24-01-23.13 Relevant stuk 4, Bijlage: Conclusies, aanbevelingen en adviezen opgenomen in de Berenschotrapportage

Bijlage: Conclusies, aanbevelingen en adviezen opgenomen in de Berenschotrapportage Evaluatie systematiek P-budget d.d. 26 oktober 2023. 1. Conclusie: De systematiek P-budget draagt in voldoende mate bij aan het faciliteren van efficiënte besluitvorming door het college en de raad. Belangrijke aspecten van de systematiek ten aanzien hiervan zijn onder meer het feit dat er überhaupt sprake is van een formeel ingebedde systematiek welke wordt geborgd door een set uitgangspunten. 2. Conclusie: De systematiek P-budget draagt in voldoende mate bij aan een passende beheersing van het P-budget door de directie. De duidelijke structuur en de hoge mate van flexibiliteit die het de organisatie en de directie biedt vormen hierin twee belangrijke factoren. Zeker in tijden van een lastige arbeidsmarkt is de flexibiliteit voor de directie een belangrijk aspect dat het mogelijk maakt om indien nodig tussentijds bij te sturen. 3. Conclusie: Het oordeel over de systematiek van het P-budget is op basis van zowel de evaluatie als de inventarisatie bij andere gemeenten over het geheel genomen positief. De systematiek is grotendeels actueel en uit de inventarisatie bij andere gemeenten zijn ook geen betere alternatieven aan het licht gekomen die een gehele systematiek zouden vervangen. Aanbeveling 1: Actualiseer een aantal uitgangspunten van de systematiek P-budget.

Advies: • Uitgangspunt 1: Aan de p-gerelateerde deelbudgetten de deelbudgetten voor thuiswerkfaciliteiten en vergoedingen toe te voegen en de deelbudgetten te actualiseren indien nodig. •

Uitgangspunten 3 en 5: Af te stappen van het gebruik van de term “norm” en in plaats daarvan de term “richtlijn” te hanteren. Voorts om in aanvulling op de Berenschotrichtlijn (B-richtlijn) wederom gebruik te maken van de Overbetuwerichtlijn (O-richtlijn). Hierdoor kan bij het bepalen van de maximale toegestane formatie-omvang de B-richtlijn als uitgangspunt worden genomen, maar kan men ook ervoor kiezen om hiervan af te wijken om zo beter aan te sluiten bij bijvoorbeeld de lokale kenmerken van de gemeente en politieke (beleids)keuzes die zijn gemaakt. Het gebruik maken van een O-richtlijn moet voorkomen dat de systematiek van het P-budget en specifiek de B-richtlijn als een niet te overschrijden grens wordt opgevat.

•

Uitgangspunten 4, 6 & 10: De jaartallen die zijn opgenomen in deze uitgangspunten te actualiseren.

•

Uitgangspunt 4: De uitkomsten van de benchmark omtrent de formatieomvang als de apparaatskosten middels een oplegnotitie en eventuele presentatie, al dan niet verzorgd door een externe partij, delen met het college en de raad.

4. Conclusie: Ten aanzien van de besluitvorming omtrent het P-budget gaat het gesprek in de raad nog regelmatig over de formatieomvang uitgedrukt in FTE’s. Dit terwijl de voor dit onderzoek gesproken betrokkenen uit de ambtelijke organisatie, het college als de raad de mening delen dat omtrent de uitnutting van het P-budget en de besluitvorming hieromtrent naar de totale loonkosten – en niet de formatieomvang – zou moeten kijken. Tegelijkertijd wordt er in diverse stukken in de P&C-cyclus wel reeds gerappor-teerd over de totale loonkosten en gaven de raadsleden die zijn gesproken aan graag alsnog ook informatie te willen blijven ontvangen over de formatieomvang. Aanbeveling 2: Focus op loonkosten en niet op formatieomvang.

Advies: Informeer de raad aan de hand van de totale loonkosten over de totale uitputting van het P-budget en benut de Berenschotrichtlijn en de hieruit afgeleide Overbetuwerichtlijn intern in de organisatie om een passende formatieomvang te bepalen. Opmerking: De raad wordt los van de systematiek P-budget geïnformeerd over de formatieomvang en bezetting in fte’s per 1.000 inwoners omdat dit conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplicht is. 5. Conclusie: De informatiebehoefte van het college en de raad sluit niet volledig aan bij informatie die momenteel over het P-budget wordt verstrekt. Hierbij wordt opgemerkt dat de informatiebehoefte van zowel het college als de raad feitelijk breder strekken dan enkel het P-budget. Aanbeveling 3: Zoek nadere aansluiting bij de informatiebehoeften van het college en de raad. Advies: 1. Zoek bij de informatievoorziening omtrent het P-budget nadere aansluiting bij de behoeften van de raad. 2. Splits bij de rapportering over het P-budget voor het college het totale P-budget uit naar de verschillende domeinen van de gemeente, te weten Fysiek, Sociaal en Dienstverlening. 3.

Deel na de uitvoering van de benchmark formatie en kosten, welke conform uitgangspunt 4 van de systematiek van het P-budget iedere 4 jaar dient plaats te vinden, de uitkomsten van dit onderzoek -zowel wat betreft apparaatskosten als de formatieomvang- met zowel het college als de raad. De uitkomsten kunnen bijv. worden gedeeld middels een presentatie en/of oplegnotitie, waarvoor indien gewenst gebruikt gemaakt kan worden van ondersteuning door een externe partij om de uitkomsten te duiden. 6. Conclusie: De systematiek van het P-budget lijkt binnen de ambtelijke organisatie niet voldoende bekend te zijn bij alle betrokkenen. De kennis en kunde omtrent de systematiek zit nu dan ook tamelijk geconcentreerd bij de directie. Hierbij dient wel in ogenschouw te worden genomen dat het management relatief nieuw is. Aanbeveling 4: Zorg omtrent de systematiek voor inbedding van kennis en kunde en naleving hiervan binnen het management. Advies: Zorg ervoor dat alle teammanagers, directieleden en overige betrokken medewerkers beschikken over de benodigde kennis omtrent de systematiek van het P-budget en zie erop toe dat er conform de systematiek wordt gehandeld. Het nadrukkelijk betrekken van de teammanagers bij de systematiek door de beheersing en ontwikkeling van het P-budget op domeinniveau en binnen het MT te bespreken draagt hier in belangrijke mate aan bij.

TSPJ, opgemaakt november 2023

2/2