24-10-01.09 Mail portefeuillehouder dd. 30 september 2024

Mail portefeuillehouder dd. 30-09-204: Geachte raads- en burgerraadsleden, Op 17 september jl. is op de politieke avond het Rekenkamerrapport ‘De rol van de Raad in tijden van crises’ behandeld. Naar aanleiding van deze behandeling stonden er nog een tweetal punten open. Het eerste punt betrof de archivering van de raadsinformatiebrieven. Door de senior informatieadviseur is er navraag gedaan bij de griffie en in iBabs bleken er 5 van deze informatiebrieven te ontbreken. Die zijn allemaal getraceerd en intussen aan de raadsgriffier gestuurd. Zij zorgt ervoor dat de ontbrekende nieuwsbrieven aan iBabs worden toegevoegd, zodat de serie compleet is. Daarmee is alles deugdelijk gearchiveerd. Het tweede punt betrof de check die ik wilde doen op de haalbaarheid van punt 2c in het beoogde raadsbesluit in verband met een externe partner hierbij; “Stel op basis van een goede evaluatie een draaiboek op ten aanzien van de continuïteit van het bestuur en de positie van de raad tijdens (eventuele) toekomstige crises.” Tijdens de politieke avond heb ik aangegeven dat wij als gemeente een draaiboek hebben en die kunnen we bij een eventuele toekomstige crisis daarvoor gebruiken.

Daar waar het de VGGM betreft als Veiligheidsregio bij een GRIP4 crisis, heeft de VGGM aangegeven geen aanvullend draaiboek te gaan maken omdat dit het bestuur en de raad betreft en dat niet aan de orde is bij een crisis GRIP4 voor de Veiligheidsregio. Zij volgen daarin de lijn m.b.t. het informeren vanuit de Veiligheidsregio, zie hieronder: • In geval van een GRIP 4 brengt de voorzitter van de veiligheidsregio na afloop van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis (lees GRIP4) schriftelijk verslag uit aan de gemeenteraden. Dit doet de voorzitter in overeenstemming met de burgemeesters die deel uit maken van het regionaal beleidsteam. • Daarnaast was er een webinar georganiseerd waarbij de voorzitter heeft teruggeblikt op de samenwerking met betrekking tot de aanpak van Covid-19, de belangrijke gebeurtenissen en genomen besluiten. Er was gelegenheid tot het stellen van vragen door de deelnemers. • Behalve deze informatievoorziening richting gemeenteraden na de GRIP4-fase van de coronacrisis heeft de voorzitter ook tijdens de GRIP-fase aan schriftelijke bestuurlijke informatievoorziening gedaan. De regionale crisisorganisatie heeft namens de voorzitter periodiek bestuurlijke informatiebulletins verzonden om de burgemeester op de hoogte te houden en hen in staat te stellen in huis belanghebbenden te informeren.

• Daarnaast zijn in de GRIP4-fase 22 model raadsinformatiebrieven verstuurd. Deze modellen waren zo opgebouwd dat de gemeenten deze konden gebruiken om een eigen raadsinformatiebrief te maken. Dus de uiteindelijke raadsinformatiebrieven kwamen van de eigen burgemeester. Hiermee is getracht de burgemeesters te faciliteren in hun taak om te informeren. De regionale crisisorganisatie heeft bij deze bestuurlijke informatievoorziening een ondersteunende rol en geen eigen (wettelijke) verantwoordelijkheid. Met deze input vanuit de VGGM zou een toezegging vanuit mij als portefeuillehouder niet haalbaar zijn in de uitvoering. Het leek me goed u hier voorafgaand aan de raadsvergadering van op de hoogte te stellen. Met vriendelijke groet,

Patricia Hoytink-Roubos Burgemeester