23-09-26.02 2023 07 12 Gespreksnotitie Evaluatie VP en act Nota VP

Gespreksnotitie over ‘Evaluatie verbonden partijen en actualisatie Nota verbonden partijen’ Inleiding In de Nota verbonden partijen staat dat eens in de vier jaar de categorie A verbonden partijen moeten worden geëvalueerd. Daarnaast heeft het college in het uitvoeringsprogramma onder 8.2 het volgende opgenomen: “Doelstelling 8.2: Wordt de oorspronkelijke gemeentelijke doelstelling tot deelname aan een verbonden partij gehaald en is deze nog steeds actueel Toelichting bij punt 8.2 uitvoeringsprogramma: Onze doelstelling is dat verbonden partijen efficiënt en effectief bijdragen aan het realiseren van onze bestuurlijke doelstellingen en taakuitvoering. In 2024 voeren we daartoe een evaluatie uit.”

Gelet hierop zijn niet alleen de categorie A verbonden partijen geëvalueerd, maar alle verbonden partijen. Een uitzondering vormt de Commandiet Westeraam C.V., omdat deze verbonden partij dit jaar wordt geliquideerd. Gelijktijdig wordt bekeken of de Nota verbonden partijen moet worden geactualiseerd gelet op: 1. de Evaluatie verbonden partijen 2. wijzigingen van de wet, zoals de Wet gemeenschappelijke regelingen 3. overige bevindingen Evaluatie verbonden partijen Uit de evaluatie volgt dat de oorspronkelijke doelen om deel te nemen aan een verbonden partij in beeld zijn en door de jaren heen niet gewijzigd dan wel herbepaald. Er zijn over het algemeen geen heldere meetbare doelen of prestaties geformuleerd, dan wel een nulsituatie bepaald noch kwaliteit- of prestatie-indicatoren. Deze zogenaamde KPI’s worden niet gemist, maar dat wordt mogelijk mede veroorzaakt doordat er geen prestatieniveau/meetbaar doel is bepaald. De beoordeling van de prestaties blijft dan beperkt tot een vergelijking van de prestaties met voorgaande jaren, waarbij niet vaststaat of de prestatie an sich goed is. Alhoewel kan worden gesteld dat de deelnames bijdragen aan de huidige bestuurlijk doelen, kan op grond van de evaluatie niet worden geconcludeerd hoe effectief dan wel efficiënt wordt bijgedragen aan de bestuurlijke doelen.

De governance is bij twee verbonden partijen (Recreatieschap Over-Betuwe en VGGM) qua zeggenschap niet geheel in lijn met de wet, maar beiden zijn voornemens deze omissie dit najaar te herstellen via een herinrichting van de verbonden partij en aanpassing van de regeling. De opzet van de jaarstukken van de verbonden partijen en de gemeente voldoen aan de BBV. Aandacht verdient de bepaling van het financieel risico conform de Nota verbonden partijen, welk risico tevens bepalend is voor de indeling van de verbonden partij in categorie 1

A of B. Daardoor ontbreekt een actueel beeld van de categorie A verbonden partijen en daarmee voor welke verbonden partij de bijbehorende aanvullende afspraken in de Nota gelden (waaronder de vierjaarlijkse evaluatie). Actualisatie Nota verbonden partijen De Nota verbonden partijen dateert van 2013. In 2015 heeft de rekenkamer het rapport Grip op verbonden partijen uitgebracht met diverse aanbevelingen ter verbetering van deze grip, waaronder aanbevelingen om de Nota verbonden partijen te actualiseren. Deze aanbevelingen zijn door de raad overgenomen. In 2018 heeft de raad een motie aangenomen om in Q3 2019 een nieuwe Nota verbonden partijen te behandelen met daarin een uitgewerkt voorstel van een te vormen raadswerkgroep ter versterking van de sturende en controlerende rol van de raad m.b.t. verbonden partijen. Vervolgens heeft de raad op 2 april 2019 besloten tot de pilot met raadrapporteurs en voorlopig af te zien van de opdracht aan het college om te komen met een nieuwe Nota verbonden partijen in Q3 2019 en dit opnieuw af te wegen na de evaluatie van de pilots. Bij de Evaluatie van de pilot is geen besluit genomen over de actualisatie van de Nota verbonden partijen. De tekst van de Nota verbonden partijen moet aangepast worden aan de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

De Evaluatie verbonden partijen biedt aanknopingspunten om de Nota verbonden partijen te actualiseren. Er loopt momenteel een landelijk Rekenkameronderzoek Doe mee over klachtafhandeling bij onder meer verbonden partijen. Mogelijke aanbevelingen komen waarschijnlijk te laat om mee te nemen bij de huidige actualisatie van de Nota verbonden partijen en zullen in dat geval worden meegenomen bij de volgende actualisatie. Dit zijn de gespreksonderwerpen: 1. Zijn de doelstellingen van deelneming aan een verbonden partij nog actueel/sluiten ze aan bij het huidige beleid of moeten ze herijkt worden Vanuit de organisatie constateren we dat er doelen zijn geformuleerd en dat deze aansluiten bij het huidige beleid. Er zijn echter geen specifieke doelen voor Overbetuwe bepaald, zoals de Nota verbonden partijen voor categorie A verbonden partijen jaarlijks verplicht. De doelen dan wel prestaties zijn niet meetbaar geformuleerd. Vanuit de organisatie constateren we dat bij gebreke van heldere meetbare doelen en prestaties, de resultaatweergave in de paragraaf verbonden partijen van de jaarstukken beperkt blijft tot een algemene beschrijving van de taakuitvoering en/of een vergelijk met voorgaande jaren omvat. De resultaten op gemeentelijk niveau ontbreken vaak.

Uit de paragraaf volgt daardoor niet in hoeverre een taakuitvoering effectief dan wel efficiënt bijdraagt aan de bestuurlijke doelen. Er kan worden gedacht aan de volgende aanbevelingen. Verwerk de aanbevelingen van de rekenkamercommissie in de Nota verbonden partijen en pas deze toe, namelijk: Stel bij verbonden partijen met uitvoerende taken vast of er een inhoudelijke visie is en leidt hiervan meetbare doelen en prestaties af. Stel zonodig 2

dienstverleningsovereenkomsten op om op deze doelen of prestaties te sturen dan wel pas de bestaande dienstverleningsovereenkomsten hierop aan. 2. Zijn er aandachtspunten naar aanleiding van de evaluatie? De risico-inschatting conform de Nota verbonden partijen blijkt volgens de financieel adviseurs in de praktijk niet eenduidig toepasbaar. De grootte van een risico wordt door de financieel adviseurs verschillend geïnterpreteerd. Dit komt mede omdat het risico in de jaarstukken van de verbonden partij niet gekwantificeerd wordt. Ook wordt betwijfeld of de financiële bijdrage een goede indicator is voor de grootte van het risico. De verplichtingen kunnen boven de financiële bijdrage uitstijgen. Daarnaast is de financiële bijdrage aan de MGR SDCG hoog vanwege de loonbetalingen aan de SW-ers, terwijl bij de Groene metropoolregio de financiële bijdrage niet de gelden voor de financiële opgaven bevat. Mede daardoor is er geen actueel beeld of een verbonden partij hoort tot een categorie A of B en of de extra verplichtingen voor categorie A verbonden partijen uit de Nota verbonden partijen gericht op sturing, beheersing en verantwoording van toepassing zijn (zoals de vierjaarlijkse evaluatie). Er kan worden gedacht aan de volgende aanbevelingen.

Laat een werkgroep bestaande uit raadsleden en leden van de ambtelijke organisatie samen verkennen of de huidige wijze om het financieel risico te bepalen kan worden verduidelijkt of dat een andere risicobepaling meer aangewezen is en zo ja, op welke wijze. 3. Is er gelet op de evaluatie aanleiding voor aanpassing van de Nota verbonden? Vanuit de organisatie constateren we dat in de Nota verbonden partijen niet duidelijk is bepaald door wie en wanneer de lijst met categorie A en B verbonden partijen wordt vastgesteld. Voor de categorie A verbonden partijen geldt op grond van de Nota verbonden partijen een actievere informatie- en verantwoordingsplicht richting raad. Het criterium ‘groot politiek-bestuurlijk belang’ is niet objectief bepaalbaar, zodat vaststelling door de raad in de rede ligt. Ook speelt de hiervoor vermelde problematiek rond de risicoduiding een rol. Er kan worden gedacht aan de volgende aanbevelingen: - Verduidelijk in de Nota verbonden partijen dat de raad periodiek de lijst met categorie A en B verbonden partijen vaststelt en daarbij onder meer bepaalt of sprake is van een groot politiek bestuurlijk belang. Gedacht kan worden aan vaststelling eenmaal per vier jaar, tegelijk met de prioritering van de verbonden partijen ten behoeve van de benoeming van de raadsrapporteurs.

Dan is gelijk duidelijk welke verbonden partijen vierjaarlijks geëvalueerd moeten worden. Wat vindt u een goed moment van vaststelling? Is dit een onderwerp dat eventueel door een werkgroep van raadsleden en ambtelijke organisatie nog verder verkend moet worden? -

Verduidelijk in de Nota verbonden partijen wanneer sprake is van een risico. Gedacht kan worden aan een toelichting op de huidige tekst (zijn er beheersmaatregelen getroffen door de verbonden partij, zijn er grote financiële verplichtingen aangegaan of 3

andere relevante criteria). Deze aanbeveling geldt alleen voor zover niet tot een andere risicoduiding wordt besloten naar aanleiding van de aanbeveling onder 2. 4. Zijn er naast de aanbevelingen vanuit de Evaluatie verbonden partijen nog overige aanbevelingen voor aanpassing van de Nota verbonden partijen? Vanuit de organisatie zijn er in ieder geval de volgende aanbevelingen dan wel kan er gedacht worden aan: a. Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regeling De wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen is per 1 juli 2022 in werking getreden. De tekst van de Nota komt op onderdelen niet meer overeen met de wettekst. De Nota moet tekstueel op de wetswijziging worden aangepast. b. Criteria categorie A of B verbonden partij en bijbehorende verplichtingen De criteria ter vaststelling van een categorie A of B verbonden partij en de daaraan verbonden verplichtingen zijn 10 jaar oud. Inmiddels hebben we nog slechts één regeling waaraan raadsbevoegdheden zijn overgedragen en deze regeling wordt komend jaar waarschijnlijk omgezet in een collegeregeling. Dit betekent dat de verbonden partijen voornamelijk uitvoerende taken verrichten. Meent u dat de huidige criteria voor indeling in A of B categorie hier nog bij passen? Geldt dit ook voor de bijbehorende extra informatie- en verantwoordingsverplichtingen? U kunt denken aan de volgende aanbevelingen.

Laat een werkgroep zoals voorgesteld onder aanbeveling 2 dit onderwerp nader verkennen in samenhang met c. Opnemen raadsrapporteurschap Inmiddels is een aantal jaren positieve ervaringen opgedaan met het raadsrapporteurschap, Voorgesteld wordt om in de Nota verbonden partijen op te nemen dat de raad een raadsrapporteur kan benoemen voor nader door hem te bepalen verbonden partijen. In de bijlage kan vervolgens het kaderdocument worden opgenomen. d. Afstemming proces diverse evaluaties en actualisaties Op grond van de Nota verbonden partijen moeten de categorie A verbonden partijen eens in de vier jaar worden geëvalueerd. Over de actualisatie van de Nota verbonden partijen is niets bepaald. Voorgesteld wordt om deze vierjaarlijkse evaluatie, de Evaluatie prioritering verbonden partijen ten behoeve van het benoemen van raadsrapporteurs alsook de actualisatie van de Nota verbonden partijen eens in de vier jaar gelijktijdig plaats te laten vinden vanwege de onderlinge samenhang. Eventueel kan ook de lijst met categorie A verbonden partijen tegelijkertijd vastgesteld worden. . e. Aanscherping tekst Nota verbonden partijen 4

Verplichting hoofdstuk 3.3 voor categorie A:proces Volgens de Nota verbonden partijen geldt voor de categorie A verbonden partijen een extra informatie- en verantwoordingsplicht naast de P&C cyclus. Wanneer binnen een jaarlijkse cyclus aan deze verplichting moet worden voldaan staat niet benoemd. Duiding van het proces geeft meer duidelijkheid richting de accounthouder wat wanneer van hem wordt verwacht. Voorgesteld wordt -wanneer deze verplichtingen in stand blijven- om concreter in de Nota verbonden partijen te benoemen wanneer de raad verwacht dat de accounthouder aan deze verplichtingen onder 3.3 voldoet. Bij ‘de jaarlijkse verplichtingen vooraf’ kan gedacht worden aan eind december, begin januari als de begrotingskaders van de verbonden partijen voor het jaar daarop meestal- bekend worden of is het aanbieden van de conceptbegroting voor de zienswijzen een goed moment? Wat vind u een goed moment? Verplichting hoofdstuk 3.4 voor categorie A verouderd Wij constateren dat de verplichting genoemd in 3.4 (Toezicht), waarbij een advies moet worden gegeven ten aanzien van de productenraming, niet meer toegedicht lijkt op de huidige werkprocessen. Momenteel wordt periodiek aan alle budgethouders via een update van het financieel systeem uitgevraagd of een incidentele of structurele wijziging van het budget nodig is onder aanlevering van een toelichting.

Dit geldt dus ook voor budgetten behorend bij de B-categorie verbonden partijen. Voorgesteld wordt deze verplichting te laten vervallen of te laten gelden voor beide categorieën. Wat vindt u hiervan? Besliskader Nota verbonden partijen Wij constateren dat het besliskader van de Nota verbonden partijen in bijlage 1 geen logische stappenvolgorde. Aan de beantwoording van de vraag met ja of nee zit soms geen vervolgstap of eindconclusie verbonden. Aanbevolen wordt het besliskader in bijlage 1 van de Nota verbonden partijen te verduidelijken. Wat denkt de raad over de voorgestelde aanbevelingen? Zijn er nog overige bevindingen, scenario’s of aanbevelingen die meegenomen moeten worden?

5