24-10-01.02 Evaluatie van het proces van het tarievenonderzoek - 20241115 BC Inkoop Zorg Bijlage 6.2 Procesevaluatie Tarievenonderzoek Jeugd en Wmo ambulant

Procesevaluatie

Tarievenonderzoek Jeugd en Wmo ambulant

November 2024

INHOUDSOPGAVE Samenvatting............................................................

3

Inleiding....................................................................

4

Opzet........................................................................

5

Wettelijke kaders, mandaten en bevoegdheden.....

6

Juiste en complete informatie besluitvorming.........

8

Informatievoorziening betrokken partijen...............

11

Conclusies.................................................................

12

Aanbevelingen..........................................................

13

Samenvatting Tussen juli 2023 en maart 2024 heeft de MGR SDCG module Inkoop in opdracht van de deelnemende gemeenten een tarievenonderzoek uitgevoerd naar reële tarieven van de bestaande zorgvormen Wmo en Jeugd ambulant. Het hanteren van reële tarieven is wettelijk verplicht en een belangrijke voorwaarde voor het borgen van zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. Een tarievenonderzoek hoeft niet vaker dan één keer per paar jaar te worden uitgevoerd. Het wordt alleen gebruikt bij een nieuwe aanbesteding of bij bijzondere omstandigheden. Omdat het minder vaak voorkomt, maar wel een complex proces met grote financiële gevolgen is, is er een procesevaluatie uitgevoerd. Doel van de evaluatie is om vast te stellen wat goed is gegaan en wat er volgende keer beter zou kunnen. De procesevaluatie is uitgevoerd door de directeur MGR SDCG in opdracht van de bestuurscommissie Zorg. Uit de procesevaluatie zijn o.a. de volgende conclusies gekomen: 1. Het vaststellen van reële tarieven voor de bestaande zorgvormen in samenspraak met aanbieders en gemeenten is met enige vertraging, maar wel binnen de beschikbare tijd afgerond. Het gehele proces heeft onder tijdsdruk gestaan, waardoor niet altijd genoeg ruimte was voor reflectie en samenloop en volgordelijkheid met de gemeentelijke P&C cyclus. 2.

Er is draagvlak bij de aanbieders en gemeenten voor de deskundigheid en zorgvuldigheid van Transitiepartners die het onderzoek naar de reële tarieven heeft uitgevoerd. De vastgestelde tarieven worden door het merendeel van de aanbieders als passend ervaren en dragen bij aan zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. 3. De (financiële)opbouw van de producten is complex en vereist specialistisch kennis om te doorgronden. Het is niet vanzelfsprekend dat er altijd juiste en voldoende ambtelijke kennis beschikbaar is voor constructief meedenken/tegendenken. 4. Uit de Regeling, dienstverleningsovereenkomsten en mandaatbesluiten kan worden geconstateerd dat de besluiten die genomen zijn binnen de taken, de opdracht en het mandaat van de MGR SDCG vallen. 5. De uitkomsten van het onderzoek lagen buiten de verwachtingen van gemeenten en de MGR SDCG module Inkoop en zijn voor gemeente ingrijpend. Er had meer geïnvesteerd kunnen worden in het informeren van stakeholders en creëren van realistische verwachtingen. Een impactanalyse aan de voorzijde van het proces of op het eerste moment wanneer dit mogelijk was tijdens het proces, was wenselijk geweest.

Aanbevelingen Voor de gemeenten en de MGR SDCG heeft het proces kennis opgeleverd waarmee de samenwerking verder kan worden verbeterd. Dit leidt tot de volgende aanbevelingen. 1. Investeer in bestuurlijke en ambtelijk opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap door een duidelijke rolverdeling en afspraken over het besluitvormingsproces. Zorg voor een volledige opdrachtomschrijving met een doelstelling, resultaat, afbakening en probleemeigenaar. Bepaal op basis van de opdracht de opdrachtnemer/projectleider. Onderhoud deze afspraken gedurende het proces, op momenten waarin het proces bijgestuurd wordt of tijdens faseovergangen. 2. Investeer in de ambtelijke advisering door duidelijke rolverdeling en afspraken over ambtelijke advisering waarin alle noodzakelijke onderdelen terugkomen en stimuleer de samenwerking tussen verschillende organisatie(onderdelen). Stem het proces af op de gemeentelijke P&C Cyclus. Bepaal of er voldoende ambtelijke kennis aanwezig is voor constructief meedenken/ tegendenken. 3. Zorg voor een tijdige, doorlopende en navolgbare communicatie richting portefeuillehouders, over het proces, voortgang en uitkomsten. De informatie kan door de portefeuillehouders gebruikt kan worden voor het informeren van colleges en gemeenteraden. De uitkomsten van de evaluatie worden gedaan aan de bestuurscommissie Zorg en het algemeen bestuur van de MGR SDCG.

Het bestuur van de MGR SDCG zal samen met de opdrachtgevers bepalen hoe er opvolging kan worden gegeven aan de aanbevelingen. De gemeenten worden geïnformeerd middels een bestuurlijke samenvatting.

3

Inleiding De MGR SDCG module Inkoop koopt in opdracht van de elf deelnemende gemeenten Jeugd- en Wmozorg in. Daarnaast voert de MGR SDCG module Inkoop voor deze gecontracteerde zorg contractbeheer en contractmanagement uit. In dit kader is de MGR SDCG module Inkoop doorlopend met zorgaanbieders in gesprek over de uitvoering van de overeenkomsten. Volgens de Wmo 2015 en de Jeugdwet zijn gemeenten verplicht om zorg en ondersteuning in te kopen tegen reële tarieven. Dit houdt in dat de tarieven die zij betalen aan zorgaanbieders, voldoende moeten zijn om de kosten van het leveren van die zorg te dekken. Deze verplichting is vastgelegd om ervoor te zorgen dat zorgaanbieders hun werk goed kunnen uitvoeren en de kwaliteit van de zorg gewaarborgd blijft. De verplichting is uitgewerkt in AMvB voor reële tarieven in de Wet maatschappelijke ondersteuning (2017) en Jeugdwet (2024). Hierin wordt voorgeschreven op welke wijze een reëel tarief (minimaal) moet worden vastgesteld. De laatste jaren zijn door inflatie, loonkostenontwikkeling en krapte op de arbeidsmarkt de kosten voor aanbieders gestegen. Door toegenomen geopolitieke spanningen, gestegen energieprijzen en naweeën van de Coronapandemie, steeg de inflatie snel. Dit leidde in 2022 en 2023 weer tot hogere loonafspraken in CAO’s.

In de contracten zijn afspraken gemaakt over de indexatie, maar die leken niet voldoende ten opzichte van de hoge kostenstijgingen. De aanbieders geven in 2022 meerdere signalen aan de MGR SDCG module Inkoop en gemeenten af dat de tarieven niet meer passend zijn. Begin 2023 is door gemeenten besloten tot het uitvoeren van een tarievenonderzoek voor producten binnen Wmo en Jeugd ambulant. Het tarievenonderzoek is uitgevoerd van juli 2023 tot maart 2024 en de tarieven voor de producten zijn aangepast met ingang van 1 april 2024. De aanpassing van de tarieven leidde tot een aanzienlijke kostenstijging voor de deelnemende gemeenten. Het uitvoeren van een tarievenonderzoek wordt normaliter maar één keer per paar jaar uitgevoerd, maar is een belangrijk instrument in de inkoopstrategie en P&C-cyclus van de gemeenten. Reële tarieven dragen bij aan zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. Met nieuw vastgestelde reële tarieven kan de komende jaren door middel van indexatie pas worden gehouden met de kostenontwikkeling van aanbieders. Pas na enige jaren kan het weer noodzakelijk zijn om een verdiepend onderzoek te doen. Het gevaar is dat de ervaringen van het proces dan al weer te veel naar de achtergrond zijn geraakt. Om lessen te leren uit het proces en deze vast te leggen voor de volgende keer, is besloten tot een procesevaluatie van het tarievenonderzoek.

Dit betekent dat we met de evaluatie niet kijken naar de uitkomsten en gevolgen, maar naar de wijze waarop het proces tot stand is gekomen en is uitgevoerd. De procesevaluatie is gedaan in opdracht van de bestuurscommissie Zorg van de MGR SDCG en uitgevoerd door de directeur van de MGR SDCG.

4

Opzet De procesevaluatie dient als een algemene terugblik op het proces en de leerpunten die hieruit getrokken kunnen worden. De scope van de evaluatie loopt van de keuze tot het uitvoeren van het tarievenonderzoek. Dit is in ieder geval de besluitvorming over de aangepaste begroting 2023 van de MGR SDCG in maart 2023 en enige voorbereiding daaraan vooraf. En de scope loopt tot de besluitvorming op de reële tarieven in maart 2024 en enige informatievoorziening daarna. Dit doen we door de volgende vragen te beantwoorden: • Welke lessen kunnen we leren in het proces en in onze samenwerking? • Hoe kunnen we dit de volgende keer anders doen? Daarnaast zijn er specifieke vragen over de besluitvorming en informatievoorziening naar boven gekomen. De evaluatie dient daarom ook antwoord te geven op de vragen: • Zijn de besluiten genomen binnen de juiste (wettelijke) kaders, mandaten en bevoegdheden? • Zijn de besluiten genomen op basis en met kennis van juiste en complete informatie? • Zijn alle betrokken partijen voldoende en op de juiste wijze geïnformeerd over het proces, de voortgang en de uitkomst? Om specifiek naar verschillende momenten in het proces te kunnen kijken wordt een onderscheid gemaakt in fases. Deze zijn.

• Voorfase van eind 2022 tot 7 juli 2023 • Uitvoeringsfase 7 juli 2023 tot 27 november 2023 • Besluitvormingsfase van 27 november 2023 tot medio 2024 Om tot beantwoording van de onderzoeksvragen te komen is er dossieronderzoek gedaan. Dit betreft de vergaderstukken van het bestuur, de bestuurscommissies en ambtelijke vergaderingen, adviesnota’s of memo’s, notulen, begrotingen, offertes, plan van aanpak en mails. Daarnaast zijn enkele gemeentelijke documenten zoals begrotingen of raads(informatie)brieven betrokken. Er zijn gesprekken gevoerd met bestuurders van het algemeen bestuur MGR SDCG, bestuurders van de bestuurscommissie Zorg van de MGR SDCG, manager inkoop MGR SDCG, projectleider tarievenonderzoek, de leden van de werkgroep tarievenonderzoek, een vertegenwoordiging uit het RAO Zorg, een vertegenwoordiging uit het RAF en onderzoeksbureau Transitiepartners. Naar een selectie van aanbieders is in eerste instantie een enquête gehanteerd. De respons was hierop laag, waarna is besloten ook nog een aanbieder individueel te spreken.

5

Wettelijke kaders, mandaten en bevoegdheden Bij aanvang, gedurende het proces en nogmaals na afronding van het proces is de vraag gesteld of het besluiten tot het uitvoeren van een tarievenonderzoek en het vaststellen van tarieven binnen de kaders, mandaten en bevoegdheden van de MGR SDCG past. Dit kwam voort uit de vraag van (individuele) gemeenten op welke wijze zij controle hadden en konden houden op een proces wat uiteindelijk grote gevolgen bleek te hebben op de gemeentelijke begroting. In dat kader werd de vraag gesteld of de besluiten rechtmatig zijn genomen en of er voldoende democratische controle op kon worden uitgeoefend. De oprichting van het openbaar lichaam MGR SDCG en de taken die worden uitgevoerd is geregeld in de Regeling Modulair gemeenschappelijke regeling sociaal domein centraal Gelderland. Deze regeling is voor het laatste met ingangsdatum 1 januari 2024 vastgesteld door de elf raden van de deelnemende gemeenten. Hierin staat: Bijlage 1, Artikel 3 De samenwerkingsmodule Inkoop Zorg bevat de volgende taken: a. inkoop van dienstverlening dan wel goederen binnen het sociaal domein die wordt georganiseerd vanuit de MGR; b. het contractbeheer samenhangend met de inkoop; c. het contractmanagement samenhangend met de inkoop; d. uitvoeren van op inkoop gerichte projecten.

Daarnaast heeft iedere deelnemende gemeente een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de MGR afgesloten voor iedere module. Hierin staat de opdracht van de MGR SDCG. In de dienstverleningsovereenkomst module Inkoop Zorg van 1 januari 2022 staat: Artikel 4: Gelet op het eerste en het tweede lid voert de opdrachtnemer de volgende diensten uit ten behoeven van de opdrachtgever: a. Inkoop: het adviseren, begeleiden, vakinhoudelijk bijdragen aan het proces van inkoop en aanbesteding en het daadwerkelijk inkopen, met als doelstelling het contracteren van leveranciers op basis van kwalitatieve toetsing en doel- en rechtmatige afspraken. Om uitvoering te geven aan de opdracht zijn er bevoegdheden in mandaat gegeven aan de MGR SDCG in het Mandaatbesluit Modulair gemeenschappelijke regeling sociaal domein centraal Gelderland. Hierin is opgenomen: Artikel 2. Mandaat 1. Het College en de Burgmeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, verlenen aan het bestuur van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein centraal Gelderland mandaat uitsluitend voor de bevoegdheden genoemd in het register, wat als bijlage integraal onderdeel uitmaakt van deze regeling. En in bijlage 1. Inkoop Zorg (Jeugdwet en Wmo 2015) •

•

Mandaat, volmacht of machtiging

Het opstellen en vaststellen van inHet Dagelijks Bestuur koopdocumenten op basis van door het college vastgestelde inkoopstrategieën. Het uitvoeren van inkoopprocedures. Het Dagelijks Bestuur

6

De afstemming of de uitgangspunten van het tarievenonderzoek dat nog binnen de door het college vastgestelde inkoopstrategie viel, heeft plaatsgevonden via het RPO Zorg. De inkoopstrategie en de producten uit het tarievenonderzoek was niet gewijzigd ten opzichte van de dan bestaande situatie. Gezien de bepalingen in de Regeling, de dienstverleningsovereenkomst en het mandaatbesluit, kan worden vastgesteld dat het besluiten tot en het uitvoeren van een tarievenonderzoek en het vaststellen van te hanteren tarieven als onderdeel van de inkoopprocedures door de MGR SDCG module Inkoop in mandaat door de MGR SDCG mag worden genomen. Als de MGR SDCG bevoegd is dit in mandaat te doen, kan worden vastgesteld of het besluit ook door de juiste bestuursorgaan van het openbaar lichaam, zijnde het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de voorzitter, is genomen. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (artikel 33) en het mandaatbesluit is het dagelijks bestuur bevoegd. Van deze bevoegdheid heeft het dagelijks bestuur bij de vaststelling van de tarieven geen gebruik gemaakt maar het besluit vanwege de grote impact voor gemeenten voorgelegd aan het algemeen bestuur om hierover in voltalligheid te besluiten. Ten aanzien van de rol van de gemeenteraad in dit proces kan worden gesteld dat zij op grond van de gemeentewet budgetrecht hebben (artikel 189 GW).

Het uitvoeren van inkoopprocedures en de advisering om tot inkoop te komen binnen de kaders die door de raad zijn vastgesteld in bijvoorbeeld de begroting of inkoopbeleid, is een bevoegdheid van het college, waarvoor zoals hiervoor is geschetst een mandaat is afgegeven aan de MGR SDCG. Daarnaast heeft de gemeenteraad het recht om zienswijzen te geven op de ontwerpbegroting van gemeenschappelijke regelingen (artikel 35 WGR). De uitvoering van een tarievenonderzoek is vermeld in de aangepaste begroting 2023. Deze ontwerpbegroting is voorgelegd aan de gemeenteraden met de mogelijkheid om zienswijzen op het punt van het tarievenonderzoek te geven. Er wordt geconstateerd dat de besluiten binnen de juiste (wettelijke) kaders, mandaten en bevoegdheden zijn genomen.

7

Juiste en complete informatie besluitvorming In de voorfase (eind 2022 – 7 juli 2023) ging het om (de aanloop naar) het besluit om een tarievenonderzoek uit te gaan voeren. Uit verschillende agenda’s en notulen van overleggen is vast te stellen dat er vanaf eind 2022 met enige regelmaat signalen van aanbieders worden ontvangen over de tarieven en de gestegen kosten. In maart 2023 werd in de aangepaste begroting 2023 van de MGR SDCG voor het eerst een besluit over de uitvoering een tarievenonderzoek genomen, als het wordt opgenomen in het programmaplan Zorg 2023 van de MGR SDCG. Hoewel het in deze begroting nog een kostprijsonderzoek werd genoemd, vermelde de begroting “een onderzoek naar de houdbaarheid van het huidige tarief(model) tegen het licht van inflatie, loonontwikkeling en krapte op de arbeidsmarkt”. De ontwerpbegroting werd na advies van de bestuurscommissie vastgesteld door het algemeen bestuur en voorgelegd aan de raden voor de zienswijzeprocedure. Er zijn door gemeenteraden geen zienswijzen op het punt van het tarievenonderzoek gegeven. Op 7 juli 2023 werd er door de bestuurscommissie zorg invulling gegeven aan het programmaplan door het uitvoeren van een tarievenonderzoek voor alle relevante zorgvormen waaronder minimaal begeleiding, behandeling en groepsbegeleiding.

Betrokken bestuurders en ambtenaren geven aan in deze fase voldoende geïnformeerd te zijn over de aanleiding en omstandigheden die tot het besluit van het tarievenonderzoek leidde. Ook de keuze om voor een tarievenonderzoek te kiezen in plaats van een kostprijsonderzoek1 en om het tarievenonderzoek en de doorontwikkeling van producten los te koppelen, is destijds voldoende bewust genomen. De overwegingen ten aanzien van deze keuzes zijn niet altijd duidelijk vastgelegd in de adviesnota’s en besluitvorming, hoewel dit vanuit het oogpunt van evenwichtige besluitvorming, navolgbaarheid en democratische controle wel wenselijk is. Er was brede overeenstemming dat het tarievenonderzoek waarschijnlijk zou gaan leiden tot een kostenstijging voor de gemeenten, gezien de hoge inflatie en loonontwikkeling. In de kader- of perspectiefnota’s van verschillende gemeenten zijn hierover destijds opmerkingen gemaakt of is het benoemd bij de risicoparagraaf. Er is aan de voorkant geen impactanalyse gemaakt of gevraagd om de financiële consequenties, zij het met enige onzekerheid, nader te specificeren. De uitvoeringsfase (7 juli 2023 – 27 november 2023) is aangevangen met het besluit in de bestuurscommissie om daadwerkelijk een tarievenonderzoek uit te voeren.

Het moment van uitvoeren en de wijze van uitvoering is door de bestuurscommissie Zorg bepaald binnen de kaders van het programmaplan en begroting. Aansluitend is door de MGR SDCG module Inkoop Transitiepartners als externe partij gecontracteerd met als opdracht een onafhankelijk onderbouwd advies voor reële tarieven van bestaande zorgvormen. Het plan van aanpak geeft een heldere uitleg van het proces door Transitiepartners. De bestuurscommissie Zorg wordt gezien als bestuurlijk opdrachtgever. De Manager Inkoop MGR SDCG vervulde de rol van ambtelijk opdrachtgever. Transitiepartners leverde de projectleider. De bestuurders zijn door Transitiepartners geïnformeerd over het plan van aanpak, de planning en de spannende momenten in het proces. Dit gaf duidelijkheid en vertrouwen in het proces wat er doorlopen ging worden.

1 Een tarievenonderzoek gaat uit van indicatoren op basis van marktcondities die tot een opbouw van een tarief per product leiden. Een kostprijsonderzoek gaat uit van de daadwerkelijke kosten van een product op basis van de kostenstructuur van de aanbieder.

8

Er is een ambtelijke werkgroep geformeerd met Transitiepartners samen met beleidsadviseur uit het RAO (regionaal ambtelijk overleg), financials uit het RAF (Regionaal ambtelijk overleg financiën), contractmanager van de gemeente en analist van de MGR SDCG module Inkoop. Deze werkgroep werkte als klankbord voor Transitiepartners om kort-cyclisch vragen of onduidelijkheden over productopbouw of bijzondere regionale omstandigheden te kunnen bespreken en ondertussen voldoende snelheid te behouden. Dit werkte naar tevredenheid, al moet er opgemerkt worden dat het niet gemakkelijk is gebleken om de juiste specifieke inhoudelijke en financiële kennis bijeen te brengen om dit proces goed te begeleiden, maar ook een kritische houding in te nemen naar Transitiepartners toe. Wellicht waren er mogelijkheden geweest om het RAO en RAF beter mee te nemen en te positioneren als constructief meedenken/tegendenken en zo hun kennis en kunde te betrekken. Dit had echter ook extra inspanning gevraagd van een RAO en een RAF. Door te werken met een werkgroep is wel behaald dat het tarievenonderzoek binnen de planning tot een afronding is gekomen. Door het instellen van een werkgroep is er een verschil ontstaan in het kennisniveau van betrokken leden van de werkgroep en de reguliere ambtelijke overleggen RAO en RAF.

De ambtelijke advisering van de bestuurscommissie Zorg verliep echter via het RAO en RAF. Het scheiden van de projectorganisatie van de permanente organisatie is in de basis goed, als de permanente organisatie maar wel geïnformeerd wordt met alle noodzakelijke informatie om zijn reguliere taak te kunnen uitvoeren. Het was in deze fase niet voor iedereen duidelijk hoe de informatievoorziening en de verantwoordelijkheden tussen de opdrachtgever, projectleider, werkgroep, bestuurscommissie, RAO en RAF waren verdeeld. Dit heeft het er voor gezorgd dat de ambtelijke advisering niet altijd over alle aanwezige informatie kon beschikken. Er is niet geconstateerd dat dit tot andere besluiten heeft geleidt. Eind september 2023 kwam Transitiepartners met concept-tarieven. Het was de bedoeling deze na bespreking in de werkgroep, voor te leggen aan de aanbieders voor marktconsultatie. Zo was het ook opgenomen in het plan van aanpak. Een bestuurlijke afstemming op dit punt was niet opgenomen in het plan van aanpak, omdat deze tarieven nog gingen wijzigen door de marktconsultatie. Dit was een van de “spannende momenten” die van te voren benoemd was door Transitiepartners.

Hoewel de concept-tarieven nog moesten worden voorgelegd aan de markt en nog konden wijzigen, ontstond er op dat moment ook voor het eerst een beeld van de financiële consequenties die de tariefsaanpassing zou kunnen betekenen voor gemeenten. Er was in de werkgroep een verschil van mening hoe moet worden omgegaan met de informatie richting bestuur. Een escalatieroute binnen de opzet van het tarievenonderzoek ontbrak of heeft niet gewerkt om (bestuurlijk) op te schalen. Ambtenaren van één gemeente besloten op te schalen naar hun bestuurder. Hierin speelde mee dat de MGR SDCG module Inkoop als uitvoeringsorganisatie druk ervaarde om de opdracht volgens planning uit te voeren en tijdig af te ronden en de gemeente juist om ruimte in het proces te maken om de gemeenten eerst te informeren over de concept-tarieven. Doordat binnen één gemeente wel is opgeschaald en vanuit Transitiepartners, de MGR SDCG module Inkoop of de Regio Centraal Gelderland geen ambtelijke advisering meer heeft plaatsvonden, is het informatieverschil tussen de gemeenten niet opgelost, voordat er regionaal bestuurlijk over de situatie gesproken is. Dit heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat gemeenten los van elkaar, individueel hebben besloten op welke wijze en met welke informatie zij hun raad hebben geïnformeerd.

Hoewel de colleges zelf verantwoordelijk zijn voor de actieve informatieplicht, verdient het bij regionale processen de voorkeur dat er afstemming is over de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de informatievoorziening aan raden.

9

De concept-tarieven zijn door Transitiepartners in een marktconsultatie gedeeld met de aanbieders. De aanbieders geven aan dat zij erg tevreden zijn met deze opzet van een tarievenonderzoek, waarbij in een eerste consultatie alleen gesproken wordt over de productopbouw en in een tweede consultatie de concept-tarieven worden besproken. Dit heeft bijgedragen aan vertrouwen bij de aanbieders. In november 2023 levert Transitiepartners het eindrapport op. In de besluitvormingsfase (27 november – medio 2024) werd het eindrapport van Transitiepartners voorgelegd voor advisering aan de bestuurscommissie Zorg. De concept-tarieven zijn niet eerst voorgelegd aan het RAO, RAF of werkgroep. Op 15 december vond de vergadering van de bestuurscommissie Zorg plaats. Er was veel vertrouwen in het rapport van Transitiepartners. Op enkele onderdelen waren er nog vragen over de opbouw van de tarieven en de bestuurscommissie zorg verzoekt nog een interne check op de parameters. De besluitvorming op de tarieven werd daarmee wel vertraagd ten opzichte van de planning en er werd een nieuwe planning gemaakt met besluitvorming in maart 2024. De aanbieders zijn op de hoogte gesteld van dit uitstel. Hiermee ontstond ook de vraag over de ingangsdatum van de tarieven. Er waren nog geen besluiten genomen of toezeggingen gedaan over de ingangsdatum.

Maar tot op dat moment was er gestuurd op en gecommuniceerd over het afronden van het onderzoek voor 1 januari 2024. De uiterste datum voor invoering van de tarieven was 1 juli 2024, aangezien de contracten per die datum verlengd worden of ingaan. Besluitvorming over de ingangsdatum werd meegenomen naar maart 2024 In januari en februari werden de vragen van gemeenten besproken met Transitiepartners. Dit leidt op enkele onderdelen nog tot aanscherping van de tarieven. In maart 2024 werden de concept-tarieven na advisering door het RAO en RAF aangeboden voor behandeling in de bestuurscommissie Zorg. Op 8 maart 2024 adviseerde de bestuurscommissie Zorg positief en op 28 maart 2024 besloot het algemeen bestuur in te stemmen met de tarieven. Als ingangsdatum werd besloten dat zij per 1 april 2024 ingaan. Van de nieuwe tarieven werden gemeenten en aanbieders op de hoogte gesteld. De gemeenteraden zijn door de colleges geïnformeerd over de besluitvorming en gevolgen. Hierbij is gebruik gemaakt van algemene en technische informatie vanuit MGR SDCG module Inkoop. De reacties bij gemeenten en gemeenteraden over de uitkomst van het tarievenonderzoek liepen erg uiteen. De financiële consequenties kunnen verschillen per gemeente afhankelijk van de omvang zorggebruik door inwoners. Ook de lokale politieke situaties zorgen voor verschil in aandacht voor de tarieven.

De reactie bij de aanbieders is grotendeels instemmend geweest. In de terugkoppeling komt wel naar voren dat er teleurstelling was over het feit dat er eerst concept-tarieven zijn gedeeld in de marktconsultatie, die later door de keuzes van de gemeenten zijn gewijzigd. In de meeste gevallen heeft de wijziging geleidt tot een lager tarief. Toch komt er vanuit het merendeel van de aanbieders signalen dat de nieuwe tarieven worden omarmd. Alleen vanuit enkele grote aanbieders komen wel verzoeken om de tarieven te heroverwegen. Zij vinden de tarieven niet reëel en een risico voor de zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. Hierin kan ook een aanleiding worden gezien voor tariefdifferentiatie, wat bewust niet was meegenomen in het tarievenonderzoek.

10

Informatievoorziening betrokken partijen Er is in het proces niet één communicatiestrategie of -plan afgesproken. Wel is er bij verschillende besluiten gesproken over de wijze van communicatie naar stakeholders. De bestuurscommissie Zorg geeft aan dat zij gedurende het proces overwegend goed zijn meegenomen in de aanleiding, plan van aanpak, voortgang en uitkomsten. Er is ook waardering voor de aanpak en de terugkoppeling van Transitiepartners. Er worden slecht enkele momenten genoemd waarin de informatievoorziening beter had gekund. Wel wordt er aangegeven dat er door het hele proces een gevoel van tijdsdruk heeft meegespeeld. De portefeuillehouders uit de bestuurscommissie Zorg zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening richting colleges en gemeenteraden. Dit is door de portefeuillehouders en colleges verschillend ingevuld. Hier valt ook iets voor te zeggen omdat de situatie, procedures en/of informatiebehoefte ook per gemeente verschilt. Er kan meer worden samengewerkt in een communicatiestrategie, het verstrekken van algemene en technische informatie vanuit de MGR SDCG module Inkoop of de Regio centraal Gelderland of afstemming over het tijdstip van communicatie.

Er is geconstateerd dat de meeste gemeenten door middel van mondelinge mededelingen, raads(informatie)brieven of de gemeentelijke P&C cyclus, hun gemeenteraad hebben geïnformeerd over het tarievenonderzoek. Een aantal raden was ontevreden over de informatievoorziening en verrast door de uitkomsten van het tarievenonderzoek en de gevolgen voor de gemeentelijke begroting. De uitkomst van het proces is wel direct na de besluitvorming gedeeld met de gemeenteraden. De MGR SDCG module Inkoop heeft in verschillende adviezen de gemeenten gewezen op de financiële consequenties, maar heeft dit niet gespecificeerd. Dit had kunnen worden ondervangen door een impactanalyse te maken aan de voorzijde van het proces of op het eerste moment gedurende het proces wanneer dit mogelijk was. Dit had gekoppeld kunnen worden aan de gemeentelijke P&C cyclus. Dit is niet door de MGR SDCG module Inkoop voorgesteld en niet door de gemeenten om verzocht. De aanbieders geven aan dat de communicatie en informatievoorziening over het proces, de voortgang en de uitkomsten overwegend voldoende was. Het was duidelijk wat het doel was en hoe het proces in elkaar zat. Er is teleurstelling over de vertraging in het proces door de besluitvorming op de tarieven door de gemeente. Die was niet van te voren gecommuniceerd. Ook de communicatie omtrent de ingangsdatum wordt als onvoldoende beoordeeld.

Aanbieders waren in de veronderstelling dat 1 januari 2024 de ingangsdatum van de tarieven moest worden en waren teleurgesteld over de datum van 1 april 2024. Er is geen toezegging over de ingangsdatum aan de aanbieders gedaan, anders dan de planning om voor 1 januari het onderzoek af te ronden. Het was duidelijk voor de aanbieders dat er voor de invoering ook nog besluitvorming door de gemeenten moest plaatsvinden. De ambtelijke overleggen RAO, RAF en de werkgroep tarievenonderzoek zijn niet altijd goed meegenomen in de informatievoorziening of de advisering van de bestuurlijke overleggen. Er kan niet worden vastgesteld dat dit tot andere besluitvorming heeft geleidt. Wel draagt het bij aan het feit dat adviezen aan de bestuurscommissie of het algemeen bestuur niet alle informatie en afwegingen vermelden. In de meeste gevallen kan er door de notulen worden herleidt dat er in de bestuurlijke overleggen wel gesproken is over afwegingen. Maar het is voor de navolgbaarheid van belang om dit op te nemen in de advisering en besluitvorming.

11

Conclusies 1. Uit de Regeling, dienstverleningsovereenkomst en mandaatbesluiten kan worden geconstateerd dat de genomen besluiten binnen de taken, opdracht en mandaat van de MGR SDCG vallen. 2. Het proces heeft onder tijdsdruk gestaan. Het advies van Transitiepartners is binnen planning opgeleverd. Er is draagvlak bij de aanbieders en gemeenten voor de deskundigheid en zorgvuldigheid van Transitiepartners die het onderzoek naar de reële tarieven heeft uitgevoerd. De vastgestelde tarieven worden door het merendeel van de aanbieders als passend ervaren en dragen bij aan zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit. 3. Voor de beoordeling en weging van het advies door de gemeenten is meer tijd gebruikt dan was voorzien in de planning. Ook was onvoldoende rekening gehouden met de samenloop of volgordelijkheid met de gemeentelijke P&C cyclus. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat het proces is uitgelopen met drie maanden. Het is wel binnen de uiterste termijn waarbinnen de nieuwe tarieven moesten zijn vastgesteld afgerond. 4. Het was voor alle betrokkenen duidelijk wie de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever waren. Er was niet bij iedereen hetzelfde beeld over wie de opdrachtnemer en projectleider was en welke taken en verantwoordelijkheden er lagen bij de bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en projectleider. De onderzoeker van Transitiepartners was feitelijk de projectleider.

Dit kan verklaren waarom er meer aandacht is gegaan naar het onderzoeken van tarieven, marktconsultatie en het adviesrapport en minder naar constructief meedenken/tegendenken en de gemeentelijke beeld-, oordeel- en besluitvorming. 5. De geformuleerde opdracht had scherper gekund. Het besluit van de bestuurscommissie Zorg was “het uitvoeren van een tarievenonderzoek voor alle relevante zorgvormen waaronder minimaal begeleiding, behandeling en groepsbegeleiding”. De verstrekte opdracht aan Transitiepartner was “een onafhankelijk onderbouwd advies voor reële tarieven van bestaande zorgvormen”. Er is in het deze opdrachtformulering onvoldoende rekening gehouden met verbinding met de politiek-bestuurlijke organisatie en het creëren van realistische verwachtingen, terwijl het merendeel van de opdrachtgevers dit wel tot de opdracht vonden behoren. 6. Het werken met een werkgroep waarin kennis vanuit het RAO en RAF en contractmanagement is gebundeld heeft gezorgd voor voldoende afstand van de permanente organisatie(s), zodat Transitiepartners kon afstemmen met gemeenten zonder dat het proces vertraging op zou lopen. De (financiële)opbouw van de producten is complex en vereist specialistisch kennis om te doorgronden. Het is wel moeilijk gebleken om juiste en voldoende ambtelijke kennis bijeen te brengen voor het constructief meedenken/tegendenken.

Een actieve rol van de bestuurlijk opdrachtgever voor het verkrijgen van capaciteit en prioriteit is van belang. 7. Er is in het proces geen communicatiestrategie afgesproken. Er is er op verschillende momenten de vraag opgekomen en besluiten genomen over hoe er gecommuniceerd moest worden. Een communicatiestrategie of -plan draagt bij aan effectieve informatievoorziening, realistische verwachtingen, voorspelbaarheid en draagvlak. 8. Gezien de uitkomst van het tarievenonderzoek en de gevolgen voor de gemeenten, had de rol bestuurlijk opdrachtgever meer kunnen bijdragen in het verbinden met het politiek-bestuurlijke niveau en de rol ambtelijk opdrachtgever in het creëren van rust, reflectie en bestuurlijke sensitiviteit. Dit is vooral van belang gebleken bij het moment wanneer bestuurders van één gemeenten worden geïnformeerd. Hier was het de rol van de ambtelijke opdrachtgever om de informatie te wegen en te delen met de bestuurlijk opdrachtgever en de rol van de bestuurlijk opdrachtgever om de politiek-bestuurlijke context in de besluitvorming te brengen en te streven naar draagvlak in de samenwerking.

12

Aanbevelingen Over het gehele proces gezien is er een goed resultaat behaald. Er is gesignaleerd dat er de tarieven door inflatie en loonkostenontwikkeling onder druk stonden en aanbieders in de problemen dreigde te komen. Er is een degelijk onderzoek uitgevoerd naar reële tarieven uitgaande van een transparant model en actuele marktcondities. Dit proces is door de aanbieders gewaardeerd en wekte vertrouwen bij de aanbieders en opdrachtgevers. Er is tijdig een besluit genomen over de te hanteren reële tarieven. De tarieven kunnen op voldoende draagvlak bij de aanbieders rekenen. Er zijn aanbieders die het niet eens zijn met de tarieven, maar dit betreft een beperkt aandeel van aanbieders die de tarieven niet passend vinden in relatie tot hun kostprijs. Dit kan dus ook worden gezien als aanleiding voor die aanbieders om hun bedrijfsvoering nog eens tegen het licht te houden. Aan de andere kant zijn de nieuwe tarieven voor gemeenten een behoorlijke uitdaging. Daar waar reële tarieven in de markt moeten zorgen voor voldoende zorgkwaliteit en zorgcontinuïteit, zijn dezelfde tarieven en de impact op de gemeentelijke begroting die het (wederom) duidelijk maken dat er noodzakelijke stappen moeten worden genomen om het systeem toekomstbestending te maken. Voor de gemeenten en de MGR SDCG heeft het proces veel kennis opgeleverd waarmee de samenwerking verder kan worden verbeterd.

Het evalueren van het proces en opvolgen van de aanbevelingen versterkt deze samenwerking. Dit leidt tot de volgende aanbevelingen.

1. Investeer in bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap door een duidelijke rolverdeling en afspraken over het besluitvormingsproces. Zorg voor een volledige opdrachtomschrijving met een doelstelling, resultaat, afbakening en probleemeigenaar. Bepaal op basis van de opdracht de opdrachtnemer/projectleider. Onderhoud deze afspraken gedurende het proces, op momenten waarin het proces bijgestuurd wordt of tijdens faseovergangen. 2. Investeer in de ambtelijke advisering door duidelijke rolverdeling, afspraken over ambtelijke advisering waarin alle noodzakelijke onderdelen terugkomen, voldoende tijd in het proces en stimuleer de samenwerking tussen verschillende organisatie(onderdelen). Stem het proces af op de gemeentelijke P&C Cyclus. Bepaal of er voldoende ambtelijke kennis aanwezig is voor constructief meedenken/tegendenken. 3. Zorg voor een tijdige, doorlopende en navolgbare communicatie richting portefeuillehouders, over het proces, voortgang en uitkomsten. De informatie kan door de portefeuillehouders gebruikt worden voor het informeren van colleges en gemeenteraden.

Westervoort, 8 november 2024

Sjaak van den Brand Algemeen directeur

13