24-10-04.02 Evaluatie van het proces van het tarievenonderzoek - 20241115 BC Inkoop Zorg Bijlage 6.3 Bestuurlijke samenvatting evaluatie tarievenonderzoek

Aan Van Opsteller Onderwerp Datum

: Leden van het RPO Zorg : Directeur MGR SDCG : Sjaak van den Brand : Evaluatie tarievenonderzoek : 15-11-2024

Inleiding Tussen juli 2023 en maart 2024 heeft de MGR SDCG module Inkoop in opdracht van de deelnemende gemeenten een tarievenonderzoek uitgevoerd naar reële tarieven van de bestaande zorgvormen Wmo en Jeugd ambulant. De aanleiding van het onderzoek zijn de signalen van aanbieders dat de tarieven niet meer passend zijn en de voorgenomen verlenging van de contracten per 1 juli 2024. Het hanteren van reële tarieven in de Wmo en Jeugdzorg is een belangrijke voorwaarde voor het borgen van zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. Het is wettelijk verplicht op grond van de Wmo 2015 en de Jeugdwet en de AMvB’s voor reële tarieven in de Wet maatschappelijke ondersteuning (2017) en Jeugdwet (2024). De AMvB beschrijft niet wat een reëel tarief is, maar wel dat een transparant proces moet worden gevolgd hoe een tarief tot stand komt. Een marktconsultatie en dialoog met aanbieders maakt onderdeel uit van dit proces. Een tarievenonderzoek hoeft niet ieder jaar te worden uitgevoerd. Het is verplicht om bij een nieuwe aanbesteding of verlenging vast te stellen of er (nog) reële tarieven worden gehanteerd. Een tarievenonderzoek geeft een inzage in een reëel tarief inclusief een onderbouwing van de producten tariefstructuur. Omdat het minder vaak voorkomt, maar wel een complex proces met grote financiële gevolgen is, is er een procesevaluatie uitgevoerd.

Doel van de evaluatie is om vast te stellen wat goed is gegaan en wat er volgende keer beter zou kunnen. De procesevaluatie is uitgevoerd door de directeur MGR SDCG in opdracht van de bestuurscommissie Zorg.

Procesevaluatie De procesevaluatie dient als een algemene terugblik op het proces en de leerpunten die hieruit getrokken kunnen worden. Met de evaluatie willen we de volgende vragen beantwoorden. • Welke lessen kunnen we leren in het proces en in onze samenwerking? • Wat kunnen we dit de volgende keer anders doen? In de evaluatie is bijzondere aandacht geweest voor of de besluiten binnen de wettelijke kaders, mandaten en bevoegdheden zijn genomen, of de besluiten genomen zijn met de juiste en complete informatie en of alle betrokken partijen voldoende zijn geïnformeerd over de voortgang en uitkomsten van het onderzoek. De procesevaluatie kijkt niet naar het resultaat van het proces, dus de tarieven of de gevolgen van de vaststelling van de tarieven. Er is dossieronderzoek gedaan naar o.a. de vergaderstukken van het bestuur, de bestuurscommissies en ambtelijke vergaderingen, adviesnota’s of memo’s, notulen, begrotingen, offertes, plan van aanpak en mails. Daarnaast zijn enkele gemeentelijke documenten zoals begrotingen of raads(informatie)brieven betrokken.

Er zijn gesprekken gevoerd met bestuurders van het algemeen bestuur MGR SDCG, bestuurders van de bestuurscommissie Zorg van de MGR SDCG, manager inkoop MGR SDCG, projectleider tarievenonderzoek, de leden van de werkgroep tarievenonderzoek, een vertegenwoordiging uit het RAO Zorg, een vertegenwoordiging uit het RAF en onderzoeksbureau Transitiepartners. Naar een selectie van aanbieders is een enquête gebruikt en met een aanbieder gesproken.

Conclusies Uit de procesevaluatie zijn de volgende conclusies gekomen: 1. Het vaststellen van reële tarieven voor de bestaande zorgvormen in samenspraak met aanbieders en gemeenten is met enige vertraging in het proces, maar wel binnen de beschikbare tijd afgerond. Het gehele proces heeft onder tijdsdruk gestaan, waardoor niet altijd genoeg ruimte was voor reflectie en samenloop en volgordelijkheid met de gemeentelijke P&C cyclus. 2. Er is draagvlak bij de aanbieders en gemeenten voor de deskundigheid en zorgvuldigheid van Transitiepartners die het onderzoek naar de reële tarieven heeft uitgevoerd. De vastgestelde tarieven worden door het merendeel van de aanbieders als passend ervaren en dragen bij aan zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. 3. Uit de Regeling, dienstverleningsovereenkomsten en mandaatbesluiten kan worden geconstateerd dat de besluiten die genomen zijn binnen de taken, de opdracht en het mandaat van de MGR SDCG vallen. 4. Het was voor alle betrokkenen duidelijk wie de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever waren. Er was niet bij iedereen hetzelfde beeld over wie de opdrachtnemer en projectleider was en welke taken en verantwoordelijkheden er lagen bij de bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en projectleider. 5. De (financiële)opbouw van de producten is complex en vereist specialistisch kennis om te doorgronden.

Het is niet vanzelfsprekend dat er altijd juiste en voldoende ambtelijke kennis beschikbaar is voor constructief meedenken/tegendenken. 6. De uitkomsten van het onderzoek lagen buiten de verwachtingen van gemeenten en de MGR SDCG module Inkoop en zijn voor gemeente ingrijpend. Er had meer geïnvesteerd kunnen worden in het informeren van stakeholders en creëren van realistische verwachtingen. Een impactanalyse aan de voorzijde van het proces of op het eerste moment wanneer dit mogelijk was tijdens het proces, was wenselijk geweest.

Aanbevelingen De volgende aanbevelingen worden gedaan om in een toekomstig proces. 1. Investeer in bestuurlijke en ambtelijk opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap door een duidelijke rolverdeling en afspraken over het besluitvormingsproces. Zorg voor een volledige opdrachtomschrijving met een doelstelling, resultaat, afbakening en probleemeigenaar. Bepaal op basis van de opdracht de opdrachtnemer/projectleider. Onderhoud deze afspraken gedurende het proces, op momenten waarin het proces bijgestuurd wordt of tijdens faseovergangen. 2. Investeer in de ambtelijke advisering door duidelijke rolverdeling en afspraken over ambtelijke advisering waarin alle noodzakelijke onderdelen terugkomen en stimuleer de samenwerking tussen verschillende organisatie(onderdelen). Stem het proces af op de gemeentelijke P&C Cyclus. Bepaal of er voldoende ambtelijke kennis aanwezig is voor constructief meedenken/tegendenken.

3. Zorg voor een tijdige, doorlopende en navolgbare communicatie richting portefeuillehouders, over het proces, voortgang en uitkomsten. De informatie kan door de portefeuillehouders gebruikt kan worden voor het informeren van colleges en gemeenteraden. Voer indien mogelijk tijdig een impactanalyse uit.

Vervolg De uitkomsten van de evaluatie zijn aangeboden aan de bestuurscommissie zorg en het algemeen bestuur van de MGR sociaal domein centraal Gelderland. Middels deze samenvatting informeren we via de portefeuillehouders de deelnemende gemeenten. De gemeenten en het bestuur van de MGR sociaal domein centraal Gelderland kunnen opvolging geven aan de aanbevelingen. We danken alle betrokkenen voor de deelname aan de evaluatie en hopen dat de evaluatie bij draagt aan de doorlopende verbetering van onze samenwerking.