25-06-19.21 relevant stuk 1 Beleidskader evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2025 - opgemaakte versie

Beleidskader evenementenbeleid

gemeente Overbetuwe 2025-2026 zaaknummer: 2025-012584

2

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Definitie evenement  1.3 Evenementenbeleid 1.4 Monitoring en evaluatie

3 3 3 4 4

Hoofdstuk 2. Ambitie en doelstellingen  2.1 Ambities  2.2 Doelstellingen 2.2.1. Kwalitatief en toekomstbestendig evenementenaanbod 2.2.2. Duidelijke vergunningverlening 2.2.3. Duidelijkheid in ondersteuning van evenementen

5 5 5 5 6 6

Hoofstuk 3: Kaders 3.1 Rollen gemeente 3.1.1. Vergunningsverlening 3.1.2. Openbare orde en veiligheid  3.1.3. Toezicht en handhaving 3.2 Financieel 3.2.1. Leges 3.2.2. Precariobelasting 3.2.3. Financiële ondersteuning  3.2.4. Budget 3.3 Faciliteiten

7 7 7 8 8 9 9 9 9 10 10

3

Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1

Aanleiding

Overbetuwe is een gemeente met een onderscheidend, gevarieerd aanbod van aansprekende evenementen. De evenementen hebben een aantrekkingskracht op inwoners en bezoekers. Deelnemen aan evenementen verhoogt de kwaliteit van het leven in de Overbetuwse kernen. Het vergroot de binding van inwoners en houdt tradities in ere. Evenementen brengen levendigheid en zorgen voor maatschappelijke verbinding. Evenementen kunnen een positieve bijdrage hebben op de economische vitaliteit en werkgelegenheid. En evenementen dragen bij aan het imago van de gemeente. Organisatoren, vrijwilligers en ondernemers, die zich inzetten, werken hard om mooie activiteiten te organiseren in onze gemeente. In gemeente Overbetuwe waren in 2024 175 vergunde evenementen en 50 evenementen waren vergunningsvrij. Dit is de afgelopen sterk gegroeid. Daarnaast zijn er door diverse nieuwe evenementen in Park Lingezegen onder andere op het evenemententerrein. Het bestaande evenementenbeleid is vastgesteld in 2014. De raad heeft in 2022 de motie ‘Vrijwilligers in hun kracht’1 aangenomen: • •

Te evalueren of het bestaande evenementenbeleid nog passend is. Onderzoek te doen naar de werkbaarheid van de huidige procedure en uitwerking van de vergunningsaanvragen en veiligheidsplannen voor vrijwilligers en daar waar mogelijk deze te optimaliseren.

“

In 2024 is de evaluatie uitgevoerd naar het evenementenbeleid. De belangrijkste conclusies luiden:

…Er kan algemeen geconcludeerd worden dat het huidige evenementenbeleid een positieve bijdrage levert aan het organiseren van aantrekkelijke en veilige evenementen. Op basis van de bevindingen concluderen we tevens dat de missie en visie nog steeds actueel zijn en de uitgangspunten, kaders en regels van het evenementenbeleid hier ook nog steeds een belangrijke bijdrage aan leveren. We concluderen ook dat het uitvoeringsbeleid, en dat met name de procedure ten behoeve van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten zoals een veiligheids- en/of verkeersplan, als onduidelijk wordt ervaren.

“

Daarmee stellen we vast dat het huidige beleidskader volstaat maar dat het nodig is de uitvoering van het beleid, met name de procedure en uitwerking van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten, te optimaliseren… De aanbevelingen worden meegenomen bij het uitwerken van het uitvoeringsbeleid (zie verdere toelichting paragraaf 1.3).

1.2

Definitie evenement

Het begrip “evenement” is een veel gebruikt begrip. De omschrijving van een evenement in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) luidt: ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Voor bepaalde evenementen is een vergunning verplicht. In artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Overbetuwe omschreven:

1

22-07-12 Motie CDA Vrijwilligers in hun kracht-aangenomen OverBetuwe - iBabs Publieksportaal

4

1. In deze afdeling wordt onder evenement verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoop- en theatervoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in de artikelen 2:9 en 2:39. 2. Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; e. een kermis; f. een vechtsportevenement.

1.3

Evenementenbeleid

We zetten een duidelijke stip op de horizon. Zo weten we welke richting we op willen, wat we van organisaties die een evenement organiseren verwachten en wat organisaties van ons mogen verwachten. Onze ambities en doelstellingen zijn gevormd door trends, ontwikkelingen, onze identiteit en de inbreng van veel betrokken inwoners en evenementenorganisatoren. In dit beleid geven we duidelijkheid over onze ambties op evenementen, de vergunningverlening en de ondersteuning. Het beleid wordt tenslotte vertaald in een uitvoeringsprogramma. Daarin staan de acties en bijbehorende kosten voor de komende jaren. Het evenementenbeleid bestaat uit twee delen: • het beleidskader • het uitvoeringsbeleid. Beide delen hebben elk hun eigen doel. Het beleidskader dient om de ambities, doelstellingen en algemene kaders voor (de organisatie en uitvoering van) evenementen in gemeente Overbetuwe vast te stellen. Het beleidskader bevat de ambities en doelstellingen van de gemeente op het gebied van evenementen, met daaraan gekoppeld een strategie: wat willen we in zijn algemeenheid met dit beleid bereiken? Dit beleidskader wordt vastgesteld door de raad. Het uitvoeringsbeleid geeft voor de (uitvoerings)praktijk de beoordelingskaders en de spelregels weer.

Daarmee wordt zowel intern als extern duidelijk waaraan evenementen getoetst kunnen worden alsmede hoe en onder welke voorwaarden evenementen georganiseerd kunnen worden, uitgaande van die kaders en spelregels. Dit uitvoeringsbeleid wordt vastgesteld door het college.

1.4

Monitoring en evaluatie

We kijken jaarlijks terug op de ervaringen om daarvan te kunnen leren. Het college past indien noodzakelijk de regels in het uitvoeringsbeleid aan.

5

Hoofdstuk 2. Ambitie en doelstellingen 2.1

Ambities

Overbetuwe is een gemeente met een onderscheidend, gevarieerd aanbod van aansprekende evenementen. De evenementen hebben een aantrekkingskracht op inwoners en bezoekers. We streven naar evenementen met een duurzaam karakter die gedragen worden door de Overbetuwse inwoners en maatschappelijke organisaties. De inwoners van de elf kernen herkennen hun eigen dorpsidentiteit in de evenementen. Het dorp en haar bewoners is een belangrijke inspiratiebron voor Overbetuwse evenementen. Deelnemen aan evenementen verhoogt de kwaliteit van het leven in de Overbetuwse kernen en draagt bij de inclusie doelstellingen. Het vergroot de binding van inwoners en houdt tradities in ere. De gemeente wil in samenwerking met organisatoren van evenementen een gevarieerd evenementenaanbod creëren. Gezien deze ‘stip op de horizon’ is onze ambitie gezamenlijk met inwoners en organisatoren aantrekkelijke en veilige evenementen mogelijk maken. We maken afspraken over het faciliteren en regels zijn duidelijk. Inwoners en organisatoren werken samen aan het evenement, zijn zoveel mogelijk zelfredzaam en nemen hun eigen verantwoordelijkheid. Wij stimuleren samenwerken en het delen van kennis tussen organisatoren. Deze ambitie werken wij uit in drie doelstellingen: • Kwalitatief en toekomstbestendig evenementenaanbod • Duidelijke vergunningverlening • Duidelijkheid in ondersteuning van evenementen

2.2

Doelstellingen

2.2.1. Kwalitatief en toekomstbestendig evenementenaanbod Evenementen hebben grote invloed op de leefbaarheid en aantrekkelijkheid van een dorp en zorgen voor maatschappelijke verbinding. We willen organisatoren dan ook stimuleren om een evenement in Overbetuwe te organiseren. Dit doen we door het opstellen van uniforme regels. We proberen de drempels voor kleine evenementen zo laag mogelijk te houden en commerciële evenementen die meer nodig hebben voor een aantal zaken te laten betalen. Een kwalitatief evenementenaanbod bestaat uit een mix van evenementen. Hieronder staan de diverse evenementen beschreven die plaats hebben gevonden in gemeente Overbetuwe. Grootschalige niet-commerciële terug- • kerende Overbetuwse evenementen • •

Paardenmarkt Vierdaagse / blauwe dinsdag Winterfestijn

Braderieën, kermissen, jaarfeesten en • rommelmarkten •

Georganiseerd door lokale verenigingen/stichtingen Georganiseerd door commerciële exploitanten

Carnaval Kinderspeelweken Evenementen rondom eren en gedenken Sportevenementen Vergunningsvrije wijk-, buurt en/of straatevenementen Evenementen in Park Lingezegen

• •

Gemeentelijke evenementen

Grootschalige commerciële evenementen op het evenemententerrein Niet-commerciële evenementen passend bij de doelstelling van Park Lingezegen

6

Doelstelling is om deze mix van evenementen voor onze inwoners in balans te houden. We sturen zoveel om gebruik te maken van de bestemde evenemententerreinen onder andere op Park Lingezegen en in het plein in de Dorpsstraat in Elst. Voor Park Lingezegen zijn het aantal evenementen gemaximeerd in het omgevingsplan. We streven naar inzet van duurzaamheid passend bij de uitgangspunten van het programma duurzaamheid. De belangrijkste punten voor evenementen zijn: • Mobiliteit: STOMP principe. • Water en energie besparen. • Als het niet mogelijk is om aan te sluiten op het stroomnetwerk en een aggregaat nodig is dan heeft een aggregaat op groene stroom de voorkeur boven een dieselaggregaat. • Landelijke regels plastic. • Afvalscheiding. • De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor goede bescherming van het openbare groen. 2.2.2. Duidelijke vergunningverlening De conclusie uit de evaluatie van het evenementenbeleid betreffende vergunningsverlening luidt:

“

“

…We concluderen ook dat het uitvoeringsbeleid, en dat met name de procedure ten behoeve van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten zoals een veiligheids- en/of verkeersplan, als onduidelijk wordt ervaren…. De regelgeving rond evenementen is complex en verandert (mede door landelijke regelgeving). Daarom zet de gemeente in om organisatoren (vrijwilligers) van niet-commerciële evenementen te ondersteunen/informeren bij de veranderende regelgeving. Diverse aanbevelingen zijn gedaan in de evaluatie. De uitvoering hiervan wordt opgepakt in het uitvoeringsbeleid dat wordt vastgesteld door het college van B&W. De kaders hiervoor staan uitgewerkt in hoofdstuk 3. 2.2.3. Duidelijkheid in ondersteuning van evenementen Een van de aanbevelingen uit de evaluatie luidt:

“

“

…Beschrijving werkprocessen: het definiëren van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen de gemeente, inclusief een heldere taakomschrijving, en een duidelijke taakverdeling tussen de teams vergunningen, verkeer, veiligheid en de werf, zorgt voor efficiëntie en transparantie zowel intern als extern. Dit kan worden vastgelegd in diverse werkprocessen... Mede daarom professionaliseren we de gemeentelijke ondersteuning van evenementen. We geven duidelijk aan welke ondersteuning is van materialen en menskracht. Hierbij maken we onderscheid tussen commerciële en niet-commerciële evenementen. We ondersteunen onze vrijwilligers die zich inzetten voor de Overbetuwse samenleving maar verwachten hierbij ook de zelfredzaamheid van de organisatoren. De uitwerking van de ondersteuning is uitgewerkt in de kaders in hoofdstuk 3.

7

Hoofstuk 3: Kaders In het kader van de ambities en doelstellingen hebben we drie pijlers opgesteld: • rollen van de gemeente; • faciliteiten; • financieel.

3.1

Rollen gemeente

De gemeente vervult bij evenementen de volgende rol: • regulerend: het vastleggen van bepaalde grenzen waarbinnen evenementen kunnen worden georganiseerd en het toetsen van aanvragen om evenementenvergunningen en daarbij behorende andere vergunningen en ontheffingen aan deze vastgestelde grenzen; • toezicht en handhaving op de vergunde evenementenvergunningen; • faciliterend: het ondersteunen van niet-commerciële evenementenorganisaties voor het verkrijgen van diverse faciliteiten; • initiërend: het nemen van initiatieven om de onderlinge samenhang van evenementen te versterken en te verbeteren (en eventueel de kwaliteit van deze evenementen te verhogen).

De uitgangspunten die behoren bij ‘de rollen van de gemeente’ zijn: • voor iedereen (inwoners, organisatoren en bezoekers van evenementen) is helder binnen welke kaders een evenement georganiseerd mag worden; • tijdens een evenement is er sprake van evenwicht tussen de (toeristische) attractiewaarde van een evenement en de openbare orde en veiligheid, leefbaarheid, milieu en gezondheidszorg; • in het kader van deregulering registratieplicht voor vergunningsvrije evenementen; • er bestaat evenwicht tussen het beperken van geluidsoverlast afkomstig van (muziek)evenementen voor omwonenden en de mate waarin het voor organisatoren mogelijk is een aantrekkelijk evenement neer te zetten; • toezicht op de naleving van de vergunningseisen gebeurt op basis van een duidelijk toetsingskader; • er is voldoende aandacht voor communicatie rondom evenementen. Onderwerpen die behoren bij deze pijler: openbare orde en veiligheid, vergunningverlening, toezicht en handhaving en faciliterend. We staan specifiek stil bij de volgende rollen: • Vergunningsverlening • Openbare orde en veiligheid • Toezicht en handhaving 3.1.1. Vergunningsverlening Verantwoordelijke voor het indienen van een vergunning is voor de organisator. Gemeente toetst deze vergunningsaanvraag.

Voor organisatoren moet het duidelijk zijn welke verwachtingen de gemeente heeft om de vergunningsaanvraag voor het evenement te kunnen toetsen. Dit sluit aan bij de doelstelling duidelijk vergunningsverlening. Voor een aantal evenementen geldt dat deze vergunningsvrij zijn. Hiervoor gelden wel bepaalde voorwaarden, deze zijn opgenomen als nadere regels en zijn voor een ieder op de website van de gemeente te vinden. Er moet dan door organisatoren aangegeven worden dat een evenement gehouden wordt, zodat deze bij ons geregistreerd kan worden. Dit wordt opgenomen in het uitvoeringsbeleid.

8

Het is belangrijk een evenwicht te vinden tussen het beperken van geluidsoverlast afkomstig van (muziek)evenementen voor omwonenden en de mate waarin het voor organisatoren mogelijk is een aantrekkelijk evenement neer te zetten. In het uitvoeringsbeleid zal dit nader concreet en op uitvoeringsniveau worden uitgewerkt. Dit is onderdeel van de vergunningverlening en toezicht/handhaving. Het vastleggen van wat is toegestaan in relatie tot de Algemene Plaatselijke Verordening en overige wetgeving bij het organiseren van evenementen; voor iedereen (inwoners, organisatoren en bezoekers van evenementen) is helder binnen welke kaders een evenement georganiseerd mag worden. Schaarse vergunningen De afgelopen jaren hebben wij te maken gehad dat er meerdere vergunningsaanvragen zijn gedaan voor evenementen in dezelfde periode op dezelfde locatie. Voor deze schaarse vergunningen worden de volgende afspraken gemaakt in het uitvoeringsbeleid: • Vergunningsaanvragen worden in behandeling genomen een half jaar voor het evenement. • Zijn er meer vergunningsaanvragen op hetzelfde moment dan neemt het college het besluit welke organisator de vergunning krijgt. De volgende elementen worden meegenomen in de keuze: o Niet-commerciële evenementen o Lokale betrokkenheid en lokaal doel o Historie van het evenement. Reclame Belangrijk is dat evenementen herkenbaar zijn voorafgaand aan het evenement.

Hiervoor zijn mogelijkheden met sandwich- en evenementenborden2. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: • Tegengaan van verloedering en veel reclame uitingen in de openbare ruimte. Belangrijk dus dat de borden op de juiste plek staan. • Alleen voor Overbetuwse niet-commerciële evenementen, geen ruimte meer voor regionale (commerciële) evenementen. • Er moet ruimte komen voor tijdelijke uitbreidingen indien er veel evenementen in dezelfde periode plaatsvinden. De actualisatie van de regels omtrent sandwich- en evenementenborden worden uitgewerkt in de Reclamenota. 3.1.2. Openbare orde en veiligheid Het veilig en ordelijk verloop van een evenement is primair de verantwoordelijkheid van de organisator van een evenement. Om een evenement zo veilig mogelijk te laten verlopen, stellen wij voorwaarden aan en bij de organisatie van het betreffende evenement. Dit geldt ook voor het beperken van de overlast. 3.1.3. Toezicht en handhaving Doel van toezicht en handhaving is om de leefbaarheid en veiligheid binnen de gemeente Overbetuwe te beschermen of te verbeteren. Concreet betekent dit dat de handhaving is gericht op het voorkomen en opheffen van gevaar, overlast en schade voor burgers, ondernemers, etc. die het gevolg zijn van het overtreden van regels door deelnemers, bezoekers en organisatoren van evenementen. Uiteraard binnen de kaders van het algemene handhavingsbeleid.

De organisatoren zijn verantwoordelijk voor het naleven van de vergunningvoorschriften.

1

In de Reclamenota staat: • 5.1.2. Sandwichborden: In de gemeente Overbetuwe zijn locaties voor sandwichborden aangewezen die gebruikt kunnen worden voor het maken van reclame voor regionale evenementen. Hiervoor zijn bepaalde locaties beschikbaar. In beginsel worden vergunningen voor het plaatsen van reclame in sandwichborden voor twee weken verleend. • 5.1.3. Evenementenborden: Maximaal twee weken voor het evenement mag reclame voor het betreffende evenement geplaatst worden en maximaal 1 week na het betreffende evenement moeten de reclameborden weer verwijderd zijn. De vergunning voor het plaatsen van de reclame wordt meegenomen in de evenementenvergunning. Hierin wordt aangegeven aangegeven waar en wanneer de reclame geplaatst mag worden en wat de maatvoering moet zijn. Dit wordt onder andere getoetst op verkeersveiligheid.

9

3.2

Financieel

Veel evenementen die in Overbetuwe worden georganiseerd, drijven op de inzet van vrijwilligers. Ze hebben vaak beperkte financiële middelen. Ook levert een aantal evenementen financieel weinig op. De gemeente wil deze vrijwilligers niet opzadelen met hoge kosten. De vrijwilligers doen iets belangrijks voor de maatschappij waarmee de samenhang en betrokkenheid onder de mensen wordt verhoogd. Daarnaast worden er in gemeente Overbetuwe ook diverse commerciële evenementen georganiseerd met een winst oogmerk. Deze twee bovenstaande ontwikkelingen leiden tot de volgende financiële uitgangspunten: • Er wordt onderscheid gemaakt in commerciële en niet-commerciële evenementen; • Commerciële evenementen betalen leges kosten, precariobelasting en krijgen geen faciliterende steun van de gemeente. • Niet-commerciële evenementen betalen geen leges (voor een evenementenvergunning en een aantal bijbehorende ontheffingen/vergunningen) en precariobelasting. Voor zowel commerciële als niet-commerciële evenementen geldt: Organisatoren van evenementen zijn financieel zelfredzaam en ontvangen geen financiële bijdrage voor het evenement. Er zijn subsidies voor vrijwilligersorganisaties. Dit is georganiseerd buiten het evenementenbeleid. De evenementencoördinator informeert de organisatoren van evenementen hierover. Deze punten staan in de onderstaande paragrafen uitgewerkt. 3.2.1.

Leges Voor alle evenementen die plaatsvinden op het evenemententerrein op Park Lingezegen worden leges ingevoerd. Voor alle evenementen die niet plaatsvinden op het evenemententerrein op Park Lingezegen geldt het volgende: Er worden geen leges betaald als de vergunninghouder van de evenementenvergunning een activiteit organiseert: • waar de organisator geen winstoogmerk nastreeft én welke activiteit uitsluitend tot doel heeft een bijdrage te leveren aan de sociale cohesie op buurt-, wijk-, kern,-of gemeentelijk niveau. • Of als de vergunninghouder van de evenementenvergunning een activiteit organiseert waar de organisator geen winstoogmerk nastreeft én die uitsluitend wordt georganiseerd ten behoeve van een goed doel. Andere evenementen vallen onder de categorie commerciële evenementen en betalen leges. De hoogte van de leges wordt uitgewerkt in de uitvoeringsregels en verwerkt in de legesverordening die wordt vastgesteld door de raad. De leges moeten kostendekkend zijn voor de kosten van de gemeente voor vergunningverlening en het toezicht dat nodig is voor toetsing van de betreffende vergunning voor het commerciële evenement. 3.2.2 Precariobelasting Voor commerciële-evenementen gaat de gemeente precariobelasting heffen als vergoeding voor het gebruik van openbare grond. 3.2.3.

Financiële ondersteuning Een organisator ontvangt geen financiële bijdrage van de gemeente voor het organiseren van een evenement op grond van het evenementenbeleid. Indien evenementen bijdragen aan andere publieke doelen van de gemeente dan kunnen hiervoor bij de betreffende subsidieregelingen subsidieaanvragen gedaan worden voor vrijwilligersorganisaties.

10

Uitzonderingen op bovenstaande voor de financiële ondersteuning geldt voor de Paardenmarkt en Vierdaagse. Deze middelen zijn geborgd via budget voor het evenementen. 3.2.4. Budget Het budget voor evenementen bestaat uit de volgende onderdelen: Onderdeel

Jaarlijks budget (afgerond)

Vierdaagse

€

54.800

Paardenmarkt

€

23.300

Overig

€

47.500

Totaal

€ 125.600

Dit is exclusief de kosten en uren die gemaakt worden vanuit vergunningen en openbare werken (een aantal kosten van openbare werken worden verrekend met de kostenposten van het evenementenbeleid).

3.3

Faciliteiten

De uitgangspunten voor de facilitaire ondersteuning zijn: • Professionaliseren van de uitgifte van materialen door de werf. • Commerciële evenementen, evenementen op het evenemententerrein van Park Lingezegen en vergunningsvrije niet-commerciële evenementen (waaronder buurtfeesten) worden niet ondersteund met materialen. • De gemeente levert en haalt de materialen op een (of meerdere) vooraf afgesproken locaties. De plaatsing gebeurt door de evenementorganisatie. • De materialen voor niet-commerciële evenementen zijn: o Dranghekken. o Plaatsen van verkeers- en omleidingsborden. o Bankjes, paaltjes en eventueel lantaarnpalen verwijderen. o Aan- en uitzetten fontein. o Kliko’s waarbij wordt gestuurd op zoveel mogelijk afval te scheiden. o Vlaggenmasten. Voor de volgende evenementen gelden uitzonderingen: • Rommelmarkten mogen de overgebleven spullen gratis afleveren bij de werf. • Het hout van de kinderspeelweken wordt opgehaald door de gemeente. Hiervoor is budget in de evenementenbegroting. • Extra schoonmaak na de Paardenmarkt, Vierdaagse en de carnavalsoptochten. • Voor afval van vergunningsvrije buurtfeesten wordt een maatwerk oplossing opgenomen in het uitvoeringsbeleid.

Dorpsstraat 67 6661 EH Elst Postbus 11 6660 AA Elst telefoon 14 0481

info@overbetuwe.nl www.overbetuwe.nl