22-09-06.04 Relevant stuk ; 20-06-08 A19 TIC; Horizontale en verticale verantwoording archiefzorg en -beheer via Kritische Prestatie Indicatoren.pdf

B&W VOORSTEL Kenmerk: 20bw000241 Datum voorstel: 27 april 2020

Onderwerp: Horizontale en verticale verantwoording archiefzorg en -beheer via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI)

Voorstel portefeuillehouder: 1. Kennisnemen van het verslag Kritische Prestatie Indicatoren(KPI) archiefzorg en -beheer gemeente Overbetuwe 2019. 2. Kennisnemen van verslag advies en toezicht 2018-2019 van het Gelders Archief. 3. Instemmen met het plan van aanpak om de tekortkomingen op te lossen. 4. Informeren Provincie conform bijgevoegde concept brief. Team/ behandelend ambtenaar: Status voorstel: TIO / T.H.A.M. van Nuland openbaar Portefeuillehouder: B.E. Faber-de Lange

Datum b&w-vergadering: 19 mei 2020

Doorgeleiding naar de raad: ja

Indien naar de raad: ter informatie

Betrokkenen bij voorstel extern: N.v.t.

Betrokkenen bij voorstel intern: TIO/ M. Bonnes TIO/ K. van Lakwijk (informatiemanager) Joost Salverda, archiefinspecteur Gelders Archief TIC: Ja

Advies type voorronde raad: N.v.t.

Bijlagen voor B&W: 1. Verslag advies en toezicht 2018-2019 van het Gelders Archief (20ink08049) 2. Plan van aanpak n.a.v. het verslag KPI en toezicht verslag Gelders Archief (20bij04919) 3. Brief verslag KPI naar Provincie Gelderland (20uit08194) Bijlagen voor raad: 1. Verslag advies en toezicht 2018-2019 van het Gelders Archief (20ink08049) 2. Plan van aanpak n.a.v. het verslag KPI en toezicht verslag Gelders Archief (20bij04919)

*CONCEPT*

Voorstel 1. Kennisnemen van rapport Kritische Prestatie Indicatoren archiefzorg en -beheer gemeente Overbetuwe 2019. 2. Kennisnemen van verslag advies en toezicht 2018-2019 van het Gelders Archief. 3. Instemmen met het plan van aanpak om de tekortkomingen op te lossen. 4. Informeren Provincie conform bijgevoegde concept brief. Inleiding Dit voorstel komt voort vanuit de verplichting te voldoen aan de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). Het gaat hierbij om interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder andere de Archiefwet 1995. Onderdeel hiervan is de horizontale verantwoording tussen college en raad. Het college van B&W is als archiefzorgdrager op basis van artikel 30 Aw bestuurlijk verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI-verslag dat ambtelijk is opgemaakt en de toezending daarvan aan de gemeenteraad. Tevens is het college van B&W verantwoordelijk voor de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Doel en beoogd effect Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen en het zo goed mogelijk op orde hebben en houden van het archiefbeheer om zodoende de risico’s voor de bedrijfsvoering van onze organisatie zoveel mogelijk te beperken. Door middel van een plan van aanpak worden de tekortkomingen in 2020 en 2021 opgepakt. De adviezen van het Gelders Archief zijn hierin verwerkt.

Argumenten Het archief is een weerslag van het handelen van de organisatie. Archieven worden gevormd in het kader van de bedrijfsvoering, om verantwoording af te kunnen leggen (transparantie), vanwege bewijsvoering en juridische belangen. Voor ‘eeuwig’ te bewaren archieven is er ook een cultuur-historisch belang. Bij het archieftoezicht wordt de nadruk gelegd op de wettelijke verplichtingen waarbij de risico’s het grootst zijn. Bij de beoordeling van de informatie door de provincie ligt het accent op een vijftal speerpunten: 1. De lokale overheid zorgt ervoor dat de analoge en digitale archivering voldoet aan een door haar toe te passen toetsbaar kwaliteitssysteem. 2. Zowel de analoge als digitale archieven zijn in goede, geordende en toegankelijke (GGT) staat. 3. Keten- en projectarchivering, verbonden partijen. 4. Zowel de analoge als digitale archieven worden tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. 5. Zowel de analoge als digitale archieven worden duurzaam beheerd in daartoe geëigende omgevingen. Vooral de punten 2 en 5 worden zwaar gewaardeerd. Dat wil zeggen dat het risico hier hoog wordt ingeschat. Op punt 5 voldoen we aan de gestelde eisen. Op punt 2 scoren

*CONCEPT*

we mogelijk onvoldoende. Dit zou kunnen leiden tot een negatieve beoordeling van onze archiefzorg- en beheer door de Provincie. (In 2015 beoordeeld als matig.) Er zijn verbeteringen noodzakelijk. Vooral op het punt van de geordende staat van het archief zijn tekortkomingen geconstateerd en er zijn achterstanden waar actie op is vereist. Het toezicht op de archiefzorg- en beheer wordt vorm gegeven door middel van het verslag advies en toezicht 2018-2019 en een verslag van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI). Uit deze verslagen zijn een aantal tekortkomingen in het archiefbeheer van de gemeente naar voren gekomen. De belangrijkste zijn: • Achterstanden wat betreft te vernietigen bescheiden. (KPI 5.2) Sinds het ontstaan van de gemeente Overbetuwe (2001) hebben we geen officiële vernietiging meer uitgevoerd voor het archief. We hebben te vernietigen bescheiden (vanaf 2007) die met terugwerkende kracht vernietigd moeten worden. Dit moet aan de hand van vernietigingslijsten, die moeten worden goedgekeurd door het Gelders Archief. Het risico is niet groot, alleen voldoen we niet aan onze wettelijke verplichting. We zijn momenteel in overleg met het Gelders archief om deze achterstanden weg te werken. (zie plan van aanpak) • Het ontbreken van een kwaliteitssysteem. (KPI 2.1.a) Een kwaliteitssysteem is bedoeld om het informatiebeheer te verbeteren.

Aan de hand van een kwaliteitssysteem kun je toetsen of je aan bepaalde kwaliteitseisen voldoet. Door de snelle digitalisering van de maatschappij en de dienstverlening van de overheid wordt het voldoen aan deze kwaliteitseisen steeds belangrijker. We willen op basis van de door de VNG uitgegeven handreiking ‘Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden’ (KIDO) hieraan vormgeven. • Het ontbreken van een vervangingsbesluit en van verklaringen van vervanging. (KPI 5.3) Het vervangen van archiefbescheiden gaat over het vervangen van papieren documenten door digitale scans. Er is een vervangingsbesluit opgemaakt in 2008 (08bw000076), maar dit is nooit gepubliceerd waardoor de rechtsgeldigheid ontbreekt. Er moet een nieuw besluit (met terugwerkende kracht) genomen worden. Tevens zijn er geen verklaringen van de daadwerkelijke vervanging (incl. lijsten) opgemaakt. (zie Plan van aanpak) Voorts is geadviseerd bij de implementatie van het zaakgericht werken in ‘InProces’ de digitale beheeromgeving dusdanig in te richten dat voldaan wordt aan de wettelijke eisen. (KPI 4.2.a) Kanttekeningen en risico’s N.v.t. Financiën N.v.t. Vervolg Planning Alle actiepunten uit het plan van aanpak worden in 2020 en 2021 opgepakt. Na instemming door het college moet dit voorstel ter kennisname naar de raad.

*CONCEPT*

Na instemming door het college moet dit voorstel naar de Provincie. Communicatie Dit voorstel gaat ter kennisgeving naar de gemeenteraad. De Provincie verwacht voor 1 juni een reactie van het college op het uitgebrachte advies. In de bijlage treft u een concept brief aan, met daarin onze reactie richting de Provincie. Participatie N.v.t. Evaluatie Het plan van aanpak vormt een onderdeel van het periodieke overleg met het Gelders Archief. In dit overleg zal een evaluatie plaatsvinden van de voortgang van het proces.

*CONCEPT*