Raadsvoorstel 'Vaststellen Reglement van Orde 2021'.pdf

Raadsvoorstel Opsteller Lugt, Arjen van der Vergadering van 23 maart 2021 Kenmerk Z/21/011382 / D/21/014101 Portefeuillehouder Danny de Vries Portefeuille Algemeen bestuurlijke zaken Onderwerp Vaststellen Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Oudewater 2021

Inleiding In 2018 heeft de gemeenteraad van Oudewater een nieuw Reglement van Orde vastgesteld. Op dat moment was de huidige gemeenteraad net aangetreden. Na bijna twee jaar werken is het Reglement van orde in de zomer van 2020 geëvalueerd door een werkgroep vanuit de gemeenteraad, bestaande uit Leendert Oosterom, Ronald Gabriëls, Monique van den Berg, Vincent Bos en Wim Knol. Op basis hiervan is een document aan het presidium gestuurd met bevindingen van deze werkgroep. Het presidium heeft besloten om te wachten met het voorleggen van een nieuw Reglement van Orde aan de gemeenteraad, zodat de nieuwe burgemeester ook zijn input kan geven. Dat is inmiddels gebeurd. Dit raadsvoorstel voorziet dan ook in een wijziging van het Reglement van Orde, met inachtneming van het advies van de werkgroep en de input van burgemeester De Vries.

De raad besluit Het 'Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Oudewater 2021' vast te stellen.

De bevoegdheid van de raad komt voort uit de volgende wet- en/of regelgeving Artikel 16 van de Gemeentewet.

Beoogd effect Een geactualiseerd Reglement van Orde, waarmee de gemeenteraad van Oudewater op goede wijze kan vergaderen.

Argumenten In de zomer van 2020 is een werkgroep, bestaande uit de raadsleden Leendert Oosterom (CDA), Ronald Gabriëls (VVD/D66), Monique van den Berg (Onafhankelijken), Vincent Bos (CU/SGP) en Wim Knol (Wakkere Geelbuik) tweemaal bij elkaar geweest om het Reglement van Orde van de gemeenteraad te evalueren. Dit Reglement van Orde is vastgesteld op 20 september 2018, een halfjaar na de installatie van de huidige gemeenteraad.

De werkgroep heeft allereerst gekeken naar het vergaderstelsel: voldoet dit nog aan de wensen? Hierbij is geconcludeerd dat het huidige vergaderstelsel in ruim voldoende mate voldoet, maar wel op punten aangepast dient te worden om op een efficiëntere manier te kunnen vergaderen. In het voorstel worden - naast enkele tekstuele correcties - de volgende verbetervoorstellen gedaan: Geheime documenten Voorheen was het voor raadsleden alleen mogelijk om geheime documenten in te komen zien bij de griffier. In 2020 heeft een pilot plaatsgevonden, waarbij de geheime documenten op een besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem zijn geplaatst. Deze pilot is geslaagd, waardoor de raad wordt voorgesteld om deze werkwijze te formaliseren. In het Reglement van Orde wordt het derhalve mogelijk gemaakt om geheime documenten op een besloten van het raadsinformatiesysteem te plaatsen. Ditzelfde geldt voor besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen. Interrupties In de geldende versie van het Reglement van Orde staat niets opgenomen over interrupties. Dit is wel opgenomen in de voorliggende versie. Naar mening van de werkgroep kunnen interrupties het debat verlevendigen. Deze interrupties dienen dan wel te bestaan uit een vraag en geen losstaande termijn te worden.

Gebruik van digitale middelen Steeds vaker wordt door raads- en collegeleden gebruik gemaakt van digitale middelen, zoals een PowerPoint presentatie. Deze mogelijkheid bestaat ook, zowel in de raadszaal als digitaal. In de nieuwe versie van het Reglement van Orde staat dit expliciet opgenomen. Spreektijd De werkgroep heeft geen advies gegeven over spreektijd; de leden waren van mening dat dit op dit moment niet nodig is. De burgemeester heeft echter aangegeven dat hij wel graag de mogelijkheid opgenomen ziet worden in het Reglement van Orde. Het voorstel is nu dan ook dat de voorzitter, in overleg met het presidium, kan bepalen dat een bepaalde spreektijd wordt aangehouden per agendapunt. Bijdrage door insprekers Op dit moment kunnen insprekers slechts inspreken over punten die op de agenda staan. Zij hebben verder geen mogelijkheid om andere zaken tijdens een vergadering onder de aandacht te brengen aan de gemeenteraad; ook niet tijdens forumvergaderingen. Daarom stelt de werkgroep voor om het spreekrecht ook van toepassing te verklaren op onderwerpen die niet op de agenda staan. Dit is ook zo verwoord in het voorstel. Voorts is verwoord dat raadsleden verduidelijkende vragen kunnen stellen aan de insprekers (wat dus tegelijkertijd inhoudt dat geen gesprek en/of debat met insprekers mogelijk is).

Stemming per fractie De procedure rondom stemming tijdens vergaderingen is nu niet geheel duidelijk. Er wordt nu expliciet gesteld dat de woordvoerder namens de gehele fractie een stem uitbrengen, tenzij de voorzitter constateert dat geen stemming gewenst is of de wens bestaat om hoofdelijk te stemmen. Lijst van ingekomen stukken Ten aanzien van de lijst van ingekomen stukken is een vijftal mogelijke afdoeningen benoemd, waarvan eentje 'behandelen tijdens forumvergadering' is. Dit wordt in de praktijk al toegepast na een advies van de werkgroep hiertoe, maar is nu dus - net als de andere mogelijkheden tot afhandeling - expliciet opgenomen. Tevens is expliciet gemaakt dat alleen procedurele vragen gesteld kunnen worden over de ingekomen stukken (en dus geen inhoudelijke vragen). Vragenhalfuur In het huidige Reglement van Orde wordt gesproken over een termijn van 48 uur voorafgaand aan raadsvergaderingen om onderwerpen voor het Vragenhalfuur in te dienen. Deze termijn wordt in de nieuwe versie - op voorstel van de werkgroep - gewijzigd naar 24 uur. Op deze manier kan nog beter op actualiteiten ingespeeld worden. Overigens is het formeel zo dat alleen het onderwerp van de vragen aangekondigd dient te worden; niet alle vragen hoeven dus van tevoren ingediend te worden.

Kanttekeningen Tegelijkertijd met het voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde, wordt de gemeenteraad ook voorgesteld om de Verordening op de fora te wijzigen. Deze documenten kunnen immers niet los van elkaar gezien worden.

Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit raadsvoorstel.

Uitvoering Het nieuwe Reglement van Orde treedt in werking op de dag na de bekenmaking.

Communicatie Het nieuwe Reglement van Orde wordt op de website van de gemeenteraad geplaatst.

Samenhang met eerdere besluitvorming Niet van toepassing.

Bijlagen - Concept raadsbesluit (Bijlage 1) - Complete tekst (Bijlage 2) - Overzicht van wijzigingen (Bijlage 3) - Verslag bijeenkomst werkgroep 27 juli 2020 (Bijlage 4) - Verslag bijeenkomst werkgroep 10 augustus 2020 (Bijlage 5) - Advies van de werkgroep aan het presidium (Bijlage 6)