22-06-21.15 raadsvoorstel Archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer 2022

Onderwerp: Archiefverordening Ons kenmerk: 2022-007580 Nummer. Elst, 07 april 2022 AAN DE RAAD 1. Voorstel 1. Vaststellen van de Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2022. 2. Inleiding Op grond van de Archiefwet is uw raad verplicht een Archiefverordening vast te stellen waarin de zorg voor de gemeentelijke archiefbescheiden wordt vastgelegd. De huidige Archiefverordening dateert uit 2010. De directeur van het Gelders Archief is aangewezen als onze gemeentearchivaris. De modelverordening, waar wij onze Archiefverordening op baseren, is inmiddels enkele malen aangepast. Dit heeft geleid tot een eenvoudiger en beter leesbare verordening. Ons college stelt op grond van de Archiefverordening de Beheerregeling informatiebeheer vast. Omdat deze is geactualiseerd en is gebaseerd op de Archiefverordening 2022 is deze vastgesteld onder de voorwaarde dat uw raad instemt met de Archiefverordening 2022. U treft de Beheerregeling ter informatie aan bij dit voorstel. 3. Doel en beoogd effect Een actuele Archiefverordening, die de grondslag vormt voor de Beheerregeling informatiebeheer. 4. Argumenten 1. De Archiefverordening is geactualiseerd. De model-archiefverordening is sinds 2010 gewijzigd.

Artikelen die slechts herhalen wat er in de landelijke regelgeving staat zijn verwijderd en de rollen van het college, de raad en de archivaris in het informatie- en archiefbeheer komen duidelijker tot uitdrukking. Toegevoegd is een artikel over de mogelijkheid van het opnemen van stukken van particulieren die historische waarde hebben. 2. De Archiefverordening werkt terug. De in de Beheerregeling benoemde taken en verantwoordelijkheden worden feitelijk al uitgeoefend vanaf het moment dat de organisatie procesgericht werkt. De ingangsdatum hiervan was 1 januari 2021. De Beheerregeling kan daarom terugwerken tot die datum. Zo is duidelijk dat het informatiebeheer vanaf die datum al is vormgegeven zoals in de Beheerregeling is vastgelegd. De Archiefverordening 2022 is weliswaar gewijzigd, maar de verantwoordelijkheden en rollen van college, archivaris en raad zijn niet gewijzigd ten opzichte van de huidige Archiefverordening. De nieuwe verordening kan daarom terugwerken tot de datum van

inwerkingtreding van de Beheerregeling. Dit is noodzakelijk omdat deze is gebaseerd op de nieuwe Archiefverordening. 5. Kanttekeningen en risico’s Als de Archiefverordening 2022 niet wordt vastgesteld kan de Beheerregeling informatiebeheer 2022 hier niet op worden gebaseerd en moet deze opnieuw worden vastgesteld op grond van de huidige verordening. Er zijn geen risico’s verbonden aan het vaststellen van de Archiefverordening 2022. 6. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen 7. Duurzaamheid a. Energietransitie b. Circulaire Economie c. Klimaatadaptatie De nieuwe Archiefverordening heeft geen directe relatie met duurzaamheid. De hierop gebaseerde Beheerregeling wordt mede aangepast vanwege steeds meer digitaal procesgericht werken. Omdat hierbij zoveel mogelijk papierloos wordt gewerkt wordt hiermee bijgedragen aan onderdeel c van deze paragraaf. 8. Vervolg Planning Na vaststelling van de verordening wordt deze tegelijkertijd met de Beheerregeling bekendgemaakt. Communicatie De verordening en Beheerregeling zijn te lezen op Overheid.nl. Daarnaast worden afschriften aan de gemeentearchivaris gezonden. Initiatiefnemer, interactievorm en rol gemeente Gemeente is initiatiefnemer, het betreft archivering en bedrijfsvoering, er is geen inspraak van inwoners nodig. De gemeentearchivaris heeft geadviseerd op dit dossier.

Evaluatie Indien noodzakelijk worden de regelingen aangepast bij wetswijzigingen HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, de gemeentesecretaris de burgemeester P.J.E. Breukers

R.P. Hoytink-Roubos

9. Relevante stukken 1. Beheerregeling informatiebeheer gemeente Overbetuwe 2022 2. Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2010 (huidig) 3. Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2022 Portefeuillehouder: Burgemeester Patricia Hoytink-Roubos De behandelend ambtenaar is D. van Nuland. Technische vragen dienen uiterlijk donderdagmorgen om 08:00 uur voor de betreffende politieke avond te worden gesteld via griffie@overbetuwe.nl 2022-007580

2/2