rv Raadzaal vergaderen met geluid en beeld, en beter meubilair (164706).pdf

Raadsvoorstel Opsteller Bosma, Menso Vergadering van Kenmerk Z/24/076391 / D/24/164706 Portefeuillehouder Danny de Vries Portefeuille Overig of n.v.t. Onderwerp Raadzaal: vergaderen met geluid en beeld, en beter meubilair

Inleiding Op 11 november 2021 heeft de raad de motie 'De raad in beeld!' aangenomen. Deze motie vroeg om een onderzoek naar de mogelijkheden voor het uitzenden van de raadsvergaderingen met beeld en geluid. Naast deze aangenomen motie speelt dat het audiosysteem in het stadhuis afgeschreven is en waarvan het gebruik in de praktijk met enige regelmaat problematisch is. Kortom, de audioapparatuur voldoet niet meer aan de daaraan te stellen eisen en dient op zo kort mogelijke termijn vervangen te worden. Ook de uitzending van de forum- en raadsvergaderingen met beeld is aanbevelenswaardig. Tot slot, het huidige meubilair in de raadzaal is zwaar en log en daardoor minder geschikt in de beperkte ruimte. De opstelling wordt aangepast zodat er goede zichtlijnen zijn van de raadsleden onderling en van en naar de voorzitter.

De raad besluit 1. de huidige audioapparatuur te vervangen; 2. een camera-systeem voor webcasten van de vergaderingen en andere activiteiten in de raadzaal, en archiveren van videotulen aan te schaffen; 3. het meubilair in de raadzaal aan te passen; 4. in 2025 een krediet van € 86.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van de audiovisuele installatie; 5. in 2025 een krediet van € 10.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van meubilair in de raadzaal; 6. het college te verzoeken voor de verstrekte kredieten een passende oplossing te zoeken in de voorjaarsrapportage; 7. het college te verzoeken te besluiten dat afgeweken wordt van de verplichting uit het inkoopbeleid om de opdracht voor vervanging van de audioapparatuur en de uitbreiding van de raadzaal met een camera-systeem meervoudig onderhands aan te besteden, en in plaats daarvan de opdracht enkelvoudig zonder verder uitstel te verstrekken aan een lokale ondernemer.

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving artikel 147, tweede lid, juncto, artikel 108, eerste lid, van de Gemeentewet en Aanbestedingswet en Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Oudewater 2017

Beoogd effect De inrichting en technische uitrusting van de raadzaal meer geschikt te maken voor de vergaderingen van de raad zodat het besluitvormingsproces zichtbaarder kan plaatsvinden. Vervanging van de audio-installatie betekent dat deze ook weer

gebruikt kan worden bij trouwpartijen en andere activiteiten in de raadzaal. De video-camera's kunnen desgewenst ook bij trouwpartijen en andere bijeenkomsten gebruikt worden voor streaming. De raadzaal wordt meer publieksgericht, toekomstgericht en multifunctioneel in gebruik.

Argumenten 1.1 De audioapparatuur is aan vervanging toe De huidige installatie is niet meer geschikt voor gebruik tijdens huwelijks voltrekkingen. De huidige installatie is niet storingsvrij en niet stabiel genoeg. Collegeleden kunnen hierdoor bijvoorbeeld minder goed op afstand ambtelijk ondersteund worden. Dit brengt ongemakken met zich mee voor de raad, het college, ambtelijke collega's en bezoekers.

2.1 Volgen en terugkijken van vergaderingen is met beeld aantrekkelijker en effectiever Er is veel ervaring in het land met vergaderingen die ook met beeld worden uitgezonden. De raad is daardoor zichtbaarder. De verwachting is dat uitzendingen met beeld beter bekeken en teruggekeken worden dan alleen audiouitzendingen. Ervaringen tijdens de corona-crisis, toen digitale vergaderingen (met beeld) zijn uitgezonden, wijzen daar ook op. Vergaderingen met beeld zijn informatiever en toegankelijker, en het terugkijken daarvan is effectiever. Aan het beeld kunnen gegevens zoals naam van de spreker en een partijlogo worden toegevoegd, wat ook de zichtbaarheid en herkenbaarheid vergroot.

2.2 Audiovisuele verslaglegging is toegankelijker en transparanter Audiovisuele verslaglegging (zogenaamde videotulen) is toegankelijker en transparanter dan alleen een geluidsopname. Het terugkijken van een vergadering geeft meer informatie - zoals naam en fractie spreker, en non verbale communicatie - en wordt daarmee prettiger en efficiënter. Spreekfragmenten kunnen mogelijk gemarkeerd worden op sprekersniveau waardoor fragmenten in opnamen direct benaderbaar zijn.

3.1 Het huidige meubilair is niet praktisch De huidige meubels zijn zwaar en log en daardoor minder geschikt in de beperkte ruimte. Er is behoefte aan beter verplaatsbaar en compacter meubilair met voldoende werkruimte.

3.2 Multifuncioneel inzetbaar Compactere tafels maken deze ook meer geschikt voor ander gebruik in de raadzaal.

3.3 Verbetering opstelling tijdens vergaderingen De opstelling tijdens raadsvergaderingen wordt aangepast zodat er goede zichtlijnen zijn van de raadsleden onderling en van en naar de voorzitter. Zie schets in de bijlage voor raadsvergaderingen. In forumvergaderingen worden de acht tafels opgesteld in carré opstelling.

4.1/5.1 In de programmabegroting 2025-2028 is geen rekening gehouden met deze investering Conform de financiële verordening van de gemeente Oudewater is een raadsbesluit benodigd voor investeringen die niet opgenomen zijn in het Meerjarig Investeringsplan en die een omvang hebben die groter is dan € 50.000.

6.1 Ontbreken dekkingsvoorstel

Conform de financiële verordening van de gemeente Oudewater moet een raadsvoorstel met investeringen voorzien zijn van een dekking voor de kapitaallasten en een dekking voor toekomstige financiële lasten voor beheer en onderhoud. Dit dekkingsvoorstel ontbreekt. Het college wordt verzocht de gevolgen van deze investering op een passende wijze te verwerken in de voorjaarsrapportage.

7.1 Enkelvoudige aanbesteding aan twee lokale ondernemers We willen de opdrachten door twee lokale Oudewaterse bedrijven op korte termijn laten uitvoeren. Nu twee Oudewaterse bedrijven deze opdrachten passend kunnen uitvoeren willen we de opdrachten zonder verder tijdsverlies enkelvoudig gunnen.

7.2 Aanbesteding audiovisuele middelen De audiovisuele middelen verkeren in een dergelijke staat dat er hinder van ondervonden wordt. De doorlooptijd van een meervoudig aanbestedingstraject (inclusief voorbereiding en afronding) neemt circa twee à drie maanden tijd in beslag. Dit zou betekenen dat de hinder die al enige tijd ondervonden wordt, nog zou voortduren. Dit wordt als niet wenselijk geacht door de ongemakken zoals genoemd bij argument 1.1. Daarom wordt een dergelijke aanbestedingsprocedure als niet efficiënt beschouwd. De geraamde financiële waarde van de opdracht van € 86.000 komt niet boven het Europese drempelbedrag en daarom is het college bevoegd af te wijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Om deze reden wordt een afwijking op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid als doelmatig gezien.

7.3 Aanbesteding aanpassing meubilair Voor de aanpassing van het meubilair is geen meervoudige aanbesteding nodig; de hiervoor benodigde investering van € 10.000 blijft ruim onder de drempel van € 50.000 waardoor enkelvoudige aanbesteding gepast is.

Kanttekeningen 1.1 Digitaal stemmen De spreekposten maken in de toekomst digitaal stemmen mogelijk; de posten zijn hiervoor technisch geschikt. Voor digitaal stemmen is nog wel een software aanpassing nodig en een koppeling met het raadsinformatiesysteem.

3.1 Tafelschorten mogelijk duurder Zo mogelijk worden de huidige tafelschorten overgezet op de nieuwe tafels. Wanneer hiervoor nieuwe schorten nodig zijn zal de investering tot ongeveer 10% hoger uitvallen.

3.2 Katheders Er worden nog geen katheders aangeschaft. In de nieuwe inrichting lijken twee spreekpunten wel gewenst. Het aantal microfoons is hiervoor voldoende, en de camera's maken het in beeld brengen van sprekers bij de katherders goed mogelijk.

3.3 Stoelen Er wordt niet overgegaan tot vervanging van de stoelen. Mogelijk wordt dat op een later moment wenselijk. Dan zal het presidium daarin een adviserende rol krijgen.

4.1 Jaarlijkse kosten

Voor basis onderhoud en updates, waaronder onderhoud van de spreekposten-database, en de koppeling met het raadsinformatiesysteem (GemeenteOplossingen) is een jaarlijks abonnement nodig. De kosten hiervan zijn nog niet opgenomen in dit raadsvoorstel. De kosten hiervan bedragen ongeveer € 3.000 per jaar.

6.1 Oplopende tekorten Doordat de consequenties van deze investering verwerkt moeten worden in de voorjaarsrapportage zullen mogelijke toekomstige tekorten kunnen oplopen met de bedragen die genoemd worden in de rubriek Financiën.

Financiën Blijkens de afschrijvingstabel die is opgenomen in de programmabegroting 2025-2028 is de afschrijftermijn voor: • geluidsinstallatie 10 jaar; • discussieapparatuur raadszaal 10 jaar; • videosystemen 5 jaar; • meubilair raadszaal 25 jaar.

De consequenties van de investeringen voor de toekomstige jaren: Financiële consequenties

Krediet

2026

2027

2028

2029

Kapitaallasten onderscheiden naar: Videosysteem (afschr. in 5 jaar)

35.700

7.497

7.426

7.354

7.283

Geluidsinstallaties (afschr. in 10 jaar)

50.300

5.533

5.483

5.432

5.382

Meubilair (afschr. in 25 jaar)

10.000

500

496

492

488

Jaarlijkse kosten beheer en onderhoud

3.000

3.000

3.000

3.000

Totaal

16.530

16.404

16.279

16.153

Financiële consequenties komen ten laste van programma 1, taakveld 0.1 bestuur

Opmerking: De jaarlijkse kosten voor beheer en onderhoud is in deze opsomming een stelpost. Zie kanttekening 4.1.

Uitvoering Het college wordt gevraagd de aanbesteding uit te zetten. De opdracht wordt gemonitord door de voorzitter en griffier van de raad.

Praktische uitvoering Er wordt een draadloos discussiesysteem aangeschaft. Het multifunctionele gebruik van de raadzaal staat een vast bedraad systeem niet toe. Er wordt voorzien in 24 gecodeerde spreekposten die microfoongestuurde beeldwisseling mogelijk maken, en die technisch geschikt zijn om in de toekomst digitaal stemmen mogelijk te maken.

De huidige vier speakers worden vervangen door zes speakers die een betere verstaanbaarheid in de hele zaal waarborgen.

De video-installatie bestaat uit vier camera's waardoor alle vergaderposities goed in beeld gebracht kunnen worden, zowel in raadsvergaderingen (zie schets in de bijlage) als in forumvergaderingen (carré opstelling).

De huidige vier mobiele schermen worden vervangen door twee projectieschermen en lichtsterke beamers die aan het plafond worden bevestigd. Hierdoor ontstaat betere zichtbaarheid van de schermen, zowel voor de raad als het publiek. Ook is opslag van de schermen niet meer nodig en hoeven deze niet meer voor elke vergadering geïnstalleerd te worden.

De huidige tafels worden vervangen door acht tafels die een kleinere maatvoering hebben dan het huidige meubilair. Hierdoor kan de ruimte beter worden ingericht. De bladen worden uitgevoerd in eiken met noesten, 4 cm dikte, met afmeting 210 x 70 cm. Kleur blank eiken 4x gelakt. De bladen komen op stalen poten met wielen, zwart poeder gecoat. De tafels worden 77 cm hoog, en voorzien van rode schorten, zodat het meubilair passend blijft in de ambiance van de raadzaal.

Communicatie Het besluit wordt gedeeld met het college en op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Samenhang met eerdere besluitvorming Aangenomen motie 'De raad in beeld!' van 11 november 2021.

Bijlagen bijlage 1. aangenomen motie 'De raad in beeld!' (D/24/164712) bijlage 2. schets nieuwe indeling raadzaal (D/24/164974) raadsbesluit (D/24/165336)