22-05-24.19 Relevant stuk 3, Evaluatierapport raadsrapporteurs 2020-2021.docx

Evaluatierapport raadsrapporteurs 2020/2021 Inleiding In 2019 is bij wijze van experiment gestart met raadsrapporteurs voor de ODRA en het WSP (Werkgeversservicepunt, onderdeel van MGRSDCG). Doel was om de betrokkenheid van de raad bij belangrijke gemeenschappelijke regelingen te vergroten en hierdoor beter aangesloten te zijn op de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) en om als raad de controlerende rol beter op te pakken. Om nog meer ervaring op te doen met raadsrapporteurs heeft de raad in juli 2020 besloten het raadsrapporteurschap voor de twee genoemde GR-en (ODRA en WSP) voort te zetten. Toen is ook aangegeven dat het te vroeg was om de reeds lopende pilots te evalueren en dat bij een eventuele evaluatie zal worden bekeken of de werkwijze van raadsrapporteurs moet worden uitgebreid met andere GR-en, evenals een duidelijke omschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van een raadsrapporteur. De invulling van het raadsrapporteurschap is daarom in afwachting van een evaluatie geheel vrijgelaten. In maart 2021 zijn ook raadsrapporteurs benoemd voor de Groene Metropoolregio. Tegelijkertijd zijn toen vanwege het toegenomen belang van een goede aansturing en controle van de GR-en de taken en verantwoordelijkheden van de raadsrapporteurs eenduidig en duidelijk beschreven in een zogenaamd ‘Kaderstellend document’.

Dit geformaliseerde document moet worden gezien als een eerste leidraad/kader voor het verder vormgeven van het raadsrapporteurschap in Overbetuwe. Overeenkomstig het Kaderstellend document vindt nu in februari 2022 - in het jaar waarin de raadsperiode eindigt - een periodieke evaluatie plaats.

Opzet evaluatie Onderzoeksvragen 1. Inzet van raadsrapporteurs continueren? 2. Leidt de inzet van raadsrapporteurs zoals vastgelegd in het ‘Kaderstellend document’ tot concrete verbetervoorstellen en/of aanpassingen van het geheel of op afzonderlijke onderdelen? Onderzoeksaanpak 1. Uitzetten van een enquête onder de ambtenaren, collegeleden en raads- en burgerleden. 2. Ophalen van wensen en behoeften bij de huidige raadsrapporteurs door middel van uitwisseling van onderlinge kennis en best-pratices

1

Resultaten enquête De enquête die oktober 2021 is uitgezet onder de (betrokken) ambtenaren, collegeleden en raads- en burgerleden is door resp. 65% en 29% van de raads- en burgerleden ingevuld. Maar liefst 76% van de in totaal 30 respondenten waardeert het werk van raadsrapporteurs in het algemeen als goed/prima. Hetzelfde geldt voor de ontvangen informatie van raadsrapporteurs. 93% geeft aan dat het raadsrapporteurschap voldoet aan zijn of haar verwachtingen en 60% zegt dat de raadsrapporteurs hebben geholpen bij zijn of haar raadswerk. Het is dan ook niet verwonderlijk dat 83% van mening is dat het raadsrapporteurschap ongeacht voor welke GR - moet worden voortgezet. Slechts 23% heeft weleens een raadsrapporteur heeft benaderd met vragen of om informatie. Op de vraag welke GR-en de komende raadsperiode extra aandacht van de raad vragen staat met stip bovenaan de Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen (76%), gevolgd door de ODRA en de VGGM (beiden 33%), het WSP (27%) en BVODRAN (17%). 33% vindt het wenselijk om ook voor de opgaven van de Groene Metropoolregio raadsrapporteurs te benoemen en 40% voor specifieke onderdelen binnen het sociaal domein, zoals de jeugdzorg. Op de vraag voor hoeveel thema’s het wenselijk en realistisch is om raadsrapporteurs te benoemen, geeft 67% aan voor maximaal drie thema’s en 30% voor zelfs meer dan drie thema’s.

Verder zijn door de respondenten onder meer de volgende opmerkingen gemaakt: - ‘Het benoemen van raadsrapporteurs lijkt nu misschien nu meer werk, maar het neemt juist de hele raad ook werk uit handen. Zeker gezien de omvang van bepaalde dossiers is het beter om het werk met een paar mensen goed te doen, dan met de hele raad half’. - ‘Een raadsrapporteur vraagt en geeft vertrouwen dwars door de raad en politieke kleur heen’. - ‘Fijn dat we raadsrapporteurs hebben en hoopt dat we de komende raadsperiode hiermee doorgaan’. - ‘Hoe kan de gemeenteraad vanuit haar positie en verantwoordelijkheid de GR volgen, controleren en bijsturen?’ - ‘Openbare stukken GR-en zijn niet of moeilijk toegankelijk’. - ‘Vele handen maken licht werk. Het vraagt wat van de raadsrapporteurs maar het levert ook echt wat op! Daarom graag experimenteren met meer dan drie GR-en’.

2

Werkwijze en ervaringen huidige raadsrapporteurs De raadsrapporteurs geven aan dat ze in het begin moesten zoeken hoe invulling te geven aan hun nieuwe rol. De werkwijze is aanvankelijk per regeling op eigen wijze ingevuld. Het kaderstellend document bracht hierin verandering, waarin naast een algemeen kader ook een specifieke opdracht per GR staat beschreven. Ze geven aan gaandeweg veel te hebben geleerd. De raadsrapporteurs voor de Groene Metropoolregio laten weten nog zoekende hoe invulling te geven aan hun rol, omdat ze pas begin dit jaar zijn gestart. De ‘Terugkoppeling Verbonden Partijen’ als terugkerend punt op de raadsagenda wordt als een toegevoegde waarde gezien. Wel wordt verschillend gedacht over het wel of niet vooraf aanleveren van input. De een vindt dat het de voorbereiding ten goede komt door vooraf een uitgeschreven stuk bij te voegen, terwijl de ander het voldoende vindt om alleen die punten te benoemen waar je het als raadsrapporteurs over wilt hebben. Kortom, hoe pro-actief moet een raadsrapporteur zijn? De beschikbaarheid als raadsrapporteur is niet vrijblijvend. Het vraagt op piekmomenten in de P&C-cyclus van de GR-en enig tijdsbeslag, niet alleen leeswerk maar ook overleg. Daarnaast valt voor de Groene Metropoolregio het raadsrapporteurschap samen met afvaardiging namens de gemeente in de regioagendacommissie (RAC) van de GR.

Ook de Euregio is een GR, waarin namens de gemeente twee raadsleden zitting hebben in de Euregioraad. Voor de Euregio valt zitting in de Euregioraad niet samen met het raadsrapporteurschap. Kennis van en ervaring met de methode Duisenberg is nog beperkt en heeft de afgelopen periode weinig aandacht gehad. Niet alle raadsrapporteurs vinden dat ze goed aangesloten zijn geweest bij de behandeling van de jaarstukken en de begroting van de betreffende GR. Vaak zien ze de stukken pas als ze in iBabs staan. Samenwerking met andere gemeenten is tot nu toe beperkt van toepassing geweest. De enige vorm van samenwerking heeft plaatsgevonden binnen het lidmaatschap van de regionale agendacommissie binnen de Groene Metropoolregio. De griffie heeft afgelopen zomer onder tien gemeenten in de regio nagevraagd of er voor GR-en wordt gewerkt met raadsrapporteurs of iets soortgelijks. Van zes gemeenten is een reactie ontvangen. Daaruit blijkt dat geen van deze gemeenten werkt met iets dat lijkt op het raadsrapporteurschap in Overbetuwe. Advies huidige raadsrapporteurs ➢ Optimaliseer de contacten met de GR, ambtenaren en portefeuillehouder. ➢ Zorg voor een goede toegankelijkheid tot de openbare stukken van de GR-en. ➢ Bevorder de intergemeentelijke afstemming. ➢ Breng structuur aan in informatiebijeenkomsten voor de raad; raad niet overvoeren met allerlei (regionale) informatiebijeenkomsten.

➢ Actieve(re) communicatie richting de raad. 3

Formuleer duidelijke criteria voor prioritering GR-en zoals: - Hoogte van de kosten/budget (bijv. grootste/meeste budget); Verwachtte problemen of uitdagingen (destijds bijv. rondom Presikhaaf Bedrijven en recent gevraagde besluiten over investeringen/deelname opgaven Groene Metropoolregio); - (Evenwichtige) verdeling over de verschillende beleidsterreinen. ➢ Zorg voor warme overdracht naar eventuele nieuwe raadsrapporteurs.

➢

Evaluatie specifieke opdracht1 raadsrapporteurs GR Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen

Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) & Werkgeversservicepunt (WSP)

Opdracht • initiëren/organiseren van een agenda voor de Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen met college en ambtelijke organisatie, met daarin kaderstellende uitspraken wat op regionaal niveau belangrijk wordt gevonden. Daarin kunnen de belangrijkste ambities en opgaven aan de orde komen en met welke andere gemeenten opgaven gedeeld worden en wat dit betekent voor de prioriteiten, mogelijkheden en knelpunten in specifieke samenwerkingsverbanden. Dit kan helpen met het onderlinge gesprek in de Raad;

Stand van zaken • Dit punt blijft relevant. Wel is het dermate ruim geformuleerd, dat er wellicht concretisering kan worden aangebracht. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het kaderstellend document dermate kortgeleden is opgesteld, dat het belangrijk is om ook aandacht te hebben voor een lerende houding en het opdoen van ervaring in de praktijk.

•

de raadsrapporteurs verdiepen zich in de vijf aandachtsgebieden en organiseren (eventueel ook op basis van bovengenoemde agenda) (expert)sessies ten bate van raadsbrede en inhoudelijke verdieping zodat de Raad vroegtijdig in staat is te bepalen met welke projecten binnen de vijf gebieden het wil meedoen c.q. financiële middelen ter beschikking wil stellen;

•

Dit onderdeel is uitgevoerd in de informatiebijeenkomst met college op 12 mei 2021.

•

namens de Raad Overbetuwe lid agendacommissie Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen.

•

Dit onderdeel wordt doorlopend uitgevoerd

•

werken vanuit de centrale vraag of de GR voor Gemeente Overbetuwe uitvoering aan haar taak geeft zoals deze is vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling en

Alle aandachtspunten worden doorlopend uitgevoerd, op een manier die aansluit bij het kaderstellend document. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het

1 Uit het door de raad op 23 maart 2021 vastgestelde kaderstellend document waarin een specifieke opdracht

per GR is opgenomen.

4

•

• Functioneren raadsrapporteurs

•

•

volgens de afgesproken financiële kaders; organiseren van beantwoording op vragen die vanuit de gemeenteraad worden gesteld aan de hand van een aantal hoofdvragen: - Welke doelen zijn gesteld en behaald - Welke inspanningen zijn gesteld en uitgevoerd - Wat kost de GR ons per jaar - Wat is het oordeel over rechtmatigheid, doeltreffendheid en - doelmatigheid - Welke conclusies en aanbevelingen heb ik als raadsrapporteur signaleren van (specifieke) aandachtspunten. eerste vormgeving van het functioneren van de raadsrapporteurs in samenwerking met Griffie bijvoorbeeld met betrekking tot voorbereiding periodieke prioritering GR-en voor inzet raadsrapporteurs, evaluatie raadsrapporteurschap, overdracht bij wisseling raadsrapporteurs, etc.;

kaderstellend document dermate kortgeleden is opgesteld, dat het belangrijk is om ook aandacht te hebben voor een lerende houding en het opdoen van ervaring in de praktijk.

•

Op basis van informatie zoals gepresenteerd ter voorbereiding van besluitvorming aan de hand van voorliggende documenten is te concluderen dat er voor dit aandachtspunt voldoende aandacht en uitvoering is.

gezamenlijk starten met invoering en gebruik van de methode Duisenberg voor (geprioriteerde) GR-en.

•

Zie evaluatierapport, er is nog onvoldoende aandacht voor dit punt, mede vanwege de focus op de GR-en zelf. Het is echter voldoende geborgd in het kaderstellend document om te overwegen dit punt niet langer separaat op te nemen bij prioritering van GR-en voor 2022/2023.

Conclusies 1. Er blijkt een brede waardering te zijn voor de inzet van raadsrapporteurs. 2. Het kaderstellend document is een prima leidraad om als raadsrapporteur allemaal op een vergelijkbare wijze te werken.

Aanbevelingen 1.

Continueer ook de komende raadsperiode de inzet van raadsrapporteurs voor de GR-en en/of andere thema’s die naar het oordeel van de raad extra aandacht verdienen.

5

2.

Bij de periodieke evaluatie op basis van risico’s, omzet (zie financieel overzicht Programmabegroting), impact op de gemeente en trends & ontwikkelingen rond de GRen een afweging maken welke GR-en en/of andere thema’s aandacht vragen van raadsrapporteurs. 3. Zorg dat de raadsrapporteurs naast de jaarrekening en begroting van de GR-en ook de P&C stukken (Kadernota, Programmabegroting en Jaarstukken) rechtstreeks ontvangen. Hetzelfde geldt voor de AB-vergaderstukken stukken van de betreffende GR. 4. Vraag GR-en of ze allemaal op dezelfde wijze - naast de jaarrekening en begroting tussentijdse verantwoordingsdocumenten willen overleggen op factsheet-niveau (kort, bondig en leesbaar). Maak dit bespreekbaar op één avond waar de agenda bestaat uit het bespreken van alle GR-en, incl. een afvaardiging van de GR. 5. Borg komende raadsperiode waar mogelijk de continuïteit van de GR-en via de huidige raadsrapporteurs. 6. Om als raadsrapporteur goed aangesloten te zijn op alles wat er speelt binnen de GR is het wenselijk om eenmaal per kwartaal overleg te hebben met de portefeuillehouder en de behandelend ambtenaar en eenmaal per jaar met de GR. 7. Benoem raadsleden die de raad vertegenwoordigen in een orgaan, ingesteld door een GR, ook tot raadsrapporteurs. 8. Bewaak de democratische legitimiteit van de raadsrapporteurs.

De raadsrapporteurs zijn geen formele identiteit, maar hebben als raads-/burgerlid een extra aandachtsgebied. 9. Heb aandacht voor gebruik van de methode Duisenberg (vanuit de drie w-vragen, Wat wil je bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat gaat het kosten?). 10. Activeer de samenwerking met omliggende gemeenten. 11. Geef ter bevordering van een actieve communicatie aan de raad minimaal eenmaal per kwartaal per geprioriteerde GR een terugkoppeling aan de raad. 12. Actualiseer het kaderstellend document door bovengenoemde argumenten hierin te verankeren, voor zover van belang. 13. Focus op ervaring opdoen binnen de eigen gemeente en geef vorm aan samenwerking met andere gemeenten zodra raadrapporteurs zich daar comfortabel bij voelen en/of als dit duidelijk toegevoegde waarde voor Overbetuwe heeft.

6