24-01-23.13 Raadsvoorstel Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) 2023- aangepast

Onderwerp: Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) 2023 Ons kenmerk: 2023-063987 Nummer. 13 Elst, 14 november 2023 AAN DE RAAD 1. Voorstel 1. Kennis te nemen van de Berenschotrapportage Evaluatie systematiek P-budget d.d. 26 oktober 2023. 2. Te besluiten om op basis van de conclusies, aanbevelingen en adviezen zoals opgenomen in de Berenschotrapportage ’Evaluatie systematiek P-budget’: a. De systematiek P-budget te handhaven op basis van de conclusies dat de systematiek P-budget in voldoende mate bijdraagt aan: • het faciliteren van efficiënte besluitvorming door het college en de raad; • een passende beheersing van het P-budget door de directie en • op basis van zowel de evaluatie en inventarisatie bij andere gemeenten het oordeel over de systematiek P-budget over het geheel genomen positief is. b. De systematiek P-budget op onderstaande technische punten te actualiseren op basis van aanbeveling 1: Actualisering van de uitgangspunten en de daarbij gegeven adviezen: I. Uitgangspunt 1: Deelbudgetten voor thuiswerkfaciliteiten en vergoedingen toe te voegen aan de p-gerelateerde deelbudgetten en de deelbudgetten te actualiseren als hiervoor aanleiding is. II. Uitgangspunten 3 en 5: af te stappen van de term “norm” en in plaats daarvan de term “richtlijn” te gebruiken. III.

Uitganspunten 3 en 5: wederom gebruik te maken van een Overbetuwerichtlijn dit in aanvulling op de Berenschotrichtlijn. IV. Uitgangspunt 3 expliciet toevoegen dat beide richtlijnen in euro’s en in fte’s uitgedrukt kunnen worden. V. Uitgangspunten 4, 6 en 10: de jaartallen in deze uitgangspunten actualiseren. VI. Uitgangspunt 4: toevoegen dat de uitkomst van de toekomstige benchmark wordt gedeeld met het college en de raad. c. Het college opdracht te geven uiterlijk bij de programmabegroting 2025 een raadsvoorstel in te dienen met als doel de nieuwe Berenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn vast te stellen. 3. Te besluiten om op basis van de conclusies, aanbevelingen en adviezen zoals opgenomen in de Berenschotrapportage Evaluatie systematiek P-budget het college zorg te laten dragen:

a. dat de raad in rapportages wordt geïnformeerd over de totale uitputting van het P-budget en de formatieomvang op basis van aanbeveling 2: Focus op loonkosten en niet op formatieomvang en het daarbij gegeven advies. b. dat onderzoek wordt verricht naar de bredere informatiebehoefte van de raad en het college op basis van aanbeveling 3: Nadere aansluiting op informatiebehoeften college en raad en de daarbij gegeven adviezen. c. voor inbedding van kennis en kunde en naleving van de systematiek P-budget binnen de organisatie op basis van aanbeveling 4: Inbedding kennis en kunde omtrent de systematiek binnen het management en het daarbij gegeven advies. 2. Inleiding Systematiek P-budget en proces In de periode 2011 – 2023 zijn diverse processtappen doorlopen en besluiten genomen over de systematiek personeelsbudget (P-budget) die vanaf 1 januari 2012 operationeel is. In bijlage 1 wordt inzicht gegeven in deze processtappen. Ter informatie De systematiek P-budget heeft betrekking op de personeelskosten en deze is verdeeld in drie onderdelen: 1. Loonkostenbudget. Dit zijn de loonkosten die zijn gebaseerd op de structurele formatie of toekomstige structurele formatie zoals opgenomen in de personeelsbegroting en budgetten voor personele knelpunten (bijv. vervanging ziekte of zwangerschap). 2. Loongerelateerde personeelskosten (zoals het opleidingsbudget, budget gratificaties). 3.

Niet loongerelateerde personeelskosten (zoals het budget woon-/werkverkeer). Incidentele personeelskosten die worden gedekt uit onder andere uitvoeringsbudgetten vallen niet onder de systematiek P-budget. Het gaat hier bijvoorbeeld om inhuurkosten in verband met crisissituaties (crisis noodopvang), tijdelijke taken (energietoeslag), specifieke opdrachten. Opdracht en uitvoering evaluatie systematiek P-budget Op basis van het raadsvoorstel d.d. 20 augustus 2019 en het raadsbesluit d.d. 12 november 2019 (klik hier voor de desbetreffende raadsvergadering: Agenda OverBetuwe Gemeenteraadsvergadering dinsdag 12 november 2019 20:00 - 22:30 - iBabs RIS (bestuurlijkeinformatie.nl)) is de 3e evaluatie uitgevoerd. In het B&W-advies van 4 april 2023 (bijlage 2) is de opdracht geformuleerd voor het uitvoeren van de 3e evaluatie systematiek Pbudget en via een TIC is de raad geïnformeerd. In de periode mei t/m oktober 2023 heeft de evaluatie van de systematiek P-budget plaatsgevonden. De evaluatie is uitgevoerd door bureau Berenschot aan de hand van de volgende onderzoeksvragen: 1. Evalueer de huidige systematiek van het P-budget op basis van de vastgestelde uitgangspunten en de aangenomen adviezen naar aanleiding van de uitgevoerde evaluaties in 2014 en 2018. 2.

Ga na of de huidige systematiek nog actueel is en of het de best beschikbare systematiek is (oriënteren bij andere gemeenten/organisaties). 2023-063987

3. Adviseer over een verbeterde inrichting van de systematiek van het P-budget om de beoogde (bestuurlijke) resultaten te bereiken binnen de gestelde financiële kaders. Geïnterviewden Berenschot heeft in het kader van deze evaluatie een delegatie van de raad (vier raadsleden), het college (twee collegeleden) en ambtelijke organisatie (vijf ambtenaren) geïnterviewd, alsook gesproken met collega’s van andere gemeenten. De uitkomsten van de evaluatie zijn verwerkt in bijgevoegde Berenschotrapportage Evaluatie systematiek P-budget (bijlage 3). Conclusies / aanbevelingen / adviezen Berenschot heeft op basis van de evaluatie een aantal conclusies (6) getrokken (vanaf pagina 5 rapport Berenschot) en geeft een aantal aanbevelingen (4) en adviezen (vanaf pagina 6 rapport Berenschot). Deze conclusies, aanbevelingen en adviezen zijn (in hoofdlijn) opgenomen in bijlage 4. 3. Doel en beoogd effect • Uitvoering geven aan de afspraken over de evaluatie systematiek P-budget met het college en de raad. • Het college en de raad informeren over de uitkomsten van de evaluatie systematiek P-budget en de bijbehorende conclusies en aanbevelingen. • De evaluatie biedt een basis om tot nieuwe afspraken te komen over de systematiek P-budget die bijdragen aan het primaire doel (efficiënte besluitvorming door college en raad) dat in 2012 (start systematiek), 2014 en 2018 (evaluaties) is vastgesteld. 4.

Argumenten 1.1 Door kennis te nemen van de Berenschotrapportage Evaluatie systematiek P-budget krijgt de raad inzicht in de uitkomsten van de evaluatie. We hebben door de evaluatie uitvoering gegeven aan de gemaakte bestuurlijke afspraken. De evaluatie van de systematiek P-budget heeft plaatsgevonden op basis van het raadsvoorstel d.d. 20 augustus 2019 en het raadsbesluit d.d. 12 november 2019 waarin de grondslag ligt om de systematiek van het P-budget weer te evalueren binnen vier jaar. Deze evaluatie is daarnaast aangekondigd in de Kadernota en Programmabegroting 2023. Het eindrapport van Berenschot geeft inzicht in de uitkomsten van de evaluatie. 2.1 en 2a.1 Door besluiten te nemen over de conclusies, aanbevelingen en adviezen wordt concreet opvolging gegeven aan de uitgevoerde evaluatie. Het oordeel over de systematiek van het P-budget is op basis van zowel de evaluatie als de inventarisatie bij andere gemeenten over het geheel genomen positief. De systematiek P-budget draagt in voldoende mate bij aan het faciliteren van efficiënte besluitvorming door het college en de raad. En de systematiek P-budget draagt in voldoende mate bij aan een passende beheersing van het P-budget door de directie. De huidige systematiek vraagt wel om actualisatie, om beter aan te kunnen sluiten bij de behoeften die er leven.

De uitkomst van de evaluatie biedt een basis om tot nieuwe afspraken te komen over de systematiek voor het P-budget die bijdragen aan het vastgestelde, primaire doel namelijk efficiënte besluitvorming door college en raad over realistische personeelskosten.

2023-063987

2a.2 De evaluatie heeft plaatsgevonden door een extern bureau waardoor de gewenste onafhankelijkheid en deskundigheid is gewaarborgd. Doordat een extern bureau de evaluatie van de systematiek van het P-budget heeft uitgevoerd, is belangenverstrengeling vermeden en gezorgd voor de inzet van de vereiste deskundigheid op het onderwerp. 2a.3 Het is een breed uitgevoerde evaluatie waarbij raadsleden, collegeleden en medewerkers uit de ambtelijke organisatie zijn betrokken. In afstemming met het college en de raad zijn door Berenschot vier raadsleden geïnterviewd, twee collegeleden (burgemeester en wethouder Financiën) en vier medewerkers uit de ambtelijke organisatie (gemeentesecretaris, domeinmanager Dienstverlening, senior P&Oadviseur, financieel adviseur). 2b.1 Actualisatie van een aantal uitgangspunten is als wenselijk aangegeven. Het gaat bij de actualisatie van de uitgangspunten met name om technische aanpassingen. In de Berenschotrapportage (bijlage 3) en bijlage 4, Conclusies, aanbevelingen en adviezen wordt per uitgangspunt aangegeven waarom actualisatie wordt voorgesteld. 2c.1 Door het laten vaststellen van de Berenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn wordt invulling gegeven aan de uitgangspunten 3 en 5 van de systematiek P-budget.

Door het laten uitvoeren van de Benchmark Formatie en kosten krijgen we een actueel beeld van de formatie en uitvoeringskosten van onze organisatie ten opzichte van andere vergelijkbare gemeenten. Daarnaast wordt op basis van de bestuursopdracht de begrotingsscan uitgevoerd. De uitkomsten van de benchmark en scan kunnen ondersteunend zijn voor de onderbouwing van de nieuwe Berenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn. Uiterlijk bij de programmabegroting 2025 wordt door het college aan de raad gevraagd (via een raadsvoorstel) deze nieuwe Berenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn vast te stellen. 3a.1 Door de raad te informeren over de totale uitputting van het P-budget en in mindere mate over de formatie-ontwikkeling, wordt de focus meer gelegd op de financiële ontwikkeling van het P-budget. Uit de Berenschotrapportage blijkt dat het wenselijk is om meer te sturen op loonkosten uitgedrukt in euro's, in plaats van alleen formatieomvang uitgedrukt in fte's. Het besef is er wel, echter dient in de rapportages hier ook de nadruk op te liggen om deze gedachtelijn te ondersteunen. Het focussen op de financiële ontwikkeling draagt bij aan het maken van integrale afwegingen. 3b.1

Een betere aansluiting bij de bredere informatiebehoeften van de raad en het college kan bijdragen aan een efficiëntere besluitvorming omtrent het P-budget. Door onderzoek te doen naar de bredere informatiebehoeften en hierover separaat het gesprek te voeren, kan meer aansluiting worden gezocht bij de informatiebehoeften van de raad en het college. Vanuit het aandachtspunt dat Berenschot concludeert dat de informatiebehoeften van zowel de raad als het college verder reikt dan sec de systematiek P-budget.

2023-063987

3c.1 Het verbeteren van de kennis en kunde van het management draagt bij aan het optimaliseren van de beheersing van het P-budget. Berenschot adviseert om ervoor zorg te dragen dat alle teammanagers, directieleden en overige betrokken medewerkers beschikken over de benodigde kennis omtrent de systematiek van het P-budget en erop toe te zien dat er conform de systematiek wordt gehandeld. 5. Kanttekeningen en risico’s Externe ontwikkelingen kunnen de systematiek P-budget beïnvloeden waardoor deze niet meer voldoet aan de verwachtingen en sturingsbehoefte. 6. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële effecten. Eventuele aanpassingen zijn al in eerdere P&Cdocumenten gerealiseerd (zoals de thuiswerkvergoeding). 7. Duurzaamheid Duurzaamheid is geen aspect bij dit onderwerp. 8. Vervolg Planning Q1 2024: op basis van het raadsbesluit uitwerking geven aan de effecten van het besluit. Communicatie Het management, de medewerkers en de Ondernemingsraad worden geïnformeerd over het raadsbesluit. Initiatiefnemer, interactievorm en rol gemeente De gemeente heeft als initiatiefnemer een extern bureau opdracht gegeven tot het evalueren van de interne systematiek P-budget. Evaluatie De volgende evaluatie systematiek P-budget vindt plaats in 2026 als de raad besluit de systematiek te handhaven en de uitgangspunten te actualiseren conform het advies van Berenschot.

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, de gemeentesecretaris de burgemeester

P.J.E. Breukers 9. 1. 2. 3. 4. 5.

R.P. Hoytink-Roubos

Relevante stukken Procesverloop systematiek P-budget 2011 – 2023. B&W-advies 4 april 2023, Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023. Rapport Evaluatie systematiek P-budget van Berenschot d.d. 26 oktober 2023. Overzicht conclusies, aanbevelingen en adviezen. Concept-raadsbesluit Evaluatie systematiek personeelsbudget (P-budget) 2023.

2023-063987

Portefeuillehouder: Burgemeester Patricia Hoytink-Roubos De behandelend ambtenaar is José Strijbosch. Technische vragen dienen uiterlijk donderdagmorgen om 08:00 uur voor de betreffende politieke avond te worden gesteld via griffie@overbetuwe.nl

2023-063987