22-12-06.17 Relevant stuk 10, 51e administratieve wijziging 2023.docx

B&W VOORSTEL Kenmerk: 2022-047901 Datum b&w-vergadering: 22 november 2022 Onderwerp: Beschikbaar stellen budget voor implementatie Wet Open Overheid (WOO) Te nemen besluit: 1. Het inzetten van het door het Rijk beschikbaar gestelde budget voor de implementatie en uitvoering van de Wet Open Overheid. Team/ behandelend ambtenaar: TSPJ / K.van Lakwijk Status advies: openbaar Portefeuillehouder: Wethouder René Post Doorgeleiding naar de raad: ja, informerend Betrokkenen bij advies extern: Niet van toepassing Betrokkenen bij advies intern: Eline de Bruijn, TSPJ Christel Houtzager, TSPJ Willem Peters, TF Inge Pape, TSPJ TIC: Ja

Bijlagen voor B&W: Niet van toepassing Bijlagen voor raad: B&W voorstel ‘Beschikbaar stellen budget voor implementatie Wet Open Overheid (WOO)’

1/5

Te nemen besluit 1. Het inzetten van het door het Rijk beschikbaar gestelde budget voor de implementatie en uitvoering van de Wet Open Overheid.

Inleiding Op 26 januari 2021 is door de Tweede Kamer de initiatiefwet WOO (Wet Open Overheid) aangenomen. Doel van deze wet is de overheid transparanter en toegankelijker te maken. In tegenstelling tot de voorganger van de WOO, de WOB, kent deze wet niet alleen een passieve openbaarmaking (op verzoek van de initiatiefnemer), maar ook een actieve openbaarmaking. Van overheidsinstellingen wordt verwacht dat zij documenten die behoren tot bepaalde informatiecategorieën direct na besluitvorming uit zichzelf publiceren. Aangezien dit een grote verandering betreft in werkwijze van (onder andere) gemeenten, is de impact op de gehele organisatie groot. Om die reden heeft het Rijk dan ook gelden toegewezen aan gemeenten om zowel de implementatie van de WOO te kunnen bekostigen alsook de structurele lasten die voortvloeien uit systemen en functies gekoppeld aan deze wet. Deze gelden zijn toegekend over een periode van 5 jaar, gelijk oplopend met de gefaseerde inwerkingtreding van de Wet. Hoewel we op dit moment voldoen aan de minimale vereisten vanuit de WOO, is het van belang dat we de verdere implementatie van de WOO gestructureerd en projectmatig aanpakken. Hiervoor is het door het Rijk beschikbaar gestelde budget nodig.

Beoogd resultaat Met het budget beschikbaar gesteld door het Rijk beogen we de Wet Open Overheid in de volle breedte te implementeren. Dat betekent: - We voldoen aan de eis van de WOO voor wat betreft passieve openbaarmaking (op verzoek) - We voldoen aan de eis van de WOO voor wat betreft actieve openbaarmaking (uit eigen beweging) - We voldoen aan de eis een WOO-contactfunctionaris beschikbaar te hebben - We voldoen aan de eis van de WOO om onze digitale informatiehuishouding verder op orde te brengen en te houden Er is zowel eenmalig budget als structureel budget beschikbaar. Het eenmalig budget zal worden aangewend voor de activiteiten benodigd voor de implementatie, het structurele budget voor formatie en activiteiten benodigd voor uitvoering en beheer.

Argumenten en onderbouwing 1.1 Om voortgang van de implementatie van de WOO te borgen is een projectmatige aanpak noodzakelijk. In de eerste helft van 2022 is reeds een eerste stap gezet om aan de verplichtingen van de WOO te voldoen. Verdere implementatie van de WOO vergt echter, naarmate de gefaseerde implementatie vordert, steeds meer sturing op de benodigde acties en op de planning. De impact op de organisatie wordt immers steeds groter. Voor deze projectmatige aanpak zijn eenmalig financiële middelen nodig. 1.2 De Wet Open Overheid verplicht gemeenten een WOO contactfunctionaris aan te stellen. De WOO verplicht gemeenten een WOO contactfunctionaris aan te stellen. Dit is een nieuwe functie, met nieuwe taken, en daarmee een uitbreiding op de formatie. In de eerste helft van 2022 is een WOO-contactfunctionaris aangesteld. Deze functionaris werkt nu in deeltijd, maar naarmate de implementatie van de WOO vordert is de verwachting dat deze taak

2022-047901

2/5

groter zal worden. Om deze te kunnen blijven bekostigen (en uit te breiden) zijn structurele middelen nodig. 1.3 Om aan de verplichting van zowel actieve als passieve openbaarmaking te kunnen voldoen is software nodig om te kunnen anonimiseren. Om aan de openbaarmakingseis van de WOO te kunnen voldoen, is software nodig om te kunnen anonimiseren. Zo voorkomen we dat onbedoeld privacy- of bedrijfsgevoelige informatie op straat komt te liggen. Aangezien het openbaarmaken op grote schaal en organisatiebreed zal moeten worden gedaan, is het van belang dat we de medewerkers hierbij ondersteunen door middel van software. Hier zijn zowel eenmalige (aanschaf/implementatie) als structurele (beheer en onderhoud van de software) middelen voor nodig. 1.4 Om aan de verplichting van het op orde brengen en houden van onze digitale informatievoorziening te kunnen voldoen moet een analyse plaatsvinden en zullen diverse acties uitgevoerd moeten worden. Om te zorgen dat onze digitale informatiehuishouding op orde komt en blijft zullen we processen moeten aanpassen, medewerkers instrueren in het op de juiste wijze opslaan van hun stukken, maar ook in het digitale archief zelf aanpassingen moeten doorvoeren. Hoewel op dit moment nog onduidelijk is welke aanpassingen dat precies betreft, moet dit wel onderzocht en uitgevoerd worden.

Voor de analyse van de benodigde acties en voor het uitvoeren deze acties zijn eenmalig financiële middelen nodig. 1.5 De Raad is reeds akkoord gegaan met het reserveren van de taakmutatie voor de Wet Open Overheid. Het college heeft op 10 juni 2021 het B&W-voorstel van de meicirculaire 2021, 21bw000251, vastgesteld en als TIC doorgestuurd naar de raad. In dit voorstel is besloten dat de financiële middelen beschikbaar gesteld vanuit de meicirculaire 2021 voor de implementatie en uitvoering van de WOO gereserveerd worden voor deze taakmutatie. De raad is met het instemmen van de 2e bestuursrapportage 2021 ook akkoord gegaan met de financiële verwerking van de meicirculaire 2021. Naast het beschikbaar stellen van de financiële middelen dient het college akkoord te gaan met de uitvoering van deze nieuwe taak.

Kanttekeningen en onderbouwing 1.2 Krapte op de arbeidsmarkt maakt tijdige inzet van een projectleider lastig De arbeidsmarkt is krap en inhuurkrachten met de capaciteit en kennis om een dergelijk groot project als de implementatie van de WOO te kunnen dragen zijn moeilijk te vinden. Het risico bestaat dan ook dat een projectleider niet per 1 januari kan starten. Zolang projectleidercapaciteit nog niet is ingevuld kent het project minder voortgang.

Financiën De te verwachten kosten voor implementatie en beheer en onderhoud/uitvoering van de Wet Open Overheid zijn als volgt: Wat Kosten (EUR) Incidenteel/structureel WOO contactfunctionaris 39.721 (2023) Structureel (Formatie, in 2023 0,45fte 57.374 (2024 e.v.) en vanaf 2024 0,65fte) Softwarekosten 30.000 Structureel Projectkosten (totaal over 5 345.000 Incidenteel jaar, o.a. projectleiding, implementatie van software, aanpassingen in

2022-047901

3/5

werkprocessen, analyse op informatiehuishouding) Door het Rijk zijn bij de meicirculaire 2021 de volgende financiële middelen aan onze gemeente beschikbaar gesteld voor de taakmutatie Wet Open Overheid: 2022 2023 2024 2025 2026 Structureel 57.707 72.464 87.394 87.394 87.394 Eenmalig 68.332 68.728 69.207 69.207 69.207 De financiële middelen zijn bij de 2e bestuursrapportage 2021 gereserveerd voor deze taakmutatie. Bovenstaande argumenten geven weer waarvoor de financiële middelen ingezet worden. De verwachting is dat het beschikbare budget volledig benut gaat worden en dat er daarnaast geen extra financiële middelen nodig zijn. Wanneer het college akkoord is met de besteding van de middelen zal dit administratief geregeld worden via het raadsvoorstel begrotingswijzigingen van 6 december 2022.

Rol gemeente, interactie en initiatiefnemer Uitvoering van wet- en regelgeving. Initiatiefnemer is de gemeente. Interactie is niet van toepassing.

Eventuele bestuurlijke aandachtspunten Dit is niet van toepassing.

Duurzaamheid Dit is niet van toepassing.

Vervolg Planning Zodra er akkoord is op dit voorstel zal dit administratief verwerkt worden middels het raadsvoorstel begrotingswijziging van 6 december a.s. Daarnaast is fase 1 van de WOO al geïmplementeerd en voldoen we daarmee aan de huidige verplichtingen, maar kent de WOO een gefaseerde inwerkingtreding. Dat betekent dat we gedurende de komende 3 jaren ieder jaar meer documenten uit nieuwe informatiecategorieën actief openbaar zullen maken, conform de dan geldende wetgeving. Bovendien is de plicht tot het actief openbaar maken van documenten opgeschort totdat de centrale landelijke digitale voorziening daarvoor (PLOOI, PLatform Open Overheids Informatie, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) gereed is. De verwachting is dat dit in de eerste helft van 2023 zal zijn. Zodra deze voorziening beschikbaar is sluiten we daarop aan en zullen daarmee actief de informatie openbaar maken. Tevens loopt op dit moment een inkooptraject voor anonimiseringssoftware. De implementatie daarvan (Q1 2023) is ook onderdeel van de scope van het project. Tot slot zal in 2023 een analyse gedaan worden op de benodigde acties de digitale informatiehuishouding op orde krijgen en houden. Doel is om een plan op te leveren waarmee we vanaf 2024 kunnen starten met het uitvoeren van de benodigde acties.

Communicatie Communicatie is onderdeel van het project en daarmee een verantwoordelijkheid van de projectleider. Welke communicatie waar plaatsvindt zal worden opgenomen in het communicatieplan.

2022-047901

4/5

Evaluatie Evaluatie van het gebruik van de beschikbaar gestelde financiële middelen vindt plaats via de reguliere P&C cyclus.

2022-047901

5/5