22-10-18 A14 Informatiememo; Rondetafelgesprek voor nieuw vergunningverlening-, toezicht- en handhavingsbeleid, Tussenevaluatie Samenhangend Handhavingsbeleid 2014-2019pdf

Evaluatie Samenhangend Handhavingsbeleid 2014-2019

gemeente

Overbetuwe o

Versie 1.3 10-04-2018

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

1

Conclusie en Samenvatting

2

1.

Aanleiding

3

2.

Opdrachtformulering

3

3.

Evaluatie-aanpak

4

4.

Uitvoering handhavingsbeleid

5

5.

Bevindingen vanuit vragenlijst

9

6.

Aanbevelingen

11

Bijlage: Tabel vragenlijst, bevindingen en aanbevelingen

13

1

Conclusie en Samenvatting

De centrale onderzoeksvraag van deze evaluatie luidt: In hoeverre zijn de in de nota Samenhangend Handhavingsbeleid gestelde doelstellingen behaald? Om antwoord te geven op deze centrale onderzoeksvraag heeft een werkgroep de centrale onderzoeksvraag uitgewerkt in toetsvragen. De werkgroep heeft vragenlijsten uitgezet, een interview gehouden en een documentstudie uitgevoerd. Conclusie van de evaluatie is dat vanaf 2014 verschillende werkzaamheden zijn uitgevoerd en maatregelen zijn ingevoerd, die hebben bijgedragen aan het behalen van de doelstellingen van het Samenhangend Handhavingsbeleid. Zo is gestart met een integrale controle op bedrijven, ondersteuning geboden aan buurtpreventieprojecten en er zijn keurmerken ingesteld. Daarnaast is intern gestart met een leantraject om de knelpunten in de processen aan te pakken. Daarnaast is er meer ingezet op digitaal toezicht, waardoor efficiënter kan worden gewerkt. Doordat de doelstellingen uit het Samenhangend Handhavingsbeleid niet altijd specifiek en concreet zijn opgesteld, is geen duidelijk antwoord te geven op de vraag in hoeverre de doelstellingen behaald zijn. Voor een nieuw op te stellen Samenhangend Handhavingsbeleid is het aan te bevelen om de doelstellingen meer meetbaar op te stellen. De werkgroep heeft daarnaast diverse andere aanbevelingen gedaan.

De aanbevelingen zijn deels gericht op het lopende uitvoeringsbeleid (Uitvoeringsprogramma 2017) en deels gericht op een nieuw op te stellen Samenhangend Handhavingsbeleid (2020 en verder). De voorliggende evaluatie heeft betrekking op de nota Samenhangend Handhavingsbeleid en niet direct op de uitvoeringsprogramma's (2014-2015 en 2017). Het uitvoeringsprogramma 2017 zal separaat geëvalueerd moeten worden en ook deze evaluatie zal dienen als input voor een nieuw op te stellen uitvoeringsprogramma.

2

1. Aanleiding

Op 7 januari 2014 heeft de raad het Samenhangend Handhavingsbeleid 2014-2019 vastgesteld. In de beleidsnota is opgenomen dat het Samenhangend Handhavingsbeleid gedurende de looptijd tweemaal geëvalueerd zal worden. Bij het vaststellen van het beleid door de raad, is een motie aangenomen, waarin de raad het college vraagt om de beleidsevaluatie na drie jaar voor te leggen aan de raad en de raad daarbij te informeren over de vorderingen. De evaluatie stond gepland voor Q4-2017, maar is uitgesteld tot Q1-2018. Met deze evaluatie wordt invulling gegeven aan de opgenomen evaluatie in het beleid en de motie vanuit de raad. Deze hebben we vertaald in één centrale onderzoeksvraag, welke wordt uitgewerkt in meerdere toetsvragen. Om de evaluatie uit te voeren is een werkgroep opgericht bestaande uit de volgende leden: - Wilco Aarns (Concerncontroller, voorzitter werkgroep) Marinka van Gent (Beleidsmedewerker Fysieke Leefomgeving) - André van Laar (Juridisch medewerker Omgevingsrecht) Marc-Jan Vonk (Senior Integraal Toezichthouder) Lianne Herregraven (Medewerker Administratieve Organisatie/Interne Beheersing)

2.

Opdrachtformulering

Centrale onderzoeksvraag In hoeverre zijn de in de nota Samenhangend Handhavingsbeleid 2014-2019 gestelde (maatschappelijke) doelstellingen behaald?

Doelstelling evaluatie -

-

Beoordelen in hoeverre de verrichte taken door Handhaving, een bijdrage hebben geleverd aan het behalen van de in het beleid gestelde (maatschappelijke) doelstellingen. Op basis van de bevindingen uit de evaluatie aanbevelingen / verbetervoorstellen doen voor het huidige beleid en het nieuw op te stellen beleid.

Medio 2019 volgt nog een eindevaluatie, waarin ook input zal worden opgehaald bij externe partijen en portefeuillehouder(s). Gezamenlijk vormen deze twee evaluaties input voor een nieuw op de stellen Samenhangend Handhavingsbeleid.

3

3. Evaluatie-aanpak

De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in een vragenlijst, waarbij de leden van de werkgroep hebben bepaald aan wie, welke vragen gesteld zouden gaan worden. Uiteindelijk is er voor gekozen om één interview af te nemen en de overige vragenlijsten per mail uit te zetten. De leden van de werkgroep hebben zelf ook een vragenlijst ingevuld. Daarnaast is er door Wilco Aarns en Lianne Herregraven een documentstudie uitgevoerd. Interview: Rina Klerkx (Teammanager Team Vergunning en Handhaving) Werkgroepleden: Andre van Laar Marinka van Gent Marc-Jan Vonk Documentstudie: Wilco Aarns Lianne Herregraven Vragen per mail: Richard Latta (Adviseur Openbare Veiligheid en Crisisbeheersing) Eric Gloudemans (Medewerker Bodem en Geluid) Fabian Miceli (Accountmanager Bedrijven) Jan Dinnissen (Beleidsmedewerker Economie) Hans Welling (Financieel Adviseur) André Rutten (Opgaveregisseur) Kyra Hendriks (Opgaveregisseur) Dave Ploum (HR manager Opgavegericht werken) Gert-Jan Willemsen (Medewerker Ruimte) Door het afnemen van zowel interviews als het houden van een documentstudie, is gebruik gemaakt van bronnentriangulatie (het gebruiken van meerdere bronnen). De antwoorden zijn gebundeld in één vragenlijst, waarna hieruit bevindingen en aanbevelingen naar voren zijn gekomen. De vragenlijst is opgenomen in de bijlage bij dit rapport. De bevindingen en aanbevelingen zijn verderop uitgewerkt.

4

4. Uitvoering handhavingsbeleid

Historie Op 7 januari 2014 heeft de raad het Samenhangend Handhavingsbeleid 2014-2019 vastgesteld. Het college van B&W heeft vooruitlopend op dit beleid van de raad op 26 november 2013 het Uitvoeringsprogramma Samenhangende Handhaving 2014-2015 vastgesteld. In dit Uitvoeringsprogramma 2014-2015 is concreet aangegeven welke toezichten handhavingsactiviteiten in de fysieke leefomgeving worden uitgevoerd. Voor 2016 is nog het Uitvoeringsprogramma 2014-2015 gehanteerd. In de Uitvoeringsagenda 2016-2018 van het college is als speerpunt opgenomen het opstellen van een uitvoeringsprogramma handhaving voor 2017. In dit Uitvoeringsprogramma Handhaving 2017 wordt aangegeven welke activiteiten op het gebied van toezicht en handhaving in de fysieke leefomgeving worden uitgevoerd, op basis van de gestelde doelen en prioriteiten in het beleidsplan van de raad. De toezicht- en handhavingstaken op het beleidsveld milieu die zijn overgeheveld naar de ODRA zijn in dit Uitvoeringsprogramma 2017, evenals in het Uitvoeringsprogramma 2014-2015, buiten beschouwing gelaten. Daarvoor wordt jaarlijks een werkprogramma door de ODRA opgesteld. Werkzaamheden 2014 - 2017 Met het samenhangend handhavingsbeleid is beoogd de integrale uitvoering van gemeentelijke handhavingstaken te bevorderen en de kwaliteit van de taakuitvoering te verbeteren. In hoeverre dit is bereikt blijkt uit het volgende.

Integrale aanpak controles bedrijven en evenementen Verschillende disciplines binnen de gemeente (o.a. Boa's, toezichthouders bouwen en wonen, juridische handhaving) hebben samen met politie, brandweer, ODRA, Regionaal Informatie en Expertise Centrum (RIEC) en belastingdienst een integrale controle op bedrijven op bedrijventerreinen in Overbetuwe uitgevoerd. Voordeel van deze integrale aanpak is dat diverse toezichthouders tegelijkertijd de bedrijven bezoeken. Vastlegging van de bevindingen gebeurt nog wel door alle toezichthouders apart. Controles van evenementen gebeurt ook regelmatig integraal. De betrokken partners (zowel in- als extern) zijn afhankelijk van het soort evenement. Meestal gaat het om controles van de toezichthouders van de gemeente samen met de politie en soms ook nog met de brandweer. Buurtpreventie Buurtpreventie draagt bij aan preventief toezicht. Zo kan bijvoorbeeld vandalisme worden voorkomen of gesignaleerd en doorgegeven aan gemeente of politie. In diverse wijken zijn particuliere buurtpreventieprojecten opgezet, met groepsapps en in 1 wijk een buurtwacht voor toezicht. Deze projecten worden ondersteund door de gemeente. De gemeente plaatst op aanvraag borden voor de groepsapps. Deze bevorderen de zichtbaarheid van de buurtpreventie.

5

Keurmerken Veilig Ondernemen Op 10 mei 2017 is het Keurmerk Veilig Ondernemen voor Centrum Elst door gemeente, brandweer, politie, Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid (CCV), en Centrum Management Elst (CME) ingesteld. Op 11 oktober 2017 is het Keurmerk Veilig Ondernemen buitengebied/bedrijventerreinen ingesteld en is daartoe met diverse overheidsinstanties, de Land- en Tuinbouworganisatie (LTO) en het CVV een intentieverklaring Keurmerk Veilig Ondernemen Buitengebied Overbetuwe gesloten. Verder hebben begin 2018 vertegenwoordigers van Overbetuwse bedrijventerreinen samen met politie, brandweer, gemeente en MKB Nederland het Certificaat 'Keurmerk Veilig Ondernemen Bedrijventerreinen' behaald. Een activiteit die valt onder het Keurmerk Veilig Ondernemen is het uitvoeren van een schouw op bedrijventerreinen uitgevoerd door de ondernemers. Deze keurmerken zijn van belang in het kader van doorgeven van signalen aan de gemeente op het gebied van handhaving. Ze bevorderen de samenwerking en integrale aanpak van de verschillende partijen. Als er bepaalde zaken worden geconstateerd wordt in onderling overleg bekeken wie het beste kan optreden, bijvoorbeeld Boa of politie of dat ondernemers elkaar aanspreken. Lean-traject Handhaving Om de kwaliteit van werkprocessen Handhaving verder te verbeteren is in 2017 gestart met een Lean-traject Handhaving.

Er is een verbeterteam samengesteld, dat aan de slag is gegaan met het inventariseren van knelpunten binnen de processen, het bedenken van verbeterideeën en het implementeren daarvan. Onder andere is aandacht besteed aan het optimaliseren en uniformeren van (werk)processen, en zijn verdere stappen gezet in de omslag naar digitaal werken. Digitaal toezicht De applicatie Squit XO welke gebruikt wordt voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, wordt steeds verder uitgebreid aan de hand van modules. Vanaf 2014 wordt gewerkt met een aparte module voor handhaving. Sinds 2016 worden door de Boa's digitaal de bevindingen van controles op verschillende wet- en regelgeving vastgelegd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de applicatie City Control. CityControl ondersteunt de Boa voor het digitaal waarschuwen, verbaliseren en het vastleggen van meldingen. De gegevens van het proces-verbaal worden via een medewerker van de backoffice van Team Vergunningen en Handhaving doorgestuurd aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB). Digitaal toezicht en handhaving vereenvoudigen het verbaliseren en de bijbehorende administratie. De Boa kan daardoor meer ingezet worden voor toezicht en opsporing. De vereenvoudigde administratie bespaart ook tijd voor de medewerker van de backoffice.

Door toezichthouders bouwen en wonen worden de controles vanaf november 2016 bij bouw- en woningtoezicht digitaal verwerkt en wordt gewerkt met het programma Digitale Checklisten. Doordat alle gegevens over vergunningen en handhavingszaken digitaal in de

6

buitendienst beschikbaar zijn kunnen deze direct benaderd worden. Hierdoor is het mogelijk om efficiënter te werken en sneller te reageren op onverwachte situaties en calamiteiten. Digitaal toezicht heeft dus geleid tot efficiënter werken en daarmee tot verbetering van de kwaliteit van de taakuitvoering. Vaststellen

beleidsstukken

De volgende beleidsstukken zijn vastgesteld: »

Landelijke Handhavingsstrategie Brzo 1999 (d.d. 2013) - 14bw000289.

»

Beleidsregel dwangsommen 2014 - 14int02971

.

Milieujaarplan ODRA 2013-2014 - 13bw000137

»

Werkprogramma ODRA 2015 - 15ink08504

»

Werkprogramma ODRA 2016 - 16int01496

»

Werkprogramma ODRA 2017 - 17bes00566

»

Werkprogramma ODRA 2018 - 18ink01921

»

Meerjarenverslag fysieke leefomgeving 2014-2016 -17bes00567

»

Uitvoeringsprogramma Handhaving 2014-2015 - 14int00171

»

Uitvoeringsprogramma Handhaving 2017 -17bes00568

»

Verordening 'Kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht' voor taken die bij de ODRA zijn belegd -16rb000047

»

Regionaal Hennepconvenant 25-08-2014 - 14uit21920

»

Beleidsregel bestuurlijke sancties artikel 13b Opiumwet gemeente Overbetuwe 2015 -

»

15bb00007 Beleidsregel bestuurlijke sancties artikel 13b Opiumwet gemeente Overbetuwe 2017 17bb00017.

Kwantitatieve gegevens Om een beeld te schetsen over de kwantitatieve ontwikkelingen in de handhaving van het omgevingsrecht zijn in onderstaande tabel de aantallen handhavingsverzoeken en klachten/meldingen weergegeven. Daarbij de aantekening dat een aantal soorten meldingen vanaf 2015 afzonderlijk worden geregistreerd.

2010

handhavingsverzoeken 5

klachten/meldingen 14

dhw, ontruimingen, etc -

Totaal 19

2011 2012

8 24

18 30

-

2013

42

24

-

26 54

2014 2015

21 30

58 31

4

79 65

2016 2017

28 24

60 57

33 10

121 91

66

Van de verzoeken en meldingen uit 2014, 2015 en de eerste vier maanden 2016 is bekeken met welke prioriteit uit het handhavingsbeleid de zaak correspondeert. Van de 79 zaken uit 2014 hebben er 4 een hoge-, 32 een gemiddelde- en 43 een lage prioriteit. Van de laatste categorie hebben 12 zaken betrekking op het handhavingsthema reclame buitengebied.

7

Van de zaken die in 2015 zijn behandeld hebben er 3 een hoge-, 31 een gemiddelde- en 26 een lage prioriteit. Vijf zaken hadden betrekking op andere beleidsvelden of civielrechtelijke kwesties. Van de 33 zaken die in de eerste vier maanden van 2016 in behandeling zijn genomen hebben er 4 een hoge-, 12 een gemiddelde- en 17 een lage prioriteit. In voorgaande gegevens zijn de meldingen die door de Boa's zijn behandeld niet meegenomen. Die gegevens worden afzonderlijk geregistreerd in City Control (wordt gebruikt door de Boa's) en in CiVision Makelaar (wordt gebruikt door KCC). Hieronder staan de aantallen meldingen die in de afgelopen jaren door de Boa's zijn behandeld: Vanuit City control 2016

Sancties 223

Waarschuwingen 385

Totaal 608

2017

454

358

812

2018 (t/m 19-03)

132

28

158

Vanuit CiVision Makelaar Meldingen 2014 2015

513 574

2016

656

2017

586

Benchmarkgegevens c.q. informatie over de handhavingscapaciteit in vergelijkbare gemeentes zijn niet bekend. De enige beschikbare informatie is uit een onderzoek van Berenschot. Deze informatie is niet meegenomen in deze evaluatie, omdat deze niet actueel en specifiek is. Het is lastig om een aantal goed vergelijkbare gemeenten te vinden (vergelijkbaar qua omvang, handhavingsproblematiek en bij een omgevingsdienst ondergebrachte taken). Voor de uit te voeren beleidsevaluatie in 2019 is het aan te bevelen om adequate benchmarkgegevens te verzamelen

8

5. Bevindingen vanuit vragenlijst Opstellen beleid In het handhavingsbeleid zijn 7 doelstellingen opgenomen. Niet bij alle 7 doelstellingen is er een duidelijke relatie met de prioriteitenmatrix. Niet alle genoemde doelstellingen hebben een hoge prioriteit gekregen in de prioriteitenmatrix. Als er een informele klacht of melding binnenkomt, wordt gekeken of het een hoge prioriteit betreft en of veiligheidsrisico's een rol spelen. Zo nee, dan wordt er op korte termijn niets mee gedaan en wordt dat als zodanig gemeld. Een officieel handhavingsverzoek wordt altijd opgepakt, ongeacht de prioriteit. De doelstellingen zijn slechts gedeeltelijk SMART geformuleerd. Met name het meetbaar maken van de doelstellingen, heeft niet altijd plaatsgevonden. Er wordt gedeeltelijk aan de materiële en formele eisen uit de wet- en regelgeving voldaan. In de wetgeving staan voorschriften waar het handhavingsbeleid en uitvoeringsprogramma aan moeten voldoen. Hier wordt niet volledig aan voldaan. Het raadsbesluit heeft het normale politieke besluitvormingsproces doorlopen. Het beleid is gepubliceerd op de website. Vanuit het bedrijvenloket zijn ondernemers en instellingen niet op een actieve wijze geïnformeerd over het handhavingsbeleid. Voor zover bekend, zijn ook de inwoners niet op een actieve wijze geïnformeerd over het handhavingsbeleid.

Bij het evalueren van het uitvoeringsprogramma 2014-2015,zijn wel actief afgevaardigden van verschillende disciplines betrokken, die bij de handhaving een rol spelen. Uitvoeren beleid De cyclus die benoemd wordt in het handhavingsbeleid wordt wel gevolgd, maar met vertraging. Er wordt niet jaarlijks een uitvoeringsprogramma, evaluatie uitvoeringsprogramma, rapportage over het beleid en jaarverslag fysieke leefomgeving opgesteld. In de uitvoeringsprogramma's worden de activiteiten slechts op hoofdlijnen beschreven. De hoge prioriteiten worden wel benoemd, maar niet concreet welke activiteiten ondernomen worden. In de uitvoeringsprogramma's worden de prioriteiten niet nader uitgewerkt. Momenteel wordt gewerkt aan projectplannen, waar dit wel naar voren zou moeten komen, maar dit is nog in een beginstadium. Er is wel inzicht in het aantal zaken, maar niet in de bestede uren per handhavingstaak en uitgevoerde thema's. Begroting, personele bezetting en beleidstukken De personele bezetting zoals deze is opgenomen in het handhavingsbeleid is niet toereikend geweest. De oorzaak hiervan is onder meer dat de benodigde capaciteit destijds is gebaseerd op de hoeveelheid meldingen en handhavingsverzoeken in de jaren vóór 2014. Verwezen wordt naar het kopje "Kwantitatieve gegevens".

Daarbij speelt ook een rol dat klachten, meldingen en handhavingsverzoeken pas sinds 2014 worden geregistreerd in Squit. Voorheen vond registratie plaats door middel van Excel-bestanden. Die registratie was

9

onvolledig omdat bijvoorbeeld klachten/meldingen die direct konden worden opgelost niet werden geregistreerd, en omdat sommige zaken in afzonderlijke bestanden werden geregistreerd (bijvoorbeeld meldingen op het gebied van Drank- en Horeca, Opium en ontruiming van panden). De personele capaciteit zou in het uitvoeringsprogramma moeten worden geactualiseerd. Collega's van TVH worden wel betrokken bij nieuw beleid, maar de handhaafbaarheid van nieuw beleid krijgt niet altijd voldoende aandacht. Bij bestudering van enkele beleidsstukken, blijkt dit ook. Toezicht en handhaving is nog niet in alle relevante beleidsstukken opgenomen.

10

6. Aanbevelingen

Opstellen beleid Leg een duidelijk verband tussen de prioriteitenmatrix en de doelstellingen uit het Handhavingsbeleid. Dit zou je kunnen doen, door per prioriteit aan te geven, met welke doelstelling deze prioriteit verband houdt. Zo maak je inzichtelijk of de bepaalde prioriteiten wel passen bij de benoemde doelstellingen. Maak inzichtelijk wat de onderwerpen zijn van de meldingen, klachten en officiële handhavingsverzoeken en over welke prioriteiten deze gaan. Formuleer bij een nieuw op te stellen Handhavingsbeleid de doelstellingen zodanig, dat je ze aan de hand van objectieve maatstaven kunt meten. Hierdoor wordt het makkelijker om te evalueren of de doelstellingen uit het beleid ook daadwerkelijk behaald zijn of dat tussentijds moet worden bijgestuurd. We realiseren ons hierbij dat het niet altijd mogelijk is de doelstellingen volledig SMART te formuleren. Bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma en nieuwe handhavingsbeleid, moeten de wettelijke kaders gevolgd worden. De wettelijke kaders geven duidelijk aan, aan welke voorwaarden moet worden voldaan. Maak inzichtelijk aan welke materiële en formele eisen voldaan moet worden en handel hiernaar. Neem bij implementatie van het nieuw op te stellen beleid de communicatie met inwoners, instellingen en ondernemers mee. Geef hierin duidelijk aan hoe je gaat communiceren en hoe je hen erbij betrekt.

Betrek daar team communicatie bij. Bedenk daarbij dat publiceren op een website geen actieve communicatie is. Uitvoeren beleid Draag er zorg voor, dat datgene wat wordt opgenomen in het beleid, ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd (zoals het jaarlijks opstellen van een uitvoeringsprogramma, jaarverslag fysieke leefomgeving). Het uitvoeringsprogramma moet voor aanvang van het nieuwe jaar klaar zijn. Dit betekent dat je de evaluatie van het lopende jaar niet mee kunt nemen, maar alleen kunt gebruiken om gedurende het jaar bij te sturen. Alleen zo krijg je een dynamische cyclus. Bijvoorbeeld: In 2018 wordt het uitvoeringsprogramma 2017 geëvalueerd. Het uitvoeringsprogramma 2019 wordt ook opgesteld in 2018, hierbij maak je gebruik van het jaarverslag fysieke leefomgeving 2017, de evaluatie van het uitvoeringsprogramma 2017, eventueel aangevuld met de eerste ervaringen uit 2018. Geef duidelijk aan waar de taken en verantwoordelijkheden liggen voor het opstellen van het beleid, het opstellen van het uitvoeringsprogramma en het evalueren van het beleid en uitvoeringsprogramma. Benoem in het uitvoeringsprogramma niet alleen de prioriteiten, maar benoem de daadwerkelijke activiteiten die je gaat ondernemen. Voorkom hierbij herhalingen. Momenteel

11

wordt gewerkt aan projectplannen, waarin de concrete activiteiten worden beschreven. In het uitvoeringsprogramma moet verwezen worden naar de projectplannen. Gebruik Squit, City Control en CiVision Makelaar om inzicht te krijgen niet alleen in de aantallen, maar vooral in de onderwerpen van de handhavingstaken. Zo krijg je inzicht of je met de juiste prioriteiten bezig bent, of dat je voornamelijk met lagere prioriteiten bezig bent. Begroting, personele bezetting en beleidsstukken Neem de personele bezetting op hoofdlijnen op in het beleid, en zet de uitwerking hiervan in de uitvoeringsprogramma's en evaluatie. Zorg dat toezicht én handhaving onderdeel gaan uitmaken van de relevante beleidsstukken. Neem de handhaafbaarheid van nieuw beleid mee. Zorg dat het beleid hierbij leidend is en niet de beschikbare capaciteit bij handhaving. Overige Maak bij de integrale controle aanpak bedrijven afspraken over de vastlegging van de bevindingen. Nu gebeurt de vastlegging nog door de alle toezichthouders apart. Maak meer gebruik van informatiegestuurd handhaven (zie uitvoeringsprogramma 2017 pg 14) Realiseer - waar mogelijk - koppelingen tussen de diverse systemen (bijvoorbeeld CiVision Makelaar en Squit XO) om nog efficiënter te kunnen werken. Onderzoek welke invloed de wet VTH (van toepassing sinds 14-04-2016) heeft op het Samenhangend Handhavingsbeleid.

12

Bijlage: Tabel vragenlijst, bevindingen en aanbevelingen

Nr | Vraag Opstellen beleid 1 In hoeverre is er een relatie tussen de prioriteitenmatrix en de geformuleerde doelstellingen van het Samenhangend Handhavingsbeleid? M.a.w. is er een verband tussen de bepaling van de prioriteiten en de door de gemeente gestelde doelstellingen? De doelstellingen van het beleid zijn: 1. Het leveren van een bijdrage aan een gemeente waar inwoners veilig en gezond kunnen w o n e n , werken en recreëren. 2. Het stimuleren van eigenheid en verantwoordelijkheid van inwoners/ ondernemers/ verenigingen. 3. Het bieden van duidelijkheid aan inwoners, instellingen en ondernemers over handhavingszaken met prioriteit, hiernaar handelen en daardoor rechtsgelijkheid bevorderen. 4. Het waarborgen van de veiligheid en kwaliteit van de bouwkundige staat van gebouwen en objecten. 5. Het bestrijden van verloedering en overlast in de openbare ruimte. 6. Het waarborgen van het planologisch vastgelegd gebruik van gebouwen en gronden in bestemmingsplannen. 7. Het uitvoering geven aan de materiele en formele eisen die de wet- en regelgeving stelt.

Bevinding

Aanbeveling

In het handhavingsbeleid zijn 7 doelstellingen opgenomen. Niet bij alle 7 doelstellingen is er een duidelijke relatie met de prioriteitenmatrix.

Leg een duidelijk verband tussen de prioriteitenmatrix en de doelstellingen uit het Handhavingsbeleid. Dit zou je kunnen doen, door per prioriteit aan te geven, met welke doelstelling deze verband houdt. Zo maak je inzichtelijk of de bepaalde prioriteiten wel passen bij de benoemde doelstellingen.

Als er een klacht of melding binnenkomt, wordt gekeken of het een hoge prioriteit betreft. Zo nee, dan wordt er op korte termijn niets mee gedaan en wordt dat netjes gemeld. Een officieel handhavingsverzoek wordt altijd opgepakt, ongeacht de prioriteit. Niet alle genoemde doelstellingen hebben een hoge prioriteit gekregen in de prioriteitenmatrix.

Maak inzichtelijk wat de onderwerpen zijn van de meldingen, klachten en officiële handhavingsverzoeken en over welke prioriteiten deze gaan.

2

In hoeverre zijn de doelstellingen uit het Samenhangend Handhavingsbeleid SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Ambitieus, Realistisch, Tijdsgebonden) geformuleerd?

De doelstellingen zijn slechts gedeeltelijk SMART geformuleerd. Met name het meetbaar maken van de doelstellingen, heeft niet altijd plaatsgevonden.

Formuleer bij een nieuw op te stellen Handhavingsbeleid de doelstellingen zodanig, dat je ze aan de hand van objectieve maatstaven kunt meten. Hierdoor wordt het makkelijker om te evalueren of de doelstellingen uit het beleid ook daadwerkelijk behaald zijn of dat tussentijds moet worden bijgestuurd.

3

Op welke wijze wordt voldaan aan de materiele en formele eisen die de wet- en regelgeving stelt aan het beleid op het gebied van Toezicht en handhaving?

Er wordt gedeeltelijk aan de materiele en formele eisen uit de wet- en regelgeving voldaan. In de wetgeving staan voorschriften waar het handhavingsbeleid en uitvoeringsprogramma aan moeten voldoen. Hier wordt niet volledig aan voldaan.

Bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma en nieuwe handhavingsbeleid, moeten de wettelijke kaders gevolgd worden. De wettelijke kaders geven duidelijk aan, aan welke voorwaarden moeten worden voldaan. Maak inzichtelijk aan welke materiele en formele eisen voldaan moet worden en handel hiernaar.

De Boa's voldoen aan de verplichting tot jaarlijkse her- en bijscholing. 4

In hoeverre is het beleid zowel gericht op de fysieke leefomgeving als op de openbare veiligheid, en wordt daarbij gekeken naar de verschillende beleidsvelden (Ruimtelijke ordening, Bouwen, Wonen, Milieu, Brandveiligheid, A P V en Bijzondere wetten)?

Het beleid is zowel gericht op de fysieke leefomgeving als op de openbare veiligheid. Ook uit de prioriteitenmatrix blijkt dat de prioriteiten deze verschillende beleidsvelden betreffen.

5

In het beleid is opgenomen, dat de gemeente ervoor kiest om inwoners op een actieve wijze te benaderen langs drie sporen (communicatie, advisering en beleidsontwikkeling).

Het raadsbesluit heeft het normale politieke besluitvormingsproces doorlopen. Het beleid is gepubliceerd op de website. Vanuit het bedrijvenloket zijn ondernemers en instellingen niet op een actieve

Neem bij implementatie van het nieuw op te stellen beleid de communicatie met inwoners, instellingen en ondernemers mee. Geef hierin duidelijk aan hoe je gaat

13

-

-

Op welke wijze heeft de gemeente inwoners, instellingen en ondernemers geïnformeerd over (de uitvoering van) het handhavingsbeleid? Hebben we een beeld in hoeverre de inwoners op de hoogte zijn van het handhavingsbeleid?

Uitvoeren beleid (incl. uitvoeringsprogramma) 6 In hoeverre is de cyclus die benoemd is in het beleidsplan uitgevoerd: Basis: Samenhangend Handhavingsbeleid Nulmeting: Rapportage over het aantal handhavingszaken, bestede uren per handhavingstaak en uitgevoerde thema's. Deze gegevens worden vastgelegd in rapportages en vertaald in het uitvoeringsprogramma. Deze gegevens worden ook gebruikt bij de evaluatie van beleidsdoelen en als input voor begroting en jaarrekening Jaarlijks: Opstellen uitvoeringsprogramma (met daarin een koppeling tussen het uitvoeringsprogramma en de begroting) Jaarlijks: Evaluatie uitvoeringsprogramma (met daarbij communicatie hoe de handhaving is verlopen en op welke thema's de gemeente het komend jaar in gaat zetten) Jaarlijks: Rapportage over de uitvoering van het beleid aan de raad (voor zover die past binnen de reguliere P & C cyclus) Jaarlijks: Jaarverslag Fysieke Leefomgeving

wijze geïnformeerd over het handhavingsbeleid. Voor zover bekend, zijn ook de inwoners niet op een actieve wijze geïnformeerd over het handhavingsbeleid. Bij het evalueren van het uitvoeringsprogramma 2014-2015, zijn wel actief ondernemers en instellingen betrokken.

|

communiceren en hoe je hen erbij betrekt. Betrek daar team communicatie bij. Bedenk daarbij dat publiceren op een website geen actieve communicatie is.

| De cyclus die benoemd wordt in het handhavingsbeleid wordt wel gevolgd, maar met vertraging. Er wordt niet jaarlijks een uitvoeringsprogramma, evaluatie uitvoeringsprogramma, rapportage over het beleid en jaarverslag fysieke leefomgeving opgesteld.

Draag er zorg voor, dat datgene wat wordt opgenomen in het beleid, ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Het uitvoeringsprogramma moet voor aanvang van het nieuwe jaar klaar zijn. Dit betekent dat je de evaluatie van het lopende jaar niet mee kunt nemen, maar alleen kunt gebruiken om gedurende het jaar bij te sturen. Alleen zo krijg je een dynamische cyclus. Bijvoorbeeld: In 2018 wordt het uitvoeringsprogramma 2017 geëvalueerd. Het uitvoeringsprogramma 2019 wordt ook opgesteld in 2018, hierbij maak je gebruik van de evaluatie van het uitvoeringsprogramma 2017, eventueel aangevuld met de eerste ervaringen uit 2018. Geef duidelijk aan waar de taken en verantwoordelijkheden liggen voor het opstellen van het beleid, het opstellen van het uitvoeringsprogramma en het evalueren van het beleid en uitvoeringsprogramma.

7

In hoeverre is in de uitvoeringsprogramma's (excl ODRA) beschreven welke voorgenomen activiteiten het gemeentebestuur het komende jaar uit gaat voeren en welke taken minder aandacht krijgen?

In de uitvoeringsprogramma's worden de activiteiten slechts op hoofdlijnen beschreven. De hoge prioriteiten worden wel benoemd, maar niet concreet welke activiteiten ondernomen worden.

8

In hoeverre zijn in de uitvoeringsprogramma's de prioriteiten nader uitgewerkt en wordt ingegaan op het toezicht o.b.v. de onderdelen frequentie (hoe vaak en op welk moment wordt er gecontroleerd), breedte (wordt alles gecontroleerd of één of meerdere aspecten) en diepte (wordt op hoofdlijnen gecontroleerd of wordt ieder detail meegenomen)?

In de uitvoeringsprogramma's worden de prioriteiten niet nader uitgewerkt. Momenteel wordt gewerkt aan projectplannen, waar dit wel naar voren zou moeten komen, maar dit is nog in een beginstadium.

9

Op welke wijze heeft de gemeente invulling gegeven aan het inzetten op preventief toezicht?

10

In het beleid is opgenomen: Het komend jaar worden gegevens opgebouwd over het aantal handhavingszaken, de bestede uren per handhavingstaak en de uitgevoerde thema's. Dit wordt vastgelegd in rapportages en vertaald in het uitvoeringsprogramma. ^ In hoeverre is hier invulling aan gegeven?

Preventief toezicht wordt op verschillende wijzen ingevuld. Bijvoorbeeld door de Boa's en door inspecties van toezichthouders. Als het gaat om milieu gerelateerd toezicht, wordt door de partners van ODRA een risicoprofiel per branche opgesteld en daar een vaste frequentie aan verbonden. Preventief toezicht zou ook door middel van gerichte communicatie kunnen plaatsvinden, dat gebeurt in toenemende mate. Er is wel inzicht in het aantal zaken, maar niet in de bestede uren per handhavingstaak en uitgevoerde thema's.

Benoem in het uitvoeringsprogramma niet alleen de prioriteiten, maar benoem de daadwerkelijke activiteiten die je gaat ondernemen. Voorkom hierbij herhalingen. Momenteel wordt gewerkt aan projectplannen, waarin de concrete activiteiten worden beschreven. In het uitvoeringsprogramma moet verwezen worden naar de projectplannen.

Gebruik Squit, City Control en CiVision Makelaar om inzicht te krijgen niet alleen in de aantallen, maar vooral in de onderwerpen van de handhavingstaken. Zo krijg je inzicht of je met de juiste prioriteiten bezig bent, of dat je voornamelijk

14

met lagere prioriteiten bezig bent. 11

Zijn de medewerkers die betrokken zijn in de uitvoering van toezicht en handhaving, op de hoogte van de doelstellingen van het Samenhangend Handhavingsbeleid en de prioriteitenmatrix en in hoeverre zijn hun werkzaamheden hier op ingericht?

De betrokken medewerkers zijn op de hoogte van de doelstellingen en de prioriteitenmatrix. Daar is hun werk op ingericht. Voorgaand jaar zijn ze betrokken geweest bij het uitvoeringsprogramma, toen is ook de prioriteitenmatrix met ze doorgenomen.

12D R AIn het beleid is inzake het beleggen van de taken bij ODRA opgenomen: Om het O niveau van de dienstverlening te kunnen waarborgen is bij verdere uitwerking afstemming nodig tussen de taken die de ODRA doet en gemeentelijke taken. Dit geldt ook voor de rapportages over handhaving van de gemeente en rapportages van de ODRA ^ Hoe is dit verder uitgewerkt?

1 De ODRA levert 3x per jaar een Partnerrapportage. Daarin wordt 1 aangegeven hoeveel uren de ODRA aan welke taken heeft besteed. De 3 rapportage betreft het jaarverslag. In het najaar wordt door de ODRA al het werkprogramma voor het volgende jaar opgesteld. Dit wordt voor akkoord aan B & W voorgelegd.

13

e

In hoeverre is in de werkprogramma's ODRA beschreven welke activiteiten het komend jaar uitgevoerd gaan worden, zijn de prioriteiten verder uitgewerkt en wordt ingegaan op het toezicht o.b.v. de onderdelen frequentie (hoe vaak en op welk moment wordt er gecontroleerd), breedte (wordt alles gecontroleerd of één of meerdere aspecten) en diepte (wordt op hoofdlijnen gecontroleerd of wordt ieder detail meegenomen)?

Begroting, personele bezetting, beleidsstukken 14 In hoeverre is het Samenhangend Handhavingsbeleid geborgd in de begroting?

Overbetuwe ontvangt het werkprogramma met daarin een lijst van de in dat jaar te controleren inrichtingen.

|

| In het vastgestelde Samenhangend Handhavingsbeleid staan in het hoofdstuk over de borging van het beleid geen concrete aanknopingspunten voor het financiële kader. In de begroting zijn structurele middelen voor de uitvoering van het handhavingsbeleid (Personeel en diverse uitvoeringsbudgetten) opgenomen. Daarnaast worden eenmalige middelen vrijgemaakt voor 2 projecten: BAGterugmeldingen en strijdige bewoning.

15

In het beleid is opgenomen: Het uitgangspunt voor uitvoering van de taken is, dat uitgegaan wordt van de huidige beschikbare capaciteit ^ In hoeverre is de personele bezetting waarmee gerekend is, toereikend geweest?

De personele bezetting zoals deze is opgenomen in het handhavingsbeleid is niet toereikend geweest. De personele capaciteit zou in het uitvoeringsprogramma moeten worden geactualiseerd.

Neem de personele bezetting op hoofdlijnen op in het beleid, en zet de uitwerking hiervan in de uitvoeringsprogramma's en evaluatie.

16

In hoeverre wordt het thema handhaving meegenomen in beleidsstukken waar dit relevant is?

Hier wordt wisselend over gedacht. De algemene tendens lijkt, dat collega's van TVH wel worden betrokken bij nieuw beleid, maar dat niet altijd goed wordt nagedacht over de handhaafbaarheid van nieuw beleid. Uit bestudering van enkele beleidsstukken, blijkt dit ook. Toezicht en handhaving is nog niet in alle relevante beleidsstukken opgenomen.

Zorg dat toezicht én handhaving onderdeel gaan uitmaken van de relevante beleidsstukken. Neem de handhaafbaarheid van nieuw beleid mee. Zorg dat het beleid hierbij leidend is en niet de beschikbare capaciteit bij handhaving.

17

In hoeverre is nieuwe wet- en regelgeving die vastgesteld is tijdens de looptijd van het Samenhangend Handhavingsbeleid, van invloed geweest op dit beleid? Had het beleid hierop aangepast moeten worden?

Er is geen nieuwe wet- en regelgeving geweest, die van invloed is geweest op het beleid. Wel is de wet V T H van kracht geworden, hiervan wordt nog bekeken wat de invloed is.

15

16