21-12-07.17 relevant stuk 3 Leidraad participatiebeleid initiatiefnemer

O

Ik heb een plan! Hoe betrek ik anderen daarbij?

gemeente

Overbetuwe^

^

^^^^Omgevîngswet

U hebt een plan dat u graag wilt uitvoeren. Hoe stemt u dat af met uw omgeving? Wat kunt u doen als uw plan de omgeving 'raakt'? U wilt bijvoorbeeld uw huis vergroten door een aanbouw of dakkapel. Of u wilt een evenement of straatfeest organiseren. Of - groter - u bouwt een nieuw appartementencomplex of een zonnepark. Vaak zijn dit plannen waar een vergunning voor nodig is. Gemeente Overbetuwe vindt het belangrijk dat u voordat u die vergunning aanvraagt al hebt gekeken naar de effecten van het plan op uw omgeving. Simpel gezegd: wat be¬ tekent het plan voor uw buren en de omgeving. Merken ze er iets van? Verandert hun uitzicht? Is er geluidsoverlast tijdens de bouw? Verwacht u parkeerproblemen? Door deze zaken vooraf met de belanghebbenden te bespreken kunt u eventuele bezwaren al op dat moment in kaart brengen en misschien wel wegnemen. Dat maakt een plan beter en soms ontstaan nieuwe ideeën. In deze leidraad laten we u zien hoe u het gesprek met uw omgeving over uw plan kunt aanpakken. In deze leidraad leggen we uit hoe u anderen bij uw plan kunt betrekken Het betrekken van "de omgeving" is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Want, wie is "de omgeving", met wie moet ik praten? Hoe pak ik dat aan? Wanneer doe ik dat? Wat doe ik met de uitkomst? En wat doet de gemeente daar mee? In deze leidraad leggen we uit hoe u dat kunt aanpakken.

We maken onderscheid tussen kleine en grote plannen en geven tips die u helpen het gesprek met uw omgeving te voeren. Als initiatiefnemer bent u zelf verantwoordelijk voor het gesprek informatievoorziening aan de omgeving, maar we kunnen daarin wel advies geven. Wat bedoelen we met in 'gesprek gaan met de omgeving'? Met wie voer ik dat gesprek? U wilt bijvoorbeeld een aanbouw aan huis of bedrijf bouwen of een appartementencomplex bouwen. Dan is het goed om dit van tevoren aan de omgeving te laten weten. Vaak zijn dit uw buren (omwonenden). Maar het kunnen ook belangengroepen zijn, bijvoorbeeld een bewonersgroep of een natuurvereniging. Zij moeten de gelegenheid krijgen om aan te geven of ze het met het plan eens zijn en of zij nog wensen, belangen of misschien zelfs bezwaren hebben. Er zijn verschillende mogelijkheden om het gesprek met de omgeving te voeren: dat kan schriftelijk (met een brief, mail of flyer) of mondeling door een gesprek; langs de deuren of een informatiebijeenkomst(en). U bent zelf verant¬ woordelijk voor dit gesprek en kunt dus zelf beslissen hoe u dit organiseert. Welke onderwerpen komen aan bod? Buren hebben rechtstreeks zicht op uw woning of bedrijf. Een aanbouw kan gevolgen hebben voor het (uit)zicht. Het kan ook zijn dat omwonenden last kunnen krijgen van geur of geluid. Of dat uw plannen gevolgen hebben voor de natuur.

Dat hoeven niet per se negatieve gevolgen te zijn, maar het is wel belangrijk om dat met de omgeving te bespre¬ ken Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag kijkt de gemeente naar de belangen van de omgeving Een gesprek over uw plannen zorgt voor meer begrip en misschien ook meer draagvlak voor uw plannen. Het kan ook zijn dat u uw plannen aanpast na een gesprek met de omgeving. Dat maakt het plan vaak beter en beter gedragen. Bij de vergunningaanvraag kijkt de gemeente niet alleen naar de regels, maar ook naar alle belangen. Als die duidelijk zijn kan de gemeente een beter besluit nemen. Dat kan mogelijke bezwaren voorkomen. Moet ik altijd een gesprek met mijn omgeving houden? Eigenlijk is het bij alle plannen fatsoenlijk om de buren en de omgeving te informeren. Dus ook als er geen toestem¬ ming (vergunning) van de gemeente nodig is. Als die toestemming wel nodig is, is het zeker verstandig om een gesprek met uw omgeving te voeren. Dat is niet altijd verplicht, maar het helpt wel bij het krijgen van toestemming. Overigens betekent een bezwaar uit de omgeving niet automatisch dat een plan niet door kan gaan, de gemeente beslist uiteindelijk. Het helpt als de gemeente alle belangen in beeld heeft en kan zien dat u een goed gesprek hebt gevoerd met de omgeving. Maak daarom altijd een gespreksverslag.

Wat doet de gemeente met het resultaat van het gesprek met de omgeving? Gemeente Overbetuwe gebruikt het resultaat van uw gesprek bij de besluitvorming. Stuur het gespreksverslag (of verslagen) daarom altijd mee met een aanvraag. Als u de aanvraag hebt ingediend, kijkt de gemeente: 1. Of u een gesprek met uw omgeving hebt gevoerd 2. Hoe en met wie u dat gesprek hebt gevoerd 3. Of de resultaten van het gesprek duidelijk zijn 4. Of u iets hebt gedaan met de resultaten (bijvoorbeeld aanpassing van het plan)

c

STAPPENP B R E N G B E L A N G H E B B E N D E N IN B E E L D Bijvoorbeeld door op een kaart een cirkel rondom uw initiatief te tekenen. Bepaal de grootte van die cirkel aan de hand van het effect van uw initiatief op uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast, milieu-impact. Beschouw de bewo¬ ners en ondernemers in deze cirkel als direct betrokkenen. Hoe groter de impact van uw initiatief of project, hoe groter de kring. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn bij uw initiatief en wiens mening u graag wilt meenemen. Denk hierbij aan bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschap¬ pelijke organisatie. B R E N G M O G E L I J K E B E L A N G E N VAN B E L A N G H E B B E N D E N IN B E E L D Welk effect heeft uw plan op de belanghebbende? Is er verlies van uitzicht, zon of privacy? Verandert het IlandC4 I I V J schap? Of is er sprake van (tijdelijke) overlast door uw initiatief? Een plan kan weerstand oproepen. Denk vooraf na over de gevoeligheden. WAT IS D E IMPACT VAN UW INITIATIEF O P D E O M G E V I N G

O

Aan de hand van het aantal belanghebbenden en de verwachte belangen en gevoeligheden bepaalt u welke impact uw initiatief op de omgeving heeft. Het bouwen van een dakkapel of schuur aan uw woning heeft wellicht gevolgen voor uw naaste buren. Het bou¬ wen van een appartementencomplex op een braakliggend terrein of de aanleg van een zonnepark of kinderboer¬ derij heeft vaak een grotere impact op de omgeving. W E L K E ROL H E E F T DE G E M E E N T E De betrokkenheid van de gemeente verschilt per initiatief en is bij een plan met een grote impact op de omgeving groter dan bij een kleiner plan. Mocht uw initiatief veel belanghebbenden 'raken', of is er mogelijk sprake van weerstand, of tegenstrijdige belangen en heeft uw initiatief een groot effect op de omgeving? Dan adviseren we u om contact op te nemen met de gemeente om te kijken welke hulp we kunnen bieden. W A A R O V E R K U N N E N B E L A N G H E B B E N D E N NOG M E E D E N K E N ? Voordat u belanghebbende gaat vertellen over uw plan is het goed om te bepalen waarover zij mee kunnen denken. Kunnen zij suggesties doen om eventuele overlast of verlies aan uitzicht, zon of privacy te verminderen? Of past het om uw plan samen met belanghebbenden te ontwikkelen en hebben zij een beslissende stem in het ontwerp? « Het is verstandig om dit vooraf voor u zelf te bepalen.

Daarmee kunt u duidelijk zijn in wat u van belanghebben¬ den verwacht.

E X T R A S T A P P E N BIJ E E N G R O O T INITIATIEF G R O O T INITIATIEF: MAAK E E N A F S P R A A K M E T D E G E M E E N T E ! « Heeft u een groot initiatief of een plan met veel impact dat veel mensen raakt? Neem dan contact op met de gemeente. « U bent zelf verantwoordelijk voor de participatie met omwonenden en andere belanghebbenden, maar we kunnen u wel advies geven en met u meedenken over de aanpak. IN G E S P R E K MET B E L A N G H E B B E N D E N Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie over uw initiatief krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Dit kunt u in individuele gesprekken doen of in groepjes. Zorg ervoor dat belanghebbenden zich kunnen voorbereiden. Geef aan wanneer u langskomt en geef alvast infor¬ matie over uw initiatief. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren en zorgen boven tafel te krijgen. Geef duidelijk aan op welke punten omwonenden mee kunnen denken en besluiten en op welke punten die ruimte er niet is en waarom. Maak goede afspraken over het vervolg.

MAAK E E N V E R S L A G VAN E L K G E S P R E K EN V R A A G OM E E N S C H R I F T E L I J K E R E A C T I E VAN D E B E L A N G H E B B E N D E « Leg van elk gesprek de opmerkingen, eventuele bezwaren, zorgen, ideeën en gemaakte afspraken vast in een verslag. Benoem ook of u het plan aanpast en waarom wel of niet. In de bijlage van deze leidraad vindt u een voorbeeld van een gespreksformulier waarop u uw verslag kunt vastleggen. « Stuur of mail het gespreksverslag naar omwonenden of andere belanghebbenden en vraag om een schriftelijke reactie. Leg ook deze reactie letterlijk vast in uw verslag. K O P P E L AAN UW G E S P R E K S P A R T N E R S T E R U G WAT U MET HUN O P M E R K I N G E N G A A T D O E N EN W A A R O M . « Als uit de reactie van de belanghebbende op uw verslag blijkt dat zij vasthouden aan hun bezwaren, leg dan uit wat u met hun bezwaar gaat doen. Doe dat ook als u niets aan dat bezwaar kunt doen vanwege wettelijke eisen of eisen die de gemeente stelt. « Bij grotere initiatieven is het aan te bevelen om aan alle betrokkenenterug te koppelen wat de opbrengsten van het participatietraject zijn geweest en welke stappen u verder gaat nemen. G R O O T INITIATIEF: S T E L E V E N T U E E L UW P A R T I C I P A T I E P L A N B I J Soms loopt een proces of aanpak anders dan gedacht.

Op basis van nieuwe inzichten door het participatieproces kan uw initiatief op onderdelen nog wijzigen. Maar ook het participatieproces zelf kan soms anders lopen, bijvoor¬ beeld doordat de belangen toch anders liggen dan u van tevoren had ingeschat. Ook kunnen gaandeweg het participatieproces belanghebbenden van gedachte veranderen of er komen nieuwe belanghebbenden in beeld.. Stel uw aanpak bij als dit nodig is. DIEN UW V E R G U N N I N G A A N V R A A G IN EN V O E G G E S P R E K S V E R S L A G E N EN E E N S A M E N V A T T I N G VAN D E COMMUNICATIE T O E « Als u de participatie met omwonenden heeft afgerond kunt u een vergunningaanvraag (of een principeverzoek) aanvragen. « Voeg bij uw aanvraag de gespreksverslagen toe en maak ook een korte samenvatting van het participatieproces. Beantwoord daarin de volgende vragen: Heeft u alle belanghebbenden gesproken? Hoe zijn de gesprekken met omwonenden en andere partijen verlopen? Zijn er bezwaren die bij meerdere omwonenden leven? Heeft u op basis van de gesprekken aanpassingen in uw plan doorgevoerd en zo ja welke? Als u een uitgebreid participatietraject heeft uitgevoerd kunt u ook eventueel presentaties, versies van uw plan en andere communicatie toevoegen. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het doorlopen proces. Dit helpt bij de besluitvorming.

Go/no go door de gemeente Het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. Hierbij kijkt zij naar de inhoud van de aanvraag én naar de opbrengsten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen. Na het besluit: blijf belanghebbenden informeren over het vervolg In sommige gevallen kunt u na een besluit direct aan de slag met de uitvoering van uw plan. Bij een besluit op een principeverzoek, volgt nog een vervolgproces. Hoe uw traject ook verder gaat; het is altijd verstandig om belanghebbenden actief te blijven informeren over het besluit van de gemeente en de stappen die u gaat nemen. Geef ook aan wanneer u start met de bouw en waar men terecht kan met vragen of klachten.

O

FORMAT VOOR HET G E S P R E K S V E R S L A G

Bijlage 1: Format voor het gespreksverslag Wat vindt de belanghebbende van uw initiatief?

Welke belangen en bezwaren heeft de belanghebbende bij uw initiatief?

Op welke belangen/bezwaren/ideeën kunt u de belanghebbende tegemoet komen en hoe gaat u dit doen?

Op welke belangen/bezwaren/ideeën kunt u de belanghebbende niet tegemoet komen en waarom niet?

Welke overige afspraken heeft u met de belanghebbende gemaakt?

Schriftelijke reactie van de belanghebbende op uw verslag:

Belanghebbende is akkoord met dit verslag. Handtekening belanghebbende:

Handtekening initiatiefnemer: