23-04-04.03 Handreiking Stappenplan.pdf

Stappenplan:

Naar de nieuwe lokale Rekenkamer HANDREIKING MET OVERZICHT VAN STAPPEN EN KEUZES OM TE KOMEN TOT NIEUWE REKENKAMER DIE PAST BIJ DE GEWIJZIGDE WET.

VOOR 1 JULI 2023: Raad dient ter voorberei­ ding van de naderende wetswijziging, na te denken over de nieuwe invulling van de reken­ kamer.

VOOR 1 JANUARI 2024: Benoeming leden (waar­ onder de voorzitter of directeur) van de reken­ kamer (voor een termijn van zes jaar) door de gemeenteraad.

VANAF 1 JANUARI 2024: Raadsleden niet langer deel van de rekenkamer.

1. Het startpunt

WET VERSTERKING DECENTRALE REKENKAMER Met ingang van 1 januari 2023 treedt voor ge­ meenten en provincies de wet versterking de­ centrale rekenkamers in werking. Uiterlijk op 1 januari 2024 zal dus in alle ge­ meenten een onafhankelijke rekenkamer moe­ ten zijn ingesteld, inclusief de benoeming van leden. Raadsleden die de rekenkamerfunctie uitoefenen, verliezen na intrekking van de verordening dan wel uiterlijk een jaar na de inwerkingtreding van het wetsvoorstel van rechtswege het lidmaatschap van de rekenka­ merfunctie. Ook de externe commissieleden van de rekenkamerfunctie houden dan van rechtswege op lid van de rekenkamerfunctie te zijn. ONTVLECHTING EN VERBINDING De nieuwe wetgeving biedt raden zodoende de mogelijkheid om te komen het de nieuwe lokale

rekenkamer. De lokale Rekenkamer blijft een belangrijke hulptroep van de raad die inzicht verschaft in de uitvoering van beleid en hoe inwoners het afgesproken beleid ervaren. Aan­ bevelingen van de Rekenkamer helpen de raad om te sturen op aanpassing van het beleid en te leren van het versterken van gewenste effecten en van gemaakte fouten. Om raden en rekenkamers te helpen bij de ont­ vlechting van raadsleden, het (waar mogelijk) vervangen van raadsleden en het in standhou­ den van de sterke band tussen raad en reken­ kamer, is dit stappenplan opgesteld. SAMEN NAAR DE NIEUWE REKENKAMER Zorg voor een vruchtbare samenwerking tus­ sen raad, griffier en rekenkamer. Trek gezamen­ lijk op met de griffier en de huidige rekenkamer om te komen tot de nieuwe rekenkamer. De nieuwe lokale rekenkamer is een coproductie.

2. Ontvlechting en de nieuwe Rekenkamer

STAP 1

STAP 2

Interne/ externe leden

Invulling van de nieuwe rekenkamer

Omwille van de wetswijziging is het van belang na te gaan hoe uw huidige reken­ kamer is samengesteld, welke stappen uw raad moet ondernemen voor samenstel­ ling van de rekenkamer in de situatie per 1 januari 2024.

Het is in het belang van de gemeenteraad dat de rekenkamer goed functioneert als hulptroep van de raad. Het is daarom be­ langrijk om de rekenkamer vorm te geven naar de wensen en doelstellingen van uw gemeenteraad.

 Heeft uw huidige rekenkamer externe leden (niet-raadsleden)?

Ga daarom het gesprek in de raad aan, bij voorkeur vóór 1 juli 2023, om te komen tot een rekenkamer die bij uw raad past. Betrek hierbij ook uw huidige rekenkamer. Doe dit aan de hand van de volgende uit­ gangspunten:

Vanaf 1 januari 2023 moeten externe leden vóór 1 januari 2024 (opnieuw) benoemd worden. Dit betekent dat alle externe re­ kenkamerleden die voor 1 januari 2023 benoemd zijn als rekenkamerlid, opnieuw benoemd moeten worden. Zij kunnen dan –desgewenst- conform de wet voor 6 jaar benoemd worden in de onafhankelijke rekenkamer. U kunt er uiteraard ook voor kiezen om nieuwe externe rekenkamerle­ den aan te stellen.  Heeft uw rekenkamer interne leden (raadsleden)? Raadsleden die de rekenkamerfunctie uitoefenen, verliezen na intrekking van de verordening (per 1 januari 2023) dan wel uiterlijk een jaar na de inwerkingtreding van het wetsvoorstel (per 1 januari 2024) van rechtswege het lidmaatschap van de rekenkamerfunctie. Raadsleden (interne leden) mogen per 1 januari 2024 niet langer lid zijn van de decentrale rekenkamer. Dit betekent des­ wege dat de rekenkamer er anders uit zal gaan zien.

 Denk als raad na over de gezamenlijke doelstellingen van de raad. Raadsbrede doelstellingen zijn bijvoorbeeld transparantie, het betrekken van inwo­ ners, of daadkrachtig beleidsvoering.  Denk als raad na over de doelen en verwachtingen die de raad heeft van de rekenkamer. Een breed gedragen verwachtingspatroon kan als basis dienen voor de invulling van de rekenkamer.  Ga als raad in gesprek met de huidige rekenkamer over de doelen en verwachtingen van de rekenkamer.  Zorg dat de vastgestelde doelstellingen en verwachtingen van uw raad overeenkomen met de beoogde doelen, ambities en werkwijze van de (nieuwe) rekenkamer.  Zorg dat de doelstellingen en verwachtingen aansluiten bij de personele invulling van de rekenkamer (stap 4) en past binnen het budget van de rekenkamer (stap 5).

STAP 3

STAP 4

Rekenkamermodel

Werving en selectie

 Kies een rekenkamermodel dat bij uw raad past

Op basis van de invulling van de rekenka­ mer (stap 2) en het door de raad gekozen rekenkamermodel (stap 3) is het van be­ lang te komen tot een passende personele invulling van de rekenkamer. De raad bepaald op basis van de Gemeen­ tewet 81c over de benoeming, herbenoe­ ming en het ontslag van rekenkamerleden. Op basis van de Gemeentewet 81b heeft de gemeenteraad het mandaat om te bepalen hoeveel leden de rekenkamer telt.

Bij het vervangen van raadsleden, alsmede het kiezen van een rekenkamer die past bij de keuzes en doelstellingen van de raad, is het belangrijk om te kiezen voor een reken­ kamermodel dat daarop aansluit. U kunt kiezen uit vijf verschillende modellen:  HET COLLEGEMODEL (I) •E  en rekenkamer met een eigen secretaris, die fungeert als voorzitter en onderzoeks­ begeleider. •U  itbesteding van het onderzoek  HET COLLEGEMODEL (II)  en rekenkamer met een eigen secretaris, •E die fungeert als voorzitter en onderzoeks­ begeleider. • Onderzoek uitgevoerd door de rekenkamer  HET VOORZITTERSMODEL • Voorzitter (éénhoofdig bestuur) met één of meerdere vaste rekenkamerleden •O  nderzoek in beginsel uitgevoerd door de rekenkamer  HET DIRECTEURSMODEL  irecteur (éénhoofdig bestuur) zonder •D vaste rekenkamerleden •U  itbesteding van onderzoek  HET HYBRIDEMODEL •F  ulltime bestuurder met parttime en plaatsvervangende bestuurder(s) •O  nderzoek uitgevoerd door de rekenkamer De raad kan daarbij besluiten om te kiezen voor een hybride variant van vaste- en plaatsvervangende rekenkamerleden en/ of eigen onderzoek en het uitbesteden van onderzoek. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om te kiezen voor een regionale rekenkamer.  HET SAMENWERKINGSMODEL • Gezamenlijke rekenkamer met een of meer andere gemeenten •D  irecteurs- of voorzittersmodel

De raad gaat zodoende over de werving en selectie van de rekenkamerleden.  Bepaal als raad of er een sollicitatieof selectiecommissie ingesteld gaat worden Mocht je als raad besluiten om de werving en selectie van de rekenkamer uit handen te geven aan een sollicitatie- of selectie­ commissie, is het van belang om stel te staan bij de volgende stappen: • Bepaal de grote en invulling van de com­ missie • Bepaal het mandaat van de commissie  Bepaal het aantal leden van de rekenkamer Het is daarbij allereerst van belang stil te staan bij de omvang van de rekenkamer. Maak voor deze bepaling gebruik van de volgende uitgangspunten: • Indien van toepassing: vervang de interne leden (raadsleden) uit de huidige rekenka­ mer door externe leden (niet-raadsleden). • Bepaal het aantal rekenkamerleden op basis van de doelstellingen en verwach­ tingen van de raad en van de rekenkamer. Zie ook: De ideale omvang van de Rekenka­ mer (in voorbereiding).  Benoem een voorzitter of directeur Indien de rekenkamer uit twee of meer le­ den bestaat, benoemt de raad uit de leden de voorzitter. Indien er gekozen is voor een directeursmodel, stelt de gemeenteraad

een directeur aan. In beide gevallen is het van belang om stil te staan bij de gewenste functie- en kwaliteitseisen van de voorzit­ ter of directeur. • Stel functie- en kwaliteitseisen aan de voorzitter of directeur van de rekenkamer Ga met uw raad en huidige rekenkamer het gesprek aan om te komen tot een pro­ fielschets en de volgende vragen te beant­ woorden: • Welke competenties, kennis en ervaring zijn relevant? • Welke functie- en kwaliteitseisen zou de raad kunnen stellen? Zie ook: Het Rekenkamerkompas (https:// rekenkamerkompas.nvrr.nl/leden.html) Zie ook: Handreiking vacaturetekst (in voorbereiding)  Benoem rekenkamerleden De raad benoemt de leden van de rekenka­ mer voor de duur van zes jaar (Gemeente­ wet 81). Ook bij de benoeming van reken­ kamerleden is het van belang stil te staan bij de gewenste functie- en kwaliteitseisen.

• Stel functie- en kwaliteitseisen aan nieu­ we rekenkamerleden Ga met uw raad het gesprek aan om te komen tot een profielschets en de volgende vragen te beantwoorden: • Welke competenties, kennis en ervaring zijn relevant voor (toekomstige) rekenka­ merleden? • Welke functie- en kwaliteitseisen zou de raad kunnen stellen? Zie ook: Het Rekenkamerkompas (https:// rekenkamerkompas.nvrr.nl/leden.html) Zie ook: Handreiking vacaturetekst (in voorbereiding) Het is van belang, met betrekking tot de werving en selectie van de rekenkamer, vóór 1 januari 2024 in ieder geval aan de volgende voorwaarden te voldoen:  Zorg voor een tijdige (her)benoeming van de directeur of voorzitter van de Rekenkamer (stap 1).  Zorg voor een tijdige (her)benoeming van de overige leden van de Rekenkamer (stap 1).

3. Verbinding Raad en Rekenkamer

STAP 1

Draagvlak van de rekenkamer Voldoende gezag en draagvlak van de re­ kenkamer bij de raad zorgt ervoor dat beide organen hun werk kunnen uitvoeren. De rekenkamer is één van de belangrijkste hulp­ troepen van de raad. Draagvlak is daarbij van zeer groot belang. Draagvlak voor het instituut, de werkwijze, maar vooral voor de onderzoeksresultaten van de rekenkamer. Om te komen tot voldoende draagvlak van de rekenkamer bij de raad, is het belangrijk de volgende uitgangspunten na te streven:  De rekenkamer opereert altijd onafhankelijk. Eén van de belangrijkste uitgangspunten van de wet versterking decentrale rekenka­ mers is het waarborgen van de onafhanke­ lijkheid van de rekenkamer. De ontvlechting draagt daar aan bij. Waarborg als raad deze onafhankelijkheid door de rekenkamer en de raad gescheiden te houden.  Rekenkamerrapporten worden met een door de rekenkamer op te stellen raadsvoorstel en -besluit aangeboden aan de gemeenteraad.  Aanbevelingen van de rekenkamer worden overwogen, besproken en waar mogelijk nagestreefd door de raad.  Er wordt voldoende beroep gedaan op de rekenkamer.  De raad biedt inzicht over de opvolging van de aanbevelingen die de raad overgenomen heeft, een jaar na publicatie. Daarnaast is het van belang om de volgende voorwaarden na te streven:  De invulling van de rekenkamer past bij de werkwijze en wensen van de raad.

 De ambities, verwachtingen en doelstellingen van de rekenkamer komen overeen met die van de raad.

STAP 2

Relatie raad en rekenkamer

4. Aan de slag met de nieuwe Rekenkamer

 Streef een goede relatie tussen raad en rekenkamer na Voor het ontstaan en behoud van een goe­ de relatie tussen de raad en de rekenka­ mer, is het belangrijk toe te werken naar de volgende uitgangspunten: • Er is voldoende (informeel) contact tus­ sen raadsleden en rekenkamerleden. • Er is sprake van een wederzijds vertrou­ wen tussen de raad en de rekenkamer, zo­ als wenselijk bij werknemer en werkgever. • Heb aandacht voor de cultuur van de sa­ menwerking raad en rekenkamer  Creëer een goede communicatiestructuur die de relatie raad en rekenkamer vorm kan geven Hiervoor kunt u kiezen uit de volgende verschillende opties voor structurele sa­ menwerking. Hierbij zijn meerdere keuzes mogelijk. • Periodiek gesprek met de gemeenteraad en/of fractievoorzitters • Periodiek gesprek met de fracties in de raad  Bepaal wat de gespreksonderwerpen zijn Hierbij kan er bijvoorbeeld gekozen worden voor: • Onderzoeksprogrammering • Bruikbaarheid van de onderzoeken • Tevredenheid van raad • Cultuur van de rekenkamer.  Stel een klankbordgroep in die de relatie tussen raad en rekenkamer kan waar­borgen. Hierbij kan er bijvoorbeeld gekozen wor­ den voor raadsleden die voorheen lid zijn geweest van de Rekenkamer en fungeren als gesprekscommissie of klankbordgroep.

Omwille van de onafhankelijkheid van de rekenkamer is het van belang dat raadsle­ den niet deelnemen aan vergaderingen van de rekenkamer.

Voor meer informatie, hulpmiddelen of naslagwerk kunt u gebruik maken van het volgende:  Verplichte inzicht in de uitvoering van aanbevelingen door college (wettelijke eis)  Modelverordening van de VNG en NVRR  Rekenkamerkompas van de NVRR  Inspiratiekaders lokale rekenkamers  Meer informatie: raadsleden.nl/rekenkamer Deze handreiking is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, in samenwerking met de Nederlandse Vereni­ ging voor Rekenkamers en Rekenkamercom­ missies en de Vereniging van Griffiers. Deze handreiking is medemogelijk gemaakt door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.