RIB november 2019 stand van zaken bestuur openbaar onderwijs (3).pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF Oudewater 19R.00881 Van

:

College van burgemeester en wethouders

Datum

:

12 november 2019

Portefeuillehouder(s) : Wethouder J.I.M. Duindam Portefeuille(s)

: Openbaar onderwijs

Contactpersoon

: C. de Heer

Tel.nr.

: 8274

E-mailadres

: heer.c@woerden.nl

Onderwerp: Stand van zaken bestuur openbaar basisonderwijs Stichting Onderwijs Primair Kennisnemen van: Stand van zaken bestuur openbaar basisonderwijs als antwoord op de toezegging gedaan in de raadsvergadering van 6 juni 2019 (T-623) Inleiding: Op 6 juni 2019 heeft uw raad de leden van de raad van toezicht van Stichting Onderwijs Primair benoemd. Dit was het sluitstuk van een roerige periode in het bestuur van het bevoegd gezag van het openbaar basisonderwijs in Hekendorp en in Oudewater. Wij hebben u hierover geïnformeerd in 1 2 3 raadsinformatiebrieven van 16 april en 24 mei en in het raadsvoorstel van 21 mei voor de benoeming van de leden van de raad van toezicht van Stichting Onderwijs Primair. In deze raadsstukken hebben wij u ook uitgebreid geïnformeerd over de stichting, de bestuursstructuur, het aandeel van het openbaar basisonderwijs van Oudewater binnen de stichting, de instandhouding van voldoende openbaar basisonderwijs en de rol van de gemeente daarbij. Uw raad heeft op 6 juni uw zorgen gedeeld met ons, en wij met uw raad, over het bestuur van het openbaar basisonderwijs in onze gemeente, waaronder de financiën die niet op orde waren.

Bij de behandeling van het raadsvoorstel van de benoeming van de nieuwe raad van toezicht, hebben wij toegezegd uw raad te informeren over de stand van zaken bij de stichting, nu er een nieuw college van bestuur en een nieuwe raad van toezicht is. Aan de raad van toezicht hebben wij gevraagd hoe de stichting er nu voor staat, wat volgens hen de oorzaken zijn van de financiële tekorten van de stichting, welke maatregelen er genomen zij om de tekorten aan te pakken - oftewel is het lek gelokaliseerd en gedicht - en zijn de organisatorische problemen opgelost. Eind oktober zijn de drie gemeenten die participeren in Stichting Onderwijs Primair tegelijkertijd op de hoogte gesteld door de stichting over de jaarrekening 2018 (zie bijlage) en de bevindingen van de raad van toezicht over de bedrijfsvoering en de financien van de stichting. In deze raadsinformatiebrief doen wij vanuit de optiek van de raad van toezicht aan uw raad hierover verslag.

1

19R.00278 19R.00448 3 19R.00418 2

De antwoorden op de vragen die uw raad aan de raad van toezicht heeft gesteld, én de manier waarop de raad van toezicht verslag doet van haar werkzaamheden – op onderdelen kritisch onderzocht door de accountant van de stichting- vinden wij aannemelijk. Op basis van deze informatie mogen wij er vertrouwen dat op bestuursniveau er weer grip is op de financiën en administratie, dat op een goede manier wordt samengewerkt tussen college van bestuur, raad van toezicht en de schooldirecties, en dat de juiste maatregelen zijn genomen om de stichting gezond te houden. De raad van toezicht heeft aangeboden in een Forum-vergadering mondeling verslag te doen als uw raad dat wilt. Kernboodschap: Hoe de staat de stichting er nu voor? De jaarrekening 2018 is eind september 2019 door de vorige raad van toezicht ondertekend en aan uw raad aangeboden. De tekst en de cijfers wijken niet af van het concept-bestuursverslag of jaarrekening 2018 (zie bijlage) waaruit wij hebben geput bij de beantwoording van de vragen van de CDA-fractie van 24 4 mei 2019. De nieuwe raad van toezicht geeft aan dat de financiële prognose voor 2019 slechter is dan was begroot. De stichting verwacht een tekort in de exploitatie voor 2019 van € 672.000,- in de begroting ging de stichting uit € 326.245,-. Het tekort over 2018 bedroeg ongeveer € 1,2 miljoen.

De tekorten over 2018 en 2019 komen ten laste van de reservepositie van de stichting. De reserve is ruim genoeg om geen beroep op de gemeente of op anderen te hoeven doen. De conceptbegroting voor 2020 krijgt wel een betere en reëlere financiële onderbouwing dan die van de voorgaande jaren. Deze reële onderbouwing ontbrak in de begroting van 2018 en 2019. Er werden kosten gemaakt die niet in de begroting waren opgenomen. Zo ontstonden logischerwijs tekorten ten opzichte van de begroting. De raad van toezicht stelt dat huidige voorzitter van het college van bestuur en zij zelf, niet of nauwelijks invloed hebben gehad op de haalbaarheid en de uitgangspunten van de huidige begroting. De begroting 2019 is namelijk door de vorige bestuurder én de vorige raad van toezicht opgesteld en goedgekeurd. De tekorten over 2018 en 2019 zijn veroorzaakt door falend beleid door vorige bestuurders en het onvoldoende toezicht hierop. Of zij daarvoor aansprakelijk kunnen worden gehouden is niet onderzocht, maar is ook niet 1-2-3 te zeggen. Hiervoor zou juridisch advies moeten worden ingehuurd. De nieuwe raad van toezicht heeft zich in eerste instantie gericht op de beheersing van de bedrijfsvoering.

Oorzaken van de financiële tekorten De overschrijdingen in 2018 en het begrote tekort van 2019 dat hieruit voortkomt, hebben volgens de raad van toezicht vooral te maken met beleidskeuzes en kosten die niet waren begroot, waar dus geen geld voor was, maar die ook niet pasten bij normale gang van zaken binnen de stichting en haar scholen. Veruit de grootste oorzaak van de tekorten was de inzet van tijdelijk personeel. Er was tijdelijk - en dus duurder - personeel op verschillende directieposities op de scholen, maar ook op het centrale bestuursbureau. Deze tijdelijke constructies zijn beëindigd in het voorjaar van 2019. Hierdoor worden deze kosten dan ook niet langer gemaakt.

4

19R.00448

De raad van toezicht en het college van bestuur is door de account gewezen op een aantal andere financiële risico’s. Het gaat om onderhoud, inkoop van leermiddelen en ziekteverzuim en vervanging: Onderhoud Er is een risico op het terrein van voorziening onderhoud. Er wordt in onderwijsland een nieuwe methode geïntroduceerd over het berekenen van onderhoud. Hierdoor moet jaarlijks meer geld dan 5 voorheen worden begroot voor de onderhoudsvoorzieningen van een onderwijsstichting . Onderwijs Primair houdt vooralsnog op advies van de accountant vast aan de huidige methode. De komende tijd wordt door het bestuursbureau onderzocht, welke impact de nieuwe methode heeft, die dan vanaf 2021 in de begroting kan worden opgenomen. Inkoop Een ander risico is de centrale inkoop van leermiddelen via een inkoopcentrale. Dat mag niet (meer). Bekeken wordt hoe dit punt kan worden aangepakt om te voorkomen dat het negatieve gevolgen heeft voor het oordeel van de accountant over de rekening van 2019. Ziekteverzuim en vervanging Er is ten slotte door de accountant een risico aangegeven voor de hoogte van de voorziening voor 6 het personeel dat ziek is. De stichting is als werkgever sinds 2019 eigenrisicodrager . Het bedrag dat voorheen aan het landelijke Vervangingsfonds werd betaald, is opgenomen in de begroting ter dekking van de kosten.

Tot nu is het verzuim lager dan het was: er is dus minder uitgekeerd. Dit betekent dat bij ongewijzigde omstandigheden de kosten over 2019 lager zijn dan begroot. Echter, dit hoeft niet zo te blijven. Het voorkomen van verzuim door ziekte, al is het alleen maar om de kosten, is van wezenlijk belang. Wat het ziekteverzuim betreft doet Onderwijs Primair het overigens beter dan vergelijkbare onderwijsorganisaties. Maatregelen om tekorten aan te pakken Naast het terugbrengen van de vele inhuursituaties zijn er op beperkte schaal andere maatregelen genomen om er voor te zorgen dat het tekort over 2019 niet verder oploopt en/of structureel wordt. Door de genomen maatregelen zal 2020 volgens de raad van toezicht er aanzienlijk beter uit zien, zeker als het gaat om het in de hand kunnen houden van de kosten. Voor zowel het college van bestuur als voor de raad van toezicht, zijn de beheersing van kosten en het werken aan een financieel houdbaar beleid, het belangrijkst. Om te zorgen dat de financiële situatie de raad van toezicht niet overvalt, wil en moet het ook inzicht hebben in de financiële en administratieve organisatie van de stichting; de raad van toezicht moet hiermee kunnen lezen en schrijven. De betrouwbaarheid van systemen, kennis en rapportages is daarbij cruciaal. De afgelopen maanden heeft de raad van toezicht zich daarom vooral hiermee bezig gehouden.

De raad van toezicht heeft de accountant gevraagd een tussentijdse financiële rapportage van de stichting te toetsen. De accountant kwam tot de conclusie dat de rapportage de financiële werkelijkheid weergeeft, dat het uitgaat van de juiste informatie en dat de stichting daar de benodigde conclusies aan verbindt.

5 Een toenemend aantal accountantskantoren geeft nu aan dat interpretatie van de jaarverslaggevingsvoorschriften rondom de voorziening groot onderhoud strikter moet worden geïnterpreteerd. Volgens hen kan de hoogte van de voorziening onderhoud alleen vastgesteld worden door voor iedere onderhoudsinvestering afzonderlijk te gaan sparen en dat voor elke component naar tijdsgelang moet worden gereserveerd. Dit betekent dat als het dak eens in de 20 jaar moet worden vervangen en de kosten hiervoor €200.000 bedragen, er voor deze onderhoudscomponent per jaar €10.000 per jaar moet worden toegevoegd aan de voorziening groot onderhoud. Na 10 jaar zou er daardoor voor het dak €100.000 in de voorziening moeten zitten. Dit zou voor alle onderhoudscomponenten moeten plaatsvinden wat veelal tot een veel hogere voorziening leidt dan bij de egalisatie van de (totale) onderhoudsuitgaven, zoals nu vaak wordt toegepast. Bron: https://www.poraad.nl/nieuws-en-achtergronden/strikte-interpretatie-leidt-tot-fors-grotere-voorziening-grootonderhoud. 6 Een schoolbestuur dat eigenrisicodrager is voor de vervangingskosten, declareert geen vervangingskosten bij afwezigheid van een medewerker en uiteraard betaalt hij daarvoor dan ook geen premie meer.

Dat betekent dat het schoolbestuur voor de invulling van de vervanging niet meer hoeft te voldoen aan de regels van het VF en meer ruimte heeft voor een eigen vervangingsbeleid. Een schoolbestuur profiteert als eigenrisicodrager van effectief verzuimbeleid doordat het dan minder vervangingskosten heeft. De andere kant is natuurlijk dat het schoolbestuur ook een risico loopt dat in enig jaar het ziekteverzuim hoger is. Overigens betalen ERDschoolbesturen nog een kleine premie (0,21%). Dit is voor het flankerend beleid waarvan ze gebruik kunnen blijven maken en een deel voor een solidariteitsbijdrage. Bron: https://www.poraad.nl/nieuws-en-achtergronden/schoolbesturen-kunnen-eigen-risico-dragen-voorvervanging

Door alleen activiteiten en maatregelen uit te voeren die zijn vastgesteld in de begroting én het er bovenop zitten door college van bestuur én de raad van toezicht, voorziet de stichting in de nabije toekomst geen vergelijkbare financiële tegenvallers meer als in de afgelopen jaren. Wij vinden dit een goede aanpak. Zijn de organisatorische problemen opgelost Vanaf juni 2019 is er een nieuwe raad van toezicht werkzaam voor de Stichting Onderwijs Primair. De raad van toezicht is benoemd door uw raad en door de gemeenteraden van de twee andere deelnemende gemeenten: Krimpenerwaard en Montfoort. Aanleiding voor een benoeming van een geheel nieuwe raad van toezicht waren divers van aard. Van groot belang bij de benoeming is in ieder geval geweest, het grote negatieve financiële resultaat van de stichting in 2018, de sombere financiële vooruitzichten in 2019 én het gegeven dat de gemeenten daarover niet en/of te laat zijn geïnformeerd. Wij hadden van het college van bestuur en van de raad van toezicht als bestuur op afstand, een actievere houding verwacht. Door de raad van toezicht zijn, vinden wij, goede maatregelen genomen om de kosten te beheersen. Bovendien is er nu bij de stichting, constateren wij, focus op een realistischer financieel beleid en is er veel meer aandacht voor risico’s in de bedrijfsvoering. Een transparante administratieve organisatie is 7 beschikbaar.

De accountant van de stichting onderschrijft deze conclusies. Voor de raad van toezicht betekent het oordeel van de accountant dat de systemen, de kennis en de informatie die gebruikt worden voor het maken van de financiële rapportage, goed zijn en een houvast zijn voor het kunnen bepalen van koers en het nemen van beslissingen om de stichting financieel gezond te houden. Wij hebben dit vertrouwen ook, en blijven hier graag over geïnformeerd. Ten slotte De nodige personeelswisselingen op het bestuurskantoor (vooral personeelszaken en college van bestuur) hebben niet bijgedragen tot de vereiste aandacht beheersing. Nu is er wel sprake van een stabiele situatie en worden de adviezen uit bestuursrapportages ook opgevolgd en worden de risico’s aangepakt. Periodiek wordt de stand van zaken gezamenlijk besproken door de controller van het bestuursbureau van de stichting, het college van bestuur en de raad van bestuur. De raad van toezicht heeft met het college van bestuur een intensieve werkrelatie. De raad van toezicht heeft veel tijd en energie gestoken in het contact met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en met de schooldirecteuren (directieberaad) om in de relatie met hen te investeren. Dat blijven ze doen heeft de raad van toezicht naar ons benadrukt.

Zij werken vanuit onderling vertrouwen en zuiverheid van rollen aan een financieel gezond en kwalitatief sterk openbaar basisonderwijs in Hekendorp en in Oudewater. Vervolg: De raad van toezicht informeert de gemeente en uw raad opnieuw na de oplevering van de jaarrekening 2019 of eerder als uw raad hier prijs opstelt. Tot nu toe heeft de raad van toezicht zich bijna uitsluitend gericht op de financiën (beheersing van de kosten) en op de administratie; dit blijft het ook doen. Maar er is meer dan alleen aandacht voor het geld. De raad van toezicht heeft een kwaliteitscommissie ingesteld die met het college van bestuur praat over de kwaliteit van onderwijs. De komende periode buigt de raad van toezicht zich ook over de code van goed bestuur: hoe wordt het dagelijks en het toezichthoudend bestuur ingericht en wat is de relatie met de colleges van burgemeester en wethouders, de gemeenteraden en met medezeggenschap bijvoorbeeld, en wie doet wat. Uw raad wordt hierover door ons geïnformeerd. Mogelijk wordt uw raad een voorstel gedaan voor wijziging van de statuten.

7

Er is nu sprake van een zogenoemde AO/IB bij de stichting. Dit is een administratieve organisatie gezien vanuit een controllers- of accountantsbril. Een accountant ziet bedrijfsprocessen waarin risico’s verstopt zitten, controle nodig is (bijvoorbeeld om fraude of witwassen tegen te gaan) of scheiding van functies omdat er veel geld vloeit door deze processen. Een belangrijke stap hierin is het vastleggen en beschrijven van de administratieve organisatie (AO) dat tegenwoordig veel meer behelst dan simpel de financiële processen in kaart brengen. Immers: ICT of personeelsaangelegenheden (HRM )spelen nu ook een belangrijke rol binnen organisaties. De AO kun je dus vergelijken met een goede blauwdruk van de organisatie. Er bestaat nog wel eens spraakverwarring over AO/IB en AO/IC en wordt vaak door elkaar gebruikt. Toch zit er een verschil tussen controleren (AO/IC) en beheersen (AO/IB). De interne controle is namelijk onderdeel van interne beheersingsmaatregelen. Een goed ingerichte AO/IB controleert dus niet alleen processen, maar beheerst ze ook en stuurt aan waar nodig. Bron: https://www.scienta.nl/ao-ib-en-ao-ic-wat-is-het-en-wat-is-het-verschil/

Bijlagen: -

Jaarverslag 2018 van de Stichting Onderwijs Primair (19.090800)

Het college van burgemeester en wethouders, De secretaris,

De loco-burgemeester,

ir. W.J. Tempel

drs. J.I.M. Duindam