23-09-26.02 Beantwoording technische vragen CU herinrichting Molenhoekplein

Format technische vragen Datum indienen: 230920 Datum politieke avond: 230926 Agendapunt: 2. Voorbereidende vergadering herinrichting Molenhoekplein Onderwerp: Indexering en financiële kaders bij participatietrajecten. Toelichting: Voor realisatie van de herinrichting van het Molenhoekplein is een aanzienlijk aanvullend budget nodig. Vraag/vragen: 1. In het voorstel lijken in het verleden vastgestelde budgetten automatisch te worden geïndexeerd. Dat leidt tot de volgende vragen: a. Is de indruk van het automatisch indexeren juist? b. Waarop is dit automatisch indexeren gebaseerd? c. Waar wordt de dekking gevonden? De inkomsten en reserves van de gemeente nemen immers niet automatisch toe. 2. Bij het maken van het herinrichtingsplan is een participatietraject doorlopen. a. Wat waren (vooraf) de financiële kaders bij dit participatietraject? Hoe zijn die bepaald en aan wie zijn die meegegeven? b. Hoe en wanneer zijn deze kaders gecommuniceerd met de participanten? c. Hoe zijn die kaders bewaakt gedurende het proces? 3. Verdere vragen: a. Zijn er nog meer lopende participatietrajecten? Welke zijn dat, en wat zijn daar de financiële kaders en eventuele financiële risico’s voor het realiseren van het resultaat? b.

Welke maatregelen zijn er genomen om de financiële risico’s van participatietrajecten te beheersen en mee te begroten? Indiener/fractie: Harry Bruggema - ChristenUnie Antwoord(en) ambtelijke organisatie:

1. a. Er wordt niet automatisch geïndexeerd. In het voorstel gaan we uit van eerder geraamde budgetten. Deze budgetten indexeren we vervolgens, om de gevolgen van de tussentijdse bouwkostenstijgingen inzichtelijk te maken. b. De indexeringen die in het voorstel zijn uitgewerkt zijn op basis van de indexering van bouwkosten door CROW en het Central Bureau voor de Statistiek. c. De kapitaallasten worden gedekt uit de bestemmingsreserve die wordt gevormd vanuit de algemene reserve. In de financiële paragraaf in het raadsvoorstel staat een tekstuele fout. Hier staat namelijk ook dat voorgesteld wordt om de extra kapitaallasten te dekken ten laste van het begrotingssaldo 2025. Dit is echter niet het geval. De zin die die hierop volgt is juist. Hierin staat dat voorgesteld wordt om de extra kapitaallasten te dekken uit een nieuw te vormen bestemmingsreserve (BR) kapitaallasten ter grootte van € 1.250.000.

2. a. Tijdens het participatietraject zijn we altijd duidelijk geweest over het feit dat er geen financiële middelen beschikbaar zijn, en dat hier besluitvorming door de gemeenteraad voor nodig is b. Gedurende het hele participatietraject. In ieder geval op de participatieavonden van 14 september 2022, 3 mei 2023, 6 juni 2023, alsmede in de tussentijdse communicatie. c. Door te communiceren dat de gemeenteraad een besluit moet nemen over het beschikbaar stellen van de benodigde financiële middelen. De toegepaste participatieniveaus zijn afwisselend adviseur beginspraak en adviseur eindspraak geweest. Zie ook het participatieverslag, bijlage 2 bij het raadsvoorstel. 3. a. Voor een overzicht van alle lopende projecten en bijbehorende participatietrajecten verwijzen wij u naar het Projectenboek 2023. b. Voor een overzicht van alle lopende projecten en bijbehorende participatietrajecten verwijzen wij u naar het Projectenboek 2023

Verschil politieke en technische vragen Technische vragen zijn vragen naar feiten, harde gegevens. Deze vragen kunnen dan ook prima door ambtenaren beantwoord worden. Zodra er naar een mening (van het college of de burgemeester) wordt gevraagd, betreft het een politieke vraag. Politieke vragen kunnen ook over onderwerpen gaan die niet op de raadsagenda staan. In ibabs staat bij persoonlijke documenten=>werkwijzer 2018-2022 onder punt 8 een format voor de schriftelijke, politieke vragen. Je treft deze ook als bijlage bij dit verhaal. Uiteraard is het niet altijd eenvoudig om onderscheid te maken tussen technische en politieke vragen. De griffie kan je daarbij helpen en zal de raads- en burgerleden daar graag (gevraagd en ongevraagd) over adviseren. Een paar voorbeelden om je eigen vragen aan te spiegelen: •

•

•

Technisch: - Hoeveel ambtelijke uren gaan we besparen door het invoeren van livestream en hoeveel is dit uitgedrukt in euro's? - Waar komt de eis van 16-18 cm vandaan? Is dit wettelijk voorgeschreven? Politiek: - Is het college op de hoogte van een bestuurdersvergoeding die boven de Balkenende- norm ligt? Wat vindt het college hiervan? Twijfel: - Kunnen de kaders, welke uit de discussie van het de Nieuwe Visie Afvalstoffenplan komen alsnog in de aanbesteding worden toegevoegd? ▪ Als bedoeld wordt of het technisch mogelijk is de kaders in de aanbesteding toe te voegen, dan kan dit een technische vraag zijn. ▪ Wordt het college gevraagd of ze genegen zijn om ook het te doen, dan betreft het een politieke vraag.

Technische vragen Wanneer stel ik een vraag? De raad heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn taak goed uit te voeren. Dat is een belangrijk recht. Aan de andere kant is het ook wel belangrijk jezelf af te vragen welke informatie je echt nodig hebt. Nieuwsgierigheid is een goede eigenschap voor een raadslid, maar veel vragen helpt niet altijd om op de hoofdlijnen te blijven en het ambtelijke apparaat niet onnodig te belasten. Vooropgesteld: als je een raadsvoorstel of nota niet begrijpt, en daarom geen besluit kunt nemen, dan moet je natuurlijk een vraag stellen! Gaat het om een detail dat je niet begrijpt, dan kun je afwegen of het nodig is de vraag te stellen. Een goed criterium voor jezelf om langs je technische vraag te leggen die je van plan bent in te gaan dienen: zal het antwoord op de vraag een verschil maken in mijn besluit om voor of tegen het voorstel te stemmen? M.a.w.: als ik antwoord A krijg stem ik voor, als ik antwoord B krijg stem ik tegen? Als dit niet het geval is, en het antwoord er dus niet wezenlijk toe doet, dan hoef je de vraag niet te stellen! Dat is in het begin vast wennen, een beetje eng zelfs, om niet alles tot in de finesses te weten. Maar het helpt je tegelijk om op de hoofdlijnen te blijven, je niet te verliezen in details en zo het overzicht te houden. Bovendien scheelt het de ambtelijke organisatie een hoop tijd.

Indienen technische vragen In het seniorenconvent is afgesproken dat raads- en burgerleden technische vragen voor voorronde of raad tot de donderdagmorgen 8.00 uur voor de betreffende politieke avond via mail kunnen aanleveren bij de griffie. De griffie bundelt de vragen per agendapunt (waarbij aangegeven wordt welke vraag van welke fractie is) en stuurt deze (uiterlijk 10 uur) naar de bestuursondersteuning, die de vraag uitzet bij de deskundige medewerker. De antwoorden van de medewerkers worden dan voor maandagavond, via de griffie naar de raad gezonden (via ibabs). De raad heeft dan een dag om de antwoorden tot zich te nemen ter voorbereiding op de politieke avond. Indien de antwoorden niet binnen de termijn beantwoord kunnen worden bijvoorbeeld als informatie van externen moet worden opgevraagd wordt dit bericht met aangeven van de datum waarop de antwoorden gegeven kunnen worden. Nb.1. De medewerker zal de vragen en antwoorden delen met de portefeuillehouder, zodat deze ook volledig op de hoogte is. Medewerkers kunnen technische vragen, waarvan ze menen dat deze politiek zijn, voorleggen aan de portefeuillehouder. De portefeuillehouder besluit of hij hierover afstemming in het college wil. De antwoorden op de technische vragen kunnen dan wel al richting raad, de antwoorden op de politieke vragen komen dan na collegebehandeling.

In dit geval kan het dus zo zijn dat de antwoorden na het college pas op de dag van de voorronde beschikbaar komen Nb.2. Het blijft ook altijd mogelijk om rechtstreeks een vraag aan een ambtenaar te stellen in geval van een verhelderende feitelijke vraag. Als de vraag en het antwoord ook relevant zijn voor andere raads- en burgerleden, kan de ambtenaar altijd besluiten om de vragen en antwoorden naar de griffie te sturen voor verspreiding.