22-09-06.04 Relevant stuk ; 20-06-08 A19 TIC; Horizontale en verticale verantwoording archiefzorg en -beheer via Kritische Prestatie Indicatoren, bijlage 2.pdf

Plan van aanpak archiefbeheer n.a.v. KPI verslag en verslag advies en toezicht 2018-2019 van het Gelders Archief

Onderwerp Voorziening in geval van aangaan samenwerkingen (verbonden partijen)

KPI 1.4.a, 1.5.a, 1.7.a

Kwaliteitssysteem

2.1.a

Metagegevens

3.2.a, 4.2.a

Archiefruimte

3.6.a

Digitale archiefbescheiden

4.2.a

Vernietiging

5.2

Doel Betrokkenheid DIV en gemeentearchivaris bij opstellen archiefparagraaf in GR’s en samenwerkingsovereenkomsten borgen, overeenkomsten repareren waar nodig Methode, doel, scope en reikwijdte bepalen. Borgen status originelen, vernietigingsproces en duurzame toegankelijkheid permanent te bewaren archiefbescheiden (zowel papier als digitaal) Vaststellen of de ruimte voldoet aan de eisen van de archiefregeling Digitale beheeromgeving inrichten op basis van RODIN Wegwerken achterstanden

Vervangingsbesluit en verklaringen van vervanging

5.3

Vervanging juridisch borgen

Onbedoelde vervanging

5.3

Completeren papieren archief 20102017 en documenteren waar dit niet mogelijk is gebleken

Maatregel Richtlijn opstellen of bestaande richtlijn uitbreiden, in kaart brengen bestaande overeenkomsten, herzien bestaande afspraken (waar nodig) Plan op basis van nulmeting Opstellen en implementeren metagegevensschema meenemen bij inrichting InProces Inspectie ruimte RODIN als kader meenemen bij opstellen kwaliteitshandboek Plan van aanpak, grondslag vernietiging toevoegen d.m.v. representatieve steekproef, collegebesluit, vernietigingslijsten opmaken, machtiging aanvragen Retrospectief besluit B&W, alsnog opmaken verklaringen van vervanging Plan van aanpak, evt. terugroepactie

Onderwerp Overbrenging

KPI 6.1.b, 10.2.b.

Doel Tijdige planning van evt. bewerking en realiseren (tijdige) overbrenging

Scope DIV

2.1.a, 4.6.b

Calamiteitenplan

9.2

Beheerstaak in lijn brengen met besluit informatiebeheer, integraal beheer realiseren, verantwoordelijkheden m.b.t. archivering in de organisatie borgen Veiligheid niet overgebrachte archieven waarborgen

Maatregel Opstellen overzicht nog over te brengen bescheiden (papier en digitaal en/of beide), planning en afstemming werkzaamheden Op managementniveau taakstelling DIV borgen

Plan van aanpak voor veiligheidsplan, calamiteitenplan en ontruimingsplan voor archiefruimte (wordt onderdeel kwaliteitshandboek)