25-06-19.21 Raadsvoorstel Beleidskader evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2025

Onderwerp: Beleidskader evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2025 Ons kenmerk: 2025-012584 Nummer. Elst, 15 april 2025 AAN DE RAAD 1. Voorstel Het beleidskader evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2025 vast te stellen. 2. Inleiding Overbetuwe is een gemeente met een onderscheidend, gevarieerd aanbod van aansprekende evenementen. De evenementen hebben een aantrekkingskracht op inwoners en bezoekers. Deelnemen aan evenementen verhoogt de kwaliteit van het leven in de Overbetuwse kernen. Het vergroot de binding van inwoners en houdt tradities in ere. Het bestaande evenementenbeleid is vastgesteld in 20141 en vraagt om een actualisatie. In dit raadsvoorstel leggen we daarom een herziening voor van het beleidskader evenementenbeleid. 3. Doel en beoogd effect Een actueel evenementenbeleid dat zorgt voor: - kwalitatief en toekomstbestendig evenementenaanbod; - duidelijke vergunningverlening; - duidelijkheid in ondersteuning van evenementen. 4. Argumenten 1.1 De raad gaat over het beleidskader, het college stelt het uitvoeringsbeleid vast. Het evenementenbeleid bestaat uit twee delen: - het beleidskader - het uitvoeringsbeleid2. Het beleidskader dient om de ambities, doelstellingen en algemene kaders voor (de organisatie en uitvoering van) evenementen in gemeente Overbetuwe vast te stellen.

Het beleidskader bevat de ambities en doelstellingen van de gemeente op het gebied van evenementen, met daaraan gekoppeld een strategie: wat willen we in zijn algemeenheid met dit beleid bereiken? Dit beleidskader wordt vastgesteld door de raad. Het uitvoeringsbeleid geeft voor de (uitvoerings)praktijk de beoordelingskaders en de spelregels weer. Daarmee wordt zowel intern als extern duidelijk waaraan evenementen getoetst kunnen worden alsmede hoe en onder welke voorwaarden evenementen 1 Evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2014 | Lokale wet- en regelgeving 2 Uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Overbetuwe 2018 | Lokale wet- en regelgeving

georganiseerd kunnen worden, uitgaande van die kaders en spelregels. Dit uitvoeringsbeleid wordt vastgesteld door het college. Het huidige uitvoeringsbeleid is vastgesteld in 2018. Het college stelt het nieuwe uitvoeringsbeleid in juli van dit jaar vast. 1.2 Met de evaluatie hebben we motie ‘Vrijwilligers in hun kracht’ uitgevoerd. De raad heeft in 2022 de motie ‘Vrijwilligers in hun kracht’3 aangenomen: -

Te evalueren of het bestaande evenementenbeleid nog passend is. Onderzoek te doen naar de werkbaarheid van de huidige procedure en uitwerking van de vergunningsaanvragen en veiligheidsplannen voor vrijwilligers en daar waar mogelijk deze te optimaliseren.

De evaluatie is in 2024 uitgevoerd. Zie voor de conclusies argument 1.3. 1.3 De evaluatie over het evenementenbeleid geeft aan dat de missie en visie van het beleidskader uit 2014 nog steeds actueel zijn. In 2024 hebben we het evenementenbeleid geëvalueerd. De belangrijkste conclusies luiden: “…Er kan algemeen geconcludeerd worden dat het huidige evenementenbeleid een positieve bijdrage levert aan het organiseren van aantrekkelijke en veilige evenementen. Op basis van de bevindingen concluderen we tevens dat de missie en visie nog steeds actueel zijn en de uitgangspunten, kaders en regels van het evenementenbeleid hier ook nog steeds een belangrijke bijdrage aan leveren. We concluderen ook dat het uitvoeringsbeleid, en dan met name de procedure ten behoeve van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten zoals een veiligheids- en/of verkeersplan, als onduidelijk wordt ervaren. Daarmee stellen we vast dat het huidige beleidskader volstaat, maar dat het nodig is de uitvoering van het beleid, met name de procedure en uitwerking van de vergunningaanvraag en het aanleveren van aanvullende documenten, te optimaliseren…”. Zie bijlage voor de complete evaluatie. 1.4 Een aantal wijzigingen zijn verwerkt in het nieuwe beleidskader evenementenbeleid.

De volgende wijzigingen worden voorgesteld in het nieuwe beleidskader evenementenbeleid: - Invoeren van regels voor schaarse vergunningen (welke organisator krijgt voorrang) - Aanscherpen duurzaamheidsaspecten - Uitgangspunten voor reclame van evenementen - Invoeren van leges voor het verlenen van evenementenvergunningen voor: o alle commerciële evenementen; o alle evenementen op het evenemententerrein in Park Lingezegen. - Invoeren van precariobelasting als vergoeding voor het gebruik van openbare grond voor commerciële evenementen. - Faciliteiten alleen beschikbaar te stellen voor vergunde niet-commerciële evenementen.

3 22-07-12 Motie CDA Vrijwilligers in hun kracht-aangenomen OverBetuwe - iBabs Publieksportaal

2025-012584

2/4

1.5 Voor een aantal evenementen gelden uitzonderingen op het beleidskader evenementenbeleid. Voor de volgende evenementen gelden uitzonderingen: - Financiële bijdrage aan de Paardenmarkt en Vierdaagse. - Rommelmarkten kunnen de overgebleven spullen gratis afleveren bij de werf. - Het hout van de kinderspeelweken wordt opgehaald door de gemeente. Hiervoor is budget in de evenementenbegroting. - Extra schoonmaak na Paardenmarkt, Vierdaagse en carnavalsoptochten. - Voor afval van vergunningsvrije buurtfeesten komt een maatwerk oplossing in het uitvoeringsbeleid. 5. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Geen uitbreiding formatie bij evenementenvergunningen en de openbare werken. De aanpassingen die gedaan worden in het beleidskader, moeten worden uitgevoerd binnen de bestaande formatie bij evenementenvergunningen en de openbare werken. Het college is zich ervan bewust dat de capaciteit gelijk blijft, terwijl vergunningverlening meer tijd kost en er meer grote evenementen met grotere risico’s zijn. 1.2 Organisatoren van onder carnavalsoptochten hebben bouwlocaties nodig. Carnavalsverenigingen zijn belangrijke organisatoren van diverse evenementen. De Overbetuwse carnavalsverenigingen hebben aan de gemeente gevraagd om binnen het nieuwe evenementenbeleid concrete acties op te nemen om beschikbaarheid van bouwlocaties in Overbetuwe te borgen. Dit is geen onderdeel van het evenementenbeleid.

Hierop wordt gestuurd onder andere via ruimtelijke procedures. 6. Financiën In het beleidskader evenementenbeleid is opgenomen om leges in te stellen voor: - alle evenementen op het evenemententerrein in Park Lingezegen; - alle commerciële evenementen. Deze leges moeten kostendekkend zijn. De uitvoering wordt uitgewerkt in het uitvoeringsplan en de legesverordening. Daarnaast is opgenomen om precariobelasting te heffen voor commerciële evenementen. Voor evenementen is structureel budget in de begroting. De uitvoering van dit beleidskader moet passend zijn binnen dit budget. 7. Duurzaamheid a. Energietransitie b. Circulaire Economie c. Klimaatadaptatie In het beleidskader evenementenbeleid staan de kaders voor duurzaamheid opgenomen. 8. Vervolg Planning Begin juli 2025 wordt het uitvoeringsbeleid vastgesteld door het college. Communicatie 2025-012584

3/4

Het besluit (met voorbehoud van instemming van de raad) is verspreid via een algemeen bericht via sociale media, gemeentenieuws en website. Na vaststellen van het beleidskader stelt het college het uitvoeringsbeleid op. Na vaststelling van het uitvoeringsbeleid informeren we organisatoren over de wijzigingen. Initiatiefnemer, interactievorm en rol gemeente De gemeente Overbetuwe is verantwoordelijk voor het opstellen van het evenementenbeleid. Bij de evaluatie waren evenementenorganisatoren betrokken (zie bijlage). Evaluatie Het college van B&W stelt het uitvoeringbeleid evenementen op. Hierin wordt de evaluatie van het evenementenbeleid geborgd. HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, de gemeentesecretaris de burgemeester D.C. van Eeten

R.P. Hoytink-Roubos

9. Relevante stukken 1. 2025-012584 Beleidskader evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2025 2. Evaluatie evenementenbeleid 3. 2025-012584 Concept raadsbesluit Beleidskader evenementenbeleid gemeente Overbetuwe 2025 Portefeuillehouder: Wethouder Wijnte Hol De behandelend ambtenaar is Jan Dinnissen. Technische vragen dienen uiterlijk donderdagmorgen om 08:00 uur voor de betreffende politieke avond te worden gesteld via griffie@overbetuwe.nl

2025-012584

4/4