Raadsvoorstel 'Vaststellen Reglement van Orde 2021' - Bijlage 6 (Advies werkgroep aan presidium).pdf

Bezoek: Waardsedijk 219 3421 NE Oudewater Post: Postbus 100 3420 DC Oudewater

Presidium van de gemeenteraad van Oudewater Postbus 100 3420 DC OUDEWATER

Telefoon: 14 0348 Fax: (0348) 428451 info@oudewater.nl www.oudewater.nl KvK-nummer: 53878388 IBAN-nummer: NL88BNGH0285006789

Onderwerp:

Bevindingen werkgroep 'Reglement van Orde'

Uw kenmerk:

Uw brief van: geregistreerd onder nr.:

Datum:

Ons Kenmerk

Doorkiesnummer/Behandeld door:

Verz.

20U.14268

5909

17 augustus 2020

/ A. van der Lugt

Geachte leden van het presidium, Op 3 september 2019 is tijdens uw vergadering besproken om het voorstel ‘Wijzigingen gemeenteraad’ van de griffier verder uit te laten werken en met een voorstel te komen over een mogelijk nieuw vergadermodel. Korte tijd na deze vergadering werd bekend dat Pieter Verhoeve Oudewater zou verlaten voor Gouda en heeft u besloten om dit actiepunt op te pakken bij het aantreden van een nieuwe burgemeester. Volgens de planning zou er op dit moment al een nieuwe burgemeester moeten zijn, maar vanwege de coronacrisis is de procedure tijdelijk ‘on hold’ gezet. Daarom wordt pas aan het einde van dit jaar een nieuwe burgemeester verwacht. De griffier heeft hierop voorgesteld om het actiepunt toch op te pakken gedurende het zomerreces en het aantreden van de nieuwe burgemeester niet af te wachten. In deze brief wordt ingegaan op de bevindingen van de werkgroep. Samenstelling werkgroep Afgesproken is dat iedere fractie met een persoon in de werkgroep vertegenwoordigd is, waarbij het de voorkeur heeft dat het een raadslid betreft dat deze raadsperiode voor de eerste keer plaatsneemt in de gemeenteraad en geen fractievoorzitter is. Voor de CU/SGP- en Wakkere Geelbuik-fractie was dit niet mogelijk, maar de andere fracties hebben hier wel invulling aan kunnen geven.

De werkgroep – die al snel omgedoopt is tot werkgroep ‘Reglement van Orde’ - bestaat uit de volgende personen: -

Leendert Oosterom (CDA) Ronald Gabriëls (VVD/D66) Monique van den Berg (Onafhankelijken) Vincent Bos (CU/SGP) Wim Knol (Wakkere Geelbuik)

De werkgroep wordt ondersteund door de griffier. Bijeenkomsten In het zomerreces van 2020 is de werkgroep twee keer bij elkaar gekomen. Tijdens de eerste bijeenkomst is de werkgroep ingegaan op zaken die de werkgroep in de praktijk opvalt en is gekeken naar de verschillende vergaderstelsels die mogelijk zijn om te hanteren.

De gemeenten Oudewater en Woerden werken samen. De organisatie van Woerden werkt voor beide zelfstandige gemeenten.

Tijdens de tweede bijeenkomst zijn het Reglement van Orde (vanaf hier: RvO) en de Verordening op de Fora (vanaf hier: verordening) artikelsgewijs doorgelopen. Korte verslagen van de beide avonden zijn als bijlage bij deze brief gevoegd. Vergaderstelsel Zoals hierboven staat weergeven, heeft de werkgroep diverse vergaderstelsels bestudeerd en de voor- en nadelen tegenover het huidige vergaderstelsel gezet. De werkgroep is daarbij tot de conclusie gekomen dat het huidige vergaderstelsel prima voldoet en met een aantal aanpassingen in de toekomst ook prima kan voldoen. Het advies van de werkgroep is dan ook om het huidige vergaderstelsel in stand te houden. Aanpassingen Het huidige vergaderstelsel behoeft op sommige punten wel verduidelijking of aanpassing. Voor een opsomming van deze zaken wordt u verwezen naar de verslagen van de twee bijeenkomsten, met name naar het verslag van de tweede bijeenkomst. De volgende punten wil de werkgroep graag expliciet onder uw aandacht brengen: Aankondiging van vergaderingen In zowel het RvO als de verordening staat vermeld dat vergaderingen in een huis-aan-huisblad aangekondigd dienen te worden. Op dit moment gebeurt dat in de IJsselbode, zij het zeer summier. Zo staat niet opgenomen welke agendapunten tijdens een avond behandeld worden, wat niet zorgt voor duidelijkheid bij bewoners en andere belangstellenden.

Het is het overwegen waard om de aankondigingen uit te breiden en op te nemen welke agendapunten op de agenda staan en daarbij kort wat de inhoud van de bespreking is. Dit zou bijvoorbeeld kunnen op de wijze zoals dit in Montfoort gebeurt (en ook staat weergeven in de IJsselbode). Indienen van technische vragen Een van de zaken die de afgelopen tijd regelmatig voor onduidelijke zorgde, is het indienen van vragen voorafgaand aan forumvergaderingen. Diverse varianten zijn geprobeerd om het zo efficiënt mogelijk te doen en onduidelijkheid te voorkomen. De werkgroep adviseert om in het vervolg de tekst uit de verordening te volgen en fracties alleen technische vragen in te laten dienen. Politieke vragen kunnen vervolgens tijdens de forumvergaderingen gesteld worden. Om dit succesvol te laten werken, is het wel nodig dat vragen tijdig door de fracties ingediend worden en de fracties vervolgens voldoende tijd hebben om de beantwoording tot zich te nemen. Debatten tijdens fora Volgens de verordening is het op dit moment toegestaan dat debatten plaatsvinden tijdens fora. Hier wordt echter niet vaak gebruik van gemaakt en ook de voorzitters laten hier weinig ruimte toe. De werkgroep adviseert om hier meer ruimte aan te bieden, zodat de forumvergaderingen aantrekkelijker worden en het tijdens deze vergaderingen niet alleen gaat om het uitwisselen van informatie.

Dit zou bijvoorbeeld kunnen door de eerste termijn van de fora politieke vragen te laten stellen door de forumleden (die vervolgens beantwoord worden door het college) en in de tweede termijn (mede naar aanleiding van de beantwoording) alvast een mening te geven (met mogelijkheid tot interruptie). Plegen van interrupties Op dit moment wordt terughoudend omgegaan met het plegen van interrupties. Deze interrupties kunnen het debat echter verlevendigen en zorgen ervoor dat geen extra termijn meer nodig is na de tweede termijn (wat nu soms wel het geval is). Voor de voorzitter kan duidelijker gemaakt dat een raads- of forumlid een interruptie wil plegen als deze persoon gaat staan (mogelijk bij een microfoon die speciaal bedoeld is voor het plegen van interrupties; net als in de Tweede Kamer). Op die manier komt een interruptie duidelijker over. Hetzelfde valt overigens te overwegen voor reguliere bijdragen. Ook deze komen duidelijker over wanneer de spreker staat. Lijst van ingekomen stukken Stukken die op de lijst van ingekomen stukken staan, komen slechts procedureel aan de orde. Deze regel staat overigens niet expliciet in het RvO, maar is een soort ‘gewoonterecht’. De werkgroep adviseert om deze regel expliciet op te nemen in het RvO, maar tegelijkertijd ook te overwegen om de

lijst van ingekomen stukken ook aan de orde te laten komen tijdens de fora. Op die manier kunnen wel vragen worden gesteld over de stukken en kunnen hier opmerkingen over gemaakt worden, zonder dat de stukken via een lastige procedure door het presidium geagendeerd hoeven te worden voor een volgende forumvergadering. Een andere mogelijkheid die de werkgroep heeft besproken, is om tijdens raadsvergaderingen toe te staan dat per ingekomen stuk maximaal één vraag gesteld mag worden. Vragenhalfuur Twee dagen voorafgaand aan raadsvergaderingen worden vragen aangekondigd voor het vragenhalfuur. Volgens het RvO hoeft alleen het onderwerp van de vragen te worden aangekondigd, maar feitelijk worden altijd alle vragen ook al meegestuurd. Hierdoor is het Vragenhalfuur vaak een vrij saai oplezen van antwoorden door de portefeuillehouders. Dit kan veel interactiever worden gemaakt door het RvO te volgen en ook echt alleen het onderwerp aan te kondigen. De portefeuillehouders kunnen zich dan wel voorbereiden, maar kennen nog niet de precieze vragen. Om beter te waarborgen dat actuele zaken zo goed mogelijk aan de orde kunnen komen, adviseert de werkgroep voorts om de indieningstermijn van 48 uur te verkleinen naar 24 uur. Spreekrecht Inwoners en andere belanghebbenden hebben op dit moment spreekrecht tijdens raadsvergaderingen. Dit gaat echter alleen over zaken op de agenda.

De werkgroep vindt het belangrijk dat de mogelijkheid bestaat om ook andere zaken mee te geven aan de gemeenteraad en adviseert dus om de gebondenheid aan een onderwerp op de agenda los te laten. Voorts adviseert de werkgroep om het stellen van vragen aan insprekers mogelijk te maken, maar hierbij geen debat plaats te laten vinden tussen een inspreker en een of meerdere raadsleden. Geheime stukken Volgens het RvO zijn geheime stukken alleen in te zien bij de griffier. De tijd dat raadsleden regelmatig langs de griffier kwamen om hun stukken te lezen, is vanwege de digitalisering inmiddels zo goed als voorbij. Daarom is recent een proef geweest met een geheim stuk op het RIS, waar alleen de raadsleden bij kunnen. Wat de werkgroep betreft is deze proef goed bevallen. De werkgroep adviseert dan ook om deze werkwijze op te nemen in het RvO, zodat voor het lezen van een geheim stuk niet meer langs de griffier gegaan hoeft te worden (hoewel dit uiteraard wel gewoon mag). Afdoening moties en toezeggingen Iedere forumvergadering staat het agendapunt ‘Politieke Agenda’ op de agenda, maar nagenoeg altijd gaat dit agendapunt voorbij zonder dat hierbij iets wordt gezegd. De werkgroep is van mening dat de Politieke Agenda veel beter gebruikt zou kunnen worden.

Om te bewerkstelligen dat dit gebeurt, adviseert de werkgroep om vaste afdoeningstermijnen aan toezeggingen en moties te koppelen, bijvoorbeeld drie maanden voor een toezegging en zes maanden voor een motie. Dit tenzij de portefeuillehouder bij de toezegging expliciet aangeeft een langere termijn nodig te hebben of in de motie staat dat een langere termijn mogelijk is voor de uitwerking. Wanneer zaken buiten planning lopen, dan geeft de portefeuillehouder tijdens een forumvergadering mondeling aan waarom dit komt. Wijze van stemmen Op dit moment wordt tijdens raadsvergaderingen gesteld door handen op te steken. Dit komt naar mening van de werkgroep wel erg dicht bij het hoofdelijk stemmen. Uiteraard is de werkgroep op de hoogte van het feit dat raadsleden allemaal ‘zelf stemmen’, zonder last of ruggespraak. Toch adviseert de werkgroep om het stemmen per fractie te doen. Naast het feit dat dit overzichtelijker is, bestaat nog altijd de mogelijkheid om hoofdelijk te stemmen wanneer hierom gevraagd wordt. Aanpassing van voorstellen Op dit moment staat in de verordening nog niet de mogelijkheid opgenomen om het advies te geven dat het college een raadsvoorstel kan aanpassen en deze aangepaste versie geagendeerd kan worden voor de raadsvergadering.

Deze variant zou er goed voor kunnen zorgen dat stukken toch doorgeleid kunnen worden naar de raadsvergadering en deze niet een cyclus later behandeld hoeven te worden vanwege het verwerken van wijzigingen. De werkgroep adviseert dan ook om deze mogelijkheid expliciet op te nemen in de verordening.

Interactieve bijdragen De laatste raadsvergadering voor het zomerreces gebruikten insprekers een Powerpoint presentatie om hun bijdrage te verduidelijken. Ook raadsleden maken steeds meer gebruik van deze mogelijkheid. Formeel gezien kan hier niet, maar het zorgt wel voor een veel interactievere bijdrage. Het zou daarom goed zijn als deze mogelijkheid expliciet wordt opgenomen in het RvO en dat hier veel vaker gebruik van zou worden gemaakt. Vervolg De twaalf hierboven genoemde punten zijn slechts ‘een bloemlezing’ van alles wat door de werkgroep besproken is. Zoals gezegd verwijst de werkgroep naar de verslagen voor een compleet overzicht van alle opmerkingen en voorgestelde wijzigingen. De werkgroep adviseert u om de griffier de opdracht te geven om het bovenstaande uit te werken in nieuwe versies van het RvO en de verordening. Wellicht kan tijdens de komende raadscyclus al een presentatie worden gegeven over de werkzaamheden van de werkgroep, zodat de gehele gemeenteraad op de hoogte is van de werkzaamheden en de uitkomsten. Wij danken u voor uw vertrouwen en zijn graag bereid om een nadere toelichting te geven op dit advies. Wij geven hierover sowieso graag een nadere toelichting tijdens uw eerstvolgende presidiumvergadering. Met vriendelijke groet, Namens de werkgroep ‘Reglement van Orde’ de griffier,

Arjen van der Lugt

Deze brief is automatisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.