23-09-12.18 Raadsvoorstel verlenging overeenkomst Baker Tilly voor boekjaar 2024

Onderwerp: Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly voor boekjaar 2024 Ons kenmerk: 2023-039316 Nummer. Elst, 28 juni 2023 AAN DE RAAD 1. Voorstel De overeenkomst met de huidige accountant, Baker Tilly, met één jaar verlengen tot 1 juli 2025. 2. Inleiding Op 7 februari 2023 heeft uw raad besloten de overeenkomst met de huidige accountant Baker Tilly met één jaar te verlengen tot 1 juli 2024. De overeenkomst met Baker Tilly kan maximaal tweemaal met één jaar eenzijdig door de opdrachtgever worden verlengd. Uiterlijk drie maanden voor het einde van de looptijd dient schriftelijk aan de accountant te worden medegedeeld of de overeenkomst wordt verlengd. Nu dient te worden besloten of de overeenkomst met nog één jaar wordt verlengd of dat er een nieuwe aanbesteding wordt opgestart om tijdig te kunnen beschikken over een nieuwe accountant voor de controle van het boekjaar 2024. Aan de verlenging begin dit jaar lagen de volgende argumenten ten grondslag: a. Zowel bestuurlijk als ambtelijk is men in algemene zin tevreden over de wijze waarop de accountant de accountantscontrole uitvoert. De accountant heeft daarnaast ook een goede samenwerkingsrelatie opgebouwd met het ambtelijk apparaat. b. Het is lastig om een nieuwe geschikte accountant te vinden. Dit was in 2019/2020 al een probleem en dat probleem is alleen maar groter geworden. c.

Daarnaast werd gezegd dat er voldoende tijd moest worden genomen voor een goede aanbesteding. Een half jaar kan maar een jaar is in kwalitatieve zin beter. 3. Doel en beoogd effect Voldoen aan de wettelijke verplichting in artikel 213, lid 2, Gemeentewet tot het aanwijzen van een accountant voor accountantscontrole. 4. Argumenten De Auditcommissie Overbetuwe heeft op 22 juni 2023 laten weten unaniem positief te zijn over een tweede en tevens laatste mogelijkheid tot verlenging met nog één jaar tot 1 juli 2025.

2023-039316

1/3

De argumenten hiervoor zijn: a. Zowel bestuurlijk als ambtelijk is men in algemene zin nog steeds tevreden over de geleverde dienstverlening en zien zij geen aanleiding het contract op dit moment te beëindigen. De accountant is proactief en heeft een goede samenwerkingsrelatie opgebouwd met het ambtelijk apparaat. De rapportages zijn duidelijk, goed leesbaar en van de juiste omvang. Niets blijft onderbelicht zonder dat wordt doorgeschoten in te veel details. De accountant is goed op de hoogte van de actuele onderwerpen in Overbetuwe en zaken die landelijk spelen en relevant zijn voor Overbetuwe. Deze worden goed vertaald in het controleprogramma met juiste prioriteiten en aandachtspunten. b. Begin 2024 wordt overgegaan op een nieuw financieel systeem (SAP) dat extra aandacht zal vragen van de ambtelijke organisatie en het daarom niet wenselijk is om te wisselen van accountant. c. De markt van accountants die gemeenten willen en kunnen contracteren is nog steeds zeer beperkt. 5. Kanttekeningen en risico’s N.v.t. 6. Financiën De contractverlenging past binnen het budget dat hiervoor in de begroting is opgenomen. 7. Duurzaamheid a. Energietransitie: n.v.t. b. Circulaire Economie: n.v.t. c. Klimaatadaptatie: n.v.t. 8.

Vervolg Planning De voorbereidingen voor een nieuwe Europese aanbesteding zullen - na positief besluit van uw raad tot verlenging - begin Q1-2024 starten zodat we tijdig kunnen beschikken over een nieuwe accountant voor boekjaar 2025. Communicatie Na verlenging van de overeenkomst zal naast de accountant ook de interne organisatie hierover worden geïnformeerd. Initiatiefnemer, interactievorm en rol gemeente Uw raad neemt een besluit over verlenging van de overeenkomst van de accountant. De gemeente is daarmee initiatiefnemer. Evaluatie U wordt via de Auditcommissie geïnformeerd over het opstarten van een nieuwe aanbestedingsprocedure.

2023-039316

2/3

Namens de Auditcommissie Overbetuwe, de secretaris, de voorzitter,

Y. Blanken

M.R.M. Markus

9. Relevante stukken 1. Raadsvoorstel verlenging overeenkomst Baker Tilly (23-02-07.10) 2. Raadsbesluit verlenging overeenkomst Baker Tilly (23-02-07.10) 3. Concept-raadsbesluit Verlenging overeenkomst accountant Baker Tilly voor boekjaar 2024 De behandelend ambtenaar is Annemarie Raijmakers. Technische vragen dienen uiterlijk donderdagmorgen om 08:00 uur voor de betreffende politieke avond te worden gesteld via griffie@overbetuwe.nl

2023-039316

3/3