22-06-21.15 Relevant stuk 2, archiefverordening 2010 10 01

gemeente

Overbetuwe

Onderwerp: Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2010 Ons kenmerk: 09rb000264 Nr. 13C De raad van de gemeente Overbetuwe; gelezen net raadsvoorstel van burgemeester en wethouders van 24 november 2009; gelezen het advies van de commissie Burger van 7 januari 2010; gelet op artikel(en) 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; besl u it: vast te stellen de Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2010

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen Deze verordening verstaat onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. college: het college van burgemeester en wethouders; c. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover deze behoren tot de gemeente; d. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats; e. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; degene die de archiefbescheiden van de gemeentelijke f. beheerder: organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats beheert; g. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

!MMIMID!lllill:ll

Hoofdstuk 2 De zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel 2 Archiefbewaarplaats en archiefruimten Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats en voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 3 Aanwijzen beheerder Het college wijst een of meerdere beheerders aan. Artikel 4 Aanstellen personeel Het college stelt voor het uitvoeren van de werkzaamheden, die aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm, zijn verbonden, voldoende deskundig personeel aan. Artikel 5 Samenstellen en bewaren van archiefbescheiden 1. Het college zorgt dat het vervaardigen en bewaren van archiefbescheiden zo gebeurt, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op het vervaardigen van bescheiden, die zijn bestemd voor een overheidsorgaan of een andere belanghebbende, en waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 6 Middelen Het college zorgt dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden, te bestrijden.

Artikel 7 Nadere regels Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats nadere regels vast. Artikel 8 Verslag 1. Het college brengt tenminste eenmaal per vijf jaar aan de raad verslag uit over wat het heeft gedaan ter uitvoering van de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. 2. Het college legt daarbij de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, over.

Hoofdstuk 3 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 9 Toezicht op het beheer De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften gebeurt.

iiiiiiiinniiiffliiN

Artikel 10 Vervanging archivaris De archivaris is bevoegd zich, ter uitoefening van het hem bij wet opgedragen toezicht, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, te laten vervangen door een aan hem ondergeschikte ambtenaar. Deze ambtenaar moet in het bezit zijn van een diploma archivistiek. Artikel 11 Verstrekking, medewerking door beheerder; toegang archivaris 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris en degene die hem in de uitoefening van het toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 12 Uitoefening toezicht De archivaris deelt zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mee aan de beheerder, en, als hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13 Mededeling voornemen De beheerder deelt aan de archivaris tenminste tijdig mee zijn voornemen om aan het college een voorstel te doen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een afdeling of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inheriting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel 14 Verslag uitoefening toezicht De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college over de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk IV Slotbepalingen Artikel 15 Intrekking oude regeling De Archiefverordening gemeente Overbetuwe, zoals vastgesteld bij besluit van 24 april 2001, wordt ingetrokken. Artikel 16 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2010.

flHIIIIMinHIl

Artikel 17 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2010.

Aldus besloten in zijn openbare vergadering van26januari2010.

DE RAAD VOORNOEMD, de griffier, de voorzitter,

van den Brink

E. Tuijnman.

IIDIHIMHIIHIIIIIH