24-01-23.13 Relevant stuk 1, Bijlage: Procesverloop Systematiek P-budget 2011 – 2023

Bijlage: Procesverloop Systematiek P-budget 2011 – 2023 Periode

Onderwerp

2011 / 2012 3 januari 2011 B&W-advies

Systematiek P-budget vastgesteld en operationeel. Uitgangspunten ten behoeve van systematiek voor het personeelsbudget per 1 januari 2012 vastgesteld (11BW000011). Kadernota 2012.

2012 Kadernota 1 januari 2012

Systematiek P-budget operationeel.

2014

1e Evaluatie systematiek P-budget uitgevoerd door extern bureau. Rapport evaluatie systematiek P-budget 2014 (14int01688). B&W-advies Evaluatie systematiek personeelsbudget (14BW000245).

20 mei 2014 Rapport 21 mei 2014 B&W-advies

Kadernota en Programmabegroting

Kadernota en Programmabegroting

2018 25 april 2018 B&W-advies

2e Evaluatie systematiek P-budget intern uitgevoerd. B&W-advies Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) (18bw000193).

25 april 2018 Informatiememo

Informatiememo voor de Raad, onderwerp Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) (18inf00053).

Januari 2019 Rapport

Rapportage evaluatie systematiek P-budget 2018 (19BW000399).

Besluit / informatie Te besluiten: Akkoord te gaan met de uitgangspunten 1 t/m 10 voor de systematiek voor het personeelsbudget met ingang van 1 januari 2012. In Kadernota 2012 vastgesteld te gaan werken met een personeelsbudget (P-budget). Dit met als doel tot een efficiëntere besluitvorming te komen over een realistische hoogte van het Pbudget. Op basis van bovenstaande besluiten van het college en de raad zijn de uitgangspunten voor het Pbudget vastgesteld en vanaf 1 januari 2012 het P-budget operationeel.

Rapport evaluatie systematiek P-budget 2014 van het externe bureau is beschikbaar. Te besluiten: 1. Kennis te nemen van de rapportages evaluatie systematiek personeelsbudget (mei 2014) en benchmark omvang werkorganisatie gemeente Overbetuwe (april 2014). 2. Op basis van de uitkomst van de evaluatie van het personeelsbudget de huidige systematiek van het personeelsbudget te handhaven. 3. Het personeelsbudget op dit moment niet te laten door ontwikkelen tot een functioneringsbudget. 4. De Benchmarknorm (B-norm) en Overbetuwenorm (O-norm) te actualiseren op basis van de uitkomsten van de lokale benchmark 2014 en deze actualisatie verwerken in de Kadernota 2015. Daarbij de Overbetuwse correctie / ambitie (-0,35 fte) waar al eerder toe besloten is, van kracht te laten blijven. 5. De lokale benchmark en de evaluatie van de doorontwikkeling van het personeelsbudget wederom na 4 jaar (heeft plaatsgevonden in 2010 en 2014) laten plaatsvinden of zoveel eerder als wenselijk. De raad is destijds geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie systematiek P-budget in de Kadernota’s en Programmabegrotingen.

Voorstel portefeuillehouder: 1. Instemmen met het uitvoeren van de evaluatie van de systematiek van het P-budget in het 2e kwartaal 2018; 2. Instemmen met de voorgestelde aanpak (opdrachtgever, evaluatieteam, onderzoeksvraag, -aanpak en afbakening); 3. De Raad hierover informeren. Kennisnemen van: De voorgestelde aanpak evaluatie systematiek P-budget. Rapport evaluatie systematiek P-budget 2018 intern uitgevoerd is beschikbaar.

27 maart 2019 B&W-advies 27 maart 2019 Informatiememo 2019

B&W-advies Organisatieontwikkelingen en voortgang speerpunt 43, Strategisch HR-beleid (19BW000157). Informatiememo voor de Raad, onderwerp Organisatieontwikkelingen en voortgang speerpunt 43, Strategisch HR-beleid (19inf00055). Programmabegroting 2019

14 augustus 2019 B&W-advies

B&W-advies Evaluatie systematiek personeelsbudget (19BW000399).

20 augustus 2019 Raadsvoorstel 12 november 2019 Raadsbesluit

Raadsvoorstel Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) (19RV000079 en 19RB000089).

Voorstel portefeuillehouder: Bijgevoegde informatiememo door te leiden naar de raadsleden. Kennisnemen van: De stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling van de organisatie en de voortgang van speerpunt 43 Strategisch HR-beleid. Evaluatie P-budget Onze organisatie werkt vanaf 2012 met de systematiek voor het p-budget (zie Kadernota 2012). In 2014 is de systematiek voor het p-budget geëvalueerd (zie Kadernota 2015) en onder andere afgesproken dat een evaluatie in 2018 weer plaatsvindt. Deze bestuurlijke evaluatie van het p-budget 2018 heeft inmiddels plaatsgevonden. Een delegatie van de raad en het college en daarnaast de directie zijn nauw betrokken bij de evaluatie. De uitkomsten worden op dit moment (09/2018) verwerkt. Het besluit over de evaluatie wordt via een apart raadsvoorstel uiterlijk in Q1-2019 aan de raad voorgelegd. De eventuele financiële effecten voor 2019 worden door middel van een begrotingswijziging verwerkt. Voorstel portefeuillehouder: 1. Kennisnemen van de rapportages Evaluatie systematiek P-budget (januari 2019) en de Benchmark omvang werkorganisatie gemeente Overbetuwe (mei 2017 en november 2018); 2. Instemmen met het handhaven van de systematiek P-budget op basis van de uitkomst van de evaluatie van het P-budget; 3. Instemmen met de gedane aanbevelingen in de rapportage Evaluatie systematiek P-budget 2018; 4.

Instemmen met het toepassen van de lokale Berenschotnorm van minimaal 6,9 fte per 1.000 inwoners; 5. Instemmen met het tijdelijk toepassen van de lokale norm van 7,2 fte per 1.000 inwoners voor de periode 2020 en 2021. Advies: 1. Instemmen met het handhaven van de systematiek P-budget op basis van de uitkomst van de evaluatie van het P-budget; 2. Instemmen met de gedane aanbevelingen in de rapportage Evaluatie systematiek P-budget 2018; 3. Instemmen met het toepassen van de lokale Berenschotnorm van minimaal 6,9 fte per 1.000 inwoners; 4. Instemmen met het tijdelijk toepassen van de lokale norm van 7,2 fte per 1.000 inwoners voor de periode 2020 en 2021. Besluit:

1. Instemmen met het handhaven van de systematiek P-budget op basis van de uitkomst van de evaluatie van het P-budget; 2. Instemmen met de gedane aanbevelingen in de rapportage Evaluatie systematiek P-budget 2018; 3. Instemmen met het toepassen van de lokale Berenschotnorm van minimaal 6,9 fte per 1.000 inwoners; 4. Instemmen met het tijdelijk toepassen van de lokale norm van 7,2 fte per 1.000 inwoners voor de periode 2020 en 2021. 2019 2 juli 2019 Motie

Motie door de raad. Motie Personeelsbudget ingediend door de raad bij de Kadernota 2020 (19mo018).

Verzoekt het college om: 1. De kosten voor externe inhuur over de afgelopen jaren inzichtelijk te maken, inclusief de prognose voor 2020-2023 en de mogelijkheden om die kosten te beperken. 2. De stukken zoals die in de informatiememo van 27 maart 2019 zijn aangekondigd t.a.v. herijken beleid en evaluatie p-budget met de raad te delen.

22 oktober 2019 Presentatie 23 oktober 2019 B&W-advies

Presentatie Marc Knaapen, interim gemeentesecretaris en is ingegaan op de motie. B&W-advies, Memo Reactie op de motie Personeelsbudget", 2 juli 2019 (19BW000532).

2020

Programmabegroting 2020

2021

Programmabegroting 2021

3. Aan te geven welke keuzes gemaakt kunnen c.q. moeten worden als de raad bij de behandeling van de begroting 2020 niet of slechts gedeeltelijk instemt met verhoging van het personeelsbudget (bij de keuzes dient kwaliteit voorrang te krijgen boven kwantiteit en dienen de keuzes dus inhoudelijke prioriteiten te bevatten). 4. Deze stukken en gegevens zodanig tijdig aan te leveren dat ze onderdeel kunnen uitmaken van de beraadslagingen over de begroting 2020. -Voorstel portefeuillehouder: Bijgevoegde memo (incl. bijlagen) met als onderwerp Reactie op de motie 2, "Personeelsbudget", 2 juli 2019 door te leiden naar de raadsleden. Systematiek P-budget Formatieontwikkeling Op basis van het coalitieprogramma, de bestuurlijke ambities en de (noodzakelijke) organisatieontwikkeling, staat onze organisatie voor een uitdaging. Zowel voor de realisatie van inhoudelijke thema’s alsook voor de inrichting van de hoofdstructuur (d.w.z. het kwantitatief en kwalitatief versterken van het management), is extra formatie nodig. Voor de inhoudelijke onderbouwing hiervan wordt verwezen naar PNL-posten in de Kadernota 2020. In de Kadernota is al aangegeven dat deze ambities niet te realiseren zijn binnen de kaders van de systematiek van het P-budget.

Bij het raadsvoorstel voor de evaluatie systematiek P-budget en de beantwoording van motie 2 die bij de behandeling van de Kadernota 2020 is ingediend wordt/is hierop verder ingegaan. Evaluatie systematiek P-budget De evaluatie van het P-budget heeft in 2018 plaatsgevonden. Een delegatie van de raad, het college en de directie is hierbij betrokken geweest. De evaluatie wordt nog aan u voorgelegd. Bij instemming wordt verder vormgegeven aan de aanbevelingen die zijn gedaan in de rapportage Evaluatie systematiek P-budget 2018. De financiële effecten van de evaluatie (bijv. de norm van 6,9 fte en tijdelijke norm van 7,2 fte per 1.000 inwoners) sluiten aan bij Kadernota 2020 en zijn hierdoor geborgd. Systematiek P-budget Formatieontwikkeling Op basis van het coalitieprogramma, de bestuurlijke ambities, de nieuwe werkelijkheid door COVID-19 en de organisatieontwikkeling, blijft onze organisatie voor een uitdaging staan. Zowel voor de realisatie van inhoudelijke thema’s alsook voor de organisatieontwikkelingen. Bij het raadsvoorstel voor de evaluatie systematiek P-budget, de beantwoording van motie 2 die bij de behandeling van de Kadernota 2020 is ingediend en de presentaties van de gemeentesecretaris a.i. in oktober 2019 en augustus 2020 is hierop verder ingegaan.

Dit heeft geleid tot het besluit om de formatieomvang voor 2020 en 2021 vast te stellen op 7,2 fte per 1.000 inwoners (i.p.v. 6,9 fte). Aanbevelingen / evaluatie systematiek P-budget Er wordt verder vormgegeven aan de aanbevelingen die zijn opgenomen in de rapportage Evaluatie systematiek P-budget 2018. Daarnaast wordt gestart met de voorbereidingen en/of uitvoering gegeven aan de evaluatie systematiek P-budget incl. lokale benchmark. Dit conform de afspraken die zijn gemaakt bij de evaluatie systematiek P-budget 2018 en tijdelijke verhoging van de lokale benchmark 2020 / 2021 (Begroting 2020). Deze evaluatie vindt plaats in samenhang met de organisatieontwikkelingen en het medewerkers-onderzoek.

2021 2 maart 2021 Rapport 2022

Benchmark Formatie en kosten uitgevoerd door extern bureau Berenschot. Rapport Benchmark Formatie en kosten van Berenschot. Programmabegroting 2022

Rapport Benchmark Formatie en kosten van Berenschot van het externe bureau is beschikbaar. Kaderstellende Systematiek P-budget Formatie- / loonkostenontwikkeling In de Kadernota 2022 zijn uitgangspunten opgenomen voor de ontwikkeling P-budget 2022 en deze zijn: 1. € 250.000 structurele taakstelling (totaal € 1.000.000, periode 2022-2024) loonkostenbudget (formatie); 2. € 150.000 incidentele investering van totaal € 450.000 (€ 150.000 per jaar, periode 2022 t/m 2024) voor een investering in kwaliteit (kennis en kunde, juiste mens op de juiste plek); 3. de automatische groei van de formatie / p-budget bij groei van het aantal inwoners o.b.v. de systematiek p-budget wordt vooralsnog bevroren. Hierover worden in 2022 nieuwe afspraken gemaakt als de uitkomst evaluatie systematiek p-budget bekend is; 4. € 514.000 structureel voor premie- en loonkostenontwikkeling. De ontwikkeling van het P-budget 2022 is excl. de eventuele personele middelen die worden gevraagd voor de 18 maatregelen Sociaal domein (Kadernota 2022). Zie voor de toelichting Programma 6 'Wat mag het kosten?' in deze begroting.

2023

Programmabegroting 2023

2023 14 augustus 2019 B&W-advies

3e evaluatie systematiek P-budget 2023. In het B&W-advies is de afspraak gemaakt de evaluatie systematiek P-budget wederom na 4 jaar (2021) te laten plaatsvinden (19BW000399). B&W-advies Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023 (2023-019341).

4 april 2023 B&W-advies

26 oktober 2023 Rapport 8 november 2023 B&W-advies

Rapport Berenschot Evaluatie systematiek P-budget 2023 (2023-063987). Evaluatie systematiek P-budget 2023 (2023-063987).

Opgemaakt oktober 2023.

Evaluatie systematiek P-budget In vervolg op de Berenschot benchmark die in 2021 heeft plaatsgevonden en waarover is gerapporteerd in de Kadernota 2022 wordt verder vormgegeven aan de evaluatie van het P-budget zoals opgenomen bij bovenstaande uitgangspunten (3). Kaderstelling systematiek Personeelsbudget (P-budget) De verwachting is dat we in de Kadernota of Begroting 2024 een terugkoppeling kunnen geven over de evaluatie van de systematiek van het P-budget. In verband met ontwikkelingen (w.o. Covid) is de evaluatie nog niet gerealiseerd. Over deze evaluatie is eerder gecommuniceerd in de Kadernota en Begroting 2022. Zie bovenstaand bij 2018, B&W-advies 14 augustus 2019.

Te nemen besluit: 1. Evaluatie van de systematiek van het personeelsbudget uit te voeren volgens de voorgestelde aanpak in het 2e kwartaal van 2023; 2. Deze evaluatie uit te laten voeren door een extern bureau; 3. De gemeentesecretaris te mandateren het externe bureau te kiezen. Rapport evaluatie systematiek P-budget 2023 van het externe bureau is beschikbaar. Te nemen besluit: 1. Kennis te nemen van de Berenschotrapportage Evaluatie systematiek P-budget d.d. 26 oktober 2023. 2. Bijgevoegd raadsvoorstel en concept raadsbesluit door te geleiden naar de raad.