het oplaten van ballonnen waarin de gemeente haar standpunt duidelijk maakt door het sterk af te raden, hoewel het niet verboden is. Tiel In Tiel worden voor een melding van een evenement maximaal 150 personen toegestaan, met een maximaal geluidsniveau van 70 dBa en objecten die niet groter mogen zijn dan 50m². Het meldingsformulier is een PDF en lijkt zeer sterk op dat van Overbetuwe. Voor de vergunningaanvraag is een nieuw element toegevoegd: een 'COVID-19-plan' als vereiste bijlage, naast de gebruikelijke risicoscan en indeling in categorieën. Het proces om een vergunning