24-04-16.14 Relevant stuk 2, Evaluatie project 'Gast van de raad' gemeente Overbetuwe 2019

Evaluatie project ‘Gast van de raad’ gemeente Overbetuwe 1.

(19int02796)

AanIeiding

Na de start met het project ‘Gast van de raad’ in april 2015 is afgesproken om het project na een klein jaar te evalueren. Omdat het aantal aanmeldingen teleurstellend was is toen de evaluatie met een paar maanden vervroegd en heeft die plaatsgevonden in januari 2016. Inmiddels zijn we een aantal jaren verder en is het weer tijd voor een evaluatie. Deze evaluatie heeft betrekking op de periode van januari 2016 tot en met februari 2018. Bij de vorige evaluatie zijn de volgende aanbevelingen gedaan: Alleen uitnodigingen sturen naar inwoners van 16 tot en met 85 jaar. De frequentie van het project, gelet op de tijd en energie die de griffie erin steekt, te verlagen door niet elke 4 weken gasten uit te nodigen maar 1x per 8 weken. Pas in het jaar van de verkiezingen (vanaf april 2017) de frequentie wijzigen in 1x per 4 weken. Elk raadslid 5 VIP-kaarten geven die hij/zij kan geven aan iedereen die hij /zij wil uitnodigen. In het schrijfmapje dat de gasten uitgereikt krijgen, opnemen het jaarvergaderschema en een overzicht van de samenstelling van de raad. De raad heeft toen besloten het project voort te zetten tot aan de verkiezingen in 2018 en heeft de aanbevelingen die toen zijn gedaan, overgenomen. 2.

Doelstellingen ‘Gast van de raad’ en Programma

Doelstellingen van het project Inwoners van Overbetuwe bekend maken met het raadswerk en uitleggen hoe het werkt. Contact tussen inwoners gemeente Overbetuwe en raadsleden versterken en de afstand tussen inwoners van de gemeente Overbetuwe en raadsleden verkleinen. Inwoners van de gemeente betrekken bij de werkzaamheden van de raad. Inwoners van de gemeente bewust maken van het democratisch besluitvormingsproces. Programma De gasten worden uitgenodigd voor de avonden als er raadsvergadering is. Ze worden één uur voor de start van de politieke avond ontvangen door 2 raadsleden en de griffier. De griffier geeft uitleg over hoe de raad werkt en vraagt naar de verwachtingen van de gasten. De raadsleden vertellen over het raadswerk en hoe ze het beleven. Verder krijgen de gasten een korte uitleg over de onderwerpen die op de agenda staan. Ook de burgemeester komt vaak nog even binnenlopen voor een korte kennismaking waarbij het fotomomentje natuurlijk niet mag ontbreken. Vervolgens nemen de gasten plaats op de tribune bij een voorronde en de raadsvergadering. Bij de raad hebben de gasten gereserveerde plaatsen en worden bij de opening van de raad welkom geheten door de burgemeester. Na de raadsvergadering kunnen de gasten onder het genot van een drankje napraten met de raadsleden.

1

Uitnodigingsbeleid en samenstelling groep Via de basisregistratie personen ontvangen willekeurig 100 inwoners tussen de 16 en 80 jaar een uitnodiging met antwoordkaart op hun deurmat. Om zoveel mogelijk inwoners te bereiken wordt er ook een oproep geplaatst in weekblad De Betuwe, website overbetuwe.nl, Facebook en Twitter. De meeste aanmeldingen komen nog steeds van de inwoners die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen en niet via social media. Na aanmelding ontvangen de gasten een mailtje met daarbij de agenda van de politieke avond. Voor de achterliggende stukken wordt verwezen naar www.raadoverbetuwe.nl. Ze kunnen als ze dat op prijs stellen ook de stukken per post ontvangen. Hoewel er geen leeftijd is genoteerd, lijkt de meter wat meer uit te slaan naar het wat oudere ‘publiek’. Het aantal jongeren blijft wat achter bij de verwachtingen. Opvallend is wel dat mensen die zich via de antwoordkaart afmelden vaak als reden noemen geen interesse of vertrouwen te hebben in de politiek of te oud. Vergeleken bij de start zien we steeds vaker dat de gasten zich aanmelden samen met hun partner, buurvrouw of kennis. Vermeldenswaardig is dat één ‘gast’ inmiddels gemeenteraadslid is en twee ‘gasten’ nu actief zijn als burgerlid. Overzicht aanmeldingen en dat daadwerkelijk komt Nr.

Datum

Aantal aanmeldingen

Gekomen

1.

15 maart 2016

2

Niet doorgegaan; te weinig aanmeldingen

2.

24 mei 2016

7

6 (1 verhinderd)

3.

30 augustus 2016

7

5 (2 verhinderd)

4.

1 november 2016

5

5

5.

10 januari 2017

11

9 (2 verhinderd)

6.

14 maart 2017

12

11 (1 verhinderd)

7.

16 mei 2017

7

5

8.

19 september 2017

5

5

9.

4 december 2017

6

4

2

Niet doorgegaan; te weinig aanmeldingen

64

50

10. 6 februari 2018 Totaal

Ervaringen gasten De gasten ontvangen de dag na de ontvangst een bedankmailtje met een link naar de

2

enquête. Uit de reacties blijkt dat het project hoog wordt gewaardeerd en iets meer dan de helft van de respondenten geeft aan vaker een politieke avond te willen bijwonen. Door de gasten zijn onder meer de volgende opmerkingen gemaakt: - Doorgaan met deze opzet; nuttig. - Hele goede avond gehad. Prima ontvangst, begeleiding, informatie en verzorging gehad. - De Gast van de Raad is een supergoed initiatief. Ik heb mij bijzonder welkom gevoeld. De raadsleden waren open naar de burgers toe en de onderlinge sfeer voorafgaand en tijdens de raadvergadering vond ik zeer goed. Voor mij persoonlijk was de vergaderdynamiek behoorlijk wennen, omdat ik zelf uit het bedrijfsleven kom. Wat ook mee kan spelen is dat ik nieuw ben in de gemeente en nog niet meteen goed kan duiden waar de onderwerpen echt betrekking op hebben - Positieve avond en een goed initiatief. Zeer leuk en leerzame avond gehad - Standaard meer burgers ad random aanschrijven, zodat de raad vaker een tiental gasten mag verwelkomen! - Voortaan mensen uitnodigen met partner of introducé. De stap om samen te gaan nodigt altijd meer uit dan alleen. - Het was interessant om onze vertegenwoordigers eens in actie te zien. Je wordt er zelf ook wijzer van en gaat meer over zaken en beslissingen nadenken. - Uitstekend initiatief en geeft een veel beter beeld bij wat er allemaal gebeurt binnen de gemeenteraad.

Nogmaals bedankt voor de uitnodiging! - Om processen en besluitvorming uit te leggen is meer tijd nodig. Ik heb de indruk dat veel mensen geen idee hebben hoe besluitvorming bij zo'n lokale overheid werkt. - Het zou fijn zijn als er tijdens de raadsvergaderingen niet zoveel met afkortingen wordt gesproken. Dit is dan beter te begrijpen. 3.

Uitvoering aanbevelingen 2016

a. Alleen uitnodigingen sturen naar inwoners van 16 tot en met 85 jaar Kijkend naar de leeftijdsgroep die zich aanmeldt, is op een gegeven moment besloten de leeftijdsgrens nog verder naar beneden bij te stellen naar 80 jaar. Verder blijkt het toch lastig jongeren te enthousiasmeren voor een bezoek aan de lokale politiek. b. De frequentie van het project, gelet op de tijd en energie die de griffie erin steekt, te verlagen door niet elke 4 weken gasten uit de nodigen maar 1x per 8 weken. Pas in het jaar van de verkiezingen (vanaf april 2017) de frequentie wijzigen in 1x per 4 weken Ondanks wijziging van de frequentie nam het aantal aanmeldingen niet toe. ‘Gast van de raad’ moest tweemaal worden afgezegd vanwege te weinig aanmeldingen. Dit was ook reden om de frequentie in het jaar voor de verkiezingen niet te verhogen naar in 1x per 4 weken. c. Elk raadslid 5 VIP-kaarten geven die hij/zij kan geven aan iedereen die hij /zij wil uitnodigen. Door onverklaarbare reden is deze aanbeveling niet uitgevoerd. d. In het schrijfmapje dat de gasten uitgereikt krijgen, opnemen het jaarvergaderschema en een overzicht van de samenstelling van de raad.

3

De schrijfmapjes werden in 2016 vervangen door het Overbetuws kookboek. Omdat alles digitaal gaat, wordt bij de introductie verwezen naar de website raadoverbetuwe.nl. waar alle info over de raad te vinden is. Het kookboek wordt door de gasten erg gewaardeerd.

4.

Conclusie en Aanbevelingen

Conclusie Vanwege de vele positieve reacties wordt voorgesteld het project ‘Gast van de raad’ voort te zetten. Het blijkt dat het project drempelverlagend werkt om het gemeentehuis binnen te stappen. Als gasten vervolgens besluiten om vaker een politieke avond te bezoeken of om politiek actief te worden is dat een mooie uitkomst van het project. Aanbevelingen 1. Activiteit ‘Gast van de raad’ 4x per jaar organiseren in plaats van 8x per jaar; 2. Inwoners, die hebben deelgenomen aan ‘Gast van de raad’ een vervolgtraject aanbieden door na afloop via een bedankmail te vragen of ze in de toekomst geïnformeerd willen worden over het raadswerk en zo ja, hoe: ➢ voor elke politieke avond een uitnodiging en agenda mailen met verwijzing naar de website en bijbehorende stukken en/of; ➢ door hen te koppelen aan raadsleden die daartoe bereid zijn, zodat deze raadsleden hen verder wegwijs kunnen maken in het raadswerk; 3. Inwoners meer informeren over mogelijkheden van het project in overleg en afstemming met de afdeling communicatie.

4