Document · PDF

24-10-29 A33 Informatiememo; Voortgang raadsbesluit d.d. 23 januari 2024 Evaluatie systematiek personeelsbudget (p-budget) 2023 , Bijlage 4 Presentatie Berenschot Benchmark formatie en kosten 14 augustus

Gemeenteraadsvergadering 5 november 2024, gemeente OverBetuweBij agendapunt: Programmabegroting 2025*5.062 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Benchmark formatie en kosten Gemeente Overbetuwe

14 AUGUSTUS 2024

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Opbouw benchmarksamenvatting 1.

Onderzoek en methodiek

Uitkomsten op organisatieniveau

Uitkomsten fysieke thema’s

Uitkomsten sociale thema’s

Uitkomsten algemene thema’s

Uitkomsten bedrijfsvoeringsthema’s

Overige bevindingen

Belangrijkste bevindingen en vervolg Bijlage 1: Overzicht formatie Bijlage 2: Definitie apparaatskosten

Intern vertrouwelijk

Onderzoek en methodiek Onderzoeksvraag Benchmark in het groter geheel Methodiek benchmark Benchmarkthema’s Uw referentiegroep

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Onderzoeksvraag

Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? •

Op basis van een peildatum (vastgestelde formatie 1-1-2024 inclusief enkele wijzigingen en begroting 2024)

Doel: •

Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw organisatie

Resultaat: •

Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het “finale oordeel’’.

•

Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead.

•

Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Benchmark in het groter geheel Benchmark Overige onderzoeken/rapportages

Begrip van de huidige situatie

Check op wenselijkheid van de huidige situatie

Indien niet wenselijk: bepaling benodigde bijstelling van de situatie

Kennis van anderen Eigen kennis Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Methodiek benchmark •

Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2001 de formatie van >330 gemeenten in kaart.

•

Voor een goede vergelijking van de formatie dienen we ook de apparaatskosten in kaart te brengen. Zo houden we rekening met verschil in

uitbesteding en inrichting tussen gemeenten. We brengen de volgende componenten in kaart:

• -

Formatie en loonkosten (minus opbrengsten)

Inhuurkosten (bovenop formatiebudget; alleen structurele gelden)

Overige relevante kosten (interne en externe kosten/bijdragen/subsidies)

Relevante kenmerken en indicatoren die uw inzet en kosten kunnen verklaren Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente.

• -

Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met alle leidinggevenden en financieel adviseurs van uw organisatie.

•

Zorgvuldig validatieproces om appels met appels te vergelijken.

•

Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met kenmerken van de gemeente. -

Voor de referentiegroep hanteren we cijfers met als peildatum 2022, 2023 en 2024. Indien de cijfers uit 2022 en 2023 komen dan zijn de kosten geïndexeerd.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Benchmarkthema’s* Bedrijfsvoeringsthema’s

Sociale thema’s

Directie en management

Beleid

Ambtelijk secretariaat

Uitvoering werk, inkomen en schuldhulp

Algemeen beleid en advies

Uitvoering Wmo

Personeel en organisatie

Uitvoering beschermd wonen

Financiën en control

Uitvoering jeugdzorg

Informatisering en automatisering

Uitvoering maatschappelijk werk en welzijn

Juridische zaken

Uitvoering onderwijs

Communicatie

Uitvoering sport

Facilitaire zaken

Uitvoering kunst, cultuur en erfgoed

Informatiebeheer/ DIV

Uitvoering overige sociale thema’s

Bestuurszaken en bestuursondersteuning Griffie Overige bedrijfsvoeringwerkzaamheden

Fysieke thema’s

Algemene thema’s

Beleid

Beleid en uitvoering openbare orde en veiligheid

Uitvoering beheer openbare ruimte

Beleid en uitvoering economie, recreatie en toerisme

Uitvoering vastgoed

Beleid en uitvoering KCC

Uitvoering afval

Beleid en uitvoering burgerzaken

Uitvoering ruimtelijke ontwikkeling en grondzaken

Beleid en uitvoering belastingen en WOZ

Uitvoering milieu en Wabo

Beleid en uitvoering overige algemene thema’s

Uitvoering parkeren Uitvoering BAG, BGT en landmetingen Uitvoering overige fysieke thema’s

* Al deze thema’s zijn verder opgedeeld in onderliggende taken

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Uw referentiegroep Bedrijfsvoering Naam gemeente

Inwoners

Sociale structuur

Centrumfunctie

Stedelijkheid

Overbetuwe

48.909

Goed

Weinig

Weinig stedelijk

Formatie per 1.000 inwoners 7,3

Altena

57.726

Goed

Weinig

Weinig stedelijk

8,1

Coevorden

35.710

Redelijk

Weinig stedelijk

7,8

Doetinchem

58.547

Redelijk

Sterk

Matig stedelijk

5,5

Heemskerk

39.350

Redelijk

Sterk stedelijk

6,8

Houten

50.340

Goed

Redelijk

Sterk stedelijk

6,2

Schagen

46.787

Redelijk

Weinig

Weinig stedelijk

9,0

Vijfheerenlanden

60.052

Redelijk

Weinig

Weinig stedelijk

7,1

Waddinxveen

33.856

Goed

Weinig

Sterk stedelijk

7,0

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Uw referentiegroep Primair proces Naam gemeente

Inwoners

Sociale structuur

Centrumfunctie

Stedelijkheid

Overbetuwe

48.909

Goed

Weinig

Weinig stedelijk

Formatie per 1.000 inwoners 7,3

1Stroom

40.101

Redelijk/Goed

Redelijk

Matig stedelijk

7,3

ABG-organisatie

44.349

Goed

Zonder

Weinig stedelijk

8,2

Coevorden

35.710

Redelijk

Weinig stedelijk

7,8

Doetinchem

58.547

Redelijk

Sterk

Matig stedelijk

5,5

Heemskerk

39.350

Redelijk

Sterk stedelijk

6,8

Houten

50.340

Goed

Redelijk

Sterk stedelijk

6,2

Noaberkracht

47.958

Goed

Zonder/Weinig

Niet stedelijk

7,4

Schagen

46.787

Redelijk

Weinig

Weinig stedelijk

9,0

Vijfheerenlanden

60.052

Redelijk

Weinig

Weinig stedelijk

7,1

Waddinxveen

33.856

Goed

Weinig

Sterk stedelijk

7,0

West Betuwe

52.961

Goed

Zonder

Niet stedelijk

5,9

Intern vertrouwelijk

Uitkomsten op organisatieniveau Bijzondere kenmerken Totale apparaatskosten vergeleken Uitsplitsing naar type kosten Uitsplitsing naar hoofdthema’s

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Overbetuwe

Een gemeente met bijzondere kenmerken Bedrijfsvoeringsthema’s:

Fysieke thema’s:

•

Meer bezwaar- en beroepsprocedures

•

Meer binnengekomen facturen

•

Minder applicaties

•

Lagere omgevingsadressendichtheid

•

Meer ICT-meldingen per fte

•

Minder woonruimten per 1.000 inwoners

•

Functioneel beheer minder gecentraliseerd

•

Minder kernen

•

Meer openbare en Europese aanbestedingen

•

Meer hectare binnenwater van uw gemeente

•

Minder locaties gemeentelijke kantoorpanden en minder m2

•

Minder pompen, gemalen en minder kilometer riool

vloeroppervlak per fte

•

Minder lopende grondexploitaties

•

Minder bestemmingsplannen in ontwikkeling

•

Minder omgevingsvergunningen

Sociale thema’s:

•

Minder oppervlakte land, meer kilometers weg, minder hectare groen in eigen beheer

•

Minder bijstandsontvangers

•

Minder cliënten schuldhulpverlening

Algemene thema’s:

•

Meer wmo-cliënten

•

Meer APV- / en evenementenvergunningen

•

Minder jeugdcliënten

•

Meer drank- en horecavergunningen

•

Meer schoolgebouwen

•

Meer bedrijfsvestigingen

•

Meer binnensport accommodaties

•

Minder rijbewijzen

•

Meer aanslagregels, minder aanslagbiljetten

•

Minder ruime openingstijden van uw loket/balie burgerzaken

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Totale apparaatskosten vergeleken Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Uw gemeente heeft in totaal € 48,1 miljoen aan apparaatskosten. Deze kosten zijn 19% lager dan het gemiddelde in de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 11,1 miljoen. Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal inwoners van de gemeente en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Uitsplitsing naar hoofdthema’s Apparaatskosten per inwoner Uw apparaatskosten per inwoner zijn voor alle hoofdthema’s lager dan gemiddeld: •

Bedrijfsvoeringsthema’s zijn 10% lager dan gemiddeld (-€ 1,5 miljoen).

•

Fysieke thema’s zijn 21% lager dan gemiddeld (-€ 5,6 miljoen).

•

Sociale thema’s zijn 26% lager dan gemiddeld (-€ 3,2 miljoen).

•

Algemene thema’s zijn 18% lager dan gemiddeld (-0,7 miljoen).

Intern vertrouwelijk

Onder algemene thema’s verstaan wij: openbare orde en veiligheid, economie en toerisme, belastingen, KCC en burgerzaken.

Uitkomsten fysieke thema’s Totale apparaatskosten vergeleken Uitsplitsing naar thema’s

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Fysieke thema’s (1/2) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Uw gemeente heeft in totaal € 21,7 miljoen aan apparaatskosten voor de fysieke thema’s. Deze kosten zijn 21% lager per inwoner dan het gemiddelde van de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 5,6 miljoen.* Dit verschil wordt voornamelijk veroorzaakt door de onderstaande thema’s: Uitvoering beheer openbare ruimte (-€ 3,5 miljoen, -23%)

•

U heeft lagere overige relevante kosten dan gemiddeld (-€ 2,9 miljoen) en lagere loonkosten dan gemiddeld (-€ 0,5 miljoen).

Uw kosten voor riolering zijn lager dan gemiddeld (-38%; - € 1,3 miljoen). Het aantal kilometers riool (-10%) en het aantal pompen en gemalen (-21%) is lager dan gemiddeld. Uw bodemfactor is ook lager dan gemiddeld (-13%). Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak niet terug als een aandachtspunt.

Uw kosten voor verkeer, vervoer en wegen zijn lager dan gemiddeld (-24%; -€ 1,7 miljoen), maar het aantal kilometers weg is hoger dan gemiddeld. Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Uw kosten voor beheer en onderhoud van openbaar groen zijn 11% lager dan gemiddeld (-€ 0,5 miljoen) en het aantal hectare groen dat door uw gemeente onderhouden dient te worden is 34% lager dan gemiddeld. Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak niet terug als een aandachtspunt.

* Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal inwoners van de gemeente en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten. Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Fysieke thema’s (2/2) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Uitvoering afval (-€ 0,8 miljoen, -16%)

• -

We zien een andere inrichtingskeuze dan in de referentiegroep. U zet meer formatie in dan gemiddeld (+8,8 fte). U heeft lagere externe kosten dan gemiddeld (-€ 1,4 miljoen). Doordat er in de referentiegroep relatief gezien meer is uitbesteed zit een gedeelte van de verklaring van de lagere kosten in de overheadkosten die bij de referentiegroep ook op de taak afval drukken.

De omgevingsadressendichtheid is en het aantal woonruimten is lager dan gemiddeld.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak niet terug als een aandachtspunt. Uitvoering milieu en Wabo (-€ 0,8 miljoen, -27%)

• -

Met name uw externe kosten zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,6 miljoen).

Wij zien minder aangevraagde omgevingsvergunningen per 1.000 inwoners (-18%).

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak niet terug als een aandachtspunt.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Overzicht fysieke thema’s Uitsplitsing naar thema’s, rekening houdend met het inwoneraantal Thema

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 21.748.761

-21%

-€ 5.620.496

€ 174.884

+63%

+€ 67.567

F1 Beleid fysieke thema's

€ 1.244.556

-15%

-€ 213.943

F5 Beleid en uitvoering ruimtelijke ordening en grondzaken

€ 2.236.395

-14%

-€ 360.010

F6 Uitvoering milieu en wabo

€ 2.229.917

-27%

-€ 814.801

F4 Uitvoering afval

€ 4.225.833

-16%

-€ 831.738

F2 Uitvoering beheer openbare ruimte

€ 11.637.176

-23%

-€ 3.467.571

F7 Uitvoering parkeren

F3 Uitvoering vastgoed* F8 Uitvoering overige fysieke thema’s*

* Wegens een recente overstap naar een nieuwe benchmarkindeling zijn deze onderwerpen niet goed te vergelijken. 17

Uitkomsten sociale thema’s Totale apparaatskosten vergeleken Uitsplitsing naar thema’s

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Sociale thema’s (1/2) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Uw gemeente heeft in totaal € 9,3 miljoen aan apparaatskosten voor de sociale thema’s. Deze kosten zijn 26% lager per inwoner dan het gemiddelde van de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 3,2 miljoen.* Dit verschil wordt voornamelijk veroorzaakt door de onderstaande thema’s:

Uitvoering sport (-€ 1,8 miljoen, -53%)

• -

U heeft lagere loonkosten (-€ 0,4 miljoen) en lagere externe en materiële kosten (-€ 1,3 miljoen) dan gemiddeld.

U heeft minder buitensportaccommodaties (-54%) en minder zwembaden (-8%). Het aantal binnensportaccommodaties is hoger dan gemiddeld (+15%).

De belangrijkste voorspeller van de kosten is het inwoneraantal.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

*Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal inwoners van de gemeente en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten. Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Sociale thema’s (2/2) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties •

Uitvoering jeugdzorg (-€ 0,7 miljoen, -42%) -

U zet minder formatie in (-2,6 fte) en u heeft lagere overige relevante kosten (-€ 0,5 miljoen). In de referentiegroep zien we dat er hogere kosten zijn voor externe inkoop en soms ook een gedeelte van de toegang is uitbesteed.

Het aantal jeugdcliënten per 1.000 inwoners is 14% lager dan gemiddeld en het aantal beschikkingen is 24% lager dan gemiddeld.

Uw kosten voor het voorliggend veld zijn hoger dan gemiddeld. U zet als gemeente mogelijk meer in op preventie, waardoor de kosten voor

uitvoering jeugdzorg lager zijn dan gemiddeld. -

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt. Uitvoering Wmo (-€ 0,4 miljoen, -24%)

• -

U zet minder formatie in (-3,0 fte) en u heeft lagere overige relevante kosten (-€ 0,2 miljoen). In de referentiegroep zien we dat er hogere kosten zijn voor externe inkoop en soms ook een gedeelte van de toegang is uitbesteed.

Het aantal Wmo-cliënten in de gemeente is hoger dan gemiddeld (+14%).

Uw kosten voor het voorliggend veld zijn hoger dan gemiddeld. U zet als gemeente mogelijk meer in op preventie, waardoor de kosten voor uitvoering Wmo lager zijn dan gemiddeld.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Overzicht sociale thema’s Uitsplitsing naar thema’s, rekening houdend met het inwoneraantal Thema

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 9.310.889

-26%

-€ 3.243.500

S7 Uitvoering onderwijs

€ 351.149

+24%

+€ 68.628

S1 Beleid sociale thema's

€ 1.619.364

+1%

+€ 12.524

S3 Uitvoering Wmo

€ 1.228.206

-24%

-€ 387.932

S2 Uitvoering werk, inkomen en schuldhulp

€ 3.561.033

-12%

-€ 464.741

S5 Uitvoering jeugdzorg

€ 950.416

-42%

-€ 693.817

S8 Uitvoering sport

€ 1.600.721

-53%

-€ 1.778.162

S10 Uitvoering overige sociale thema’s* S4 Uitvoering beschermd wonen* S6 Uitvoering maatschappelijk werk en welzijn* S9 Uitvoering kunst, cultuur en erfgoed*

* Wegens een recente overstap naar een nieuwe benchmarkindeling zijn deze onderwerpen niet goed te vergelijken. 21

Uitkomsten algemene thema’s Totale apparaatskosten vergeleken Uitsplitsing naar thema’s

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Algemene thema’s (1/3) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Onder algemene thema’s verstaan wij: openbare orde en veiligheid, economie en toerisme, belastingen, kcc en burgerzaken.

Uw gemeente heeft in totaal € 3,4 miljoen aan apparaatskosten voor de algemene thema’s. Deze kosten zijn 18% lager per inwoner dan het gemiddelde van de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde -€ 0,7 miljoen.* Met name de onderstaande thema’s vallen op: Beleid en uitvoering belastingen en WOZ (-0,4 miljoen, -51%)

•

Veel gemeenten in de referentiegroep hebben belastingen buiten de deur belegd. In de apparaatskosten van deze gemeenten zitten verborgen overheadkosten. Indien wij hiervoor corrigeren dan zijn uw kosten 45% lager dan gemiddeld.

U heeft meer aanslagregels (+31%) en minder aanslagbiljetten (-15%) per 1.000 inwoners.

Het aantal WOZ-objecten per 1.000 inwoners is gemiddeld.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

*Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal inwoners van de gemeente en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten. 23

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Algemene thema’s (2/3) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties •

Beleid en uitvoering burgerzaken, BAG en BRP (-€ 0,2 miljoen, -20%) -

U zet minder formatie in dan gemiddeld (-2,2 fte).

Uw gemeente heeft in het afgelopen kalenderjaar gemiddeld minder identiteitsbewijzen verstrekt (-2%), minder rijbewijzen verstrekt (-24%) en minder burgers aan de balie gehad (-5%). Ook de minder ruime openingstijden van uw balie/loket burgerzaken vallen op (-15%).

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak niet terug als een aandachtspunt. Beleid en uitvoering economie, recreatie en toerisme (-€ 0,1 miljoen, -33%)

• -

Uw kosten voor zowel de uitvoering (-27%) als beleid (-37%) op dit onderwerp zijn lager dan gemiddeld.

U zet minder formatie in dan gemiddeld (-1,2 fte).

Uw gemeente heeft meer bedrijfsvestigingen (+6%).

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Algemene thema’s (3/3) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties •

Beleid en uitvoering openbare orde en veiligheid (+€ 0,1 miljoen, +4%) -

Uw totale kosten voor beleid en uitvoering openbare orde en veiligheid zijn gemiddeld. De kosten voor beleid zijn € 0,2 miljoen lager dan gemiddeld en de kosten voor uitvoering zijn € 0,3 miljoen hoger dan gemiddeld.

Onder uitvoering openbare orde en veiligheid verstaan wij de reguliere uitvoering (bijv. toezicht en handhaving) en casus- en procesregie lokaal (bijv. een lokaal interventieteam). Wegens de recente overstap naar de nieuwe benchmarkindeling kunnen wij geen goede uitsplitsing maken van de afwijkingen op de uitvoering. Wanneer we uw kosten vergelijken met alleen gemeenten die recent hebben deelgenomen dan zien we dat uw reguliere inzet op uitvoering openbare orde en veiligheid lager is dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). Dit terwijl we een hogere werklast zien in de vorm van het aantal aangevraagde drank- en horeca, APV en evenementen vergunningen.

Ook vallen de hogere kosten voor casus- en procesregie, zoals een lokaal interventieteam, op (+€ 0,3 miljoen).

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven we beide taken terug als aandachtspunt.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Totaaloverzicht algemene thema’s Uitsplitsing naar thema’s en type kosten Thema

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 3.377.161

-18%

-€ 719.618

A1 Beleid en uitvoering openbare orde en veiligheid

€ 1.577.939

+4%

+€ 64.478

A5 Beleid en uitvoering KCC

€ 357.139

-6%

-€ 24.036

A2 Beleid en uitvoering economie, recreatie en toerisme

€ 240.524

-33%

-€ 118.519

A3 Beleid en uitvoering burgerzaken, BAG en BRP

€ 778.213

-20%

-€ 200.428

A4 Beleid en uitvoering belastingen en WOZ

€ 423.945

-51%

-€ 441.114

A6 Beleid en uitvoering overige algemene thema’s*

* Wegens een recente overstap naar een nieuwe benchmarkindeling zijn deze onderwerpen niet goed te vergelijken.

Intern vertrouwelijk

Uitkomsten bedrijfsvoeringthema’s Totale apparaatskosten vergeleken Uitsplitsing naar thema’s

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Bedrijfsvoeringsthema’s (1/3) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Uw gemeente heeft in totaal € 13,7 miljoen aan apparaatskosten voor de bedrijfsvoeringsthema’s. Deze kosten zijn 10% lager per inwoner (-€ 1,5 miljoen). Indien we uw kosten afzetten tegen de totale formatie, dan zijn deze 11% lager dan gemiddeld (-€ 1,8 miljoen). Wij zien een vergelijking afgezet tegenover de formatie als de meest zuivere vergelijking.* Hierna bespreken we de opvallendheden:

Organisatieadvies/procesoptimalisatie/dienstverlening (+€ 0,2 miljoen, +84%)

• -

Uw kosten voor organistieadvies, procesoptimalisatie en dienstverlening zijn 84% hoger dan gemiddeld.

U zet 61% meer formatie in dan gemiddeld (+1,1 fte).

Voor deze taak zijn geen specifieke werklastindicatoren die een sterke voorspellende relatie hebben met de kosten.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Ambtelijk secretariaat (+€ 0,2 miljoen, +51%)

• -

U zet 60% meer formatie in dan gemiddeld (+2,8 fte).

De inzet van het ambtelijk secretariaat verschilt per gemeente. Zo maken sommige gemeenten meer gebruik van het secretariaat terwijl anderen deze taken meer beleggen bij de managers en medewerkers zelf.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

* Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal formatieplaatsen van de gemeente en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten.

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Bedrijfsvoeringsthema’s (2/3) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Facilitaire zaken en vastgoedmanagement (-€ 1,0 miljoen, -41%)

• -

De lagere kosten op facilitaire zaken en huisvesting worden met name veroorzaakt door de overige relevante kosten. Zo heeft u lagere kosten voor afschrijvingen, energie en water en onderhoud. Ook zet u minder in op repro, post, logistiek en bodes.

Het aantal locaties is 14% lager dan gemiddeld. Het aantal m2 vloeroppervlak is 14% lager dan gemiddeld. Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Directie en management (-€ 0,3 miljoen, -14%)

• -

Uw kosten voor directie en management zijn 14% lager dan gemiddeld en op totaal niveau gaat dit om -1,5 fte.

Met name de inzet op management overige lagen is lager dan gemiddeld.

Gegeven dat de procentuele afwijking binnen de bandbreedte van wat Berenschot als gemiddeld beschouwd wordt dit niet als een aandachtspunt teruggegeven.

HRM (-€ 0,2 miljoen, -27%)

• -

Uw kosten voor HRM zijn 27% lager dan gemiddeld en u zet 18% minder formatie in dan gemiddeld (-1,8 fte).

Voor deze taak zijn er geen specifieke werklastindicatoren die een sterk voorspellende relatie hebben met de kosten.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Bedrijfsvoeringsthema’s (3/3) Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Bestuurszaken en bestuursondersteuning (-€ 0,2 miljoen, -26%)

• -

U zet 22% minder formatie in dan gemiddeld (-1,7 fte).

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt. Inkoop (-€ 0,1 miljoen, -34%)

• -

U heeft zowel lagere loonkosten als lagere externe kosten dan gemiddeld.

Het aantal Europese aanbestedingen is hoger dan gemiddeld en het aantal openbare aanbestedingen ook hoger dan gemiddeld. Het aantal onderhandse aanbestedingen is lager dan gemiddeld.

Op basis van de benchmarkuitkomsten geven wij deze taak terug als een aandachtspunt.

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Overzicht bedrijfsvoeringsthema’s Uitsplitsing naar thema’s, rekening houdend met het aantal fte Thema

Uw organisatie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Totaal

€ 13.688.493

-11%

-€ 1.756.795

B2 Ambtelijk secretariaat

€ 478.416

+51%

+€ 161.052

B6 Informatisering en automatisering

€ 5.533.537

-0%

-€ 1.787

B3 Juridische zaken

€ 466.444

-2%

-€ 11.347

B7 Communicatie

€ 624.679

-4%

-€ 26.679

B9 Informatiebeheer/DIV

€ 444.634

-12%

-€ 62.153

B12 Inkoop

€ 181.847

-34%

-€ 93.327

B4 HRM en organisatieadvies

€ 1.002.639

-9%

-€ 95.436

B10 Bestuurszaken en bestuursondersteuning

€ 475.284

-26%

-€ 168.267

B5 Financiën en control

€ 1.384.227

-13%

-€ 199.650

B1 Directie en management

€ 1.647.452

-14%

-€ 270.556

B8 Facilitaire zaken en vastgoedmanagement

€ 1.449.334

-41%

-€ 988.646

Intern vertrouwelijk

Overige bevindingen Overige bevindingen Functionele loonschaalverdeling

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Overige bevindingen •

De gemeente heeft een hoger ziekteverzuim (8,1% t.o.v. 6,5%) en een hogere meldingsfrequentie (1,3 t.o.v. 0,9).

•

Uw totaal begrote budget voor persoonlijke ontwikkeling per medewerker is hoger dan gemiddeld (+5%).

•

De gemiddelde loonkosten per fte liggen rondom het gemiddelde (-2%).

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Functionele loonschaalverdeling Onderstaande grafiek toont de schaalverdeling van uw gemeente als percentage van de totale formatie t.o.v de referentiegroep

Intern vertrouwelijk

Belangrijkste bevindingen en vervolg Samenvatting bevindingen Aandachtspunten Benchmark in het groter geheel Vervolgstappen

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Samenvatting bevindingen Uw apparaatskosten per inwoner zijn voor alle hoofdthema’s lager dan gemiddeld: •

Bedrijfsvoeringsthema’s zijn 10% lager dan gemiddeld (-€ 1,5 miljoen).

•

Fysieke thema’s zijn 21% lager dan gemiddeld (-€ 5,6 miljoen).

•

Sociale thema’s zijn 26% lager dan gemiddeld (-€ 3,2 miljoen).

•

Algemene thema’s zijn 18% lager dan gemiddeld (-€ 0,7 miljoen). -

Intern vertrouwelijk

Onder algemene thema’s verstaan wij: openbare orde en veiligheid, economie en toerisme, belastingen, KCC en burgerzaken.

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Aandachtspunten

Voor de onderstaande thema’s geldt dat wij de kosten op basis van de benchmark niet (geheel) kunnen verklaren Relatief hoge kosten op: •

Casus- en procesregie lokaal

•

Ambtelijk secretariaat

•

Organisatieadvies/procesoptimalisatie/dienstverlening

Intern vertrouwelijk

Relatief lage kosten op: •

Beheer en onderhoud verkeer, vervoer en wegen

•

Uitvoering sport

•

Uitvoering jeugdzorg

•

Uitvoering Wmo

•

Uitvoering belastingen en WOZ

•

Uitvoering economie recreatie en toerisme

•

Reguliere uitvoering openbare orde en veiligheid

•

Facilitaire zaken en vastgoedmanagement

•

Inkoop

•

HRM

•

Bestuurszaken en bestuursondersteuning 37

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Benchmark in het groter geheel Benchmark Overige onderzoeken/rapportages

Begrip van de huidige situatie

Check op wenselijkheid van de huidige situatie

Indien niet wenselijk: bepaling benodigde bijstelling van de situatie

Kennis van anderen Eigen kennis Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

De drie vragen om te stellen bij een goede interpretatie

Snappen we dit?

Intern vertrouwelijk

Willen we dit?

Zo niet, wat dan?

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Het team

Bahamin Khossravi

Lars Bos

b.khossravi@berenschot.nl l.bos@berenschot.nl

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Roy Valks r.valks@berenschot.nl benchmarking@berenschot.nl 030-2916847 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Leon Priem l.priem@berenschot.nl

Intern vertrouwelijk

Noa Agami Margot Wolsink m.wolsink@berenschot.nl n.agami@berenschot.nl

Max van den Brekel m.vandenbrekel@berenschot.nl

Bijlagen Apparaatskosten omgerekend naar formatie Het benchmarkproces

Intern vertrouwelijk

BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN GEMEENTE OVERBETUWE 2024

Het benchmarkproces 1. Data verzameling en toedeling aan benchmarkindeling. Wij hebben op basis van taakinhoud uw formatie en kosten gelabeld volgens onze gestandaardiseerde indeling van taken bij gemeenten. De formatie hebben we samen met de leidinggevenden en de kosten samen met de financieel adviseurs gelabeld. Uw

Inventarisatie

gemeente heeft de aanlevering van de formatieve, financiële- en werklastgegevens verzorgd.

2. Verwerking en analyse gegevens. Wij hebben uw gegevens verwerkt, gecheckt en geanalyseerd. We hebben vervolgens een eerste vergelijking opgesteld met een referentiegroep van gemeenten die qua kenmerken het meest op u lijken. 3. Validatiegesprek. Wij voerden een validatiegesprek met de betrokken medewerkers van uw organisatie, waarin we de voorlopige benchmarkuitkomsten hebben doorgenomen.

Validatie

4. Verwerking en analyse aanpassingen. Eventuele aanpassingen die uit het gesprek of vervolggesprekken naar voren kwamen hebben we verwerkt. Vervolgens hebben we een laatste check uitgevoerd, waarna de uitkomsten definitief zijn gemaakt. 5. Oplevering samenvatting, online dashboard en onderlegger. Op basis van de getoetste gegevens

Rapportage

hebben wij een benchmarksamenvatting opgesteld en aan u gepresenteerd. Ook hebben we al uw

uitkomsten in onze online dashboard, die we voor u ter beschikking stellen, weergegeven. Als laatste hebben we een onderlegger gemaakt, waarin u precies kunt zien hoe alle formatieplaatsen en kosten gelabeld zijn.

Intern vertrouwelijk

Graag doorpakken, maar hoe?

Eerste verkenning • Informeren • Vragen formuleren • Uitzoeken • Begrijpen?

Bevindingen delen • Onveranderd voortzetten • Bijstellen • Verder uitdiepen

Eventuele vervolgstappen • Interne benadering • Externe benadering

Berenschot

www.berenschot.nl linkedin.com/berenschot

Intern vertrouwelijk

BIJLAGE 1

Overzicht formatie Totale formatie: vastgestelde formatie (excl. correctie fte’s o.a. werkzaam voor derden) Vastgestelde formatie per 1.000 inwoners (excl. correctie fte’s o.a. werkzaam voor derden) Loonkosten per 1.000 inwoners (excl. correcties o.a. werkzaamheden voor derden)

Totale formatie: vastgestelde formatie (incl. correctie fte’s o.a. werkzaam voor derden) Vastgestelde formatie per 1.000 inwoners (incl. correctie fte’s o.a. werkzaam voor derden) Loonkosten per 1.000 inwoners (incl. correcties o.a. werkzaamheden voor derden)

Gemeente Overbetuwe

Referentiegroep

357,23

329,87

7,3

7,1

€ 608.713

€ 611.409

337,80

314,99

6,9

6,8

€ 578.598

€ 583.472

Op de volgende taken zijn correcties doorgevoerd: • • • •

Beleid en uitvoering belastingen en WOZ voor de belastingsamenwerking met de gemeente Lingewaard. Uitvoering sport voor de medewerkers van het zwembad. In de referentiegroep is deze taak vaak uitbesteed en worden de uitgaven ook gecorrigeerd voor opbrengsten. Interne/externe communicatie voor dekking uit duurzaamheidsmiddelen vanuit het Rijk. GREX-projecten en facilitering van ruimtelijke projecten van derden uit projectgelden en anterieure overeenkomsten.

Intern vertrouwelijk

BIJLAGE 2

Definitie apparaatskosten (1/3) Apparaatskosten zijn de kosten die verband houden met het in stand houden en functioneren van de gemeentelijke organisatie, ofwel de kosten die nodig zijn om een taak uit te kunnen voeren. In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: •

Loonkosten personeel (minus opbrengsten)

•

Inhuurkosten

•

Overige relevante kosten

Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe: Loonkosten personeel Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Indien het personeel werkzaamheden uitvoert voor externe organisaties waar begrote opbrengsten tegenover staan dan

corrigeren wij deze opbrengsten op de loonkosten. Ook andere opbrengsten zoals dekking uit GREX gelden en opbrengsten uit sportvoorzieningen corrigeren we voor de vergelijkbaarheid met andere gemeenten.

Intern vertrouwelijk

BIJLAGE 2

Definitie apparaatskosten (2/3) Inhuurkosten

Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld gaan om specifieke projectkennis of bepaalde vaardigheden die niet of onvoldoende beschikbaar is/zijn binnen de eigen organisatie en daarom worden ingehuurd. We nemen alleen de begrote structurele inhuur mee. Indien er tijdelijke inhuur plaatsvindt nemen wij dit niet mee in de benchmark. Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (onder andere bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen. Overige relevante kosten De overige relevante kosten zijn een verzameling van verschillende kostensoorten die wij meenemen in de benchmark om een zuivere vergelijking te kunnen krijgen. Het gaat hierbij om kosten van taken belegd bij derden, materiële kosten, subsidies/externe bijdragen. Afhankelijk van het onderwerp in de benchmark zullen wij alleen kosten van taken belegd bij derden meenemen of de cirkel van mee te

nemen kosten groter maken en eventueel ook materiële kosten of subsidies meenemen.

Intern vertrouwelijk

BIJLAGE 2

Definitie apparaatskosten (3/3) 1. Kosten van taken belegd bij derden

Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Indien het gaat om een taak die de gemeente ook zelf uit zou kunnen voeren nemen we de kosten mee in de benchmark, hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een belastingsamenwerking. Een aantal kosten die door de gemeente niet zelf worden uitgevoerd nemen we niet mee in de benchmark, hierbij valt te denken aan de externe kosten van de veiligheidsregio of de GGD. 2. Materiële kosten Hieronder verstaan we alle vastgoedgerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoedgerelateerde opbrengsten (bijvoorbeeld verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoedgerelateerde kosten rekenen wij ook

kapitaallasten en kosten voor het uitvoeren van het beheer en onderhoud van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging, riolering etc. tot de materiële kosten. 3. Subsidiekosten In enkele gevallen nemen we ook subsidiekosten mee, hierbij valt te denken aan sportsubsidies en subsidies aan inwoners of partijen voor het onderhoud van speel/groen voorzieningen. Intern vertrouwelijk

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=OverBetuwe&id=5561d96d-c1b6-439e-9f52-81a5673702af