23-02-28.02 A12 TIC; Uitgangspuntennotitie Dorpsprofielen en participatie, Interactiewijzer 2018_BWvastgsteld (1) (1).pdf

Interactiewijzer 2018

I n

t

e

r

a c t i e Een handleiding in de interactie met inwoners en andere actoren

juni 2018

Interactiewijzer 2018

1.

Inleiding

De gemeenteraad en college hebben in het raads- en collegeprogramma aangegeven werk te willen maken van interactief werken. Najaar 2017 is een motie (17mo046) aangenomen met daarin de opdracht om interactie (burgerparticipatie) te intensiveren. Deze interactiewijzer is een geactualiseerde versie van de interactiewijzer die in 2007 is vastgesteld. De interactiewijzer is bedoeld als handleiding voor alle medewerkers van gemeente Overbetuwe die in hun werk de interactie aangaan met inwoners en andere actoren uit de maatschappij. Daarnaast creëert deze interactiewijzer gemeenschappelijke taal rondom interactie, participatie en communicatie voor de diverse onderdelen van gemeente Overbetuwe. Dit zorgt voor een gezamenlijk vertrekpunt met college en gemeenteraad. In deze interactiewijzer is de gemeentelijke interactie met derden in ontwikkelfasen van projecten/ beleidsfasen niet opgenomen. Pas wanneer ideeën en voornemens van derden als een plan zijn ingediend, dan neemt de gemeente een officiële rol in. Vaak komen deze projecten al wel eerder in de publiciteit of proberen initiatiefnemers via de pers druk uit te oefenen. Voorbeelden: • een inwonersinitiatief en een projectontwikkelaar schuiven aan bij de regiekamer van de gemeente. De gemeente geeft hen advies zodat zij een goed project kunnen indienen dat voldoet aan de wettelijke juridische kaders.

De gemeente bepaalt in deze fase nog niet het interactieniveau voor dit project. zoals dat in deze interactiewijzer is uitgewerkt. • een CPO ontwikkelt eco-woningen. De gemeente kan pas nadat het plan formeel is ingediend een interactieniveau met de indienende partij afspreken. 1.1 Interactie en interactief werken Interactie is een breed begrip dat kan variëren van goed communiceren tot een traject van interactieve beleidsvorming waarin inwoners participeren. Er is gekozen voor de term interactie omdat er tussen gemeente, inwoners en belanghebbenden niet altijd sprake hoeft te zijn van participatie. De brede term participatie kan ook duiden op andere vormen van participatie dan die van meedoen met de ontwikkeling van gemeentelijke beleid. Bij interactief werken gaat het altijd om het geven van invloed in het maken van plannen; of het nu om een bouwproject gaat of een traject van beleidsvorming. De mate waarin belanghebbenden invloed kunnen uitoefenen, verschilt. Interactief werken is altijd maatwerk. Per project, beleidsvraag of -probleem kijken we welke aanpak past en welke invloed de betrokkenen kunnen krijgen. Dit sluit aan bij het opgavegericht werken. Altijd is het nodig om een goed beeld te krijgen van de omgeving en de verwachting van de reacties van die omgeving op de veranderingen. Interactief werken moet dan ook een weloverwogen keuze zijn.

2

Interactiewijzer 2018

De mate van invloed kan verdeeld worden in de onderstaande interactieniveaus. In de groene kolommen spreken we over “interactief beleid”, in de blauwe kolommen spreken we over “inspraak” en in de grijze over “informeren”. Interactieniveaus

Voorbeelden

Bestuursstijl

Typering

Initiëren Initiatiefnemer voert zelfstandig beleid,creëert zelf en beslist zelf.

Burgers ontwikkelen een eigen plan voor de inrichting van een winkelcomplex, waarvan de burgers zelf eigenaar zijn. Dit plan moet ook primair door de burgers zelf worden gefinancierd en uitgevoerd.

Faciliteren

Interactieve beleidsvorming

Samenwerken (co-produceren) met anderen beleid voerenen hierover gezamenlijkbeslissen

Problemen worden alleen aangepakt als burgers (en andere partners) deze als knelpunt ervaren en er bijvoorbeeld pas wordt gesloopt als zij dat als noodzakelijk ervaren.

Samenwerken

Interactieve beleidsvorming

Meebeslissen participant beslist zelf oponderdelen binnen dekaders van gemeente

Burgers kunnen zelf beslissen over Delegeren herinrichtingsvoorstellen voor een plein/ straat in de wijk.

Interactieve beleidsvorming

Adviseren (vanaf het begin) Betrokkene krijgt veel ruimte voor advies in een vroeg stadium

Burgers worden om advies gevraagd voor de invulling van de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO), inclusief de verdeling van de budgetten.

Participeren

Inspraak

Adviseren (aan het eind) Betrokkene reageert in een later stadium op uitgewerkt plan

Burgers worden gevraagd te reaConsulteren geren op een concept- cultuurnota.

Inspraak

Informeren luisteren en/of antwoord geven op gerichte vragen

Open autoritair Een gemeente neemt een verkeersbesluit en communiceert alleen over de instelling van een 30 km/u regime in een woonwijk.

Zelfstandig gemeentelijk beleid

Geen rol gemeentebestuur neemt een besluit en communiceert daar niet over

Er wordt een nieuw automatiseringssysteem (soft en hardware) aangeschaft voor verwerking en monitoring van ingekomen post.

Gesloten autoritair

Zelfstandig gemeentelijk beleid

1.2

Definiëring van de interactieniveaus en bestuursstijlen

Initiëren Op het niveau van initiëren gaat het om de participatie van burgers of andere partijen die een initiatief willen realiseren. De initiatiefnemer is eigenaar van het initiatief en heeft het bevoegd gezag om te beslissen over het initiatief. Bijpassende bestuursstijl “Faciliteren”: Het gemeentebestuur faciliteert een initiatief met nader te bepalen ondersteuning (tijd, geld, deskundigheid, materiële hulpmiddelen). 3

Interactiewijzer 2018

Samenwerken Hierin zijn partijen gelijkwaardige partners in een beleidsproces. Zij trekken samen op, zoeken samen oplossingen en leveren gezamenlijk een product af. Bijpassende bestuursstijl “Samenwerken”: Het gemeentebestuur werkt gelijkwaardig samen en is bereid compromissen te sluiten. Meebeslissen Het beleidsproces biedt ruimte voor verdere invulling en is nog niet tot op detailniveau ingericht. Voor participanten is er ruimte om te beslissen binnen de kaders. Bijpassende bestuursstijl “Delegeren”: Gemeenteraad en/ of gemeentebestuur stellen kaders en hebben regie. Zij geeft/delegeert de bevoegdheid aan betrokkenen om mee te meebeslissen en beleid te mogen ontwikkelen. Ambtenaren hebben een adviserende rol. Adviseren (vanaf het begin) Dit kan onderdeel zijn van de formele inspraakmogelijkheden maar is niet noodzakelijk. Betrokkenen leveren hun inbreng tijdens het beleidsproces, maar hen wordt ook gevraagd een oordeel te geven over de plannen. De adviezen komen of terug in de plannen of kunnen uiteindelijk worden meegewogen door college en raad. Het gemeentebestuur kan nog steeds afwijken van de wens en de mening van de betrokkenen, indien daaraan goede argumenten ten grondslag liggen.

Als betrokkenen/ belanghebbenden vanaf het begin betrokken worden, ligt er nog veel open voor invulling en hebben zij de mogelijkheid om de agenda te beïnvloeden en pro-actief oplossingen aan te dragen. Een instrument als een klankbordgroep heeft vaak dit interactieniveau. Bijpassende bestuursstijl “Participeren”: Het gemeentebestuur nodigt betrokkenen actief uit om te participeren en mee te praten. Zij staat open voor advies om plan te verrijken. Zij biedt ruimte in het proces en planvorming voor het advies van betrokkenen waarin zij onder meer een eigen probleemdefinitie of oplossingsrichting kunnen aandragen.. Adviseren (aan het eind) Dit kan onderdeel zijn van de formele inspraakmogelijkheden maar is niet noodzakelijk. Betrokkenen kunnen hun wensen, problemen of oplossingen aandragen aan de hand van een concept-plan, -beleid of -voorstel dat ter inzage ligt. Adviseren eindspraak heeft een meer gesloten vraagstelling. In de praktijk komt dit vaak voor bij vergunningen of wijzigingen in het bestemmingsplan. Bijpassende bestuursstijl “Consulteren”: Het gemeentebestuur biedt een duidelijk gesloten oplossing. Zij geeft helder aan binnen welke randvoorwaarden er mag worden meegepraat. Het gemeentebestuur overweegt op basis van de inspraak aanpassingen te maken wanneer inspraak daartoe aanleiding geeft. Informeren Is in principe eenzijdig.

In de praktijk blijkt vaak dat er wel discussie ontstaat op het moment dat er contact is met de belanghebbenden tijdens bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten. De beleidsruimte is bij informeren nihil of gering, maar er bestaat wel noodzaak om het beleid

4

Interactiewijzer 2018

goed uit te leggen. Het ‘meeweten’ is vaak zinvol om de betrokkenen mee te nemen in het proces. In feite ontstaat er dan interactie. Het is dus altijd nodig om vooraf te bepalen of informeren afdoende is omdat er in de werkelijkheid altijd interactie ontstaat. Bijpassende bestuursstijl “Open autoritair”: Het gemeentebestuur voert op basis van haar autoriteit zelfstandig beleid uit en informeert op een open manier belanghebbenden over een beslissing. Geen rol Is eenzijdig en er is geen sprake van interactie tussen gemeentebestuur en actoren uit de maatschappij. Andersom geldt dat wanneer actoren uit de maatschappij in de positie zijn om zelfstandig beleid te voeren het net zo goed kan betekenen dat het gemeentebestuur geen rol heeft. Bijpassende bestuursstijl “Gesloten autoritair”: Het gemeentebestuur voert eigen beleid uit en informeert niet. Het spreekt voor zich dat het gekozen interactieniveau overeenkomt met de bijbehorende bestuursstijl gedurende het hele proces. 1.3 Verschillende fasen van het beleidsproces In de cyclus van beleid maken en besluiten nemen kennen we de beleidsvoorbereiding, de besluitvorming, de uitvoering en de evaluatie, waarna de beleidsvorming weer kan beginnen. In een zo vroeg mogelijk stadium mensen willen betrekken betekent dat je dit doet in de fase van beleidsvoorbereiding.

We kennen daarbinnen weer verschillende stappen: • gezamenlijk het probleem definiëren; • samen zoeken naar oplossingsrichtingen • het bepalen van de adviezen die in het voorstel aan het bestuur worden voorgelegd Ook in de andere fasen van beleidsvorming kan er interactie zijn, zeker ook in de uitvoering. Het is geen voorwaarde dat interactie alleen mag beginnen in de fase van beleidsvoorbereiding. Soms zijn processen al lopend of zijn al ontstaan in de samenleving zonder dat hier een beleidsvoorbereiding aan vooraf is gegaan. Dan is het belangrijk om goed te bepalen welk interactieniveau past bij de fase van beleid maken. Het interactieniveau kan per fase in het beleidstraject verschillen. Of dat wenselijk is, kan alleen per project bekeken worden. Kiezen voor verschillende interactieniveaus in verschillende fasen brengt wel risico’s met zich mee. Als belanghebbenden adviseren in de voorbereiding en dan in de uitvoering weinig in te brengen hebben, kan dat weerstand oproepen. Hebben ze weinig inbreng tijdens de voorbereiding, maar wordt er meer verwacht in de uitvoering, dan kan er weer minder draagvlak zijn voor wat er al besloten is. Wanneer er sprake is van inspraak of interactieve beleidsvorming, is het steeds van belang om betrokkenen te wijzen op interactieniveau waarvoor is gekozen in de desbetreffende fase en wat dit betekent.

Dit zorgt voor de juiste verwachtingen en dat de verschillende betrokkenen hun rol goed kunnen uitoefenen.

5

Interactiewijzer 2018

1.4 Verschillende vormen van interactieniveau ‘Inspraak’ Er zijn verschillende manieren waarop inspraak vormgegeven kan worden. Daarin heeft het college van B&W op basis van de inspraakverordening uit 2007 niet altijd een vrije keuze. Hieronder staat een overzicht wanneer het college voor welke vorm van inspraak kan of moet kiezen: Inspraak is geen wettelijke plicht. Het college kan kiezen voor: a. Een van de vormen van interactieve beleidsvorming (initiëren, samenwerken, meebeslissen) met bijpassende bestuursstijl. b. Een van de vormen van inspraak (adviseren vanaf het begin of aan het eind). Je werkt in overeenstemming met de inspraakverordening van de gemeente Overbetuwe. c. Een van de vormen van inspraak (adviseren vanaf het begin of aan het eind) vanaf het begin of aan het eind). Je werkt in overeenstemming met de overeenstemming met de inspraakverordening van de gemeente Overbetuwe en past de inspraakprocedure toe zoals beschreven in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). d. Geen inspraak, geen interactie Inspraak is wel een wettelijke plicht; de inspraakverordening is van toepassing. Het college moet kiezen voor: e. Betrokkenen hebben inspraak in de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Deze inspraak krijgt vorm zoals beschreven in de procedure afdeling 3.4 Awb. OF f. Betrokkenen hebben inspraak in de voorbereiding van gemeentelijk beleid.

Het college stelt een afwijkende procedure vast dan beschreven in afdeling 3.4 Awb. 1.5 Belanghebbenden/ betrokkenen gedifferentieerd benaderen Bij welke vorm van interactie ook, moet goed bekeken worden wie belanghebbenden (kunnen) zijn en wie op basis daarvan betrokken moeten worden. Inwoners zijn een hele brede groep, maar per project wordt er meestal gedifferentieerd: ouderen of jongeren bijvoorbeeld, maar ook omwonenden, direct belanghebbenden, degenen die baat hebben bij een oplossing en de tegenstanders. Het is belangrijk om deze verschillende groepen ook op verschillende wijze te benaderen om de interactie met hen zo effectief mogelijk te laten zijn. In dat interactieve proces gaat het altijd om deelnemers uit het publieke domein, het professionele domein en het politieke domein. Inwoners, organisaties, belangenbehartigers, dorpsraden en wijkplatforms bijvoorbeeld zitten in de eerste groep. De eigen interne ambtenaren, de zakelijke partners (projectontwikkelaars, woningbouwcorporatie, zorgaanbieder, openbaar vervoerder bijvoorbeeld) zijn de professionals. Fracties, raads- en commissieleden behoren tot het politieke domein. Interactie gaat er meestal om hen bij elkaar te brengen en de verschillende belangen op basis van gelijkwaardigheid uit te wisselen en tot oplossingen te komen.

1.6 Randvoorwaarden voor een interactief beleidsproces Interactief werken is niet zomaar en altijd de beste manier. Vooraf moet bekeken worden of een interactief proces wel zinvol is en of daarmee het gewenste effect bereikt wordt. De keuze kan dus ook zijn om het bewust niet te doen. Er moet een aantal afwegingen gemaakt worden om tot de juiste keuze te komen. In hoofdstuk 2 staat een werkwijze uitgewerkt die iedereen kan helpen bij het maken van deze keuze. De afwegingen zijn:

6

Interactiewijzer 2018

Beïnvloedingsruimte Belangrijke vraag bij interactief werken is: is er wel ruimte voor de betrokkenen om iets te vinden? Meningen vragen en dan er niets mee doen, werkt eerder contraproductief. Wat staat niet en wat staat wel ter discussie? Zijn er juridische verplichtingen of beperkingen; liggen er al strikte beleidskaders, is inspraak achteraf verplicht? Commitment Bij commitment van bestuurders en ambtenaren gaat het om verschillende aspecten. Commitment ten aanzien van de aanpak, de eigen rol, het resultaat, de beleidsruimte, de politieke en organisatorische consequenties. Wezenlijk is of men echt rekening wil houden met de uitkomst van het proces. Voor politici mag het proces niet strijdig zijn met het primaat van de politiek. Bereidheid deelnemers Zonder actoren geen interactieve aanpak. De beoogde deelnemers moeten ook mee willen doen. Dat hangt bijvoorbeeld af van hun interesse in het onderwerp, de acceptatie van het voorgestelde discussiekader en eerdere ervaringen. Overigens is die bereidheid er vaak als er verschillende belangen op het spel staan. Noodzaak/meerwaarde Interactieve processen vragen tijd en inzet, zowel van de organisatie als van deelnemers. Overweeg daarom zorgvuldig of deze werkwijze de meest geschikte is.

Wat is de meerwaarde, is er wel noodzaak voor interactie? Gaat er bijvoorbeeld veel veranderen voor doelgroepen? Is hun input, kennis en ervaring en medewerking belangrijk? Of is een zorgvuldig proces juist hard nodig? Organisatorische randvoorwaarden ( €, fte, tijd) Geld en capaciteit zijn nodig in een interactief proces. Ook de doorlooptijd kan langer zijn, maar dat hoeft niet. Interactie kan er bijvoorbeeld toe leiden dat juist in de formele procedure tijd gewonnen wordt. 1.7 Inhoudelijke afwegingen voor interactie De meeste onderwerpen komen in aanmerking voor een vorm van interactief werken, sommige onderwerpen lenen zich hier minder voor. Hieronder een opsomming wanneer het opzetten van een interactief proces een goede keuze (groen licht) is en wanneer je er beter niet voor kunt kiezen (rood licht). Groen licht voor interactief proces a. Er zijn grote belangen van burgers mee gemoeid, het is een beïnvloedbaar onderwerp. Zorgvuldigheid is voor het proces belangrijker dan snelheid. b. Het gaat om een ingewikkeld onderwerp dat geleidelijk ontrafeld moet worden. We hebben onvoldoende inzicht in de problematiek en/of oplossingsmogelijkheden en hebben de inwoners/ participanten nodig om tot beter inzicht te komen. c. We moeten ingrijpen in de directe leefomgeving van inwoners. Bij de keuze welke maatregelen het beste zijn betrekken we hen. d.

We hebben partners nodig om het beleid tot een succes te maken, zowel organisaties als burgers. Dan is het verstandig om samen met de partners het beleid voor te bereiden (zorgen voor draagvlak).

7

Interactiewijzer 2018

e. Er is een goede kans dat burgers de kwaliteit van de beleidsvoorstellen beter kunnen maken, bijvoorbeeld omdat we meer creativiteit en kennis kunnen aanboren. We benutten de kennis van de ‘ervaringsdeskundigen’. f. Bestuurders willen graag in contact treden met de burgers, zijn bereid daar tijd in te investeren en het onderwerp leent zich daar goed voor. Een interactief proces kan relaties versterken en daarmee ook het vertrouwen. Rood licht voor een interactief proces a. De kaders zijn zo beperkend dat er geen werkelijke ruimte is voor de inbreng en invloed van burgerparticipanten. b. Het probleem is helder en de oplossing ligt voor de hand: gewoon daadkrachtig besturen. c. Er is niet voldoende tijd en geld om een interactief proces op een zorgvuldige manier te doen. De nadelen van uitstel van het beleid zijn groter dan de nadelen van het niet betrekken van de burgers bij de voorbereiding. d. De beleidskeuzes zijn in feite al gemaakt, het besluit is voorspelbaar. e. Het gaat niet lukken om het onderwerp transparant en open te bespreken. Er is geen ruimte voor professionele en/of onafhankelijke procesbegeleiding. f. Er is alleen ruimte voor inspraak die wettelijk geregeld is.

2. Werkwijze interactieve aanpak 2.1 Quick scan interactieve aanpak Het bepalen of al dan niet interactief gewerkt wordt begint met een analyse. Bestuurder, projectleider, programmamanager/opgaveregisseur, beleidsmedewerker, communicatieadviseur en kernenadviseur worden betrokken bij zo’n analyse. De analyse kan eenvoudig en doeltreffend gedaan worden met onderstaand invulschema interactieve aanpak. Het invullen van het onderstaande schema geeft inzicht in de mate waarin de noodzakelijke randvoorwaarden voor een interactief beleidsproces aanwezig zijn. Dit vergemakkelijkt een bewuste keuze voor wel of geen interactieve aanpak. Vijf randvoorwaarden voor een interactieve aanpak

Hoeveel beïnvloedingsruimte* is er?

Onderwerp: ………………………….. Aanwezigen: opdrachtgever, programmamanager/opgaveregisseur, beleidsmedewerker, kernenadviseur, communicatieadviseur, …………………… geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

Is er commitment? a. Bestuurlijk

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

b. Politiek

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

Is er bereidheid bij de potentiële deelnmers/ actoren?

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

Levert interactie meerwaarde op?

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

Zijn er organisatorische voorwaarden? a. Geld (€ ), t.l.v. project b. Capaciteit (fte)

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

c. Deskundigheid projectleider + ervaring Interactief werken

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

d. Tijd

geen

nauwelijks

beetje

redelijk

veel

8

Interactiewijzer 2018

*Beïnvloedingsruimte is de mix van: • Politieke ruimte: zijn er al duidelijke ideeën en meningen en is men bereid daar in bij te stellen of andere ideeën in toe te laten; past het in de besluitvorming? • Juridische ruimte: zijn er juridische kaders, wet- en regelgeving, juridische risico’s? • Beleidsruimte. Wat ligt er al? Met welk ander beleid moet rekening gehouden worden? • Invloed van de maatschappelijke omgeving. Hoeveel en welke invloed hebben de betrokkenen of kunnen ze mobiliseren? Soms is het niet de vraag of de gemeente ruimte geeft; die wordt dan genomen, zeker als er weerstand is. Als alles ingevuld is, geeft het schema snel een helder overzicht van de haalbaarheid van een interactieve aanpak. 2.2 Formeel commitment De probleemscan/startfase geeft meer inzicht in het (beleids-)probleem, het procesdoel, de belangrijkste actoren, hun invloed, de risico’s en de randvoorwaarden. Als de conclusie uit het randvoorwaardenschema is dat interactie mogelijk en wenselijk is, kan dat in het projectplan, plan van aanpak of B&W-voorstel beschreven worden. De interactieve aanpak kan daarmee formeel bekrachtigd worden en gekoppeld aan de formele besluitvormingsprocedure. Daarmee wordt het commitment vastgelegd. Naast een formeel commitment is er informeel commitment nodig om samenwerking tussen alle actoren in goede banen te leiden.

Interactief werken is een proces wat samen gebeurt tussen de betrokken actoren. Daarom is het goed om in een van de eerste besprekingen met de betrokken actoren procesafspraken te maken met alle actoren. Zo blijven de onderlinge verwachtingen van elkaar duidelijk. 2.3 Plan van aanpak interactief proces Als besloten is om interactief te werken, stel dan een plan van aanpak op. Het plan van aanpak bestaat dan uit ten minste de volgende onderdelen: 1. Doelgroepen Wie zijn de doelgroepen die je wilt betrekken? Waarom deze? Bij gemeentebrede projecten kunnen dat ‘de’ inwoners zijn, bij kleine projecten juist de omwonenden. Om de doelgroep goed te bereiken gebruiken we de betrokkenheidsprofielen. Deze geven inzicht in de mate waarin inwoners maatschappelijk betrokken zijn en welke communicatiestrategie het meest effectief is om hen te betrekken. 2.

Doelstelling(en) van de interactie • Welke doelen streef je na? Voorbeelden van doelstellingen kunnen onder meer zijn: • Verkrijgen van gedeelde kennis/verrijking kennis • Ideeën/oplossingen genereren • Bevorderen samenwerking tussen partijen/samenwerking • Versterken wederzijds begrip • Realisatie compromissen en consensus • Versterken sociale cohesie/groepsgevoel • Versterken verantwoordelijkheid nemen en zelfredzaamheid om bij te dragen aan publieke zaken • Verleiden tot actieve deelname • Beter inzicht volksvertegenwoordiging en bestuur op wat er in de samenleving speelt 9

Interactiewijzer 2018

• Omgaan met emoties/weerstand • Draagvlak voor beleids(-onderdelen) • Draagvlak voor proces (mensen voelen zich serieus genomen ongeacht besluit). 3. Mate van invloed Welke invloed hebben de doelgroepen op het plan of het beleid? Welk interactieniveau is wenselijk en haalbaar gezien de problematiek, de doelstelling, de eigen organisatie, de doelgroep en de situatie? De mate waarin actoren worden betrokken varieert per proces en project. De interactiewijzer biedt het houvast om hier een bewuste keuze te maken. 4. Exact onderwerp van “gesprek” (afbakening) Waar ga je het met de doelgroepen over hebben en vooral ook waar niet over? Hoe ga je dat de doelgroepen duidelijk maken? Is deze afbakening realistisch? Hoe ga je om met een stroom aan vragen en opmerkingen over onderwerpen waar je het niet over wilt hebben met de doelgroep? 5. Kansen en bedreigingen van de interactie Wat maakt dat dit een succesvol interactief project kan worden? En wat bedreigt juist het succes? Wat moet/kun je doen om de bedreigingen tot een minimum terug te brengen? 6. Aanpak of methode Wat ga je doen? Welke werkvormen zet je in? Bereik je daarmee de doelgroepen? Wat is de planning, taakverdeling, organisatie? Hoe koppel je de resultaten terug naar de deelnemers? 7. Proces, tijdpad en besluitvorming Hierin wordt aangegeven wat wanneer gebeurt en hoe besluiten in de loop van het proces worden genomen.

2.4 Interactie en besluitvorming Bij een interactief traject in de voorbereidende fase is het beter als er niet twee processen ontstaan: een waarbij participanten tot een voorstel komen en een tweede waarbij de politiek zich in de ‘eigen’ besluitvormingsprocedures uitspreekt over het onderwerp. Beter is als er gedurende het proces groen licht wordt gegeven voor de volgende stap in het interactieproces. Voorstel is dan ook om bij elke stap in het proces groen licht te krijgen voor die stap, bij het college of bij de raad, afhankelijk van het onderwerp en de politieke gevoeligheid. Hoe dat gebeurt, kan besproken worden en is telkens maatwerk. Een aantal aandachtspunten: Commitment uitspreken voor de resultaten van een proces: geef aan hoe het advies wordt meegewogen in de verdere besluitvorming (zwaarwegend, niet aan te tornen, we nemen het mee, kan opnieuw bekeken worden). Dit gebeurt in het projectvoorstel of in een Plan van Aanpak, waarover het college of de raad besluit. • Het stellen van kaders aan interactieve processen. Harde kaders zijn niet onderhandelbaar; zachte eventueel wel in de loop van het interactieve proces. • Het definiëren van rollen voor de professionals. Laat de ambtenaren bijvoorbeeld niet alleen in hun expertrol zitten, maar laat ze gelijk opgaan met participanten die ervaringsdeskundigen zijn.

Discussie tussen hen en het meteen toetsen aan haalbaarheid kan voorstellen opleveren die meer draagvlak hebben.

10

Interactiewijzer 2018

• Het bepalen van rollen voor de politici (betrokkenheid commissie; strategisch beraad/stuurgroep). Waar mogelijk is het goed politici dicht bij het proces te houden. Het primaat van de politiek blijft voorop staan, maar het is niet handig als een door betrokken partijen gedragen voorstel zich slecht verhoudt tot de politieke wensen. • Het interactief en open houden van processen. Op het moment dat er meer intern moet gebeuren, verslapt vaak de interactie. Ongemerkt sluipen er in het interne proces zaken in, die de buitenwacht niet meekrijgt. Voorkom radiostilte en blijf communiceren met de participanten, ook als er ‘niets’ te melden is. • Het afleggen van politiek-bestuurlijke verantwoording. In het proces moeten momenten opgenomen worden om terug te koppelen en standpunten te peilen bij de politiek.

11

Dorpsstraat 67 6661 EH Elst Postbus 11 6660 AA Elst telefoon 14 0481 fax (0481) 372 482 info@overbetuwe.nl www.overbetuwe.nl