24-01-23 A24 TIC; participatiecultuur december 2023

B&W VOORSTEL Kenmerk: 2023-070868 Datum b&w-vergadering: 19 december 2023 Onderwerp: Participatiecultuur Te nemen besluit: 1. De financiële middelen die in de begroting staan opgenomen om ‘de kwalitatieve en kwantitatieve inzet te versterken voor het begeleiden van en communiceren over participatieprocessen’ in te zetten op een pragmatische aanpak via: • Uitbreiding jongerenparticipatie • Aanschaf online participatieplatform • Werken met betrokkenheidsprofielen • Versterken communicatie • Vergroten ondersteuning bij projecten/trajecten • Onderzoek burgerpeiling via waarstaatjegemeente.nl Dit conform het overzicht in de financiële paragraaf. 2. De resterende middelen in overleg met de coördinerend portefeuillehouder te bestemmen voor een structurele aanpak. Team/ behandelend ambtenaar: TSP / E.Stegenga@overbetuwe.nl Status advies: openbaar Portefeuillehouder: Wethouder Dimitri Horsthuis-Tangelder Doorgeleiding naar de raad: ja, informerend Betrokkenen bij advies extern: Betrokkenen bij advies intern: Burgemeester Patricia Hoytink-Roubos, wethouders Rik van den Dam, René Post, Chantal Theunissen, Wijnte Hol, Programmateam Participatiecultuur. TIC: Ja

Bijlagen voor B&W: • Geen Bijlagen voor raad: 2023-070868 collegevoorstel participatiecultuur

1/7

Te nemen besluit 1. De financiële middelen die in de begroting staan opgenomen om ‘de kwalitatieve en

kwantitatieve inzet te versterken voor het begeleiden van en communiceren over participatieprocessen’ in te zetten op een pragmatische aanpak via: • Uitbreiding jongerenparticipatie • Aanschaf online participatieplatform • Werken met betrokkenheidsprofielen • Versterken communicatie • Vergroten ondersteuning bij projecten/trajecten • Onderzoek burgerpeiling via waarstaatjegemeente.nl Dit conform het overzicht in de financiële paragraaf. 2. De resterende middelen in overleg met de coördinerend portefeuillehouder te bestemmen voor een structurele aanpak.

Inleiding U heeft als college het vertrouwen uitgesproken om met de raad, onze inwoners en ambtelijke organisatie aan de slag te gaan. Participatiecultuur is daarbij het uitgangspunt. We gaan inwoners beter betrekken, om aan te sluiten op de behoeften en ervaringen die er in onze samenleving zijn. Zo verwachten we een groter draagvlak voor beleid en besluiten te creëren en waar mogelijk een plan of besluit beter te maken. Inwoners beter betrekken heeft impact op de participatiecultuur. De visie van waaruit wij werken vindt zijn basis in de Interactievisie, het Participatiebeleid, het coalitieprogramma en daarvan afgeleide documenten. Dit voorstel is mede gebaseerd op de themabijeenkomst met uw college en individuele gesprekken met portefeuillehouders over Participatiecultuur die daaraan vooraf gingen. De interactievisie ‘Gemeente Overbetuwe: samenlevingsgericht, communicatief en betrouwbaar!’ geeft richting aan ons handelen in interactie met de samenleving. Dit doen we door de behoefte van inwoners en de kracht van gemeenschappen centraal te stellen. En inwoners het vertrouwen en de mogelijkheid te geven om samen oplossingen te bedenken. En waarbij de gemeente zich bewust is van haar eigen rol, investeert in professioneel handelen en zo een dienstbare overheid is.

Uit de individuele gesprekken met collegeleden bleek enerzijds een sterke behoefte aan zichtbare resultaten op korte termijn en een cultuurverandering met een doorwerking op langere termijn. We stellen daarom voor het beschikbare budget voor ‘versterken kwantitatieve en kwalitatieve inzet begeleiding en communicatie participatie processen’ (globaal) te verdelen in: 1) € 200.000 voor een pragmatische aanpak: speerpunten/ projecten die op korte termijn extra inzet vragen op participatie; 2) € 200.000 voor een structurele aanpak: ontwikkelen, leren en evalueren van de pragmatische aanpak. Hoe we dat doen, werken wij voor een deel uit in dit voorstel.

Beoogd resultaat Participatiecultuur is gebaseerd op de overtuiging dat betrokkenheid van inwoners en ondernemers niet alleen een wenselijk, maar een essentieel onderdeel is van ons handelen.

2023-070868

2/7

Daarom zetten we ons voortdurend in voor het versterken van de participatiecultuur in al onze activiteiten. De financiële middelen die in de begroting zijn opgenomen zetten wij in om de uitgangspunten uit de interactievisie te bevorderen in al onze inspanningen, en om concrete maatregelen te nemen om participatie in onze gemeente te versterken.

Argumenten en onderbouwing 1.1 We werken actief samen met onze gemeenschap bij het ontwikkelen van beleid en het vormgeven van de leefomgeving. We streven naar beleid dat niet alleen voor, maar vooral met onze inwoners wordt gemaakt. 1.2 Het actief betrekken van inwoners en ondernemers bij het proces van beleidsvorming en leefomgevingsinrichting is van groot belang. We luisteren niet alleen naar zorgen en wensen, maar werken ook actief samen om beleid te maken en projecten te realiseren die daadwerkelijk aansluiten bij de behoeften van inwoners en ondernemers. In onze werkwijze rond projecten en beleidsvorming integreren wij een online participatieplatform. Dit stelt ons in staat om in een vroeg stadium inwonerwensen op te halen rondom beleidsthema’s en projecten. Om eenvoudiger en completer te communiceren over projecten en beleidsvorming en om, naast bestaande offline middelen als informatiebijeenkomsten, meer en andere inwoners te bereiken en uit te nodigen mee te doen. 1.3 We sluiten niemand uit van het besluitvormingsproces. We betrekken specifieke groepen, zoals jongeren, actief om ervoor te zorgen dat de participatie voor iedereen toegankelijk is. Ook de gemeenteraad vraagt via de motie ‘Mijn stem telt’ aandacht voor jongerenparticipatie.

Naast de inzet vanuit het jongerenwerk gaan we aanvullende manieren inzetten om jongeren hun stem te laten horen en hun perspectief in te brengen in beleid en projecten. Beleid maken wij met het oog op de toekomst, een toekomst voor onze jeugd. Voor de leefbaarheid van al onze inwoners en ondernemers is het van belang dat Overbetuwe een fijne plek blijft voor onze jongeren om er te blijven wonen en werken. Via de betrokkenheidsprofielen van Citisens krijgen wij een beter inzicht in wat voor type mensen er in onze verschillende buurten wonen. We kijken naar zaken zoals hoe betrokken ze zijn bij hun leefomgeving, hoe ze kijken naar energie en klimaat, hoeveel vertrouwen ze hebben in de overheid, en hoe ze het liefst communiceren en deelnemen aan zaken die spelen in hun leefomgeving. Deze inzichten verkrijgen wij op postcodeniveau. Zo kunnen wij bij projecten en trajecten een participatieplan maken dat bij hun voorkeuren past. Hierdoor motiveren wij meer inwoners beter om mee te doen aan hun samenleving. 1.4 Participatie is een actieve, inclusieve en samenwerkende benadering van beleidsvorming en inrichting van de leefomgeving, waarbij de gemeenschap centraal staat. Dit is een benadering die ook diep geworteld moet zijn in de organisatiecultuur en is niet iets dat kunstmatig kan worden gecreëerd.

Het moet worden versterkt en ondersteund, maar het moet ook al aanwezig zijn in de kern van wie we zijn. 1.5 We zetten in op een pragmatische aanpak met inzet en resultaten op korte termijn. Er is behoefte aan inzicht in onze huidige kwaliteit van dienstverlening en van daaruit een plan van aanpak hoe deze kwaliteit meer inwonergericht (en ondernemergericht) te maken. Hierom gaan wij deelnemen aan de burgerpeiling van ‘waarstaatjegemeente.nl’ om beter inzicht te krijgen hoe onze inwoners onze dienstverlening waarderen.

2023-070868

3/7

We versterken de ondersteuning aan het bestuur bij de begeleiding van projecten en het bewaken van processen en afspraken. 1.6 We werken ondertussen via een structurele aanpak van ontwikkelen, leren en evalueren aan een cultuurverandering. Participatiecultuur maakt onderdeel uit van het organisatieplan. Van daaruit werken wij aan een leeraanbod voor medewerkers en een cyclus van evalueren en leren. Ook sluiten wij aan bij de andere opgaven uit het organisatieplan. ‘Boeien, binden en blijven ontwikkelen’ gaat over het vinden en behouden van de juiste mensen met de juiste vaardigheden en hen laten floreren binnen een aantrekkelijke organisatie. ‘Dienstverlening’ gaat uit van het behandelen van onze inwoners en ondernemers zoals we zelf behandeld willen worden. Dit volgens de vastgestelde principes: • We maken makkelijk en goed contact • We zijn allemaal dienstverlener • We gaan uit van de behoefte van inwoners • We verbeteren onze dienstverlening continu Vanuit de pragmatische aanpak hebben wij realisatiekracht om blijvend te evalueren, (daarvan) te leren en ontwikkelen.

In de financiële paragraaf stellen wij voor het deel van het budget voor Versterken kwalitatieve en kwantitatieve inzet op processen communicatie en participatie dat niet nodig is voor de pragmatische aanpak onder te brengen bij het MT lid dat verantwoordelijk is voor de opgave uit het organisatieplan; de Domeinmanager Sociaal. Bij de uitwerking en uitvoering van de structurele aanpak wordt het college geraadpleegd.

Kanttekeningen en onderbouwing 1.1 Er zijn grenzen aan de lokale verantwoordelijkheden: Het is belangrijk op te merken dat er grenzen zijn aan wat de lokale overheid kan doen. Hoewel we participatie faciliteren, is het uiteindelijk aan de gemeenschap om actief deel te nemen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen leefomgeving. Dit is een belangrijk onderdeel is van de verandering die we in de interactie met de samenleving voor ogen hebben. Wat is onze rol en wat verwachten wij van inwoners zelf. Hier moeten we duidelijk over zijn in onze communicatie en aanpak. 1.2 Participatie is een gedeelde verantwoordelijkheid Het bevorderen van participatie is geen taak die rust op de schouders van een specifieke groep. Het is een verantwoordelijkheid die we allemaal delen, college, gemeenteraad, alle medewerkers, inwoners en ondernemers. 1.3 Cultuurverandering is complex, taai en een kwestie van een lange adem. Een bekende cartoon van Fokke en Sukke stelde dat de cultuuromslag de 17e om 15.30 uur zou plaatsvinden. Organisatie- en bestuurscultuur is het totaal aan normen, waarden, doelen, verwachtingen, gebruiken, traditie en ervaringen van medewerkers en bestuurders binnen een organisatie. De cultuur is de drijvende kracht achter hoe het er dagelijks binnen onze organisatie aan toe gaat. Dit is een mammoettanker die langzaam is bij te sturen.

Door de normen, waarden, drijfveren ed. bespreekbaar te maken kunnen we deze zichtbaar maken en veranderen. Dit vraagt een open en kwetsbare houding van medewerkers, management en bestuur in een veilige en vertrouwde (werk)omgeving.

Financiën Onderstaand schema gaat over de inzet van het budget van €400.000,- ten behoeve van ‘Onze kwantitatieve en kwalitatieve inzet versterken voor het begeleiden van en communiceren over participatieprocessen’ zoals opgenomen in de begroting. Daarnaast zetten wij in het verdeelschema ook het budget in van €60.000,- voor ‘Uitvoeren

2023-070868

4/7

veranderaanpak vaardigheden, houding en gedrag’ en bestaande budgetten vanuit Dienstverlening. Pragmatische insteek inzet budget voor acties om in contact met jongeren te komen en hen blijvend te betrekken. Uitvoering motie ‘mijn stem telt’ Betrokkenheidsprofielen • Licentiekosten

2025 ev. toelichting €15.000,- Eerder budget is afgeraamd door ombuigingen in de Kadernota 2022 €10.000,- Kosten training vanuit veranderaanpak

Online participatieplatform • Licentiekosten

€15.000,-

onderzoek burgerpeiling via waarstaatjegemeente.nl

n.v.t.

Versterken communicatie t.b.v.: • Vanuit betrokkenheidsprofielen opstellen en adviseren op participatieplannen en de uitvoering daarvan. • Ondersteuning aan het bestuur bij begeleiding projecten.

€90.000,-

Vergroten ondersteuning t.b.v.: • tactische en praktische ondersteuning bij gebruik participatieplatform • vertalen info per kern naar project(matig werk)en • bewaken gemaakte afspraken over samenwerking en praktische ondersteuning bij communicatie/ participatie • Ondersteuning aan het bestuur bij begeleiding projecten

€70.000,-

Totaal

€200.000

We starten met enkele modules, later uitbreiden indien nodig/ gewenst. Dekking uit bestaande middelen dienstverlening

Structurele aanpak Bij de structurele aanpak gaat het om het borgen en verspreiden van wat er wordt ontwikkeld en geleerd bij de pragmatische insteek: - voortbordurend op de bestaande kaders; - in samenhang met elkaar; - toegankelijk en vindbaar. Het gaat óók om het met elkaar creëren van een veilige setting waarin we dúrven doen en daarvan leren. De structurele aanpak is onderdeel van het organisatieplan. Voorgesteld wordt de resterende middelen te alloceren naar de domeinmanager Sociaal; het MT lid dat opdrachtgever is van

2023-070868

5/7

deze opgave. Bij de verdere uitwerking en uitvoering van de structurele aanpak wordt het college geïnformeerd vanuit de rapportage over de voortgang van het organisatieplan. Daarnaast raadplegen wij het college in Q1 over deze structurele aanpak (zie overzicht planning en communicatie).

Rol gemeente, interactie en initiatiefnemer De pragmatische aanpak gaat voor het grootste deel over de trajecten en projecten waar wij zelf initiatiefnemer zijn.

Eventuele bestuurlijke aandachtspunten n.v.t.

Duurzaamheid De voorgestelde aanpak heeft geen noemenswaardige gevolgen op het milieu.

Vervolg Planning & Communicatie In onderstaand schema is aangegeven wanneer wij communiceren over de voortgang van het programma Participatiecultuur. Daarbij is benoemd aan wie deze communicatie is gericht (MT, college, raad) 2023 Q4

2024 Q1

wie college raad MT raad wie MT college

Q2

MT Raad college en raad raadsleden

Q3 Q4

Raad college en raad raad raad

2023-070868

wat besluit over pragmatische aanpak ontvangt TIC pragmatische aanpak bespreekt participatiecultuur en structurele aanpak ontvangt infographics per dorp wat bespreekt structurele aanpak en legt voor aan college bespreekt structurele aanpak op basis van discussiememo of themabijeenkomst stelt structurele aanpak vast bespreekt kaders participatieaanpak bij nieuwe projecten n.a.v. motie M9 ontmoeten actieve inwoners in een Meet & Greet of festivalsetting Bezoeken informatiemarkt kadernota 2025 en projectenmarkt Ontvangt infographics per dorp Ontvangen informatiememo voortgang participatiecultuur ontvangt evaluatie 1e jaar participatie onder de Omgevingswet (toezegging participatiebeleid) Ontvangt infographics per dorp

wanneer Dec Dec November en december December wanneer Januari/februari Februari Februari Mrt/apr/mei Nog in te plannen Juni Juli September/oktober Nov/dec December

6/7

Evaluatie Evaluatie valt uiteen in twee type evaluaties. Vanuit de structurele aanpak werken wij aan een werkwijze en cultuur waarin wij ieder project evalueren om daarvan te leren. De zaken die wij vanuit de pragmatische kant oppakken evalueren wij eveneens. Zo schaffen wij een online participatieplatform aan en betrokkenheidsprofielen voor een periode van twee jaar zodat wij (de werking van) deze instrumenten kunnen evalueren. Deze evaluaties en de conclusies en aanbevelingen die wij daaruit trekken delen wij met uw college.

2023-070868

7/7