24-10-01.13 Relevant stuk 1, Modelinstructie Vereniging van Griffiers en Vereniging van Raadsleden

voor griffiers

Modelinstructie

Intitulé Instructie voor de grif f ier van de gemeente ………………………… (plaats gemeente) De raad van de Gemeente ………………………… , (plaats gemeente) Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie, Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT: Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze instructie wordt verstaan onder: a. grif f ier: de f unctionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. grif f ie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de grif f ier en de onder zijn verantwoordelijkheid f unctionerende medewerkers; c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversf unctie voor de grif f ie(r) is gedelegeerd;

d. e. f. g.

Nadere duiding mogelijk andere bestaande gremia: presidium: ingestelde commissie ingevolge artikel ….. Reglement van Orde met de taak ………………; fractievoorzittersoverleg: ingestelde commissie ingevolge artikel ….. RvO met de taak …………………….; agendacommissie: ingestelde commissie ingevolge artikel ….. RvO met de taak ………………………….... …………………………....

Artikel 2 Algemene taken 1. De grif f ier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden. 2. De grif f ier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming . 3. De grif f ier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken. 4. De grif f ier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing . 5. De grif f ier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies. 6. De grif f ier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. 7. De grif f ier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. 8. De grif f ier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden. Artikel 3 – Agendering 1. De grif f ier adviseert …. …………(gremium raad dat hierover gaat) bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. 2. De grif f ier ondersteunt en adviseert …………………. (gremium raad dat hierover gaat) ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Artikel 4 – Belangenbehartiger van de raad 1. De grif f ier voert periodiek af stemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2. De grif f ier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het af handelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van af spraken tussen gemeenteraad en college.

3. 4. 5. 6. 7.

De grif f ier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening. De grif f ier voert periodiek overleg met de rekenkamer. De grif f ier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met ………. (gremium raad dat hierover gaat) over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. De grif f ier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties. De grif f ier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 – Bestuurlijke besluitvorming 1. De grif f ier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een ef f iciënte, ef f ectieve en kwalitatieve besluitvorming. 2. De grif f ier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 3. De grif f ier bewaakt de tijdigheid van de inf ormatieverstrekking door het college. 4. De grif f ier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals: a. het voldoen aan wet- en regelgeving; b. door de raad vastgestelde spelregels; c. eerder genomen besluiten; d. en de door …………………………………. (gremium raad dat hierover gaat) vastgestelde f ormats. 5. De grif f ier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de af doening van moties, amendementen, initiatief voorstellen en het nakomen van af spraken en toezeggingen door het college. 6. De grif f ier ondersteunt de raadsvoorzitter en de sessievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. 7. De grif f ier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies (sessies), ………..…. (gremium raad dat hierover gaat) en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies. 8.

De grif f ier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van……….. (gremium raad dat over de agenda gaat) 9. De grif f ier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6 Hoeder van de lokale democratie 1. De grif f ier draagt actief bij aan: a. de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk f unctioneert met in acht neming van geldende regels; b. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeent e; c. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de grif f ie; d. inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner; 2. De grif f ier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 7 Leidinggeven en management, 1. De grif f ier geef t hiërarchisch leiding aan medewerkers van de grif f ie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De grif f ier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de grif f ie. 3. De grif f ier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de grif f ie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de grif f ie. 4. De grif f ier is verantwoordelijk voor het bedrijf smatig f unctioneren van de grif f ie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijf svoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris .

5.

6. 7. 8. 9.

De grif f ier bevordert de bedrijf svoering van de grif f ie en bevordert de duale bedrijf svoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van f aciliterende af delingen zoals HR, ICT, f inanciën en f acilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. De grif f ier geef t hiërarchisch leiding aan op de grif f ie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus. De grif f ier stelt een grif f iejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het grif f iejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de grif f ie. De grif f ier beheert de budgetten van de raad en de grif f ie, bevordert een gezonde f inanciële huishouding. De grif f ier heef t regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 8 – Communicatie en voorlichting 1. De grif f ier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie. 2. De grif f ier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies. 3. De grif f ier geef t voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder. Artikel 9 – Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de grif f ier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicev oorzitter van de raad. 2. Deze instructie kan worden aangehaald als ‘instructie voor de grif f ier’ van de gemeente ………….… (plaats gemeente). 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘grif f ier instructie’ zoals vastgesteld op ….. (datum)