24-12-03.13 Raadsvoorstel aanwijzen accountant 2025-2029

Onderwerp: Aanwijzen accountant 2025-2029 Ons kenmerk: 2024-038201 Nummer. Elst, 19 november 2024 AAN DE RAAD 1. Voorstel 1. ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. aanwijzen als accountant van de gemeente Overbetuwe voor de periode van 1 juli 2025 tot 1 juli 2029, met optie tot verlengen van twee keer met twee jaar. 2. Inleiding We hebben momenteel een lopende overeenkomst met Baker Tilly N.V. voor de accountantscontrole. Deze overeenkomst loopt per 1 juli 2025 af en kan niet meer worden verlengd. Het is daarom noodzakelijk vanaf die datum een overeenkomst met een nieuwe accountant te sluiten. Gelet op de omvang van de opdracht en de Aanbestedingswet dient deze dienstverlening Europees te worden aanbesteed. Op 20 februari 2024 is uw raad akkoord gegaan met het starten van de Europese aanbesteding van accountantsdiensten en een selectiecommissie, bestaande uit alle leden van de Auditcommissie, te mandateren voor de uitvoering van deze aanbesteding. Na vaststelling van onder meer het Programma van Eisen en de Gunningscriteria zijn begin september 2024 de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd op Tenderned. Hierop hebben in totaal drie partijen een inschrijving ingediend. Vervolgens heeft de selectiecommissie de inschrijvingen beoordeeld op kwaliteit en prijs. Ook hebben alle inschrijvers een presentatie gegeven.

Op basis van deze beoordeling, die plaatsvond conform de vastgestelde gunningscriteria en de daarbij behorende wegingsfactoren, blijkt dat ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. de inschrijver met de beste prijskwaliteitsverhouding is. De overeenkomst met ETL wordt aangegaan voor de duur van vier jaar en kan maximaal twee keer met twee jaar worden verlengd. 3. Doel en beoogd effect Met het aanwijzen van de accountant voldoet de gemeente Overbetuwe ook na 1 juli 2025 aan de eisen om een onafhankelijk accountant te hebben voor de controle van de jaarrekeningen. 4. Argumenten 1.1 Gemeente is wettelijk verplicht een accountant aan te wijzen Door instemming met dit voorstel voldoet de raad aan zijn wettelijke verplichting een accountant aan te wijzen die de controlewerkzaamheden over de boekjaren 2025 tot en met 2028 uitvoert. 2024-038201

5. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Het aanbestedingstraject kent nog een formele bezwaartermijn. Na besluitvorming door de raad kan vanwege een wettelijke bezwaartermijn nog niet meteen tot definitieve gunning worden overgegaan. De gunning is namelijk pas definitief nadat de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen is verstreken en de andere inschrijvers geen bezwaar hebben gemaakt. De voorlopige gunningsbrieven zijn op 18 november 2024 (= voorlopige gunningsdatum) verstuurd naar de inschrijvers. Dit betekent dat de definitieve gunningsdatum op 9 december 2024 is. 6. Financiën De inschrijving van ETL ligt binnen het bedrag dat daarvoor is opgenomen in de begroting. 7. Duurzaamheid a. Energietransitie: nvt b. Circulaire Economie: nvt c. Klimaatadaptatie: nvt 8. Vervolg Planning Na het besluit van de gemeenteraad volgt de definitieve gunning van de opdracht aan de accountant die de aanbesteding heeft gewonnen. Een vereiste is wel dat eerst de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen moet zijn verstreken voordat tot ondertekening van de overeenkomst kan worden overgegaan. Ook moeten de aangeleverde bewijsmiddelen in orde zijn. Als er binnen die termijn geen bezwaar wordt ingediend en u heeft goedkeuring gegeven, wordt de voorlopige gunning omgezet naar een definitieve gunning en kan tot ondertekening van de overeenkomst worden overgegaan.

Communicatie De communicatie over de gunning vindt op de voorgeschreven wijze plaats. Initiatiefnemer, interactievorm en rol gemeente N.v.t. Evaluatie Uiterlijk 12 maanden voor het einde van de dan geldende looptijd wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de opdrachtnemer of de overeenkomst wel of niet wordt verlengd. Daarom zal in het tweede kwartaal van 2028 een tussenevaluatie plaatsvinden en afhankelijk daarvan zal worden besloten of de overeenkomst voor twee jaar wordt verlengd dan wel wordt beëindigd per 1 juli 2029. Namens de selectiecommissie aanbesteding accountantsdiensten, de Auditcommissie, de secretaris, de voorzitter,

2024-038201

Y. Blanken

M. Markus

9. Relevante stukken 1. Offerteaanvraag t.b.v. Europese aanbesteding accountantsdiensten gemeente Overbetuwe 2. Programma van eisen 3. Concept-raadsbesluit aanwijzen accountant 2025-2029 Vertrouwelijk bij de griffie ter inzage: 4. Gunningsadvies De behandelend ambtenaar is Annemarie Raijmakers. Technische vragen dienen uiterlijk donderdagmorgen om 08:00 uur voor de betreffende politieke avond te worden gesteld via griffie@overbetuwe.nl

2024-038201