RV Reglement van Orde 2026 en Verordening op de Fora 2026 (213987).pdf

Raadsvoorstel Opsteller Bosma, Menso Vergadering van Kenmerk Z/23/062637 / D/26/213987 Portefeuillehouder Agnes Jongerius Portefeuille Algemeen bestuurlijke zaken Onderwerp Reglement van Orde 2026 en Verordening op de Fora 2026

Inleiding In het voorjaar van 2023 heeft een werkgroep met de griffier gekeken naar de werkwijze van de raad (raadsvergaderingen en forumvergaderingen). Er is gekeken naar vergadercyclus, ervaren knelpunten daarin, en mogelijke verbeteringen. Ook is gekeken naar aanpassingen door gewijzigde wetgeving en enkele andere mogelijke verbeteringen. Dit raadsvoorstel voorziet in aanpassing van Reglement van Orde en van Verordening op de Fora.

De raad besluit 1. het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Oudewater 2026 vast te stellen; 2. de Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2026 vast te stellen.

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving Gemeentewet artikel 16 en artikel 82.

Beoogd effect Het reglement van orde en de verordening op de fora worden (ingaande 1 april 2026) aangepast aan wijzigingen in de gemeentewet, op enkele punten (technisch) verbeterd, en sluit beter aan bij de huidige werkwijze van de raad en de fora.

Argumenten 1. Reglement van Orde De volgende wijzigingen worden in het voorstel doorgevoerd: 1.1 Technische verbeteringen RvO artikel 1 definitie amendement artikel 3 lid 5: technische verbetering artikel 8 lid 3: geheime stukken raadpleegbaar door alle beëdigde politieke ambtsdragers

artikel 10 lid 3: technische verbetering artikel 11 lid 7: taal technische verbetering artikel 12 lid 2: aanpassing door gewijzigde indeling raadzaal artikel 12 lid 3: beperking aantal keren dat iemand 'Gast van de raad' kan zijn waardoor dit beter aansluit bij de bedoeling van het 'Gast van de raad' (om inwoners in de praktijk kennis te laten maken met het raadswerk). artikel 20 lid 2, 3 en 6 (technisch) artikel 23 lid 1: aanpassing aan VNG standaard reglement artikel 31: verbetering bepalingen over interpellatie artikel 34 lid 2: technische verbetering die huidig gebruik vast legt en benadrukt dat de vragen enige urgentie moeten bevatten. Zie ook argument 2.6. 1.2 Betere aansluiting op de Gemeentewet artikel 3 lid 4: in lijn met artikel 17 lid 1 van de Wet artikel 8 lid 3: aansluiting bij gewijzigde Wet artikel 10a: uitwerking van artikel 20 lid 1 van de Wet, toevoeging van een tijdsbepaling; de voorzitter bepaalt meteen dag en uur van de volgende vergadering. artikel 24 lid 1: aanpassing aan gewijzigde Wet 1.3 Commissie onderzoek geloofsbrieven De commissie die geloofsbrieven onderzoekt van gekozen raadsleden (artikel 4 lid 1) en kandidaat-wethouders (artikel 5 lid 1) werd telkens benoemd per toelating of benoeming. Nu is deze commissie permanent en bestaat gedurende de hele raadsperiode. Uiteraard kunnen de leden van deze commissie vervangen worden.

Doordat de commissie niet wordt opgeheven kan de commissie haar werk ook voor de vergaderingen doen. 1.4 Bijeenroeping raadsvergadering In artikel 7 lid 2 wordt de mogelijkheid geopend om in spoedeisende gevallen een vergadering bijeen te roepen korter dan zes dag voor de vergadering. 1.5 Spreekrecht inwoners Inwoners kunnen niet meer inspreken in raadsvergaderingen (vervallen artikel 13 Spreekrecht). Hierdoor worden de raadsvergaderingen het exclusieve speelveld van de gekozen volksvertegenwoordigers (met uitzondering van 'Gast van de raad'). Inwoners houden het recht om voor hen dringende zaken bij de raad onder de aandacht te brengen, maar dit wordt verplaatst naar de forumvergaderingen (zie Verordening op de Fora artikel 16a). 1.6 Politieke Agenda wordt Lijst moties en toezeggingen 1.6.1 Nieuw artikel 14 De Politieke Agenda is een lijst van door de raad aangenomen moties en door portefeuillehouders gedane toezeggingen. Een lange termijn agenda is wel een gewenst instrument voor de raad, maar de politiek agenda was dat niet. Nu wordt de politieke agenda genoemd wat het in feite is. Artikel 1 bevat hiervoor twee nieuwe begripsbepalingen (lijst moties en toezeggingen en toezegging). 1.6.2 afdoening Of moties en toezeggingen definitief als afgedaan kunnen worden beschouwd moet worden vastgesteld door de raad en niet door de fora.

Daarom wordt dat nu geregeld in dit nieuwe artikel. (Het parallelle artikel 18 in de Verordening op de Fora bevat niet meer de vaststelling van de lijst, wel de mogelijkheid om te vragen naar de stand van zaken.) De standaard termijn van afdoening is aangepast. 1.7 Digitaal stemmen

Stemmen kan nu digitaal via de spreekposten. Om dit mogelijk te maken wordt artikel 17 gewijzigd. Het blijft altijd mogelijk om te stemmen door handopsteken. 1.8 Ingekomen stukken De mogelijkheden van afdoening van de ingekomen stukken was in de praktijk niet meer in de lijn van artikel 21 lid 2. We kunnen dit artikel aanpassen aan de nu gebruikte mogelijkheden, maar deze hoeven niet in het reglement te worden vastgelegd; ze kunnen desgewenst aangepast worden in het raadsvoorstel afdoening ingekomen stukken. Nieuw 4e lid in artikel 21 legt huidige gebruik vast dat een verzoek om agendering gevolgd moet worden door een oplegger met motivatie aan het presidium. 1.9 Opheffing geheimhouding In artikel 24 zijn de leden 2 tot en met 5 toegevoegd die de opheffing van de verplichting tot geheimhouding regelt. 1.10 Delen van geheime informatie met derden In artikel 24 zijn de leden 6 en 7 toegevoegd. Lid 6 letter a sluit aan bij de gewijzigde Wet: Wanneer geheime stukken gedeeld zijn met de raad moet de raad besluiten met wie de stukken gedeeld mogen worden. Om te voorkomen dat het college telkens vooraf toestemming moet vragen aan de raad is dit in lid 6 letter b gedeeltelijk gedelegeerd aan het college, met de verplichting dat te melden aan de raad (lid 7).

1.11 Moties vreemd aan de orde van de dag (artikel 28) Moties over niet op de agenda opgenomen onderwerpen moeten minimaal 24 uur voor de vergadering (via de griffier) gedeeld worden met de raad en het college. Hierdoor kan de raad en het college zich beter voorbereiden op de besluitvorming over de motie waardoor de behandeling efficiënter kan worden en de besluitvorming beter doordacht kan plaatsvinden. Ook opent dit de mogelijkheid voor de raad om beargumenteerd bij het vaststellen van de agenda een motie wel of niet op de agenda te plaatsen. 1.12 Schriftelijke artikel 32 vragen De beantwoording van schriftelijke vragen was onvolledig geregeld. De uitbreiding van artikel 32 lid 3 en lid 5 verbetert dit. Ook maakt deze wijziging duidelijk dat beantwoording van schriftelijke vragen 'van de hele raad' zijn, en niet alleen van de indiener(s). 1.13 Vragenhalfuur (artikel 34) Vragen voor vragenhalfuur dienen enige mate van urgentie te bevatten. Dit wordt geregeld door de bepaling dat de vragen moeten gaan over een lopende zaak of een urgent onderwerp. Lid 2 en 3 zijn technische verbeteringen. 2. Verordening op de Fora De volgende wijzigingen zijn in het voorstel doorgevoerd: 2.1 Technische verbeteringen VodF artikel 3: bevat enkele technische verbeteringen artikel 5 lid 3: de raad dient een forumlid te ontslaan wanneer de fractie die het forumlid heeft aangedragen dat vraagt.

artikel 8 lid 3: geheime stukken raadpleegbaar door alle beëdigde politieke ambtsdragers artikel 9 lid 1: toevoeging van 'uiterlijk' artikel 9 lid 2: duidelijkere regeling van technische vragen artikel 12 lid 1 en 3: aanpassing aan huidig gebruik artikel 13 lid 1d: beperken tot hamerstukken zodat agendering als bespreekstuk voorkomen kan worden artikel 14 lid 2: toevoeging dialoog met in-/meesprekers als uitleg bedoeling van bespreking in forum artikel 14 lid 6: taal technische verbetering

artikel 15 lid 3: beperking aantal keren dat iemand 'Gast van de raad' kan zijn waardoor dit beter aansluit bij de bedoeling van het fenomeen 'Gast van de raad'. artikel 16: wijziging van burgers in inwoners benadrukt dat het spreekrecht primair bedoeld is voor inwoners van de gemeente, en niet voor bijvoorbeeld actievoerders afkomstig uit andere regio's artikel 17 lid 1: toevoeging agendapunt Terugkoppeling verbonden partijen artikel 19 lid 2: Nu we niet meer werken met vaste forumvoorzitters maar met een pool van (wisselende) voorzitters moet het schorsen van een forumlid besloten worden door de raad. artikel 21 lid 2: technisch artikel 21 lid 3 (technisch) en 6 (huidige situatie) artikel 23 lid 1: aanpassing aan VNG standaard reglement artikel 25 lid 3: taal technische verbetering 2.2 Betere aansluiting op de Gemeentewet artikel 8 lid 3 artikel 24 2.3 Samenstelling forum Aanpassing artikel 3 lid 1 zodat dit beter aansluit bij de huidige situatie. Het artikel bevat enkele technische verbeteringen. In lid 5 is een beperking van het maximaal aantal forumleden opgenomen. Hier kan door het presidium van af geweken kan worden. 2.4 Spreektermijnen Artikel 14 wordt aangepast zodat het doel van de bespreking van voorstellen en andere onderwerpen duidelijk vastligt. Lid 2 bepaalt dat technische vragen op tijd moeten worden ingediend.

De aanpassing in lid 3 benadrukt de bedoeling van de forumvergadering juist ook met inwoners en belanghebbenden in gesprek te komen. Oud lid 5 wordt geschrapt omdat over voorstellen van orde niet beraadslaagt wordt (zie artikel 20 tweede volzin). 2.5 Algemeen spreekrecht inwoners (artikel 16a) Nieuw artikel 16a regelt het recht van inwoners om dringende zaken bij de raad onder de aandacht te brengen. Zie ook argument 1.5. Dit recht bestaat naast andere rechten van inwoners, zoals het sturen van een brief aan de raad, contact opnemen met raadsfracties, het indienen van een bezwaar bij de gemeente of het aantekenen van beroep bij een rechtsprekende instantie. Waar inwoners andere rechten cq. rechtsmiddelen hebben hoeft het inspreekrecht daar niet voor gebruikt te worden. Daarom bevat lid 3 beperkende bepalingen (die overigens bij veel gemeenteraden gebruikelijk zijn). 2.6 Ter inzage liggende stukken en vragen aan portefeuillehouders (artikel 17) Het stellen van vragen over ter inzage liggende stukken is bedoeld om de inzet van andere raadsinstrumenten (zoals het stellen van schriftelijke vragen of het agenderen van een stuk via het presidium in een volgende forumvergadering) te voorkomen met een enkele vraag. Vragen aan portefeuillehouders dienen te gaan over actuele onderwerpen of over lopende zaken. Ook dit heeft ten doel de inzet van andere raadsinstrumenten te voorkomen.

Een vraag kan wel gesteld worden om te bepalen of toch een ander raadsinstrument ingezet moet worden. 2.7 Politieke Agenda wordt Lijst moties en toezeggingen Wijziging artikel 1 en 18: zie argument 1.6. Het forum bepaalt niet meer of een motie of toezegging is afgedaan. Wel kan het forum vragen naar de stand van zaken. De standaardtermijn van afdoening van toezeggingen en moties is aangepast (artikel 18 lid 6).

Kanttekeningen Enkele wijzigingen moeten worden doorgevoerd omdat het huidige reglement en verordening niet meer aansluiten bij de gemeentewet, of daar zelfs mee in strijd zijn. Wanneer het reglement en de verordening niet worden aangepast blijven huidig regelement en verordening van kracht en sluiten deze op meerdere punten niet meer aan bij de huidige werkwijze van de raad.

Financiën Er zijn geen kosten gemoeid met de wijziging van reglement en verordening.

Uitvoering Na besluitvorming zal het Reglement van Orde en de Verordening op de Fora op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. Ze worden van kracht per 1 april 2026.

Communicatie Het vastgestelde Reglement van Orde en de vastgestelde Verordening op de Fora worden in het Gemeenteblad, op www.overheid.nl (lokale wet- en regelgeving) bekendgemaakt.

Samenhang met eerdere besluitvorming Raadsbesluit 22 april 2021 Reglement van Orde 2021. Raadsbesluit 22 april 2021 Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2021.

Bijlagen 1. Notitie opbrengst uit Werkgroep Werkwijze Raad (1 en 16 mei 2023) 2. Reglement van Orde 2026 - MET WIJZIGINGEN (D/26/217605) 3. Verordening op de Fora 2026 - MET WIJZIGIGNEN (D/26/217662)