24-04-16.14 Relevant stuk 1, Evaluatie project 'Gast van de raad' 2020-2023

Evaluatie periode 2020-2023 project ‘Gast van de raad’ 1.

Inleiding

In april 2015 is gestart met het project ‘Gast van de raad’. Het project is twee keer geëvalueerd. De eerste evaluatie heeft plaatsgevonden in 2016 en de laatste evaluatie is van 2019. Inmiddels zijn we weer een aantal jaren verder en is het weer tijd voor een evaluatie. Deze evaluatie heeft betrekking op de periode van 2020 tot en met 2023. Bij de vorige evaluatie zijn de volgende aanbevelingen gedaan: a. Activiteit ‘Gast van de raad 4x per jaar organiseren in plaats van 8x per jaar. b. Inwoners, die hebben deelgenomen aan ‘Gast van de raad’ een vervolgtraject aanbieden door na afloop via een bedankmail te vragen of ze in de toekomst geïnformeerd willen worden over het raadswerk en zo ja, hoe: ➢ voor elke politieke avond een uitnodiging en agenda mailen met verwijzing naar de website en bijbehorende stukken en/of; ➢ door hen te koppelen aan raadsleden die daartoe bereid zijn, zodat deze raadsleden hen verder wegwijs kunnen maken in het raadswerk; c. Inwoners meer informeren over mogelijkheden van het project in overleg en afstemming met de afdeling communicatie. De raad heeft toen besloten het project voort te zetten en heeft de aanbevelingen overgenomen. 2.

Doelstellingen project ‘Gast van de raad’, programma en ervaringen

Doelstellingen van het project • Inwoners van Overbetuwe bekend maken met het raadswerk en uitleggen hoe het werkt. • Contact tussen inwoners gemeente Overbetuwe en raadsleden versterken en de afstand tussen inwoners van de gemeente Overbetuwe en raadsleden verkleinen. • Inwoners van de gemeente betrekken bij de werkzaamheden van de raad. • Inwoners van de gemeente bewust maken van het democratisch besluitvormingsproces. Programma De gasten worden uitgenodigd voor de avonden waarop er voorronden zijn. Ze worden om 18.30 uur - één uur voor de start van de politieke avond - ontvangen door twee raadsleden en de plv. griffier. De plv. griffier geeft uitleg over hoe de raad werkt en vraagt naar de verwachtingen van de gasten. De raadsleden vertellen over het raadswerk en hoe ze het beleven. Verder krijgen de gasten een korte uitleg over de onderwerpen die op de agenda staan. Ook de burgemeester komt soms nog even binnenlopen voor een korte kennismaking. Vervolgens nemen de gasten plaats op de tribune bij een voorronde van hun keuze. Tussendoor kunnen de gasten als ze dat wensen wisselen van voorronde. Uitnodigingsbeleid Tot begin 2022 ontvingen 100 inwoners tussen de 16 en 80 jaar, die zo maar uit de Basisregistratie Personen (BRP) werden gekozen, dus niet volgens een van tevoren bepaalde regel, een persoonlijke uitnodiging op hun deurmat.

1

Vanwege het ontbreken van een wettelijke grondslag voor verstrekking van adresgegevens uit de BRP is met het versturen hiervan gestopt. Om toch zoveel mogelijk inwoners te kunnen bereiken wordt er nu een uitgebreide uitnodiging op de gemeentepagina in het Gemeentenieuws geplaatst naast de gebruikelijke oproep op Facebook en X van raad Overbetuwe. Als er ruimte is ook nog in de raadsinformatienieuwsbrief. Na aanmelding ontvangen de gasten een mailtje met daarbij de agenda van de politieke avond. Voor de achterliggende stukken wordt verwezen naar www.raadoverbetuwe.nl. Gasten en hun ervaringen Ook nu lijkt de meter wat meer uit te slaan naar het wat ‘oudere’ publiek. Wel zien we dat ze zich steeds vaker aanmelden met hun partner of een kennis. Sommigen nemen hun zoon of dochter van middelbare schoolleeftijd mee. Overzicht aanmeldingen periode 2020-2023: Nr.

Datum

Aantal aanmeldingen

Gekomen

1.

4 februari 2020

9

8 (1 verhinderd)

2.

10 mei 2022

4

4

3.

1 november 2022

11

9 (2 verhinderd)

4.

24 januari 2023

5

4 (1 verhinderd)

5.

16 mei 2023

2

Geannuleerd

6.

14 juni 2023

6

6

7.

31 oktober 2023

0

Geannuleerd

Totaal

37

31

De gasten ontvangen de dag na de ontvangst een bedankmailtje met een link naar de enquête. Aanvankelijk werd voor de online enquête gebruik gemaakt van SurveyMonkey. In 2022 is overgestapt naar Formdesk. Dit is een tool die de gemeente gebruikt voor enquêtes. Vanwege wisseling van tool zijn de ingevulde enquêtes van 4 februari 2020 helaas niet meer raadpleegbaar in SurveyMonkey. De ontvangen reacties: ✓ In eerste aanleg lees je het in het Gemeentenieuws. Nu zelf ervaren dat je de vergaderingen op een laagdrempelig manier kan bijwonen en dat de onderwerpen goed te volgen zijn. Daarnaast is het online volgen ook een mooie optie. ✓ Ben geïnteresseerd in wat er in gemeente Overbetuwe op politiek gebied allemaal gebeurt. ✓ Leuk om eens te kijken hoe het eraan toegaat in een vergadering. ✓ Een poging aan het ondernemen een nieuwe politieke partij van de grond te krijgen in Overbetuwe. Dan is verdere verdieping alhier belangrijk. ✓ Interessant om een kijkje te nemen in de politieke arena. ✓ De gereserveerde tijd voor uitleg en het bevragen van raadsleden was te kort.

2

✓ De mogelijkheden van inbreng van inwoners (rondetafelgesprek, inspreken en participatie) zo nu en dan in het Gemeentenieuws aankaarten. ✓ Had liever een raadsvergadering in plaats van voorronden bijgewoond. ✓ Fijn dat de groep niet al te groot was. ✓ Leerzaam. ✓ Haasten om de starttijd van 18.30 uur te kunnen halen. ✓ Voorstel om de vergadering eerst digitaal mee te kijken en uit te leggen wat daar gebeurt en vervolgens fysiek aan te sluiten. ✓ Vaker dit soort avonden organiseren voor de inwoners. Uit de reacties blijkt dat de gasten zonder uitzondering enthousiast zijn. Ook geeft een ruime meerderheid aan vaker een politieke avond te willen bijwonen. 3.

Uitvoering aanbevelingen 2019

a. Activiteit ‘Gast van de raad 4x per jaar organiseren in plaats van 8x per jaar. Vanwege coronapandemie heeft het project in de periode van maart 2020 tot april 2022 stilgelegen. Het hoeft dan ook geen verdere uitleg waarom het niet gelukt is om 4x per jaar gast van de raad te organiseren. b. Inwoners, die hebben deelgenomen aan ‘Gast van de raad’ een vervolgtraject aanbieden door na afloop via een bedankmail te vragen of ze in de toekomst geïnformeerd willen worden over het raadswerk en zo ja, hoe: ➢ voor elke politieke avond een uitnodiging en agenda mailen met verwijzing naar de website en bijbehorende stukken en/of; ➢ door hen te koppelen aan raadsleden die daartoe bereid zijn, zodat deze raadsleden hen verder wegwijs kunnen maken in het raadswerk; Hier is nog geen vervolg aan gegeven. c. Inwoners meer informeren over mogelijkheden van het project in overleg en afstemming met de afdeling communicatie. De inwoners zijn zo goed als mogelijk via allerlei kanalen geïnformeerd over het bestaan van dit project. Het aantal aanmeldingen via social media blijft zeer beperkt. Daarnaast blijkt het lastig om jongeren te bereiken. 4.

Conclusie en Aanbevelingen

Conclusie Vanwege de positieve reacties wordt voorgesteld het project ‘Gast van de raad’ in aangepaste vorm voort te zetten. Het project werkt drempelverlagend om het gemeentehuis binnen te stappen. Ondanks dat de vergaderingen op een politieke avond openbaar zijn komen inwoners over het algemeen niet uit zichzelf hierop af. Het project ‘Gast van de raad’ is een goede manier om nieuw publiek te bereiken. Als gasten vervolgens aangeven vaker een politieke avond te bezoeken of overwegen om politiek actief te worden is dat een mooie uitkomst van het project. Aanbevelingen 1. Project ‘Gast van de raad’ 4x per jaar blijven organiseren. 2. Programma als volgt aanpassen waardoor er meer interactie met de raadsleden is:

3

• 17.30 uur: Inloop en soep met broodjes • 18.00 uur: Uitleg hoe de raad werkt en gesprek met de raadsleden • 18.50 uur: Ontmoeting met de burgemeester (wnd. raadsvoorzitter) • 19.15 uur: Koffie en thee (en kennismaking met overige raadsleden) • 19.30 uur: Start voorronden 3. Steviger inzetten op communicatie door naast de gebruikelijk kanalen ook: ➢ de uitnodigen te publiceren op de social media kanalen van gemeente Overbetuwe (Instagram, Facebook en X); ➢ op de website raadoverbetuwe.nl onder de rubriek ‘vraagbaak’ het project ‘Gast van de raad’ te benoemen, inclusief de data wanneer het plaatsvindt; ➢ raads- en burgerraadsleden in de gelegenheid te stellen uitnodigingskaarten te verspreiden. 4. Inwoners, die hebben deelgenomen aan ‘Gast van de raad’ na afloop in de bedankmail vragen of ze in de toekomst geïnformeerd willen worden over het raadswerk en zo ja, hoe: ➢ voor elke politieke avond een uitnodiging en agenda mailen met verwijzing naar de website en bijbehorende stukken en/of; ➢ een abonnement op de raadsinformatiebrief (als voorbeeld de laatste brief bijvoegen) en/of; ➢ koppelen aan raadsleden die daartoe bereid zijn, zodat deze raadsleden (al dan niet hun politieke voorkeur) hen verder wegwijs kunnen maken in het raadswerk.

4