rv Aanwijzing accountant jaarrekeningcontrole Oudewater 2023 en 2024 (090542).pdf

Raadsvoorstel Opsteller Bosma, Menso Vergadering van Kenmerk Z/23/056472 / D/23/090542 Portefeuillehouder Bas Lont Portefeuille Financiën aanbestedingsbeleid inkoopbeleid Onderwerp Aanwijzing accountant jaarrekeningcontrole Oudewater 2023 en 2024

Inleiding In de zomer van 2022 is gestart met de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de gemeenten Woerden en Oudewater. De auditcommissies hebben namens de gemeenteraden van Woerden en Oudewater een aanbestedingsleidraad voorbereid en een beoordelingscommissie samengesteld bestaande uit zes raadsleden, de interne auditor, een controller en het hoofd SFC. De aanbesteding werd begeleid door de afdeling inkoop. De aanbestedingsleidraad is op 17 november 2022 vastgesteld door de gemeenteraden van Woerden en Oudewater. De aanbesteding heeft als beoogd effect dat de gemeenteraden van Woerden en Oudewater een accountant benoemen voor de boekjaren 2023 en 2024 met een optionele verlenging voor 2025 en 2026. Gelet op de totale opdrachtwaarde moest deze opdracht Europees openbaar worden aanbesteed.

De raad besluit ETL Assurance en Overheidsaccountants B.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekening over de boekjaren 2023 en 2024 van de gemeente Oudewater, met een optie voor verlenging van twee keer een jaar

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving Op grond van artikel 213, lid 2 Gemeentewet is de raad het bevoegde orgaan met betrekking tot de aanwijzing van de accountant.

Beoogd effect Het beoogd resultaat is dat de gemeenteraden van Woerden en Oudewater voor een nieuwe periode een bevoegde accountant aanwijzen voor de controle van de jaarrekeningen van de boekjaren 2023 en 2024, en dat dit dezelfde accountant is.

Argumenten Na afloop van elk boekjaar dient de gemeenteraad de jaarrekening vast te stellen. De gemeenteraad wordt in zijn controlerende taak ondersteund door een accountant die de gemeentelijke jaarrekening controleert en een verklaring

afgeeft over de getrouwheid en rechtmatigheid van de rekening. Het contract met de huidige accountant loopt tot en met de controle van de jaarrekening 2022 en loopt dus af. Er heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden, omdat de geschatte waarde van de opdracht boven de Europese drempelwaarde ligt. U benoemt de accountant voor twee jaar eventueel aangevuld met twee keer een jaar verlengen. Conform de aanbestedingsleidraad benoemt u de accountant voor minimaal twee jaar met een optie voor verlenging van twee keer een jaar. Deze jaren zijn dus optioneel voor zowel de gemeente als de accountant. Concreet betekent dit een benoeming per 1 april 2023 met daarna de optie om het contract maximaal twee keer met 1 jaar te verlengen. U kunt na de eerste twee jaar samen met de accountant de wederzijdse verwachtingen evalueren ten aanzien van de controleaanpak en terugkoppeling naar de gemeenteraad. De optiejaren bieden de mogelijkheid om het contract te verlengen zonder opnieuw aan te besteden. De beoordelingscommissie heeft overeenkomstig uw opdracht een nieuwe accountant geselecteerd. De beoordelingscommissie bestond uit de raadsleden Birgitte van Hoesel, Reem Bakker, Jan-Hubert van Rensenen Florian van Hout voor Woerden en Dick Stapel en Albert Griffioen voor Oudewater. De overige leden waren de interne auditor, de concerncontroller en hoofd FSC.

Op 18 november 2022 is de aanbesteding openbaar gepubliceerd. Hierop zijn twee inschrijvingen ontvangen. De inkoopadviseur heeft gecontroleerd of de inschrijvingen volledig en rechtsgeldig waren. De beoordelingscommissie heeft de inschrijvingen gezamenlijk beoordeeld. In de beoordelingssessie is er voor ieder kwaliteitscriterium de score in consensus bepaald. De beoordelingscommissie had vooraf geen inzage in de inschrijfprijzen. Op 11 januari 2023 hebben de inschrijvers een presentatie gehouden. De volgende criteria zijn gescoord: Kwaliteit bestaat uit zes onderdelen die als volgt worden meegeteld in de beoordeling: Implementatie (10%) Controlefilosofie en –aanpak (30%) Bijdragen aan kennisniveau organisatie (25%) Samenstelling controleteam (10%) Rapportage & Communicatie (15%) Presentatie (10%) Bij de beoordeling van de aanbiedingen telt het criterium Prijs voor 30% mee en het criterium Kwaliteit voor 70%. Op 9 februari heeft een verificatiegesprek plaatsgevonden ter voorbereiding op de definitieve contractering.

Kanttekeningen geen

Financiën Het jaarlijkse tarief zoals geoffreerd door ETL Assurance en Overheidsaccountants B.V past binnen het in de begroting opgenomen budget voor de jaarrekeningcontrole.

Uitvoering Na het besluit van de gemeenteraden van Woerden en Oudewater om ETL Assurance en Overheidsaccounts B.V. te benoemen als accountant zullen de contracten ter ondertekening verstuurd worden. De ingangsdatum van de contracten is voor beide gemeenten 1 april 2023.

Communicatie Uiterlijk zal in juni de planning met de organisatie worden gedeeld zodat iedereen hier tijdig rekening mee kan houden.

Samenhang met eerdere besluitvorming Raadsvoorstel Europese aanbesteding accountantsdiensten (2022-11.01), gemeenteraad 17 november 2022.

Bijlagen raadsbesluit