rv Nieuwe dienstverleningsovereenkomst tussen Oudewater en Woerden (159746).pdf

Raadsvoorstel Opsteller Catsburg, Edwin Vergadering van Kenmerk Z/23/064380 / D/24/159746 Portefeuillehouder Walther Kok Portefeuille Personeel en organisatie Onderwerp Nieuwe dienstverleningsovereenkomst tussen Oudewater en Woerden

Inleiding Op verzoek van gemeenten Woerden en Oudewater heeft organisatieadviesbureau &Van de Laar een evaluatie uitgevoerd naar de samenwerking. Uit de evaluatie blijkt dat de huidige samenwerking niet duurzaam is. De nadruk ligt te veel op partnerschap, waardoor de zakelijke aspecten uit balans zijn. Eén van de adviezen in het rapport luidt: "Kom tot een gedeeld langetermijnperspectief op de samenwerking." Dit vraagt om een zorgvuldig proces. Gedurende dat proces is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) nodig. De huidige DVO eindigt van rechtswege op 1 januari 2026. In deze context is er sprake van twee afzonderlijke sporen met eigen termijnen: Spoor 1: Een nieuwe DVO en hiermee de samenwerking verlengen verbeteren. Spoor 2: Het vaststellen van een toekomstperspectief op de samenwerking. Dit raadsvoorstel gaat over het eerste spoor. De ingangsdatum van de nieuwe DVO is 1 januari 2026. De nieuwe DVO stelt de gemeenten in staat om in deze periode het zorgvuldige proces voor het toekomstperspectief te doorlopen. Het beëindigen van de ambtelijke samenwerking op 1 januari 2026 is geen optie, aangezien dit grote nadelige gevolgen zou hebben voor zowel de organisatie als het werk voor de samenleving die wij dienen. De nieuwe DVO komt tot stand op basis van verbeterde samenwerkingsafspraken.

Hoewel er op dit moment nog geen overeenstemming bestaat over de exacte inhoud van de nieuwe DVO, is er wel overeenstemming over de vijf onderwerpen die als inhoudelijke basis voor die overeenkomst zullen worden verbonden aan de nieuwe DVO in het besluit opgenomen. De komende maanden zal een projectgroep deze onderwerpen vertalen naar concrete samenwerkingsafspraken. Deze afspraken worden opgenomen in de nieuwe samenwerkingsdocumentatie: de DVO, de Uitvoeringsovereenkomst (UVO) en de basisdienstverlening (hierna: de samenwerkingsdocumentatie). Uiterlijk in het tweede kwartaal van 2025 wordt de gemeenteraad in staat gesteld om zijn wensen en bedenkingen over de nieuwe DVO ter kennis van het college te brengen. Dit raadsvoorstel is met identieke inhoud ook het raadsvoorstel voor de gemeenteraad van Woerden.

De raad besluit Ermee in te stemmen dat het college een nieuwe dienstverleningsovereenkomst tussen gemeente Woerden en Oudewater, die ziet op het verlengen van de samenwerking, met ingangsdatum 1 januari 2026 en einddatum 31 december 2029, gaat voorbereiden met de volgende onderwerpen als inhoudelijke basis: 1. Kwaliteit van de dienstverlening 2. Kwantiteit van de dienstverlening 3. (Financiële) verdeelsleutel 4. Harmonisatie werkwijzen en beleid 5. Governance van de samenwerking

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving De raad is bevoegd om over dit voorstel een besluit te nemen op grond van de algemene bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente, zoals vastgelegd in art. 147 jo. art. 108 van de Gemeentewet.

Beoogd effect Het verlengen van de samenwerking met een nieuwe DVO per 1 januari 2026 die gebaseerd is op de grondhouding gedefinieerd als 'zakelijk partnerschap'. De volgende vijf onderwerpen zijn als inhoudelijke basis aan de nieuwe DVO verbonden: • Kwaliteit van de dienstverlening • Kwantiteit van de dienstverlening • (Financiële) verdeelsleutel Woerden - Oudewater • Harmonisatie werkwijzen en beleid • Governance van de samenwerking In het hoofdstuk 'Argumenten' zijn deze onderwerpen op hoofdlijnen uiteengezet.

Argumenten De nieuwe samenwerking per 1 januari 2026 is gebaseerd op 'zakelijk partnerschap'. De vijf onderwerpen waarmee 'zakelijk partnerschap' vorm krijgt als basis voor de samenwerking zijn: • Kwaliteit van de dienstverlening • Kwantiteit van de dienstverlening • (Financiële) verdeelsleutel Woerden - Oudewater • Harmonisatie werkwijzen en beleid • Governance van de samenwerking Hieronder een toelichting op de vijf onderwerpen die in de nieuwe DVO zullen worden uitgewerkt. Kwaliteit van de dienstverlening Goed beschreven kwaliteitsafspraken zorgen ervoor dat beide partijen weten wat er van hen verwacht wordt en biedt handvatten om de samenwerking effectief te monitoren en bij te sturen waar nodig. Om kwaliteit meetbaar en bespreekbaar te maken, moeten de diensten binnen de samenwerking helder en concreet omschreven zijn. Het vastleggen van kwaliteitscriteria en normen waaraan de geleverde diensten of producten moeten voldoen is hierbij van belang. Deze afspraken kunnen in het document 'basisdienstverlening' vastgelegd worden. Kwantiteit van de dienstverlening In de basisdienstverlening worden de overeengekomen diensten beschreven, waarbij de benodigde inzet per dienst wordt vermeld. Zo krijgen we niet alleen een beschrijving van de dienstverlening, maar ook normeringen op basis van kwaliteitscriteria én inzicht in de benodigde capaciteit.

De werksessies met de teams van de organisatie zijn bedoeld om duidelijkheid te krijgen over de inzet die voor de dienstverlening vereist is. Niet alle producten en diensten kunnen echter op hetzelfde abstractieniveau worden vastgelegd; beleidsmatige werkzaamheden of bestuurlijke advisering zijn bijvoorbeeld moeilijk in een concreet product te definiëren. Desondanks is het belangrijk om ook voor deze werkzaamheden inzicht te krijgen in de inzet tussen de twee gemeenten. Dit helpt om een evenwicht te creëren tussen inzet en bekostiging en geeft de organisatie meer grip op de werklast. Tijdelijke urenregistratie door (een aantal) representatieve teams behoort daarbij tot de mogelijkheden. (Financiële) verdeelsleutel Woerden - Oudewater Het vinden van een objectieve financiële verdeelsleutel tussen de twee gemeenten is onderdeel van de nieuwe DVO, met als doel om de kosten van de samenwerking eerlijk te verdelen. De huidige DVO hanteert een financiële verdeelsleutel die (te) statisch is. In het evaluatierapport is een verdeling o.b.v. de verhouding van de Algemene Uitkering geschetst. De nieuwe verdeelsleutel kan worden toegepast op personeelskosten (capaciteit voor diensten en producten) en bedrijfsvoeringskosten.

Harmonisatie werkwijzen en beleid Een goede aanpak begint met een analyse van de bestaande beleidsstukken en werkwijzen van beide gemeenten. Een groot deel van deze analyse is al aan de orde gekomen tijdens de evaluatie van de samenwerking. Vervolgens kunnen de werksessies met de teams van de ambtelijke organisatie gebruikt worden om te onderzoeken waar afstemming nodig is en welke elementen verder geharmoniseerd kunnen worden. Door werkwijzen en beleid te harmoniseren, ontstaat er een stabiele basis voor een betere samenwerking tussen de gemeenten, waarbij de dienstverlening efficiënter en consistenter wordt. De samenwerking op regionaal niveau wordt hierbij ook betrokken en kan door vastlegging worden versterkt. Governance van de samenwerking (bestuurlijk en ambtelijk) Een goede governance moet bijdragen aan het verbeteren van de samenwerking. Een constatering uit de evaluatie is dat de zakelijkheid in de governance gemist wordt. Het scherpe gesprek over opgaven en ambities versus de beschikbare middelen en de te stellen prioriteiten wordt zelden tot niet gevoerd binnen het managementteam en directie. Op bestuurlijk vlak wordt er af en toe wel gezamenlijk opgetrokken in regionale of landelijke overleggen, maar op inhoud is er weinig verbinding. Het gezamenlijk voeren van een portefeuillehoudersoverleg wordt slechts heel beperkt ingezet.

De rollen van alle betrokken partijen moet opnieuw gedefinieerd worden en evaluatie- en (eventuele) rapportagemethoden moeten vastgelegd worden. Dit moet helpen om het scherpe gesprek tussen opdrachtgever- en nemer op de juiste wijze te kunnen voeren. Wanneer de bovengenoemde aspecten in de samenwerking beter zijn geregeld, kan er ook op een zinvolle manier regelmatig worden gerapporteerd over bijvoorbeeld het kwaliteitsniveau van de dienstverlening. Aansluiten op de P&Ccyclus van de organisatie is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Deze inzichten versterken tevens de inhoud van bestuurlijke en ambtelijke gesprekken over de samenwerking. Het dynamisch gebruiken van de uitvoeringsovereenkomst, waarin gedurende een jaar (maatwerk)afspraken gemaakt kunnen worden, moet hier in ogenschouw genomen worden. Goede governance en heldere inzichten over de samenwerking versterken elkaar en maken het samenspel in de governance scherper, inhoudelijker en ook zakelijker.

Kanttekeningen In dit onderdeel is het juridische kader van de samenwerking uiteengezet, een risico benoemd, inclusief de beheersmaatregel die wordt genomen indien dit risico zich voordoet, en is het vervolgproces beschreven. Juridisch kader Structuur van de samenwerkingsdocumentatie De huidige documentatie van de samenwerking omvat de DVO (Dienstverleningsovereenkomst), de UVO (Uitvoeringsovereenkomst) en de basisdienstverlening (een bijlage van de DVO). DVO In de DVO worden de afspraken tussen opdrachtgever (Oudewater) en opdrachtnemer (Woerden) vastgelegd met betrekking tot de te leveren diensten. Artikel 2 van de huidige DVO vermeldt de UVO en de basisdienstverlening, die daarmee onderdeel zijn van de overeenkomst. UVO De UVO wordt jaarlijks opgesteld conform artikel 3, lid 1 van de huidige DVO. In dit document wordt vastgelegd welke aanvullende diensten, naast de basisdienstverlening zoals beschreven in de DVO, door de opdrachtnemer aan de opdrachtgever worden geleverd en welke (kwaliteits)eisen hiervoor gelden. Basisdienstverlening De basisdienstverlening, een bijlage van de DVO, beschrijft de producten en diensten die door de opdrachtnemer worden uitgevoerd voor de opdrachtgever. Documentatie voor de DVO per 1 januari 2026 De huidige documentatiestructuur kan worden gehandhaafd in de nieuwe opzet van de DVO.

Het ontbreken van een zakelijke benadering is niet te wijten aan de bestaande structuur van de documentatie, maar aan het ontbreken van duidelijke afspraken in de overeenkomsten en basisdienstverlening. Dit heeft geleid tot spanningen in de samenwerking. De structuur van de documentatie blijft waarschijnlijk onveranderd, de verbetering ligt in de inhoud van de documenten.

Grondhouding als fundament De grondhouding gedefinieerd als 'zakelijke partnerschap' zal dienen als leidraad en fundament van de vernieuwde samenwerking. Risico Om de vijf onderwerpen die de inhoudelijke basis zullen vormen voor de nieuwe DVO uit te werken is een plan van aanpak opgesteld. Dit plan van aanpak is zorgvuldig tot stand gekomen. Desalniettemin bestaat het risico dat bepaalde verwachtingen over het maken van afspraken over o.a. kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening slechts gedeeltelijk of niet (volledig) waargemaakt kunnen worden. In dit geval zal het college de gemeenteraad hier adequaat over informeren.

Vervolgproces Ook in het vervolgproces is het belangrijk dat de twee sporen een eigen proces doorlopen. De twee sporen: Spoor 1: Een nieuwe DVO en hiermee de samenwerking verlengen en verbeteren. Spoor 2: Het vaststellen van een toekomstperspectief op de samenwerking. Het eerste spoor Het beëindigen van de ambtelijke samenwerking op 1 januari 2026 is geen optie, aangezien dit grote nadelige gevolgen zou hebben voor zowel de organisatie als het werk voor de samenleving die wij dienen. Tevens ligt het in de lijn om als partners in de ambtelijke samenwerking een zorgvuldig proces te doorlopen. Enkel verlengen van de samenwerking is echter niet voldoende; deze nieuwe, meerjarige DVO moet gepaard gaan met verbeteringen op de vijf beschreven onderwerpen. Dit raadsvoorstel gaat over het eerste spoor, waarin verlengen tot en met 31 december 2029 en het verbeteren van de samenwerking centraal staat, en tegelijkertijd tijd wordt gecreëerd voor het tweede spoor. In het hoofdstuk 'Wat gaan we daarvoor doen' is opgenomen welke fasering en stappen gezet worden om te komen tot een nieuwe, verbeterde DVO. In een volgend raadsvoorstel zullen de vijf onderwerpen van dit raadsvoorstel concreet uitgewerkt zijn in een nieuwe DVO.

Vervolgens zal uw raad in de gelegenheid worden gesteld om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen over deze nieuwe DVO, waarna de colleges definitief zullen besluiten tot het aangaan daarvan. In het eerste spoor is het streven om uiterlijk 1 juli 2025 tot een finaal besluit te zijn gekomen t.b.v. het sluiten van de nieuwe DVO per 1 januari 2026. De procedure ten aanzien van wensen en bedenkingen van uw raad moet hiervoor dan zijn doorlopen. Teams van de ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie wordt actief betrokken in het uitwerken van de vijf onderwerpen van dit raadsvoorstel. Met de teams van de ambtelijke organisatie zullen inventariserende werksessies georganiseerd worden. In deze sessies staan twee onderwerpen centraal: 1. Een aangescherpte uitwerking van de basisdienstverlening in concrete producten en diensten met een daaraan gekoppeld kwaliteitsniveau. 2. Een overzicht van beleid en processen per team, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt in hoeverre harmonisatie tussen beide gemeenten realistisch én wenselijk is (en per welke datum). Daarbij wordt ook bekeken waarom harmonisatie om bepaalde redenen niet mogelijk zou zijn. De projectgroep voorziet werksessies met ca. 4 tot 5 (beleids)medewerkers van de teams, tezamen met de teammanager, om te komen tot bovenstaande uitwerkingen.

Na de werksessies worden de opbrengsten gebundeld en concreet uitgewerkt in een set (concept)afspraken over de dienstverlening. De betrokken medewerkers worden gevraagd te spiegelen op de conceptafspraken. Legal check op de samenwerkingsdocumentatie Huisadvocaat La Gro zal een juridische controle uitvoeren op de totale samenwerkingsdocumentatie: de DVO, de UVO en de basisdienstverlening. Het tweede spoor Dit spoor richt zich op het vinden van een toekomstperspectief op de samenwerking. In het eerste halfjaar van 2025 volgt

een raadsvoorstel met een proces voor dit tweede spoor, waarin o.a. participatie en concrete tijdslijnen plek krijgen. Gedurende het tweede spoor zal er ruimte zijn om te verkennen met andere partijen in de regio, zoals omliggende gemeenten en de provincie Utrecht. Tevens is er ruimte om opties per gemeente te verkennen en nader uit te werken.

Financiën Organisatieadviesbureau &Van de Laar Het organisatieadviesbureau &Van de Laar is gevraagd om hun expertise en capaciteit in te zetten op verbeterde samenwerkingsafspraken. De context is in dit raadsbesluit beschreven. Hiervoor is een prestatieafspraak overeengekomen tegen een som van €31.320. Gemeente Woerden en gemeente Oudewater betalen ieder 50% van deze kosten. De som voor gemeente Oudewater bedraagt zodoende €15.660 en deze kosten zijn gedekt binnen de huidige begroting. Het organisatieadviesbureau heeft de opdracht geaccepteerd om de verbeteringen ten aanzien van de samenwerking volledig uit te werken. Advocaatkosten Het is aannemelijk dat de samenwerkingsdocumentatie door huisadvocaat La Gro getoetst en deels opgesteld zal worden. Zodra de benodigde capaciteit van La Gro helder is zal de reguliere P&C-cyclus aangewend worden voor het aanvragen van dit budget. De twee gemeenten betalen wederom ieder 50% van deze kosten. Inzet teams van de ambtelijke organisatie In het Plan van Aanpak is nadrukkelijk behoefte aan input van de verschillende teams van de ambtelijke organisatie. Hoewel de inzet op teamniveau niet substantieel genoeg is voor het doorbelasten van kosten op teamniveau, vraagt het op concernniveau een behoorlijke inzet van in totaal ca. 450 uur voor twee werksessies met een representatieve afvaardiging per team.

Projectleider De projectleider is een medewerker van het team Strategie, Financiën en Control (SFC). Naar schatting zal de inzet in totaal ca. 600 uur in beslag nemen. Kostenverdeling inzet teams en intern projectleider De verdeling van de kosten van de ambtelijke organisatie, gelegen in de geleverde capaciteit van de gevraagde inzet per team en die van de intern projectleider, zal in de uitvoeringsovereenkomst 2025 tussen beide gemeenten worden overeengekomen.

Uitvoering Het organisatieadviesbureau &Van de Laar heeft een plan van aanpak opgesteld met een doorlooptijd van ca. 9 maanden, verdeeld over de volgende vijf stappen die zij zullen doorlopen. Stap 1. Documentstudie en vergelijking afspraken soortgelijke samenwerkingen In de eerste stap wordt de samenwerkingsdocumentatie nader bestudeerd en wordt een eerste analyse gemaakt van op welke onderdelen van de documentatie aanpassing wenselijk en/of noodzakelijk is om de aanbevelingen uit het evaluatierapport te verwerken. Ook wordt de samenwerkingsdocumentatie afgezet tegen afspraken van soortgelijke samenwerkingen, met als doel te kijken naar verbetermaatregelen die mogelijk passend zijn voor de samenwerkingsafspraken tussen Woerden en Oudewater. Stap 2. Inventariserende werksessies teams organisatie Deze stap omvat werksessies met vertegenwoordigers van de verschillende teams binnen de organisatie. De focus ligt hierbij op de 'basisdienstverlening': welke producten en diensten vallen onder de DVO en wat is het bijbehorende kwaliteits- en kwantiteitsniveau? Daarnaast wordt per team in kaart gebracht welk beleid en welke processen wel of niet geharmoniseerd kunnen worden. Om het maximale uit deze sessies te halen zal goede voorbereiding van de teams gevraagd worden om tot concrete beelden te komen ten aanzien van: Overzicht harmonisering

• Een overzicht van beleid en werkwijzen per team, met per beleidsthema: o In hoeverre is beleid reeds geharmoniseerd; o In hoeverre is verdere harmonisatie wenselijk en realistisch (en per wanneer); o Waarom harmonisering niet mogelijk of realistisch is. Eerste uitwerking aangescherpte basisdienstverlening • Een eerste aanzet voor een overzicht van de producten en diensten die het team levert aan Woerden en Oudewater. Hierbij kan de basisdienstverlening als startpunt worden gehanteerd, met per product: o Een grove productbeschrijving van het product of dienst; o De hiermee gemoeide (indicatieve) ureninzet per product of dienst voor Woerden en Oudewater; o Een verklaring waarom er sprake is van eventuele verschillen (beleidsmatig, bestuursstijl, andere processen). Stap 3. Eerste uitwerking set verbeteringen De resultaten van de werksessies worden samengevoegd en uitgewerkt in een set conceptafspraken over de dienstverlening. Hierbij wordt erop gelet dat de afspraken over kwaliteit en kwantiteit voor de verschillende organisatieonderdelen op een vergelijkbaar abstractieniveau worden uitgewerkt, om consistente verantwoording en sturing te waarborgen. Naast kwaliteit en kwantiteit worden ook andere elementen zoals kostenverdeling en afspraken over meerwerk of aanvullende taken geadresseerd. Stap 4.

Spiegelsessies organisatie De uitwerkingen van de werksessies worden vervolgens teruggelegd bij de deelnemers aan de werksessies in de vorm van spiegelsessies. Doel van deze sessies is om te toetsen op juistheid en volledigheid. Mogelijk worden deze sessies ook gebruikt om eventuele hiaten in de eerdere uitwerking te bespreken. Ook is er aandacht voor in hoeverre de deelnemers aan de sessies implementatie van deze afspraken realistisch achten. Stap 5. Verbeterplan en conceptuitwerkingen samenwerkingsdocumentatie In deze stap wordt een verbeterplan opgesteld, met concrete maatregelen en adviezen voor aanpassing van de DVO, UVO en de basisdienstverlening, zodat deze documenten aansluiten op de belangrijkste uitgangspunten van dit raadsvoorstel. Legal check op de samenwerkingsdocumentatie Huisadvocaat La Gro zal een juridische controle uitvoeren op de totale samenwerkingsdocumentatie, inclusief de DVO, UVO en de basisdienstverlening.

Communicatie Dit project kent een aantal kritieke communicatiemomenten waarvoor afstemming en samenwerken met afdeling communicatie van groot belang is, te weten: • Interne informatie • De werksessies bij medewerkers onder de aandacht brengen • Persvoorlichting

Samenhang met eerdere besluitvorming Bijlagen • Raadsbesluit DD/24/160145 • Basisdienstverlening (bijlage van de dienstverleningsovereenkomst) • Plan van Aanpak: 'zakelijk partnerschap' • Evaluatierapport • Dienstverleningsovereenkomst 2021 - 2025