24-01-23.13 Relevant stuk 2, B&W-advies Evaluatie systematiek 2023, 4 april 2023 2023-019341

B&W VOORSTEL Kenmerk: 2023-019341 Datum b&w-vergadering: 4 april 2023 Onderwerp: Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023 Te nemen besluit: 1. Evaluatie van de systematiek van het personeelsbudget uit te voeren volgens de voorgestelde aanpak in het 2e kwartaal van 2023; 2. Deze evaluatie uit te laten voeren door een extern bureau; 3. De gemeentesecretaris te mandateren het externe bureau te kiezen.

Team/ behandelend ambtenaar: TSPJ / José Strijbosch Status advies: Openbaar Portefeuillehouder: Burgemeester Patricia Hoytink-Roubos Doorgeleiding naar de raad: Ja, informerend Betrokkenen bij advies extern: N.v.t. Betrokkenen bij advies intern: Gemeentesecretaris, organisatieadviseur (Staf), financieel adviseur (TSPJ) TIC: Ja Bijlagen voor B&W: 1. Collegevoorstel ‘Uitgangspunten ten behoeve van systematiek voor het personeelsbudget per 1 januari 2012’ (03-01-2011) – 11bw000011 2. Collegevoorstel ‘Evaluatie systematiek personeelsbudget’ (21-05-2014) – 14bw000245 3. Collegevoorstel ‘Evaluatie systematiek personeelsbudget’ (14-08-2019) – 19bw000 Bijlagen voor raad: 1. Collegevoorstel ‘Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023’ - 2023-019341

Te nemen besluit 1. Evaluatie van de systematiek van het personeelsbudget uit te voeren volgens de voorgestelde aanpak in het 2e kwartaal van 2023; 2. Deze evaluatie uit te laten voeren door een extern bureau; 3. De gemeentesecretaris te mandateren het externe bureau te kiezen.

Inleiding In 2011 is op basis van de besluiten van het college in januari 2011 (zie bijlage 1) en de raad (Kadernota 2012) afgesproken om te gaan werken met een personeelsbudget (P-budget). Met als doel tot een efficiëntere besluitvorming te komen over een realistische hoogte van het P-budget. Op basis van deze besluiten zijn de uitgangspunten voor het P-budget vastgesteld en is vanaf 1 januari 2012 het P-budget zoals we dat nu kennen operationeel. In 2014 en 2018 hebben evaluaties van de systematiek van het P-budget plaatsgevonden. De uitkomsten zijn via collegevoorstellen in mei 2014 en augustus 2019 aan het college aangeboden (zie bijlage 2 en 3). De raad is destijds geïnformeerd over de uitkomsten in de Kadernota’s en Programmabegrotingen. In 2021 is gestart met de eerste fase van de derde evaluatie (2014, 2018 en 2021) van het P-budget. Door Berenschot is de benchmark formatie en kosten uitgevoerd. Over de uitkomst van deze benchmark en de aankondiging van deze evaluatie is gecommuniceerd in de Kadernota en Programmabegroting 2022 en 2023. Hierbij is aangegeven dat de 2e fase van de evaluatie van de systematiek van het P-budget op een later moment plaatsvindt.

Beoogd resultaat Uitvoering geven aan de gemaakte afspraak in het collegevoorstel van 14 augustus 2019 (zie bijlage 3) om de systematiek van het P-budget weer te evalueren binnen 4 jaar. Deze evaluatie werd daarna ook aangekondigd in de Kadernota en Programmabegroting 2023 en 2023. De evaluatie biedt een basis om tot nieuwe afspraken te komen over de systematiek voor het P-budget die bijdragen aan het vastgestelde, primaire doel namelijk efficiënte besluitvorming door college en raad over realistische personeelskosten. De evaluatie willen we uitvoeren volgens onderstaande aanpak: • Uitvoering onderzoek: we willen de evaluatie uit laten voeren door een extern bureau. • Opdrachtgever en begeleidingsteam: De bestuurlijk opdrachtgever voor deze evaluatie is de burgemeester als portefeuillehouder personeel & organisatie. De ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris. Het begeleidingsteam bestaat uit de gemeentesecretaris, senior P&O adviseur, organisatieadviseur, financieel adviseur, concerncontroller en aanspreekpunt vanuit het externe bureau. • Onderzoeksvragen aan het externe bureau: 1. Evalueer de huidige systematiek van het P-budget op basis van de vastgestelde uitgangspunten en de aangenomen adviezen naar aanleiding van de uitgevoerde evaluaties in 2014 en 2018. 2.

Ga na of de huidige systematiek nog actueel is en of het de best beschikbare systematiek is (oriënteren bij andere gemeenten/organisaties). 3. Adviseer over een verbeterde inrichting van de systematiek van het P-budget om de beoogde (bestuurlijke) resultaten te bereiken binnen de gestelde financiële kaders. • Onderzoeksaanpak: voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen wordt deskresearch toegepast (a.d.h.v. bijvoorbeeld beleidsdocumenten) en worden

onskenmerk

2/4

•

betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie (financieel adviseur, senior P&O adviseur), college en raad geïnterviewd. Planning: het onderzoek wordt uitgevoerd in het 2e kwartaal van 2023.

Argumenten en onderbouwing 1.1 In het B&W advies van 14 augustus 2019 is de afspraak gemaakt dat de evaluatie van de systematiek van het P-budget binnen 4 jaar plaatsvindt. We geven met de evaluatie uitvoering aan deze afspraak uit 2019. Hier hebben we ook over gecommuniceerd in de recente Kadernota’s en Programmabegrotingen. We geven hiermee uitvoering aan gemaakte bestuurlijke afspraken. 1.2 De evaluatie maakt actualisatie van de systematiek mogelijk. De huidige systematiek vraagt om actualisatie, om (nog) beter aan te kunnen sluiten bij de behoeften die er leven. Om te kunnen actualiseren, is het eerst noodzakelijk de systematiek te evalueren. 2.1 Evaluatie door een extern bureau zorgt voor de gewenste onafhankelijkheid en deskundigheid. Extern evalueren van de systematiek van het P-budget vermijdt belangenverstrengeling en zorgt voor de inzet van de vereiste deskundigheid op het onderwerp. 3.1 De gemeentesecretaris mandateren voor het kiezen van het externe bureau bespoedigt het uitvoeren van de opdracht.

Kanttekeningen en onderbouwing Niet van toepassing.

Financiën De geschatte opdrachtwaarde voor het externe bureau betreft € 35.000. De eenmalige lasten in 2023 worden gedekt binnen de huidige begroting ten laste van het concernbudget Organisatieontwikkeling.

Rol gemeente, interactie en initiatiefnemer De gemeente geeft als initiatiefnemer een extern bureau opdracht tot het evalueren van een interne systematiek.

Eventuele bestuurlijke aandachtspunten Niet van toepassing.

Duurzaamheid Duurzaamheid is geen aspect bij dit onderwerp.

Vervolg Planning Na akkoord van het college wordt een extern bureau aangetrokken om uitvoering te geven aan de evaluatie in Q2 2023.

onskenmerk

3/4

Communicatie De raad wordt over dit besluit en de evaluatie geïnformeerd via een TIC. Over de uitkomsten van de evaluatie wordt het college en de raad via de komende Kadernota en Programmabegroting geïnformeerd. Evaluatie Niet van toepassing.

onskenmerk

4/4