21-10-05.18 relevant stuk 1 VNG bijlage_3_model_instructie_voor_de_griffier_2019.docx

VNG Model Instructie voor de griffier 2019 (Versie geldig vanaf) Leeswijzer modelbepalingen - […] of (bijvoorbeeld) [aantal] = door gemeente in te vullen, zie bijvoorbeeld artikel 7, eerste lid. - [iets] = facultatief, zie bijvoorbeeld artikel 4, tweede lid. - [iets OF iets] = door gemeente te kiezen, zie bijvoorbeeld artikel 5, eerste lid. Nadere uitleg is opgenomen in de VNG ledenbrief.

Besluit van de raad van de gemeente [naam gemeente] tot vaststelling van een nieuwe Instructie voor de griffier [naam gemeente en eventueel jaartal] De raad van de gemeente [naam gemeente]; gelezen het voorstel van […] van [datum en nummer]; gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van de [naam commissie]; besluit vast te stellen de Instructie voor de griffier [naam gemeente en eventueel jaartal]:

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies. 2. Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen

De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.

Artikel 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan . [2. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.] 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5. Ondersteuning [presidium OF seniorenconvent]

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het [presidium OF seniorenconvent] en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

[Artikel 6. Organisatie griffie Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.]

Artikel 7. Verhindering en vervanging

1. Indien de griffier [meer dan [aantal] dagen] verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 8. Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad. 2. De [citeertitel oude instructie] vervalt. 3. Deze instructie treedt in werking op [datum]. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier [naam gemeente en eventueel jaartal]. Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van [naam gemeente] op [datum].

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Toelichting NB Deze toelichting is geschreven met de (mogelijke) keuzes die in de Model Instructie voor de griffier 2019 gemaakt zijn in gedachte. Als een individuele gemeente op punten andere keuzes maakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelinstructie in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief gelezen te worden. Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Algemene ondersteuning

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college.

Artikel 2. Agenda vergaderingen

De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium, het seniorenconvent of de agendacommissie (zie verder de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijnagenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

Artikelen 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Vanwege de schaalgrootte en het takenpakket van de gemeente kan de raad voor een in omvang beperkte griffie kiezen of voor commissiegriffiers die onder het gezag van het college staan. In dat geval kan het wenselijk zijn dat de griffier ook de voorzitters van de raadscommissies ondersteunt en aanwezig is bij vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 5. Ondersteuning [presidium OF seniorenconvent] Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019

Voor het [presidium OF seniorenconvent] als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Het kan ook zijn dat er sprake is van een agendacommissie. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de commissies en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter. In het seniorenconvent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het presidium kan dezelfde samenstelling hebben als het seniorenconvent, maar kan ook een commissie uit de raad zijn waar enkele vertegenwoordigers uit de raad (één uit de coalitie en één uit de oppositie) tezamen met de burgemeester en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter procedurele afspraken maken. Elk van de genoemde instituten zouden in beginsel door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund moeten worden.

[Artikel 6. Organisatie griffie

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.]

Bijlage bij ledenbrief VNG april 2019