22-12-06.11 Controleprotocol 2023 ev.pdf

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening en rechtmatigheidsverklaring van het college over 2023 (en verder)

Vastgesteld door het college: 8 november 2022 Vastgesteld door de raad: 6 december 2022

Inhoud 1. INLEIDING ....................................................................................................................................... 3 1.1

Doelstelling .............................................................................................................................. 3

1.2

Wettelijk kader ......................................................................................................................... 3

1.3

Single information Single audit (SiSa) ..................................................................................... 3

1.4

Rechtmatigheidsverantwoording ............................................................................................. 4

1.5

Procedure ................................................................................................................................ 4

2.

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE CONTROLE ........................................................... 4

3.

GOEDKEURINGS- EN RAPPORTERINGSTOLERANTIES .......................................................... 5

4.

3.1

Algemeen................................................................................................................................. 5

3.2

Goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de gemeente Overbetuwe .......................... 6

3.3

Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording ......................................................... 6

RECHTMATIGHEID EN DE RECHTMATIGHEIDSCRITERIA ....................................................... 7 4.1

Algemeen................................................................................................................................. 7

4.2

Inventarisatie wet- en regelgeving gemeente Overbetuwe ..................................................... 8

5.

RAPPORTAGE DOOR DE ACCOUNTANT .................................................................................... 8

6.

RAPPORTAGE DOOR HET COLLEGE ......................................................................................... 9

7.

EVALUATIE ..................................................................................................................................... 9

8.

BIJLAGE ........................................................................................................................................ 10 8.1

Bijlage 1 Communicatie en periodiek overleg ....................................................................... 10

8.2

Bijlage 2 Model Bestuursverklaring rechtmatigheid .............................................................. 11

8.3

Bijlage 3 Rapportagemomenten ............................................................................................ 12

2

1. INLEIDING De gemeenteraad heeft op 3 december 2019 de geactualiseerde “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Overbetuwe 2020” vastgesteld, hierna te noemen: controleverordening. De controle-verordening regelt onder meer de opdrachtverlening voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In artikel 2 is bepaald dat de raad de accountant benoemt en dat het college, in overleg met de door de raad ingestelde auditcommissie, de aanbesteding voor de accountantscontrole voorbereidt. Het huidige controleprotocol 2008 is door de raad vastgesteld op 16 december 2008. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Op 27 september 2022 heeft de eerste kamer de “Wet versterking decentrale rekenkamers (35.298)” als hamerstuk afgedaan. Hierdoor gaat het college van burgemeester en wethouders (college) met ingang van het boekjaar 2023 een bestuursverklaring opnemen in de jaarrekening ten aanzien van rechtmatigheid, tot en met boekjaar 2022 is dit de verantwoordelijkheid van de accountant. Dit protocol is van toepassing op het verantwoordingsjaar 2023 en later.

Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening 2020 te actualiseren. Het normenkader en het rechtmatigheidspercentage wordt jaarlijks geactualiseerd aan de Raad ter vaststelling voorgelegd.

1.1 Doelstelling Dit controleprotocol, waar het normenkader als onderdeel uitmaakt, heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Overbetuwe. Tevens geeft dit controleprotocol de reikwijdte, normstelling en toleranties af voor de controle voor de bestuursverklaring per 2023.

1.2 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (de managementletter en het accountantsverslag). In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De raad heeft op 3 december 2019 de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Overbetuwe vastgesteld, waarin de opdrachtverlening voor de accountantscontrole van de jaarrekening is geregeld. Door middel van het onderhavige controleprotocol wordt aan de accountant de nadere aanwijzingen gegeven over de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Overbetuwe.

1.3 Single information Single audit (SiSa) De controle op specifieke uitkeringen van het rijk is door de invoering van SiSa vereenvoudigd. Bij ‘single information’ hoeft de gemeente niet meer speciaal een aparte verantwoording voor het rijk op te stellen, maar kan het eigen jaarverslag worden gebruikt. In een bijlage bij de jaarrekening wordt de door het rijk benodigde verantwoordingsinformatie opgenomen over specifieke uitkeringen. Met ‘single audit’ wordt bedoeld dat gebruik wordt gemaakt van de reguliere controle van de jaarrekening door de accountant. Het streven van het Rijk is om het principe van SiSa in te voeren voor alle specifieke uitkeringen. Hierdoor zien vanaf 2006 (ontstaan SiSa regeling) een groei van aantal SiSa regelingen.

3

1.4 Rechtmatigheidsverantwoording Al enkele jaren is sprake van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening van gemeenten. Op 27 september 2022 heeft de eerste kamer de “Wet versterking decentrale rekenkamers (35.298)” als hamerstuk afgedaan. Gedurende 2022 is duidelijk geworden dat de invoering per 1 januari 2023 plaats gaat vinden en de eerste verantwoording over boekjaar 2023 in het voorjaar 2024 opgesteld dient te worden. Het voorstel voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de tweede Nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers. In dit controleprotocol is rekening gehouden met de inwerkingtreding middels de vaststelling van de verantwoordingsgrens. Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording is de opzet van het controleprotocol en normenkader aangepast. De controle van de rechtmatigheid is hiermee geen verantwoordelijkheid meer van de accountant, maar van het college zelf. Dit controleprotocol is derhalve niet alleen bedoeld voor de controleopdracht van de accountant, maar ook de basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording van het college.

1.5 Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4 lid 3 de volgende zinsnede opgenomen; “Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer (functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern) controller en het hoofd financiën”. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van de controleverordening zijn ook nog communicatie momenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 lid 4 betreft het de communicatie voorafgaand aan de controle, te weten “De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren”. In artikel 7 lid 4 betreft het de communicatie na afloop van de controle, te weten “De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie”.

In bijlage 1 van dit controleprotocol is het communicatietraject nader uitgewerkt.

2. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE CONTROLE In artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven dat de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de raad benoemde accountant. De werkzaamheden van de accountant hebben als doel het afgeven van een oordeel over: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten; • 1een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatieeenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening; • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

1

Dit betreft deelverantwoording en is niet altijd van toepassing 4

Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) alsmede de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV en de Richtlijnen voor de Accountantscontrole van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens de commissie “Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden” (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. De accountant hoeft niet vast te stellen dat álle handelingen in overeenstemming met de geldende weten regelgeving zijn verricht. De accountantscontrole beperkt zich tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die als baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening worden verantwoord. De accountant controleert alleen de financiële beheers handelingen.

3. GOEDKEURINGS- EN RAPPORTERINGSTOLERANTIES 3.1 Algemeen De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de financiële beheers handelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten en Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De minimumeisen zijn:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 1%

Strekking controleverklaring: Met Oordeelonthouding Beperking > 1% < 3% Niet van toepassing

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

Afkeurend ≥ 3% Niet van toepassing

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van dit zogenoemde professional judgement. Goedkeuringstolerantie: De definitie van goedkeuringstolerantie is: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven controleverklaring, zoals in de bovenstaande tabel met minimumeisen is aangegeven. Rapporteringstolerantie: De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerapporteerd aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid.

5

De definitie van de rapporteringstolerantie is: Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie wordt als maatstaf voorgesteld dat de accountant elke fout of onzekerheid van € 100.000 of hoger rapporteert in het verslag van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Door het ministerie van BZK is voorgeschreven dat de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarrekening, wel geldt een specifieke rapporteringstolerantie: Omvang specifieke uitkering ≤ € 125.000 > € 125.000 en ≤ € 1 miljoen > € 1 miljoen

Rapporteringstolerantie € 12.500 10% van de specifieke uitkering € 125.000

Bovenstaande betekent dat de accountant alle geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden rapporteert die afzonderlijk op regeling niveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen.

3.2 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de gemeente Overbetuwe Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Overbetuwe wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de lasten inclusief resultaatbestemming) en 3% voor onzekerheden (3% van de lasten inclusief resultaatbestemming).

3.3 Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. De gemeenteraad stelt de verantwoordinggrens vast op 3% en een rapportagegrens van EUR 100.000.

6

4. RECHTMATIGHEID EN DE RECHTMATIGHEIDSCRITERIA 4.1 Algemeen In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

calculatiecriterium valuteringscriterium adresseringscriterium volledigheidscriterium aanvaardbaarheidscriterium leveringscriterium

7. begrotingscriterium 8. voorwaardencriterium 9. misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Afgedekt door getrouw beeld van de controleverklaring van de accountant

Afgedekt door bestuursverklaring rechtmatigheid door het college

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst wordt door gemeente opgenomen in de jaarrekening en is als bijlage bij dit protocol opgenomen. Begrotingscriterium Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de geraamde bedragen is er sprake van een onrechtmatigheid (begrotingsonrechtmatigheid).

Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. De overdrachten van onder andere subsidies en uitkeringen zijn bijvoorbeeld aan bepaalde voorwaarden verbonden. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Onder misbruik wordt verstaan, het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, dan met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen.

Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. 7

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan, het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Op 18 juli 2022 is de raad via een TIC geïnformeerd over de Nota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik 2022 vastgesteld.

4.2 Inventarisatie wet- en regelgeving gemeente Overbetuwe Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het gemeentelijk normenkader geeft een overzicht van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Als primair verantwoordelijke voor de naleving van de wet- en regelgeving moet het college permanent zicht hebben op het van toepassing zijnde relevante normenkader. Het is derhalve de taak van het college om het normenkader jaarlijks te actualiseren en vast te stellen en dit toe te sturen aan de raad. Het doel van het versturen is dat de raad zich bewust is van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de accountantscontrole/rechtmatigheidsverantwoording van het college en dat de raad daarmee de mogelijkheid krijgt om het normenkader aan te vullen.

5. RAPPORTAGE DOOR DE ACCOUNTANT Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt. Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenoemde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. De managementletter is gericht aan het college van burgemeester en wethouders. Een afschrift van de managementletter zal, inclusief een reactie van het college, door het college aan de raad ter inzage worden verstrekt. Accountantsverslag Overeenkomstig de gemeentewet wordt na aanleiding van de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen (het accountantsverslag) uitgebracht, gericht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer waarborgen. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit normenkader overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Tevens geven zij in hun verklaring hun oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening (en de rechtmatigheidsverklaring als onderdeel van de jaarrekening) kan vaststellen. In bijlage 4 is een overzicht van de verschillende rapportages, inclusief tijdstip van verschijnen, korte inhoud en geadresseerde opgenomen.

8

6. RAPPORTAGE DOOR HET COLLEGE Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders, zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

7. EVALUATIE Door middel van dit controleprotocol voor de accountant en rechtmatigheidsverklaring college Gemeente Overbetuwe 2023 komt het controleprotocol voor de accountant 2008 te vervallen. Dit protocol gaat in vanaf het boekjaar 2023. Indien aanpassingen in wet- en regelgeving het vereist om het controleprotocol voor de accountant en rechtmatigheidsverklaring college Gemeente Overbetuwe 2023 aan te passen, zal hiervoor een geactualiseerd protocol opgesteld worden. Bijlagen: 1. Communicatie en periodiek overleg 2. Model Bestuursverklaring rechtmatigheid 3. Rapportagemomenten

9

8. BIJLAGE 8.1 Bijlage 1 Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Audit-commissie (overleg zoals bedoeld in artikel 4 lid 3 van de controleverordening gemeente Overbetuwe)

Aantal per jaar Minimaal twee

Griffier

PM

Gemeentesecretaris/ concerncontroller

Periodiek

Financieel management

Minimaal drie

Afdelingen

PM

Portefeuillehouder Financiën College van burgemeester en wethouders, commissie en gemeenteraad

Periodiek PM

Toelichting De gemeenteraad is opdrachtgeven van de accountant. De audit-commissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controle-opdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de audit-commissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in de auditcommissie. Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtvertrekking aan de accountant; verder informeel voortgangsoverleg naar behoefte. De gemeentesecretaris en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept accountantsverslag) Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interimcontrole en van de eindejaarscontrole.

Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Binnen de afdelingen zal, in het kader van de accountantscontrole, nader overleg van toepassing kunnen zijn meg de hoofden en de verantwoordelijke voor de relevante primaire processen. Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interimcontrole en eindejaarscontrole. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college, commissie en gemeenteraad.

10

8.2 Bijlage 2 Model Bestuursverklaring rechtmatigheid

11

8.3 Bijlage 3 Rapportagemomenten Rapportage Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interimcontrole

Tijdstip Na afronding van de interimcontrole

Accountantsverslag dan wel verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening

Inhoud Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge het controleprotocol en de feitelijke bevindingen. Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met verslaggevingsvoorschriften.

Gericht aan Raad (hoofdlijnen) en College

Raad

Raad

12