21-03-23 A9 TIC; uitvoering geven aan motie GL,BOB, PvdA parallele livestreams.pdf

B&W VOORSTEL Kenmerk: 21bw000080 Datum voorstel: Onderwerp: 23 februari 2021 uitvoering geven aan motie GL,BOB, PvdA parallelle livestreams Voorstel portefeuillehouder: Ter uitvoering van de motie GL, BOB en PvdA Parallelle livestreams d.d. 26 januari: 1. Kennis te nemen van bijgevoegde inhoud 2. Deze informatie te delen met de gemeenteraad Team/ behandelend ambtenaar: L. van Ampting-Janssen

Status voorstel: openbaar

Portefeuillehouder: Burgemeester

Datum b&w-vergadering: 2 maart 2021

Doorgeleiding naar de raad: ja

Indien naar de raad: Ter Informatie

Betrokkenen bij voorstel extern:

Betrokkenen bij voorstel intern: -griffie TIC: Ja

Advies type voorronde raad:

Bijlagen voor B&W: geen Bijlagen voor raad: 21bw000080 uitvoering geven aan motie GL,BOB,PvdA parallelle livestreams

*21bw000080*

Voorstel Ter uitvoering van de motie GL, BOB en PvdA Parallelle livestreams d.d. 26 januari: 3. Kennis te nemen van bijgevoegde inhoud 4. Deze informatie te delen met de gemeenteraad Inleiding Op 26 januari jongstleden heeft de raad een motie aangenomen en het college verzocht om: 1. De raad concreet te informeren of en hoe vergaderen op één avond met parallelle gestreamde sessies mogelijk gemaakt kan worden, inclusief een kostenoverzicht. 2. Deze informatie zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk voor maart 2021, met de raad te delen. Doel en beoogd effect Uitvoering geven aan de Motie GL, BOB en PvdA Parallelle Livestreams, zoals deze is aangenomen tijdens de raadsvergadering van 26 januari jongstleden. Argumenten 1.a. Is het mogelijk om op één avond met drie live gestreamde sessies parallel te vergaderen? Technische gezien is mogelijk om drie parallel gestreamde vergaderingen te kunnen houden. Echter zolang de Corona-maatregelen van kracht zijn, zijn onze ruimtes niet toereikend om de gewenste aantallen mensen in kunnen huisvesten. De situatie waarin we feitelijk kunnen werken met drie parallel gestreamde sessies zal pas mogelijk zijn als alle Corona-maatregelen zijn opgeheven. Randvoorwaarden om in drie live gestreamde sessies parallel te kunnen vergaderen zijn:  Beschikbaar hebben van voldoende technische faciliteiten  Beschikbaarheid van voldoende personele ondersteuning.

1.b. Wat is er voor nodig om dit mogelijk te maken? Willen we gaan werken met drie parallel gestreamde sessies, dan zullen in aanvulling op de Rijn/Waalzaal nog twee andere ruimtes (Lingezaal en Oude Raadzaal), technisch toegerust moeten worden. Er is uitgezocht wat er nodig is om in beide ruimten een vergadering te kunnen houden, welke openbaar wordt gemaakt door middel van een video- en audiostream via onze streamingsdienst. We beschrijven hier drie scenario’s. Scenario 1 beschrijft een basis scenario, waarbij het minimaal benodigde techniek is opgenomen. Scenario 2 en 3 bieden uitbreidingsopties, die de beeldverzorging sterk kunnen verbeteren. *21bw000080*

In alle scenario’s is aanvullende personele inzet nodig om de sessies (technisch/ondersteunend) te begeleiden. Het gaat om noodzakelijk extra personele inzet per vergaderruimte (22 uur per raadscyclus à 11 cycli per jaar = 242 uur). Ten opzichte van Scenario’s 1 en 2 is er bij Scenario 3 twee keer zoveel personele inzet nodig. In beide ruimten is er een persoon nodig die de agenda bewaakt en een persoon die de camerabeelden bij kan sturen. Scenario 1: Basis opzet - Iedere deelnemer heeft zijn eigen microfoonpost, net zoals in de Rijnwaalzaal, zodat er niet door elkaar heen gepraat kan worden. - Eén overzichtscamera brengt alle deelnemers in de ruimte in beeld. - Video en audio worden aangeboden op encoder van de Streamingsdienst. - Complete voorbereiding, programmering, montage-/installatie en inbedrijfstelling - Er is extra personele inzet op locatie nodig om de sessies te faciliteren.

Scenario 1 Basis opzet A/V materieel: 2 Encoders streamingsdienst:

Investering jaarlijkse last € 29.250 € 8.000 € 37.250 € 7.903

Uitbreiden aantal uitzendingen + ondertiteling bij streamingsdienst Benodigde aanvullende personele inzet

€ €

14.000 9.600

Jaarlijkse kosten bij Scenario 1

€

31.503

Scenario 2: Basis opzet + uitbreiding 1 - Zoals basisopzet met extra; - Een tweede camera + videoswitcher zodat elke zijde van de tafel in een split screen modus kan worden weergegeven (zie voorbeeld foto split screen). Het beeld in het midden, geeft weer op welke wijze de twee zijden van de tafel in beeld worde gebracht.

Voorbeeld foto split screen

*21bw000080*

Scenario 3: Basis opzet + uitbreiding 2 - Zoals basisopzet met extra; - Twee PTZ camera + videoswitcher zodat elke spreker, volledig automatisch, persoonlijk in beeld wordt gebracht zodra de microfoonpost is geactiveerd. - Tijdens schakelmomenten, of als niemand het woord heeft, wordt er een overzichtsbeeld getoond. - De mogelijkheid om deelnemersnamen te koppelen aan de sprekerspositie en deze weer te geven in de stream. - Ten opzichte van Scenario’s 1 en 2 is hier twee keer zoveel personele inzet nodig. In beide ruimten is er een persoon nodig die de agenda bewaakt en 1 die de camerabeelden bij kan sturen. Scenario 3 Basis opzet + Uitbreiding 2 A/V materieel: 2 Encoders streamingsdienst:

Investering jaarlijkse last € 47.900 € 8.000 € 55.900 € 11.860

Uitbreiden aantal uitzendingen + ondertiteling bij streamingsdienst Benodigde aanvullende personele inzet

€ €

14.000 19.200

Jaarlijkse kosten bij Scenario 3

€

45.060

Kanttekeningen en risico’s Zoals hierboven al aangegeven kan feitelijk pas uitvoering gegeven worden aan deze manier van vergaderen, zodra de Corona-beperkingen zijn opgeheven. Financiën Niet van toepassing Vervolg Niet van toepassing

*21bw000080*