24-10-29 A33 Informatiememo; Voortgang raadsbesluit d.d. 23 januari 2024 Evaluatie systematiek personeelsbudget (p-budget) 2023

INFORMATIEMEMO RAAD Kenmerk: 2024-060172 Datum b&w-vergadering: 15 oktober 2024 Onderwerp: Voortgang raadsbesluit d.d. 23 januari 2024 Evaluatie systematiek personeelsbudget (p-budget) 2023 Kennis nemen van: 1. voortgang raadsbesluit d.d. 23 januari 2024, Evaluatie systematiek personeelsbudget (pbudget) 2023; 2. uitkomsten Berenschot benchmark formatie en kosten 2024; 3. voorstel vernieuwde Berenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn vanaf 2025. Status advies: Openbaar Argument: Niet van toepassing Portefeuillehouder: Burgemeester Patricia Hoytink-Roubos Betrokkenen bij voorstel extern: N.v.t. Betrokkenen bij voorstel intern: Gemeentesecretaris MT Team P&O, senior P&O-adviseur Team Financiën, Financieel adviseur Bijlagen: 1. Raadsbesluit d.d. 23 januari 2024 Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) 2023 (2023-063987); 2. Overzicht raadsbesluit en voortgang per besluit (2024-060172); 3. Rapportage Berenschot formatie en kosten 2024 (2024-060172); 4. Presentatie Berenschot formatie en kosten 2024 (2024-060172).

Samenvatting Samenvatting voortgang raadsbesluit d.d. 23 januari 2024. De raad heeft een aantal besluiten genomen m.b.t. de systematiek van het personeelsbudget. Aan het besluit inzake informatie ophalen bij het college wordt in het 4e kwartaal 2024 invulling gegeven. Op basis van de uitgangspunten van de systematiek Personeelsbudget (P-budget) vindt de volgende evaluatie en benchmark plaats in 2027. Samenvatting uitkomsten Berenschotbenchmark formatie en kosten 2024 De apparaatskosten voor alle hoofdthema’s van de ambtelijke organisatie van Overbetuwe zijn lager dan de referentiegroep. Zowel de vastgestelde formatie op de standaard vergelijkbare onderdelen als de apparaatskosten zijn op vrijwel alle onderdelen bij onze organisatie lager dan de referentiegroep. Samenvatting voorstel vernieuwde Berenschot- en Overbetuwerichtlijn In de Programmabegroting 2025 wordt een voorstel gedaan voor de Berenschot-richtlijn (B-richtlijn) op basis van de referentiegroep. De Berenschot-richtlijn (B-richtlijn) die wordt voorgesteld is 7,1 fte per 1.000 inwoners. Op basis van de actualisatie 2025 bedragen de daarbij behorende loonkosten per 1.000 inwoners € 660.322. De Overbetuwe-richtlijn (O-richtlijn) die in de Programmabegroting 2025 wordt voorgesteld, is 7,7 fte per 1.000 inwoners. De hierbij behorende loonkosten per 1.000 inwoners bedragen € 677.417.

Inleiding Systematiek personeelsbudget Onze organisatie werkt met de systematiek personeelsbudget. In 2023 heeft de evaluatie van de systematiek plaatsgevonden. Op 23 januari 2024 heeft de raad een besluit genomen over de uitkomst van de Evaluatie systematiek personeelsbudget (bijlage 1). In de Programmabegroting 2025, paragraaf Bedrijfsvoering, is aangegeven dat de raad door middel van een informatiememo en tijdens de jaarlijkse raadsinformatiebijeenkomst van de gemeentesecretaris a.i. over organisatieontwikkelingen (29 oktober a.s.) nader wordt geïnformeerd over: 1. de voortgang van het raadsbesluit d.d. 23 januari 2024; 2. de uitkomsten van de recente Benchmark formatie en kosten en 3. het voorstel voor de vernieuwde Berenschot- en Overbetuwerichtlijn (B-richtlijn en O-richtlijn). 1. Voortgang raadsbesluit Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023 In het raadsbesluit van 23 januari 2024 zijn de besluiten opgenomen die door de raad zijn genomen over de Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023. In bijlage 2 is een overzicht van deze besluiten opgenomen en per besluit is de stand van zaken aangegeven. 2. Uitkomsten Berenschotbenchmark formatie en kosten 2024 2.1 Benchmark 2024 De systematiek personeelsbudget is gebaseerd op een aantal uitgangspunten. Eén van de uitgangspunten is dat we periodiek een benchmark laten uitvoeren.

De uitkomsten van de benchmark zijn onder andere uitgangspunt voor het vaststellen/actualiseren van de B-richtlijn en O-richtlijn. In de periode april tot en met juli 2024 is door het externe bureau Berenschot de benchmark formatie en kosten uitgevoerd. De uitkomsten van de benchmark zijn gepresenteerd aan het college op 20 augustus jongstleden. 2024-060172

2/8

De raad wordt geïnformeerd door middel van dit raadsinformatiememo incl. bijlagen en tijdens de raadsinformatiebijeenkomst door de gemeentesecretaris a.i. over de organisatieontwikkelingen (29 oktober a.s.) die voor de begrotingsbehandeling plaatsvindt. Onderstaand zijn in hoofdlijnen de uitkomsten van de benchmark weergegeven waaronder de apparaatskosten en overige bevindingen. De door Berenschot gegeven presentatie ‘Benchmark formatie en kosten gemeente Overbetuwe 2024’ is bijgevoegd (bijlage 4). Uitgangspunt Programmabegroting 2024 Conform de benchmarksystematiek van Berenschot is de Programmabegroting 2024 uitgangspunt geweest voor de apparaatskosten. Dit betekent dat de primaire begroting uitgangspunt is en niet de werkelijke/ gerealiseerde uitgaven. Wanneer is het een aandachtspunt? Berenschot hanteert het uitgangspunt dat een thema geen aandachtspunt is als de afwijking ten opzichte van de referentiegroep binnen een percentageverschil van 15% lager tot 15% hoger dan gemiddeld valt. Dit helpt om de focus te leggen op de werkelijk opvallende afwijkingen. 2.2 Analyse en duiding benchmark De benchmarkuitkomsten zijn geanalyseerd en er is een duiding gegeven aan de uitkomsten van de benchmark. Het vaststellen van de B-richtlijn en O-richtlijn is onderdeel van de beslispunten van het raadsvoorstel bij de Programmabegroting 2025.

2.3 Uitkomsten benchmark Onderstaand zijn in hoofdlijn de belangrijkste bevindingen van de uitkomsten van de benchmark aangegeven. Voor de uitgebreide informatie verwijzen wij naar de bijgevoegde presentatie. Lagere apparaatskosten In het algemeen kan worden gezegd dat de apparaatskosten voor alle hoofdthema’s (Fysiek, Sociaal, Bedrijfsvoering en Algemeen) van de ambtelijke organisatie van Overbetuwe lager zijn dan de referentiegroep. Zowel de vastgestelde formatie op de vergelijkbare thema’s, als in de apparaatskosten zijn op vrijwel alle thema’s lager dan bij de referentiegroep. De definitie van de apparaatskosten conform de Berenschot benchmark is: “apparaatskosten zijn de kosten die verband houden met het in stand houden en functioneren van de gemeentelijke organisatie, ofwel de kosten die nodig zijn om een taak uit te kunnen voeren.” In de benchmark rekent Berenschot tot de apparaatskosten de volgende componenten: • Loonkosten personeel (minus de opbrengsten voor werkzaamheden voor derden); • Inhuurkosten (boven op de vastgestelde formatie); • Overige relevante kosten waaronder materiele kosten, kosten van taken belegd bij derden en gecorrigeerd met eventuele opbrengsten uit diensten voor derden. Overbetuwe doet meer zelf Berenschot ziet bij onze organisatie andere inrichtingskeuzes dan gemiddeld.

Overbetuwe kiest ervoor om taken minder uit te besteden maar zelf te doen (bijvoorbeeld uitvoering afval, milieu en Wabo, Uitvoering Belastingen), daaruit volgt automatisch dat het aantal fte's bij Overbetuwe ook hoger is. c

2024-060172

3/8

Gemiddelde loonkosten De gemiddelde loonkosten per fte liggen rondom het gemiddelde ten opzichte van de referentiegroep. In de functionele schaalverdeling ziet Berenschot de inrichtingskeuze van onze organisatie terug, namelijk dat onze organisatie meer taken zelf uitvoert (bijvoorbeeld bij Openbare Werken en sportcentrum De Helster) ten opzichte van de referentiegroep. Onze organisatie heeft hierdoor relatief meer uitvoerende schalen 5, 6 en 9. Daarnaast een lagere aanwezigheid van schaal 10 en 11 waar over het algemeen de beleidsadviseurs zitten. Echter ziet Berenschot dat onze organisatie meer gebruik maakt van schaal 12 dan referentiegemeenten. Uitkomsten apparaatskosten: Overzicht uitkomsten apparaatskosten De uitkomsten van de apparaatskosten van de vergelijkbare taken voor onze organisatie ten opzichte van de referentiegroep zijn in hoofdlijn: 1. Totale apparaatskosten • Onze gemeente heeft € 48,1 miljoen aan apparaatskosten. 2. Kosten per inwoner • De apparaatskosten per inwoner zijn voor alle hoofdthema’s (fysiek, sociaal, bedrijfsvoering en algemeen) lager dan het gemiddelde van de referentiegroep. 3. De apparaatskosten voor vergelijkbare taken zijn € 11,1 miljoen (19%) lager dan het gemiddelde van de referentiegroep. 4.

Kosten per thema: • Fysieke thema's: € 5,6 miljoen (21%) lager dan gemiddeld (€ 21,7 miljoen) • Sociale thema's: € 3,2 miljoen (26%) lager dan gemiddeld (€ 9,3 miljoen) • Bedrijfsvoeringsthema's: € 1,5 miljoen (10%1) lager dan gemiddeld (€ 13,7 miljoen) • Algemene thema's2: € 0,7 miljoen (18%) lager dan gemiddeld (€ 3,4 miljoen). Uitkomsten apparaatskosten niet-vergelijkbare thema’s Berenschot heeft binnen de benchmarkmethodiek ook een aantal thema’s aangemerkt als niet vergelijkbare thema’s. De uitkomsten van de apparaatskosten van de niet vergelijkbare taken voor onze organisatie zijn 3,9 miljoen, dat is € 1,7 miljoen hoger ten opzichte van de referentiegroep. Omdat het om niet vergelijkbare thema’s gaat, heeft Berenschot hieraan geen verdere duiding en toelichting gegeven. Uitkomsten apparaatskosten vergelijkbare thema’s In de benchmark zijn 30 vergelijkbare benchmarkthema’s vergeleken met de referentiegroep. In hoofdlijn kan het volgende worden geconcludeerd. Van deze thema’s wordt door Berenschot het merendeel aangemerkt als géén aandachtspunt omdat de uitkomst valt binnen de bovengenoemde bandbreedte (percentageverschil van 15% lager tot 15% hoger) of de uitkomst is te verklaren. De onderstaande thema’s worden door Berenschot teruggegeven aan de organisatie als aandachtspunt daar deze meer dan 15% minder apparaatskosten hebben dan de referentiegroep.

In de rapportage zijn door Berenschot de opvallende uitkomsten / uitschieters aangegeven. Berenschot heeft per opvallende uitkomst een duiding gegeven of deze te verklaren is of dat deze wordt teruggegeven aan de organisatie voor verdere analyse.

1 Bij de bedrijfsvoeringsthema’s is sprake van met name loonkosten en in mindere mate van overige relevante

kosten ten opzichte van de andere thema’s, dit verklaart het lagere percentage. 2 Onder algemene thema's vallen: Openbare orde en veiligheid, Economie en toerisme, Belastingen, KCC en

Burgerzaken 2024-060172

4/8

➢ Fysieke thema’s: o Uitvoering beheer openbare ruimte, Verkeer, vervoer en wegen. ➢ Sociale thema’s: o Uitvoering Sport; o Uitvoering Jeugd; o Uitvoering WMO. ➢ Algemene thema’s: o Beleid en uitvoering belastingen en WOZ; o Beleid en uitvoering economie, recreatie en toerisme; o Beleid Uitvoering en Openbare Orde en Veiligheid. ➢ Bedrijfsvoeringsthema’s: o Facilitaire zaken en vastgoedmanagement; o HRM; o Bestuurszaken en bestuursondersteuning; o Inkoop. Deze thema’s zijn nader geanalyseerd en geconcludeerd kan worden dat de afwijkingen grotendeels onderbouwd kunnen worden. Bijvoorbeeld het algemene thema Beleid en Uitvoering belastingen en WOZ is te verklaren door de samenwerking met de gemeente Lingewaard waardoor we de taken efficiënter kunnen inrichten / uitvoeren. Voor een tweetal thema’s is geconcludeerd dat deze juist meer apparaatskosten hebben dan de referentiegroep: o Organisatieadvies/ procesoptimalisatie/ Dienstverlening; deze zal worden afgebouwd. o Ambtelijk secretariaat; deze bleek verklaarbaar op basis van de gehanteerde methodiek. Extra formatie o.b.v. de uitkomsten Voor een aantal thema’s is op basis van de uitkomsten van de benchmark en de nadere analyse gebleken dat formatietoename nodig is om de uitvoering van de taken / dienstverlening te waarborgen.

Gezien de tekorten op de begroting in de komende jaren is besloten niet voor alle thema’s waarvan Berenschot heeft aangegeven dat het een aandachtspunt is, extra formatie te vragen. Bijvoorbeeld het thema Uitvoering beheer openbare ruimte, Verkeer, vervoer en wegen is aangemerkt als aandachtspunt aangezien wij hier minder kosten (- 23%) maken dan in de referentiegemeenten. Gelet op de bezuinigingen zijn er al eerder in de uitvoering pragmatische oplossingen gezocht door anders te gaan werken, dit heeft wel gevolgen voor de doorlooptijden en mogelijk voor de kwaliteit van de diverse projecten. Voor de thema’s sport, WMO, juridisch advies, HRM en bestuursondersteuning is wel besloten om naar aanleiding van de benchmark formatie toe te voegen. Voor de opgaven rondom wonen, juridische zaken, het leidinggevend kader en de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording door het college, is ook extra formatie uitgetrokken, dit staat dus los van de geconstateerde aandachtspunten: •

Voor wonen; aangezien in het coalitieprogramma prioriteit wordt gegeven aan woningbouw. De capaciteit op dit aandachtsgebied is nu te weinig om alle woningbouwtaken te kunnen

2024-060172

5/8

adresseren. Dit blijkt ook uit de Berap waar dit op rood staat aangegeven. Berenschot identificeert dit thema niet als losstaand thema, hiervoor is daarom geen afwijkingspercentage te noemen. Voor het gehele fysieke domen wordt wel generiek geconstateerd dat de apparaatskosten -21% zijn t.o.v. de referentiegemeenten. •

Voor juridische zaken is geconcludeerd dat, hoewel Berenschot maar -2% afwijking zag, er in praktijk meer tijd nodig is om alle complexe (juridische)vraagstukken op te pakken (zoals bijv. WOO).

•

Voor het leidinggevend kader constateerde Berenschot een afwijking van -14%. In het adviesrapport van Hiemstra & De Vries uit ‘Lerende evaluatie over de hoofdstructuur en verfijning, organisatievisie en koers’ (2023-037940) adviseerde men dat de span of control van de domeinmanagers zou moeten worden verkleind. Hiervoor is extra capaciteit toegekend.

•

Voor de taken in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft Berenschot geen uitspraak gedaan omdat dit nieuwe wetgeving betreft. Deze nieuwe taak moet echter wel worden uitgevoerd, daarom is hier ook extra capaciteit toegekend.

De formatie die is toegevoegd is op taakgebieden waar de organisatie nu overbelast is, of overbelast dreigt te worden, hiermee worden geen nieuwe taken gefaciliteerd. In totaal zal met de voorgestelde extra formatie en de afbouw van de formatie die als teveel is geclassificeerd, de formatie toenemen met 10,2 fte. Dit leidt tot een toename van de Overbetuwerichtlijn met 0,2. Overige bevindingen In de Berenschotrapportage zijn onderstaand drie overige bevindingen opgenomen en per bevinding wordt een toelichting gegeven. Ziekteverzuim Het verzuimpercentage (8,1%) en de meldingsfrequentie (1,3) liggen hoger dan bij de referentiegroep (6,5% en 0,9). In de Programmabegroting 2025, paragraaf bedrijfsvoering is opgenomen welke inspanningen de ambtelijke organisatie de aankomende periode gaat doen, naast de acties die al plaatsvinden. De gemeentesecretaris (a.i.) is opdrachtgever voor deze ontwikkelingen en is hierbij nauw betrokken. Budget persoonlijke ontwikkeling Het totaal begrote budget voor persoonlijke ontwikkeling per medewerker is hoger dan gemiddeld (+5%). Gezien de afwijking wordt door Berenschot geen nadere toelichting gegeven. Loonkosten per fte De gemiddelde loonkosten per fte liggen rondom het gemiddelde (-2%/ -€ 2.060 per fte per jaar). Voor de totale vastgestelde formatie 2024 (peildatum 1 januari 2024) betekent dit -€ 735.000 afgerond lager.

2024-060172

6/8

3. Voorstel vernieuwde Berenschot- en Overbetuwerichtlijn 3.1 Voorstel Berenschotrichtlijn 2025: 7.1 fte/1000 inwoners Op basis van de evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) 2023, de vastgestelde uitgangspunten en de uitkomsten van de benchmark formatie en kosten is voorgesteld de B-richtlijn vast te stellen op 7,1 fte per 1.000 inwoners. Deze B-richtlijn is gebaseerd op de vastgestelde formatie per 1.000 inwoners (excl. correcties fte’s onder andere werkzaam voor derden) van de referentiegroep zoals opgenomen in de benchmark. In deze rapportage bedragen de loonkosten van de referentiegroep per 1.000 inwoners € 611.409, gebaseerd op de primaire begroting 2024. Om een juiste vergelijking te maken met de loonkosten voor de O-richtlijn (gebaseerd op inschatting loon- en premieontwikkeling 2025) wordt dit bedrag geïndexeerd conform onze huidige systematiek. Dit betekent voor de B-richtlijn dat de loonkosten per 1.000 inwoners van de referentiegroep voor 2025 € 660.322 bedragen. 3.2 Voorstel Overbetuwerichtlijn 2025: 7.7 fte/1000 inwoners Overbetuwerichtlijn Op basis van de Berenschotrapportage is de O-richtlijn een lokale variant van de B-richtlijn, gebaseerd op de bijzondere kenmerken van Overbetuwe. Programmabegroting 2024 Voor de benchmark formatie en kosten is de Programmabegroting 2024 het uitgangspunt geweest.

Op basis van deze primaire begroting had onze organisatie 7,3 fte per 1.000 inwoners Raadsbesluiten 2024 Na vaststelling van de Programmabegroting 2024 zijn een aantal college-/raadsbesluiten genomen waarin formatie-uitbreidingen zijn opgenomen voor 2024 en verder (bijvoorbeeld Water- en rioleringsplan, Afvalplan). Dit resulteert in het ophogen van de richtlijn naar 7,5 fte/1000 inwoners. Formatie-uitbreidingen op basis van uitkomsten benchmark Naar aanleiding van de benchmarkuitkomsten is capaciteitsnoodzaak aangetoond voor formatieuitbreidingen. Deze zijn ook opgenomen in de nieuwe O-richtlijn waardoor deze uiteindelijk op 7,7 fte uitkomt. Zoals voorgesteld in de Programmabegroting 2025 wordt de O-richtlijn jaarlijks geactualiseerd op de formatie-/ loonkostenontwikkelingen die voortvloeien uit lokale besluiten (bijvoorbeeld in- / outsourcen, ambities) en landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld taakoverheveling). Dit zal via de gebruikelijke P&C-cyclus verlopen. Op basis hiervan wordt bij de Programmabegroting 2025 voorgesteld om de O-richtlijn vast te stellen op 7,7 fte afgerond per 1.000 inwoner incl. het daarbij behorende loonkosten-budget van € 32.213.744 met een gemiddelde loonsom per fte van € 87.988. Per 1.000 inwoners bedragen de loonkosten € 677.417. De extra formatie zal vooralsnog incidenteel worden ingevuld (zie Programmabegroting 2025, paragraaf Bedrijfsvoering).

Vanwege de ravijnjaren wordt de invulling van deze formatie vanaf 2026 opnieuw beoordeeld en voorgelegd bij de Kadernota 2026.

2024-060172

7/8

4. Consequenties Uitkomsten Berenschotbenchmark formatie en kosten 2024 De uitkomsten van de Berenschotbenchmark maakt dat het college heeft voorgesteld om in de Programmabegroting 2025, paragraaf Bedrijfsvoering de B- en O-richtlijn te actualiseren/ vernieuwen. Voorstel vernieuwde Berenschot- en Overbetuwerichtlijn/ Programmabegroting 2025 Conform het raadsbesluit d.d. 23 januari 2024 is in de Programmabegroting 2025 een voorstel gedaan voor de vernieuwde B- en O-richtlijn. Het voorstel om de O-richtlijn vast te stellen op 7,7 fte per 1.000 inwoners met het daarbij behorende loonkostenbudget van € 33,2 miljoen is verwerkt in de Programmabegroting 2025. Zie voor een nadere toelichting de paragraaf Bedrijfsvoering. In de Programmabegroting 2025 zijn de effecten verwerkt van het raadsbesluit d.d. 23 januari (bijvoorbeeld toevoegen/ actualiseren deelbudgetten), de lokale besluiten en de incidentele formatietoename (€ 1 miljoen afgerond) die wordt voorgesteld op basis van benchmarkuitkomsten formatie en kosten 2024. 5. Communicatie Over het raadsbesluit, de voortgang van het raadsbesluit en de uitkomsten van de benchmark is gecommuniceerd met het managementteam, de teammanagers en de Ondernemingsraad. De gemeentesecretaris a.i. heeft de medewerkers geïnformeerd over de aanleiding en uitkomsten van de benchmark. 6.

Evaluatie Voor de volledige extra formatie geldt dat deze incidenteel is gefinancierd. In de komende maanden zal de effectiviteit van de toevoegingen voor het oplossen van de knelpunten moeten gaan blijken. Na evaluatie van de extra inzet zal voor de programmabegroting 2026 een voorstel worden gedaan of deze extra inzet gecontinueerd zal worden of niet.

Behandelend adviseur voor technische vragen Jose Strijbosch, tel.: 0481 362 364, e-mail: j.strijbosch@overbetuwe.nl HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, de gemeentesecretaris de burgemeester, N.M.P. van Hooy

2024-060172

R.P. Hoytink-Roubos

8/8