24-02-20.15 raadsvoorstel aanbesteding accountantsdiensten

Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Overbetuwe Ons kenmerk: 2023-072153 Nummer. Elst, 25 januari 2024 AAN DE RAAD 1. Voorstel 1. Akkoord gaan met het starten van de Europese aanbesteding voor accountantsdiensten voor de jaren 2025 en verder. 2. Vaststellen het programma van eisen, de gunningscriteria en de beoordelingsprocedure die onderdeel uitmaken van de Europese aanbestedingsprocedure. 2. Inleiding Op 12 september 2023 heeft u besloten de overeenkomst met de huidige accountant Baker Tilly met één jaar te verlengen tot 1 juli 2025. Hiermee heeft Baker Tilly de opdracht om de jaarrekening 2024 te controleren. In de huidige overeenkomst met Baker Tilly staat dat de overeenkomst tweemaal met één jaar eenzijdig door de opdrachtgever kan worden verlengd. Dit was de laatste mogelijkheid om de overeenkomst te verlengen en dient er nu een nieuwe aanbesteding te worden opgestart om tijdig te kunnen beschikken over een nieuwe accountant voor de controle van het boekjaar 2025. a. Dienstenpakket, scope en eisen van de dienstverlening De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek (conform artikel 213 Gemeentewet).

De accountantscontrole dient in overeenstemming te zijn met het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) vallen. Naast de wettelijke voorschriften geldt dat de controlewerkzaamheden van de accountant dienen te worden uitgevoerd overeenkomstig de geldende interne regelingen van de gemeente, te weten: de Financiële verordening gemeente Overbetuwe 2023; de Controleverordening gemeente Overbetuwe 2023; het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 e.v. en het normenkader (met een overzicht van relevante wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole). De diensten die hierbij horen zijn de interim-controle, de managementletter en boardletter, controle jaarrekening, controleverklaring, accountantsverslag en invulling geven aan accountants gerelateerde adviezen (gevraagd en ongevraagd). Daarnaast kunnen aanvullende, incidentele controlewerkzaamheden (bv. specifieke subsidieverlening controle) optioneel onderdeel van de opdracht zijn.

b. Duur van de overeenkomst Een overeenkomst aangaan voor de duur van vier jaar met een optie tot verlenging van tweemaal met twee jaar. Dit overbrugt mooi de huidige met de nieuwe bestuursperiode. Een kortere duur is daarnaast voor een accountant minder interessant vanwege de initiële opstartkosten. c. Selectie van partijen De opdracht heeft een totaalwaarde die boven de Europese aanbestedingsdrempel ligt van €215.000 excl. BTW. Aangezien er een beperkt aantal accountantskantoren is dat zich richt op de overheidsmarkt, stellen we voor om een Europese aanbesteding te starten. d. Gunningcriteria Aan het programma van eisen dienen alle accountants minimaal te voldoen. Het onderscheid tussen partijen zit voornamelijk op twee aspecten; kwaliteit van de dienstverlening en de prijs. Het advies is om kwaliteit zwaarder te laten wegen dan de prijs waarmee de weging uitkomt op: • kwaliteit 60% en • prijs 40%. Voor het beoordelen van de kwaliteit wordt een plan van aanpak in combinatie met een presentatie gevraagd. De selectiecommissie bepaalt de verdere invulling hiervan. e. Selectiecommissie De selectiecommissie bestaat uit alle leden van de auditcommissie. De selectiecommissie wordt ondersteund door een medewerker van de griffie als secretaris en door de wethouder financiën, de domeinmanager dienstverlening en de concerncontroller als adviseur. f.

Opdrachtverlening / Aanwijzen accountant De raad is degene die de accountant - na advies van de selectiecommissie - op grond van de Gemeentewet moet aanwijzen. 3. Doel en beoogd effect Het aanstellen van een accountant voor boekjaar 2025 en later, zodat voldaan wordt aan de controleplicht van de gemeente. 4. Argumenten Naast het feit dat de overeenkomst met Baker Tilly niet kan worden verlengd staat in de door de raad vastgestelde ‘Controleverordening gemeente Overbetuwe 2023’ onder andere dat: - benoeming van een accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar met de mogelijkheid tot verlenging met twee keer twee jaar; - burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de door de raad ingestelde auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor; - de raad stelt voor de aanbesteding het programma van eisen vast; - in geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

onskenmerk

2/5

5. Kanttekeningen en risico’s • Niet alle uitgangspunten uit het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen worden gerealiseerd. • Eén van de uitgangspunten is lokaal inkopen. Uit een marktverkenning blijkt dat de lokale kantoren geen interesse hebben omdat ze niet beschikken over de benodigde expertise. • Een ander uitgangspunt is maatschappelijk verantwoord inkopen bestaande uit duurzaam inkopen. In het aanbestedingstraject wordt onderzocht of en hoe hieraan invulling kan worden gegeven. • Daarnaast bestaat het risico dat uiteindelijk geen accountant zich inschrijft op de aanbesteding. Door het terugtreden van grote accountantskantoren is er krapte in de accountancymarkt voor gemeenten. De praktijk laat zien dat slechts een zeer gering aantal kantoren inschrijft op gemeentelijke aanbestedingen. Stel dat uiteindelijk niemand zich inschrijft dan kan altijd worden overwogen om een onderhandelingsprocedure te starten met bijvoorbeeld de huidige accountant. 6. Financiën Aan de procedure zelf zijn, met uitzondering van de ambtelijke uren, geen noemenswaardige kosten verbonden. De kosten die verbonden zijn aan de opdracht aan de accountant zullen overeenkomen met voorgaande jaren. Uitgangspunt is dat het hiervoor in de begroting 2025 opgenomen bedrag toereikend is. 7. Duurzaamheid a. Energietransitie: n.v.t. b. Circulaire Economie: n.v.t. c. Klimaatadaptatie: n.v.t. 8.

Vervolg Planning Ten aanzien van het aanbestedingstraject wordt de volgende planning gehanteerd: Activiteit

Verantwoordelijkheid / feitelijke uitvoering Selectiecommissie

Deadline

Gemeenteraad

20 februari 2024

Vooraankondiging aanbesteding op TenderNed

Inkoop/griffie

juni 2024

Publiceren aanbestedingsdocumenten op TenderNed

Inkoop / griffie

uiterlijk eind augustus i.v.m. publicatietermijn van minimaal 40 dagen

Deadline inschrijving

Inkoop / griffie

8 oktober 2024

Bespreken conceptaanbestedingsdocumenten waaronder het programma van eisen Vaststellen raadsvoorstel

onskenmerk

25 januari 2024

3/5

1e Beoordeling inschrijvingen

Selectiecommissie

16 oktober 2024

Presentaties bedrijven en aansluitend eindbeoordeling

Selectiecommissie

7 november 2024

Vaststellen van de voorlopige gunning aan een van de inschrijvers d.m.v. een raadsvoorstel

Gemeenteraad

3 december 2024

Verzenden van het voornemen tot gunning

Inkoop / griffie

de dag na 3 december 2024

Verzenden van de definitieve gunning

Inkoop / griffie

3 weken na verzending van het voornemen tot gunning

Ondertekening van de overeenkomst

Burgemeester

tussen 27 en 31 december 2024

Communicatie De aanbesteding zal worden gepubliceerd via het platform TenderNed. Initiatiefnemer, interactievorm en rol gemeente Op grond van artikel 8 van het Reglement van orde politieke avond gemeente Overbetuwe 2023 heeft de auditcommissie als taak het doen van een aanbeveling over de selectie van de accountant en bereidt het college op grond van artikel 2 van de Controleverordening gemeente Overbetuwe 2023 in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountant voor. Evaluatie N.v.t. Namens de auditcommissie, de secretaris,

de voorzitter,

Y. Blanken

M. Markus

9. Relevante stukken 1. Specificatie van de opdracht behorende bij de ‘Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten’: programma van eisen, gunningscriteria, beoordelingsprocedure 2. Concept-raadsbesluit.

onskenmerk

4/5

De behandelend ambtenaar is Annemarie Raijmakers. Technische vragen dienen uiterlijk donderdagmorgen om 08:00 uur voor de betreffende politieke avond te worden gesteld via griffie@overbetuwe.nl

onskenmerk

5/5