23-06-27.14 Relevant stuk 1, Evaluatie stuurmodel en aanpassingen stuurmodel 2023 e.v

MEMO Ons kernmerk

: 2022-056477

Datum

: 7 april 2023

Onderwerp

: Evaluatie stuurmodel 2020 en opzet nieuw stuurmodel per 2023

Inleiding: In december 2022 hebben we een plan van aanpak gepresenteerd (2022-056477) voor de evaluatie van het stuurmodel 2020 (20rb000020). Hierin is opgenomen dat de Auditcommissie (AC) langs de fracties gaat met een aantal vragen over het stuurmodel en dat een evaluatie binnen de organisatie plaats vindt. Dit is in januari/februari 2023 gerealiseerd. Bevindingen vanuit de organisatie: Het stuurmodel is per 2020 vastgesteld en in gebruik genomen. Binnen de organisatie zijn we hier nog mee aan het groeien en bijsturen. De concernkaders en jaarplannen krijgen steeds meer de vorm waar we mee willen werken. De managementrapportage is in ontwikkeling van tekst naar data gedreven duiding en sturing op de afwijkingen. Daarnaast gaan we in 2023 voor het eerst werken met kwartaalrapportages op teamniveau, om de voortgang beter te bewaren en bewustzijn te vergroten. Het stuurmodel 2020 zal op organisatieniveau niet wijzigen, met uitzondering van de managementrapportage een kwartaalrapportage wordt en de teamrapportages per kwartaal worden toegevoegd.

Bevindingen vanuit de Raad: Op 17 maart heeft de voorzitter van de AC met de portefeuillehouder en concerncontroller de bevindingen besproken die uit de gesprekken met de fracties zijn gekomen, te weten: Bestuursrapportage: • Doorlooptijd verkorten van Bestuursrapportage • Leesbaarheid, begrijpelijkheid (indicatoren; kleuren, %) op basis van uitgangspunt of tussentijdse veranderingen (administratieve- en begrotingswijzigingen) • Verdieping of samenvoeging van monitor sociaal domein Overige punten: • Meer strategische visie en toekomstgerichte informatie verwerken • 1 keer per 2 jaar een training voor de raad in relatie tot het stuurmodel en P&C producten • Beleidsstukken met wijzigingen op gebied van financiën en control via de AC en voorronde naar de raad. • Overzicht wanneer P&C producten in de planning staan (Voorzitter AC verwezen naar TIC van 22 november 2022 met de planning)

1/4

Aanvullingen vanuit het college: Op 4 april heeft het college aan de hand van een discussiestuk het stuurmodel geëvalueerd. Hierbij is geconstateerd dat het college tot op heden geen managementrapportage ontvangt buiten de rapportages in de P&C die naar de raad gaan. Het college heeft aangegeven behoefte te hebben aan een eigen stuurmiddel. Dit is niet alleen op financiën maar ook op inhoud en proces. De ambtelijke organisatie gaat samen met het college invulling geven aan deze vraag. Dit wordt nog nader uitgewerkt in Q2 2023. Aanpassingen op stuurmodel 2020 in stuurmodel 2023: De wensen vanuit de Raad zijn door de organisatie beoordeeld op haalbaarheid. De aanpassingen op het stuurmodel 2020: • Doorlooptijd In overleg met het Presidium is vastgesteld dat de Bestuursrapportage (BERAP) gelijk na het college op de eerst volgende voorronde op de agenda komt. Hierdoor ontvangt de raad de BERAP twee weken voor de voorronde in plaats van 6 weken. • Ouderdom en bijsturen De tweede BERAP komt uiterlijk in oktober in de raadsvergadering. Dit was al eerder afgesproken, maar nog niet gerealiseerd. Dit wordt gerealiseerd door het aanpassen van de doorlooptijd naar de raad. • Leesbaarheid In de BERAP gaan we duidelijkheid aanbrengen in kleur en duiding. Bijvoorbeeld op basis van welk uitgangspunt is de kleuring toegepast.

Overige acties: • Cursus raad In overleg met de AC wordt bekeken welke behoefte voor een cursus binnen de raad aanwezig is. Daarbij stellen we ook vast hoe dit georganiseerd wordt. • Beleidsstukken met wijzigingen De AC zal zoals altijd al het geval was de stukken van de AC agenda beoordelen en vaststellen op welke wijze deze afgehandeld moeten worden in de raad. Hierbij heeft de AC de keuze om een stuk naar de voorronde te plaatsen. De AC zal de behoefte van de raad hierin meenemen tijdens de beoordeling. Inhoud documenten: De managementrapportage (MARAP) is specifiek bedoeld als managementinformatie, sturing door directie. Voor de verantwoording vanuit directie aan het college wordt het format voor de kwartaalrapportage nog vastgesteld in Q2 2023. De managementrapportage bevat de volgende elementen (cq wordt aan gewerkt): • Duiding van voortgang op jaarplan • KPI’s uit organisatieplan: Basis op orde – sturing op verbetering primaire processen: o terugbelverzoeken o klachten (inzake ongewenst gedrag) o Meldingen openbare ruimte o Meldingen/aanvragen Uitvoering Sociaal

• •

Boeien, binden en blijven ontwikkelen o Actueel W&O plan o Ziekteverzuim o Exitgesprek bij vertrekkende medewerkers. Uitnutting van exploitatiebudgetten inclusief prognose Personeelskosten en FTE 2/4

• • • • •

Externe inhuur personeel Opleiding en ontwikkeling Investeringskredieten Opvolging bevindingen managementletter accountant en interne aanbevelingen vanuit interne controle Risicomanagement

De bestuursrapportage (BERAP) is bedoeld als bestuurlijke verantwoording vanuit het college van B&W aan de Raad en bevat de volgende onderdelen: • Beknopte duiding voortgang resultaten programmabegroting (d.m.v. stoplichtenmodel) en alleen toelichting in geval van afwijking. • Melding maken van grote en/of bijzondere ontwikkelingen. • Voortgang begrotingssaldo • Ontwikkeling van de algemene uitkering (indien actuele info beschikbaar) • Uitnutting en eventuele bijstelling personeelsbudget • Uitnutting van exploitatiebudgetten • Bijstelling investeringskredieten Aparte rapportage over ruimtelijke projecten De weergave van grote ruimtelijke projecten en grondexploitatie gaat aan de hand van aparte rapportages. Deze zullen 2 keer per jaar worden opgesteld (naar de stand per 1 januari en per 1 juli) en gezamenlijk met de 1e BERAP ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. In de berap en marap benoemen we de eventuele totale financiële effecten hiervan en verwijzen daarbij naar de aparte rapportage. De eindverantwoording over alle activiteiten van een afgelopen jaar vindt, zoals gebruikelijk (en tevens verplicht), plaats in de gemeentelijke jaarstukken bestaande uit het beleidsinhoudelijke jaarverslag en de meer cijfermatige verantwoording in de jaarrekening.

Evaluatie: Gezien het feit dat stuurinformatie een continu proces is waarop bijgestuurd wordt, is het advies om het stuurmodel ook de tijd te geven om te groeien naar volwassenheid. Hierdoor stellen we geen evaluatie moment vast. Indien de raad of de organisatie het nodig vindt om het stuurmodel te evalueren of een aanpassing te maken op het stuurmodel, dan kan dit geagendeerd worden bij de Auditcommissie.

3/4

Stuurmodel per 2023: Wet- en regelgeving / Bestuurlijke ambities (beleid) / Organisatieontwikkeling

Plan

Politiek

Organisatie Koers van de organisatie

Toekomstvisie

Raad en B&W

Coalitieprogramma (2022-2026)

Organisatieontwikkeling 2019-2023 (“Aan de slag!)

GS/MT

Uitvoeringsprogramma

Speerpunten/ontwikkeling binnen domein en team

Teams

Concernkaders

Kadernota

Do

Taakveldenbegroting

Domein-,Teamen W&O plannen

Processen & Medewerkers Beleidsontwikkeling, uitvoering & ondersteuning

Publieke dienstverlening

Check

Overige reguliere taken (going concern)

Bedrijfsvoering

Sturen en Verantwoorden: College rapportage (4 p/jr)

Bestuursrapportage (2 p/jr)

Managementrapportage (4 p/jr)

Financieel memo (2 p/jr) Jaarstukken

Teamrapportage (4 p/jr) Ruimtelijke projecten rapportage (2 p/jr)

Controles: Kwaliteitszorg (Controles in primaire proces)

Interne controle (VIC)

Doelmatig- en doeltreffendheid 213a onderzoek (1 p/jr)

Aanbevelingen en bijsturingsacties 4/4

Risicomanagement

Politieke dynamiek: Nieuwe ontwikkelingen, acties e.d.

Act

t

Programmabegroting