24-10-01.12 Relevant stuk 1, Nota Risicoanalyse verbonden partijen gemeente Overbetuwe 24 0813

Deze worden vervolgens meegenomen in de ontwerpbegroting van de verbonden partij. Met de informatie in de kaderbrief kan de gemeenteraad zich richten op de ontwerpbegroting en de invloed die zij daarop willen en kunnen uitoefenen. De kaderbrief stelt de gemeente in staat om deze informatie te verwerken in de kadernota dan wel een zienswijze in te dienen bij de verbonden partij, mits deze tijdig aan de raad wordt verstrekt. Rol van de ambtelijke organisatie/accounthouders In deze fase heeft de ambtelijke organisatie een belangrijke rol om het bestuur optimaal in staat te stellen om op verbonden partijen te sturen. Zij ondersteunt het bestuur met informatieverstrekking, advisering en onderhoudt contact met de verbonden partij. Per verbonden partij wordt een accounthouder aangewezen.

23

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Naast de bestuurlijke afstemming met de verbonden partij vindt er door de accounthouder ambtelijke afstemming en beheersing over producten en diensten plaats. De ambtelijke organisatie werkt hierbij met betrekking tot publiekrechtelijke participaties waar mogelijk samen met regionale gemeenten en organiseert regionale samenwerking. Ontwerpbegroting verbonden partijen De verbonden partij richt volgens de Wgr de ontwerpbegroting aan de gemeenteraad. In de praktijk ontvangt de raad de ontwerpbegroting niet altijd rechtstreeks (via de griffie), maar wordt deze naar het college of de ambtelijk organisatie gestuurd. Daardoor ziet de raad de ontwerpbegroting pas op het moment dat het college deze voor zienswijzen aan de raad voorlegt. Om dit te voorkomen checkt de accounthouder bij ontvangst van de ontwerpbegroting bij de griffie of de ontwerpbegroting bij de raad is ontvangen. Indien een ontwerpbegroting onverhoopt wordt gericht aan het college, zendt het college dit onverwijld door naar de raadsgriffier. De raad kan een zienswijze indienen op de ontwerpbegroting van de verbonden partij. Het indienen van zienswijzen is de bevoegdheid van de raad, waarbij het college de conceptzienswijze voorbereid en middels een raadsbesluit en zienswijzebrief aan de raad voorlegt ter vaststelling. De raad kan ook via een amendement besluiten tot een aangepaste zienswijze.

Na de periode van het indienen van zienswijzen stelt de verbonden partij de begroting vast. In de Paragraaf verbonden partijen van de begroting en jaarrekening van de gemeente worden de (laatst bekende) gegevens uit de begroting en jaarrekening van de verbonden partij verwerkt. De vastgestelde begroting van de verbonden partij is een gegeven voor de begroting van de gemeente. Raadsleden kunnen aanwezig zijn bij de algemeen bestuursvergaderingen van de gemeenschappelijke regelingen. Het is aan de gemeenteraad zelf om dit nader vorm te geven. Uitgangspunt is dat de raad vooraf wordt geïnformeerd als een verbonden partij extra geld benodigd heeft, naast de regulier toegekende middelen in de begroting.

5.3

Fase 3 Evaluatie-, heroverwegings- en beëindigingsfase

Over het algemeen is het uitgangspunt dat deelname in een verbonden partij voor onbepaalde tijd is. Voor een effectieve en efficiënte samenwerking is het van belang dat de samenwerking periodiek wordt geëvalueerd dan wel heroverwogen. Evaluatie Bij publiekrechtelijke verbonden partijen worden afspraken over periodieke evaluatie van de samenwerking opgenomen in de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast evalueert de gemeente de effectiviteit en efficiëntie van verbonden partijen met het risicoprofiel hoog eenmaal in de vier jaar. Los van de op te stellen risicoprofielen kan de gemeenteraad het college opdracht geven om een specifieke verbonden partij te evalueren. Factoren heroverweging verbonden partij Ten aanzien van de volgende veranderingen vindt er in ieder geval een actieve heroverweging plaats: • een wijziging van de doelstellingen van een verbonden partij; • een wijziging in het voortbestaan als gevolg van een fusie of integratie; • een wijziging in de verbonden partij als gevolg van een uittreding van één van de deelnemende partijen;

24

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

• •

een wijziging van de gemeenschappelijke regeling; een wijziging van de doelstellingen van de gemeente, waardoor de verbonden partij niet langer bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen.

Het college informeert de gemeenteraad actief over mogelijke veranderingen binnen de verbonden partijen, die aanleiding kunnen zijn tot het doen van een evaluatie of heroverweging. Beëindiging deelname aan verbonden partij Een evaluatie dan wel heroverweging kan leiden tot het besluit om de deelname aan een verbonden partij te beëindigen. Het beëindigen van deelname aan een verbonden partij verdient een zorgvuldige voorbereiding. Het college informeert de gemeenteraad vroegtijdig over een voornemen tot beëindiging en de gevolgen daarvan. Dit kunnen financiële gevolgen zijn (uittreedsom), maar ook gevolgen voor de continuïteit van de taakuitoefening of personele gevolgen (overname personeel). Beëindiging publieke verbonden partij: gemeenschappelijke regeling Het besluit om uit te treden uit een gemeenschappelijke regeling is een eenzijdige bevoegdheid van het deelnemende bestuursorgaan, d.w.z. raad, college of burgemeester of een combinatie (artikel 1, eerste en derde lid Wgr). Het bestuursorgaan heeft daarbij een grote mate van beleidsvrijheid. Uittreden mag dus niet afhankelijk worden gesteld van voorwaarden die de gemeenschappelijke regeling stelt, zoals de voorwaarde dat het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de uittreding moet bekrachtigen of dat uittreding pas mogelijk is als de uittreder instemt met de financiële consequenties die door het bestuur zijn bepaald.

Het college informeert de gemeenteraad tijdig over een voornemen tot beëindiging van deelname aan een gemeenschappelijke regeling en de (o.a. financiële en personele) gevolgen van dit voornemen. Voor zover de raad niet zelf deelnemer is aan de gemeenschappelijke regeling kan de raad zijn wensen en bedenkingen kenbaar maken over het voorgenomen besluit. Het college neemt vervolgens het besluit tot uittreden van een verbonden partij, tenzij sprake is van een raadsregeling. In dat geval neemt de raad dit besluit. Vervolgens zal de gemeenschappelijke regeling worden gewijzigd en voor zienswijze en vervolgens toestemming aan de overige raden worden voorgelegd. In de gemeenschappelijke regeling van een verbonden partij zijn bepalingen opgenomen over de gevolgen bij uittreding dan wel opheffing van de verbonden partij. Beëindiging private verbonden partij Het college beëindigt de relatie met een private verbonden partij niet eerder dan nadat de gemeenteraad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt. Het college geeft de gemeenteraad een termijn voor het indienen van wensen en bedenkingen. De raad maakt de wensen en bedenkingen schriftelijk kenbaar, dan wel laat ze opnemen in de notulen door de raadsgriffier. Na ontvangst van de reactie van de raad neemt het college een besluit tot het beëindigen van de relatie.

25

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

6. Risicoprofielen en toezicht 6.1

Algemene beschrijving

De Overbetuwse verbonden partijen lopen sterk uiteen in (financiële) omvang en vorm. Hierdoor variëren ook de gemeentelijke belangen en risico’s sterk. Op basis van een risicoanalyse binnen de organisatie wordt vorm en inhoud te gegeven aan de aansturing, het beheer en de control van de specifieke, financiële en bestuurlijke relatie. Het toezicht zorgt ervoor dat kansen en bedreigingen bij verbonden partijen tijdig worden gesignaleerd en dat hierop adequaat wordt gereageerd. Op basis van de risicoanalyse worden de verbonden partijen ingedeeld in verschillende vormen van toezicht. Des te groter het bestuurlijk en/of financieel belang bij een verbonden partij, des te intensiever zijn de sturing op de partij en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Bij de analyse geldt net als bij het afwegingskader dat het geen digitaal instrument is dat onafwendbaar tot een bepaalde keuze moet leiden.

6.2

Risicoanalyse en indeling

Per verbonden partij wordt conform onderstaand model bezien hoeveel bestuurlijk (inhoudelijk) en financieel belang er is en hoeveel risico er wordt gelopen. Op basis van de beide analyses wordt er bepaald welk toezichtniveau op de verbonden partij van toepassing zou moeten zijn. De raad kan desgewenst afwijken van de uitkomst van het model. Financiële analyse De financiële analyse wordt uitgevoerd aan de hand van de vier onderstaande financieel georiënteerde vragen. Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt het financiële belang en risico bepaald op laag, gemiddeld of hoog. Financiële risicoanalyse

Laag

Midden

Hoog

Omvang jaarlijkse bijdrage

< 150.000

150.0001.000.000

>1.000.000

Weerstandsvermogen van de verbonden partij *

> 1,4

Tussen de 1 – 1,4

<1

Sluitende meerjarenbegroting**

Alle jaren sluitend

In ieder geval eerste en laatste jaar sluitend***

Niet laag of midden

Solvabiliteit

Hoger dan 50%

Tussen 20-50%

Lager dan 20%

* conform Nota risicomanagement 2023 is <1 matig, 1-1,4 voldoende en >1,4 ruim voldoende ** meerjarenbegroting van maximaal vier jaar *** in het verlengde van BBV regelgeving waarbij als minimale eis wordt gesteld eerste of laatste jaar sluitend Bestuurlijke (inhoudelijke) analyse De bestuurlijk (inhoudelijke) analyse wordt uitgevoerd aan de hand van de vijf onderstaande inhoudelijke criteria. Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt het bestuurlijk belang en risico ook bepaald op laag, gemiddeld of hoog.

26

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Bestuurlijke risicoanalyse

Laag

Midden

Hoog

Belang van de verbonden partij komt overeen met gemeentelijk belang

Volledig

Gedeeltelijk

Minimaal

Mate van invloed op de besluitvorming van de verbonden partij*

Veel

Gemiddeld

Beperkt

Gemeente vertegenwoordigd in het bestuur van de verbonden partij

DB / n.v.t.**

AB

Nee

Duidelijke afspraken over doel en te leveren prestaties/duidelijk statutair doel bepaald

Ja

Gedeeltelijk***

Nee

Maatschappelijke impact van de verbonden partij****

Minimaal

Gemiddeld

Groot

* gaat om stemverhouding in (algemeen) bestuur of ledenvergadering. Daarbij speelt ook een rol of besluitvorming bij meerderheid van stemmen of tweede derde stemmen plaatsvindt. Bij meerderheid van stemmen: laag > 50%, Midden 33-50%, Hoog < 33% ** n.v.t. bij privaatrechtelijke verbonden partijen *** als er bijv. voor een deel van de diensten duidelijke afspraken zijn gemaakt en voor een ander deel niet. Het gaat niet om vage afspraken. Dan wordt niet voldaan aan ‘duidelijk’. **** het gaat om impact op de maatschappij niet op een specifieke doelgroep. Groot raakt bestaanszekerheid, veiligheid of gezondheid van de gehele maatschappij. Gemiddeld als het om een specifieke doelgroep gaat. Minimaal gaat ook om andersoortige impact.

6.3

Twee vormen van toezicht

De scores van de financiële en bestuurlijke risico analyse vormen samen een totaalscore. Op basis daarvan wordt de verbonden partij ingedeeld in risicoprofiel laag, gemiddeld of hoog. Voor de verbonden partij vallend in het risicoprofiel hoog geldt een zwaardere vorm van toezicht. Ten tijde van vaststelling van deze nota worden alle verbonden partijen ingedeeld in een risicoprofiel. Dit vindt ook plaats bij het besluit tot deelname aan een nieuwe verbonden partij. Jaarlijks wordt ambtelijke getoetst of het risicoprofiel nog actueel is. Bij wijziging wordt het gewijzigde risicoprofiel gelijktijdig met de begroting ter vaststelling voorgelegd aan de raad. De raad kan bij de vaststelling van de risicoprofielen besluiten dat om haar moverende redenen ook voor een verbonden partij vallend in de categorie midden of laag het toezicht behorend bij het risicoprofiel hoog van toepassing is. Het toezicht Sturing, beheersing en verantwoording vinden zoveel mogelijk plaats binnen de gangbare processen, zoals de P&C-cyclus. De sturing op verbonden partijen die zijn ingedeeld in het risicoprofiel hoog is echter intensiever, waarbij onder andere de prestatie afspraken en risico’s nauwlettender worden gevolgd.

27

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Voor alle verbonden partijen geldt dat aangewezen ambtenaren, de zogenoemde accounthouders, zorgen dat zij goed op de hoogte zijn van relevante ontwikkelingen bij de verbonden partijen. Zij doen dit op basis van documenten, maar staan waar nodig ook in contact met de verbonden partij, overige gemeenten en andere stakeholders. Zij dragen bijvoorbeeld zorg voor een open en tijdige communicatie, het wederzijds nakomen van afspraken, verwantschap en investeren in de relatie. De ambtenaren geven hiermee bewust invulling aan de zogenaamde soft controls. Dit stelt hen in staat om de portefeuillehouder te voorzien van inhoudelijke adviezen in relatie tot het eigenaar- en opdrachtgeverschap. De accounthouder is verantwoordelijk voor benodigde rapportages in de gemeentelijke P&C-cyclus, zoals in de paragraaf Verbonden partijen van de begroting en jaarrekening, en benodigde bijstelling van ramingen in afstemming met de verantwoordelijk portefeuillehouder. Bovendien voorziet de accounthouder de lokale organisatie en bestuurder van relevante financiële informatie omtrent deze budgetten. Ook zorgt de accounthouder ervoor dat de wethouder financiën wordt geïnformeerd op het moment dat er sprake is van grote financiële effecten of risico’s voor de gemeente.

De verdere inhoud van het toezicht hangt onder andere af van de aard van de taken die de verbonden partij voor de gemeente uitvoert, maar het dient zodanig te zijn ingericht dat de gemeente te allen tijde adequaat geïnformeerd is over politiek-, beleidsmatig- en financieel relevante kwesties. De accounthouder gaat in de paragraaf Verbonden partijen in op de volgende hoofdvragen: • Is er sprake van een (voorgenomen) verandering in de huidige relatie? • Is er sprake van een (voorgenomen) verandering in de doelstelling van de verbonden partij? • Is er sprake van een (voorgenomen) verandering in het voortbestaan en/of de eigenstandigheid als gevolg van fusie of integratie? • Is er sprake van een afwijking van de voorgenomen of gerealiseerde activiteiten en prestaties? • Zijn er nieuwe risico’s of ontwikkelingen in relatie tot het weerstandsvermogen? • Is er sprake van nieuw of gewijzigd beleid bij de gemeente? • Zijn de beoogde beleidsdoelstellingen gerealiseerd? Artikel 15 (BBV) schrijft daarnaast een aantal onderdelen voor dat in de lijst van verbonden partijen moet worden verstrekt. De lijst verbonden partijen bij de gemeentelijke begroting en jaarrekening en per verbonden partij o.a.

de volgende gegevens: • De naam en de vestigingsplaats • Het openbaar belang dat op deze wijze behartigd wordt • De veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente onderscheidenlijk provincie in de verbonden partij heeft • Het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar • Het resultaat van de verbonden partij Indien, gelet op het tijdschema van het gemeentelijk proces van het opstellen van de jaarstukken, (nog) geen definitieve jaarrekening van een organisatie beschikbaar is, dan wordt bij het opstellen van de paragraaf verbonden partijen en het overzicht van verbonden partijen uitgegaan van de meest recente prognoses voor de relevante gegevens.

28

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

De accounthouder zorgt ervoor dat de conceptbegroting en voorlopige jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling ter zienswijze aan de gemeenteraad wordt voorgelegd met een conceptzienswijzebrief. In het raadsvoorstel wordt de raad gewezen op de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten. Uitgangspunt is dat de raad vooraf wordt geïnformeerd als een verbonden partij extra geld benodigd heeft, naast de regulier toegekende middelen. Daarnaast wordt de raad, conform de actieve informatieplicht van het college, via raadsinformatiememo’s geïnformeerd als zich tussentijds belangrijke ontwikkelingen voordoen. Ook wordt de raad via de bestuursrapportage geïnformeerd over mogelijke financiële wijzigingen bij verbonden partijen. Verbonden partij met hoog risicoprofiel Voor verbonden partijen met een hoog bestuurlijk en/of financieel risicoprofiel geldt nog een aantal extra afspraken: • Raad en portefeuillehouder maken bestuurlijke werkafspraken over de wijze waarop de raad actief over deze verbonden partij geïnformeerd wenst te worden. • De raad kan besluiten raadsrapporteurs aan te wijzen voor deze verbonden partij. • Er vindt een vierjaarlijkse evaluatie van de samenwerking met deze verbonden partij plaats.

29

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Bijlage 1

Overzicht Verbonden partijen

Gemeenschappelijke regelingen 1. Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM) Collegeregeling 2. Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) Collegeregeling (met provincie) 3. Parkorganisatie (Park Lingezegen) Collegeregeling (met Provincie en waterschap) 4. Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein regio Centraal Gelderand Collegeregeling 5. Samenwerkingsverband Euregio Rijn-Waal Gemengde regeling 6. Recreatieschap Over-Betuwe Gemengde regeling 7. Doelgroepenvervoer regio Arnhem Nijmegen (DRAN) Collegeregeling 8. Regio Arnhem Nijmegen (Groene Metropool regio) Collegeregeling

Vennootschappen en coöperaties 9. Commandiet Westeraam B.V. 10. Bank Nederlandse Gemeenten N.V. 11. Vitens N.V.

Stichtingen 12. Stichting Samenwerkingsverband Glasvezelnetwerk Arnhem (SSGA)

30

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Bijlage 2 Overige instrumenten grip raad op verbonden partijen De meeste raadsleden worden gedreven door de inhoud. Zij zien samenwerking als een middel om inhoudelijke doelen te realiseren. Toch ontbeert het vaak aan een beeld van wat prioriteiten en aandachtspunten zijn. Dan is het lastig om echt betekenisvol invloed uit te oefenen. Naast de in de nota besproken formele instrumenten met betrekking tot informatie, sturing en verantwoording, kunnen onderstaande informele instrumenten behulpzaam zijn bij het krijgen en houden van grip op verbonden partijen. Deze zijn onderverdeeld in drie aandachtsvelden. 1. Sturing en beheersing door de raad vanuit inhoud 2. Optimalisering van het gesprek tussen raad en college en informatievoorziening 3. Optimalisering van de verbinding tussen de raden onderling

Ad. 1 Sturing en beheersing vanuit inhoud

Wij zien de volgende mogelijkheden voor versterking van sturing en beheersing vanuit inhoud: 1. Stilstaan bij de vraag of in het algemeen extra inzet op samenwerking wenselijk is en hier bewust voor kiezen. Alle manieren om meer grip op samenwerking te krijgen kosten tijd. Raadsleden hebben het al druk. Binnen de raad kunnen daarom verschillende opvattingen aanwezig zijn over de wenselijkheid van extra inzet op samenwerking. Om elkaar beter te begrijpen en eventuele belemmeringen weg te nemen, kan het helpen als raad (informeel) bij de vraag stil te staan of al die extra inspanningen (die hieronder worden beschreven) wel de moeite waard zijn. Vaak wordt in zo’n gesprek zichtbaar hoe veel belangrijke onderwerpen via samenwerking lopen. Het vergroot zo de wil om echt aan de slag te gaan. 2. Het als gemeente(raad) zelf ontwikkelen van een agenda voor de regio. Sommige raden ontwikkelen (samen met college en de ambtelijke organisatie) een eigen agenda voor de regio, met daarin kaderstellende uitspraken over wat op regionaal niveau belangrijk wordt gevonden. Dit kan helpen bij het gesprek met de portefeuillehouder en bij het onderlinge gesprek in de raad. In zo’n agenda kunnen de belangrijkste ambities en opgaven van de gemeente aan de orde komen.

Ook kan aan de orde komen met welke andere gemeenten opgaven gedeeld worden en wat dit betekent voor de prioriteiten, mogelijkheden en knelpunten in specifieke samenwerkingsverbanden. 3. Kijk eerst wat de lokale inhoudelijke doelstelling is, maar verlies het gezamenlijke belang niet uit het oog. De gemeente participeert in de samenwerking vooral vanuit een eigen, gemeentelijk belang. Bij nieuwe beleidsontwikkelingen mag dan ook gekeken worden naar de eigen gemeentelijke keuzes. Bespreek die vroegtijdig, zodat de eigen vertegenwoordiger deze nog kan inbrengen in de samenwerking. Te vaak zijn raden (en soms zelfs colleges) te afwachtend ten aanzien van wat er uit de regio komt. Ze kunnen dan hoogstens op details nog bijsturen. Zorg dat het gemeentelijk standpunt bekend is voordat de regionale beleidscyclus of het afstemmingsproces aanvangt. Laat de eigen lokale beleidskeuzes de regionale gesprekken beïnvloeden in plaats van regionale keuzes het lokale beleid te laten bepalen!2) De realiteit is dat ook wanneer momenten

31

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

vroegtijdig georganiseerd zijn om tot kaderstelling te komen, het vaak moeilijk is voor raden om die inhoudelijke standpunten ook te bepalen. Soms door gebrek aan kennis, soms door gebrek aan tijd. Het kan helpen om rond die momenten expertsessies te organiseren, zodat inhoudelijke verdieping met zekerheid tot stand komt. In het algemeen geldt uiteraard wel dat gemeenschappelijke belangen gezamenlijk belangrijk zijn. Soms moet je in een goede samenwerking ook even slikken in het kader van het algemeen belang. 4. Prioriteren en selectief keuzes maken. Sommige raden kiezen er bewust voor samenwerkingen veel of juist minder aandacht te geven. Bijvoorbeeld door verbonden partijen te categoriseren naar ‘sturing op hoofdlijnen’ of naar ‘verscherpt zicht’. De gemeenteraden van Dordrecht en Veenendaal zijn hier bijvoorbeeld al mee bezig.3) Op basis van die keuze kunnen tijd en aandacht bewust geprioriteerd worden. Mogelijke aanknopingspunten voor die keuze is onderscheid tussen: • beleidsrijke en beleidsarme samenwerkingen • samenwerkingen met een groot dan wel beperkt financieel belang • samenwerkingen met nieuwe ontwikkelingen en samenwerkingen waarvoor geldt business as usual • grote en kleine samenwerkingsverbanden qua schaal (belang versus mate van invloed). 5. Het onderling verdelen van aandacht.

Sommige raden kiezen ervoor om (al dan niet binnen een commissie) samenwerkingen te ‘verdelen’ tussen raadsleden. Raadsleden letten dan ‘namens de anderen’ specifiek op een samenwerking en agenderen onderwerpen wanneer die voor de raad als geheel van belang zijn. Op die manier kost het raadsleden minder tijd om inhoudelijk goed op de hoogte te zijn. Voorwaarde is dat binnen de raad sprake is van onderling vertrouwen. De apolitieke zaken kunnen aan de gespecialiseerde raadsleden of commissie worden gelaten (bewaken deadlines, sturing op uniforme informatievoorziening e.d.), terwijl de politieke keuzes en debatten op de gebruikelijke wijze plaatsvinden in de plenaire raad.4)

Ad. 2 Organisatie van het gesprek tussen raad en college en informatievoorziening Het gesprek tussen raad en college kan op verschillende wijzen plaatsvinden. Een deel van de gemeenten kiest ervoor een specifieke commissie in te stellen die zich richt op regionale aangelegenheden.5) Het gesprek over samenwerkingen speelt zich dan voornamelijk in die commissie af. Het is echter ook mogelijk om integraal met de gehele raad over samenwerking te spreken. Een combinatie is eveneens mogelijk. Een deel van de Nederlandse raadsleden stelt dat samenwerkingen vooral ad hoc (bijvoorbeeld in het geval van een incident) aan de orde komen, waardoor een gestructureerd overzicht over de stand van zaken ontbreekt. Dat werkt facetbestuur in de hand: integrale afwegingen worden dan vaak niet of nauwelijks gemaakt. Ook vinden sommige raadsleden het lastig om afspraken met de portefeuillehouder op te volgen, omdat er veel tijd zit tussen de gesprekken. In het algemeen is in het hele land een behoefte zichtbaar om meer gestructureerd over samenwerkingen te spreken.

32

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

We zien de volgende mogelijkheden om de verhouding tussen raad en college op het gebied van samenwerking te optimaliseren: 1. Instellen van een structureel kaderstellend en controlerend gesprek. Sommige raadsleden zien samenwerking als een wezenlijk onderdeel van de gemeentelijke praktijk, maar vinden het lastig om gestructureerd aan kaderstelling en controle te werken. Het kan dan helpen om gestructureerd één of twee keer per jaar met de gehele raad en het gehele college over (een deel van) de samenwerkingen te spreken). Het is daarbij goed mogelijk om de reguliere cyclus te volgen. Dit betekent: • een kaderstellend gesprek voorafgaand aan de begrotingen • een controlerend gesprek na de jaarrekeningen. 2. Benutten van de raadscommissie(s) voor een structurele dialoog. Sommige gemeenteraden hebben goede ervaringen met de werking van een raadscommissie op het gebied van samenwerking. In deze commissies kan periodiek met de portefeuillehouders gesproken worden over wat er in de besturen van de samenwerkingen gebeurt en over ontwikkelingen in andere gemeenten. Deze raadscommissie kan fungeren als antenne voor de gehele raad. De commissieleden maken in dat geval de afweging wanneer een onderwerp met de raad als geheel besproken moet worden. Ook kan in deze commissie kennis gebundeld worden. 3.

Articuleren van de informatiebehoefte en professionaliseren van de informatievoorziening. Verschillende gemeenten werken aan professionalisering van de informatievoorziening. Dat is in praktijk nodig. Er worden vaak te dikke stukken geproduceerd, waarin politieke vragen niet aan de orde komen. Daar is ook informatie op nodig, maar die mist soms. Wij noemen dit oorzakelijke informatie. Daarbij helpt het als de raad duidelijk zijn informatiebehoefte uitspreekt. Al dan niet met expertmatige hulp kan je prima die politieke vragen formuleren. Een vast format voor opleggers bij stukken helpt om informatie behapbaar te houden. Hierin kunnen bijvoorbeeld in maximaal drie pagina de volgende elementen aan de orde komen: • Bestaansrecht samenwerkingsverband (wat is het nut ervan?). • Doelstellingen van het samenwerkingsverband (wat wil je bereiken?). • Behaalde en beoogde resultaten in termen van effectiviteit, efficiëntie en draagvlak. • Oorzaken voor het al dan niet behalen van de doelstellingen. • Risico-inschatting voor de komende periode. 4. Gezamenlijk optrekken met de organisatie bij het verder optimaliseren van het gesprek tussen raad en college. Het is weinig zinvol om samenwerkingsverbanden onrealistische kaders mee te even. Daarom is het verstandig om bij het formuleren van wensen en verwachtingen rekening te houden met wat de ambtelijke organisatie kan leveren.

Voeling met de organisatie is dus nodig. Ook kan het helpen om in onderling gesprek stapsgewijs de agenda en de informatieproducten verder te verbeteren. Dit kan dan afgestemd worden met college en gemeentesecretaris.

Ad. 3 . Verbinding tussen raden van samenwerkende gemeenten

Het besef neemt toe dat regionale afstemming tussen (fracties binnen) raden zinvol is bij regionale samenwerking. Verschillende publicaties wijzen op het belang van het afstemmen van opvattingen van moties, en van het gelijktrekken van vergaderdata.

33

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

In sommige regio’s is deze verbinding de afgelopen periode ook daadwerkelijk toegenomen. Tegelijkertijd is dit zeker nog niet de gewoonte in Nederland. Bovendien kost de organisatie van deze verbinding extra tijd en moeite. We zien de volgende mogelijkheden voor versterking van de verbinding tussen raden: 1. Verder in positie brengen van de griffies. In verschillende gemeenten wordt via de griffies verbinding gezocht. Dat kan bijvoorbeeld door: • als griffies gezamenlijk verbonden partijen en colleges te verzoeken bijeenkomsten een jaar vooruit te plannen • vergaderagenda’s gelijk te trekken, zodat moties (ongeveer) op een gelijk moment besproken worden. • informatie en notulen te delen • elkaar in te lichten bij politieke ontwikkelingen. 2. Verder optimaliseren van het gesprek tussen partijen. Er zijn partijen die in de regio moties en opvattingen onderling afstemmen. Dat kan goed werken om overzicht te houden en politieke slagkracht te ontwikkelen. soms is echter de ervaring dat hierdoor een verschil tussen (de informatiepositie van) partijen ontstaat. 3. Bijeenkomen van gehele raden. Sommige raden organiseren gezamenlijke bijeenkomsten. Enkele regio’s (zoals West-Friesland) deden dit bijvoorbeeld rond de decentralisaties. 4. Als gemeenteraden een gezamenlijke commissie instellen, die voor meer regionale slagkracht zorgt.

Vanuit het beginsel dat democratische legitimatie altijd van meerdere raden afkomstig is én dat samenwerking tijd kost en kennis vereist, kan het helpen om de krachten in een regionale afstemmingscommissie te bundelen, met een vertegenwoordiging vanuit alle raden. Bijvoorbeeld door structureel drie tot vijf keer per jaar een bijeenkomst te organiseren. Klein beginnen is daarbij een succesfactor. Zo’n commissie kan bijvoorbeeld het volgende doen (afhankelijk van de wens van de betrokken raden): • Een informeel orgaan vormen waarin vertegenwoordigers van de raden met elkaar acties afstemmen waar de afzonderlijke raden verantwoordelijk voor zijn. • Ervoor zorgen dat alle raden (via hun colleges) van het lid in het algemeen bestuur verlangen dat er scherpe doelstellingen komen op inhoud, financiën en • legitimiteit/draagvlak. • Ervoor zorgen dat de voortgang op de doelstellingen bij de respectievelijke taken vertaald wordt in een gerichte informatiebehoefte van de raden. • Sturen op de presentatie van informatie in een overzichtelijke vorm met een gestandaardiseerde oplegger waaruit duidelijk voortgang en risico’s blijken. • Afstemmen (via de griffies) welke instrumenten de raden willen gebruiken en zoeken naar de gedeelde noemer in de moties. Via de commissie wordt erop gestuurd dat de raden waar het kan dezelfde moties en dergelijke indienen.

• Organiseren van een bijeenkomst (ten minste één keer per jaar) voor alle voltallige raden.

34

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Bijlage 3 Afwegingskader

35

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Toelichting op het afwegingskader

Stap 1 Beschrijving doel

Voor het maken van de keuze of een samenwerking wordt aangegaan, is het van belang om de aanleiding en het doel vast te stellen. Voor welk probleem dient een oplossing te worden gezocht? Redenen om samen te werken kunnen zijn het bundelen van krachten, efficiënter werken, financiële en/of organisatorische voordelen.

Stap 2 Publiek belang

De samenwerking kan alleen worden aangegaan als er sprake is van een publiek belang. Het college dient zelf te motiveren welk publiek belang er wordt gediend.

Stap 3 Is volledige betrokkenheid noodzakelijk en efficiënt?

Volledige gemeentelijke betrokkenheid kan voortkomen uit een wettelijke verplichting om een taak binnen de gemeente uit te voeren. In sommige gevallen kan het zijn dat het strategisch gezien niet handig is de werkzaamheden extern uit te voeren. Daarnaast zou het kunnen zijn dat uitbesteden van een taak te hoge kosten met zich meebrengt. Dit vergt per geval een goede afweging.

Stap 4 Kan de gemeente het publieke belang als opdracht, subsidie-, of regelgever voldoende behartigen? In de huidige tijd komen er steeds meer initiatieven vanuit inwoners en of maatschappelijke organisaties. De gemeente zou hierin een faciliterende rol kunnen hebben. Het publieke belang kan dan gediend worden met een gemeente als subsidieverstrekker of als opdrachtgever.

36

Nota verbonden partijen gemeente Overbetuwe 2024

Stap 5 Is een publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling mogelijk?

Uit de volgorde van de vraagstelling volgt dat een publiekrechtelijke samenwerking de voorkeur heeft boven een privaatrechtelijke samenwerking. Deze voorkeur volgt uit de Gemeentewet. Publiekrechtelijke samenwerking kan ook nadelen met zich meebrengen. Ten opzichte van privaatrechtelijke samenwerking zal vaak sprake zijn van langere besluitvormingstrajecten. De keuze voor een privaatrechtelijke samenwerking dient een bewuste keuze te zijn. Op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient beoordeeld te worden of een publiekrechtelijke samenwerking mogelijk is.

Stap 6 en 7 PPS constructie of privaatrechtelijke deelname

Indien een samenwerking op grond van de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk is, wordt gekeken of samenwerken in een PPS constructie of een privaatrechtelijke deelneming mogelijk is. Het afwegingskader is een beslisboom die gevolgd wordt om te komen tot een bewuste keuze voor het aangaan van een verbonden partij. Mocht in de praktijk blijken dat een privaatrechtelijke deelneming de voorkeur heeft, ondanks dat een publiekrechtelijke samenwerking ook een mogelijkheid is, dan zal het college dit uitvoerig motiveren in de documenten die worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Zwaarwegende argumenten kunnen zijn meerwaarde, slagvaardigheid, effectiviteit.

Tot slot

Als de keuze is gemaakt voor deelname aan een publiekrechtelijke of een privaatrechtelijke deelneming, dient nog de vraag beantwoord te worden of er voldoende voordelen zijn voor het aangaan van de verbonden partij. Het gaat hier om efficiencyvoordeel, kennisvoordeel of een risicospreiding. Door bewust deze vraag te beantwoorden, wordt de keuze weloverwogen gemaakt en wordt de gemeenteraad van concrete eenduidige informatie voorzien. Als de keuze is gemaakt voor het aangaan van de verbonden partij, wordt omschreven welke taken er worden uitgevoerd door de verbonden partij. Hierbij valt te denken aan bedrijfsuitvoeringstaken, uitvoeringstaken en/ of beleidsbepalende taken.

37

Dorpsstraat 67 6661 EH Elst Postbus 11 6660 AA Elst telefoon 14 0481

info@overbetuwe.nl www.overbetuwe.nl